Audit kakitangan ialah Definisi, jenis, kaedah, tugas dan matlamat

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Audit kakitangan ialah semakan keberkesanan kerja kakitangan, yang dilakukan oleh pekerja yang dilantik khas atau oleh pihak ketiga. Tidak seperti audit klasik yang digunakan dalam perakaunan, audit kakitangan tidak wajib dan tidak dikawal oleh undang-undang khas dan tindakan undang-undang Persekutuan Rusia. Ia dijalankan atas inisiatif ketua perusahaan untuk menyelesaikan masalah tertentu. Tujuan utama audit sedemikian, selalunya, adalah untuk mengenal pasti keadaan kakitangan syarikat. Ia juga digunakan untuk mencari cara meningkatkan produktiviti dan mengurangkan kos pengeluaran.

Cara mengklasifikasikan

Pemeriksaan berkaitan dengan satu atau lain jenis audit kakitangan mengikut parameter seperti:

• Tempoh data yang digunakan: jangka pendek, jangka panjang dan jangka pendek.
• Kaedah mendapatkan maklumat: lisan atau dokumentari
• Sifat maklumat yang disemak: sah, layak atau bercampur;
• Kepada pengulas: dalaman dan luaran.

Audit kakitangan dijalankan dalam dua arah: mengenal pasti pelanggaran undang-undang danpengenalpastian pelanggaran disiplin buruh - cari lebihan kos yang tidak munasabah, pengenalan sebab mudah, perkahwinan, dsb. Oleh itu, audit kakitangan ke arah aktiviti terbahagi terutamanya kepada undang-undang, kelayakan dan campuran.

Audit kakitangan sah

Semasa audit kakitangan yang sah, mereka menyemak dokumentasi jabatan kakitangan, lembaran masa bengkel, menyemak invois dan resit dengan bahan dan alatan yang tersedia. Semak ketepatan mengisi kontrak pekerjaan, buku kerja, perintah eksekutif. Menyemak sama ada pekerja mengikut huraian kerja. Mereka menjalankan tinjauan dan menjalankan tinjauan untuk mengenal pasti pelanggaran undang-undang buruh Persekutuan Rusia, serta peraturan dan piawaian yang diterima pakai dalam bidang aktiviti tertentu yang mesti dipatuhi oleh pekerja. Contohnya, keperluan standard kebersihan dalam industri makanan, GOST, standard kualiti dan pematuhan peraturan.

Tugas utama audit kakitangan yang sah adalah untuk mengenal pasti pelanggaran sebelum ia dikesan oleh suruhanjaya khas semasa audit. Ini akan membantu mengelakkan masalah dengan undang-undang dan meningkatkan kualiti produk dan perkhidmatan.

Audit kakitangan kelayakan

Audit kakitangan yang layak bagi organisasi dijalankan untuk mengenal pasti kelemahan dalam kerja kakitangan dan menentukan cara untuk menghapuskannya. Ia juga memungkinkan untuk mengenal pasti kehadiran kelayakan pekerja yang tidak mencukupi atausebaliknya, untuk mengenal pasti kakitangan paling berharga yang perlu dinaikkan pangkat atau dibayar lebih supaya mereka berprestasi lebih baik dan melakukan lebih banyak lagi.

Audit kakitangan kelayakan adalah paling relevan dalam bidang aktiviti di mana kejayaan perusahaan bergantung sepenuhnya pada kualiti profesional pekerja. Sebagai contoh, dalam perdagangan. Jika penjual melayan pembeli secara tidak betul, kerana kejahilan atau ketidakupayaan, maka ini secara langsung menjejaskan hasil kewangan perusahaan - hasil berkurangan, jumlah produk tamat tempoh meningkat. Pada masa yang sama, hanya semakan yang boleh mendedahkan sama ada punca penurunan hasil adalah kelayakan pekerja yang rendah, dan bukannya faktor lain. Dalam contoh ini, audit kakitangan akan membantu mengenal pasti pekerja yang tidak bertanggungjawab dan menggantikannya tepat pada masanya, sebelum syarikat perdagangan itu berada di ambang muflis.

Audit kakitangan yang menyeluruh

Audit kakitangan yang komprehensif melibatkan penggunaan kedua-dua audit undang-undang dan kelayakan, serta semua kaedah yang tersedia untuk menilai dan menganalisis maklumat. Semakan sedemikian membolehkan untuk menilai keadaan kakitangan dan mengenal pasti potensi kakitangan syarikat, mengenal pasti pelanggaran undang-undang sedia ada dalam perusahaan dan menghapuskannya sebelum ia membawa kepada kerugian kewangan dan kakitangan yang tidak diingini.

Kaedah menjalankan audit kakitangan ini mempunyai, sebagai tambahan kepada kelebihan yang disenaraikan, dua kelemahan - ia akan memakan kos yang lebih tinggi dan mengambil lebih banyak masa, kerana lebih ramai peserta akan terlibat untuk menyemak sejumlah besar data. sebab tumasuk akal untuk menjalankan hanya dalam kes kecemasan: sekiranya muflis atau semasa krisis kewangan, apabila pasaran semakin sempit dan persaingan semakin sengit.

Siapa yang boleh memeriksa

Audit sistem kakitangan boleh dijalankan oleh kedua-dua pekerja syarikat dan organisasi pihak ketiga. Pada masa yang sama, masalah timbul dengan menentukan tahap kecekapan pemeriksa, kerana konsep audit kakitangan tidak tetap dalam amalan undang-undang, dan arahan, piawaian dan peraturan yang wujud bertujuan untuk pengauditan dalam aktiviti perakaunan. Tetapi seberapa lengkap dan boleh dipercayai maklumat itu akan diterima dan cara maklumat itu akan dianalisis dan dinilai bergantung pada langkah yang akan diambil oleh ketua perusahaan untuk memperbaiki keadaan dengan kakitangan.

Walau bagaimanapun, jalan keluar telah ditemui. Jadi, sebagai arahan dan peraturan asas untuk mengatur audit kakitangan di perusahaan, asas audit kewangan boleh diambil, dan khususnya, keperluan untuk maklumat yang diterima dan disediakan sebagai:

• objektiviti;
• kredibiliti;
• ketepatan masa;
• kejujuran;
• kepenuhan.

Oleh itu, juruaudit mesti mematuhi bukan sahaja peraturan etika profesional, jujur dan objektif, tetapi juga mematuhi peraturan tertentu semasa mengumpul dan memproses maklumat, serta menyediakan laporan audit. Pada masa yang sama, dia tidak perlu mempunyai sijil khas bersamanya untuk terlibat dalam aktiviti seperti audit kakitangan. Tetapi itu tidak bermaknabahawa ia boleh dijalankan oleh mana-mana pekerja. Untuk menyelesaikan tugas audit kakitangan, pemeriksa mesti mempunyai tahap pengetahuan dan kelayakan tertentu.

Lakukan audit kakitangan boleh sama ada pekerja syarikat khusus, atau seseorang daripada kakitangan perusahaan yang mempunyai tahap pendidikan dan kecekapan yang mencukupi. Selalunya, mereka adalah ketua jabatan, akauntan, dan pakar lain yang berkelayakan tinggi. Dan di sini timbul dilema di hadapan ketua perusahaan: Apa yang lebih baik, mengupah organisasi khusus atau menjalankan audit sendiri? Jawapan kepada soalan ini bergantung pada faktor seperti:

• Kos kakitangan berkelayakan tinggi yang terlibat dalam audit kakitangan dan kos perkhidmatan syarikat audit;
• Jumlah maklumat yang memerlukan pemprosesan dan syarat yang dibenarkan untuk pemprosesannya.

Pada umumnya dipercayai bahawa audit kakitangan yang dilakukan oleh pekerja sesebuah perusahaan adalah lebih murah, yang tidak selalunya benar. Penglibatan pakar luar selalunya lebih menguntungkan jika perlu untuk menjalankan audit dalam perusahaan besar, di mana jumlah maklumat adalah sangat besar. Firma yang menyediakan perkhidmatan audit mempunyai lebih banyak pengalaman, pekerja mereka lebih berkelayakan, sekurang-kurangnya dalam bidang audit kakitangan, maka kos audit akan lebih rendah dan lebih baik, dan mengambil masa yang lebih singkat.

Audit sumber manusia sendiri, cara menjalankan

Jika ketua perusahaan bagaimanapun memutuskan untuk menjalankan audit dengan bantuan pekerjanya,dia perlu tahu beberapa ciri. Biasanya, matlamat audit kakitangan dalam kes ini adalah untuk mengkaji kerja bukan perusahaan secara keseluruhan, tetapi beberapa jabatan berasingan, sementara ia adalah perlu untuk memastikan tahap maksimum kerahsiaan maklumat.

Sebagai permulaan, pengurus perlu mewujudkan kumpulan kerja, biasanya terdiri daripada 4-5 orang, dan menentukan orang yang bertanggungjawab untuk menjalankan audit dan merangka laporan audit. Keseluruhan proses penyediaan dan kelakuan boleh dibahagikan kepada peringkat audit kakitangan berikut:

1. Membangunkan pelan tindakan.
2. Penentuan saiz sampel: bilangan pekerja yang ditemuduga, jumlah dan jenis dokumen yang disemak. Lebih besar sampel, lebih tepat hasilnya, tetapi lebih lama prosedur pengesahan akan diambil.
3. Pembangunan borang soal selidik, penyediaan soalan.
4. Menyemak dokumentasi jabatan kakitangan, serta dokumen di kawasan yang sedang diperiksa.
5. Tinjauan dan soal siasat pekerja perusahaan.
6. Analisis maklumat yang dikumpul, termasuk menggunakan teknologi komputer dan program khas.
7. Penggubalan, berdasarkan maklumat yang diperoleh semasa audit, laporan audit, di mana orang yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan audit kakitangan di perusahaan menyatakan pendapatnya tentang keadaan kakitangan, kelayakan dan kepuasan mereka dengan bekerja syarat.

Laporan audit disediakan secara bertulis, bukti dilampirkan padanya dalam bentuk laporan mengenai kerja yang dilakukan. Semua halaman laporan mesti bernombor dan difailkan dalam folder. Secara umum, mana-manaatau tidak ada peraturan yang ketat untuk membuat kesimpulan, serta menjalankannya, kerana tujuan audit kakitangan adalah untuk mendapatkan maklumat untuk pengguna dalaman, oleh itu, data yang diperoleh hasil daripada audit tersebut tidak diterbitkan di mana-mana, dan selalunya ia adalah sulit dan pendedahannya tidak boleh diterima. Selain itu, kerahsiaan maklumat mesti dipastikan, baik pada peringkat perancangan dan hasil pengesahan. Adalah wajar bahawa pekerja perusahaan tidak mengetahui tentang pemeriksaan yang akan datang. Ini akan membantu untuk mengelakkan pakatan sulit antara mereka, yang bermakna ia akan memungkinkan untuk meningkatkan objektiviti dan kebolehpercayaan maklumat yang diterima.

Kaedah pengumpulan dan pemprosesan maklumat

Kaedah audit HR tidak berbeza dengan yang digunakan dalam audit perakaunan, hanya maklumat yang berbeza sifat dan tujuan diperolehi. Mereka terutamanya menggunakan borang soal selidik dan senarai soalan yang telah disediakan terlebih dahulu. Maklumat yang diperoleh semasa audit tentang pekerja perusahaan dibandingkan dengan keperluan asas yang ditetapkan dalam manual khusus, huraian kerja dan standard kualiti kerja.

Maklumat yang diperolehi semasa audit dalam bentuk soal selidik dan rekod jawapan kepada soalan dan dokumen lain yang diterima semasa audit dikumpul, disusun dan dibandingkan mengikut masa dan tempat semasa audit personel dijalankan. Laporan yang disusun berdasarkan keputusan audit harus mengandungi, jika tidak semua dokumen, maka yang paling penting daripada mereka.

Apakah tugasan yang boleh diselesaikanaudit kakitangan

Audit sistem kakitangan membantu menilai dengan lebih baik potensi syarikat dan kelayakan kakitangan. Ini memungkinkan untuk mengenal pasti pekerja yang paling berharga dalam tenaga kerja dan memberi mereka pekerjaan dan gaji yang lebih sejajar dengan tahap mereka.

Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman, adalah lebih menguntungkan bagi seorang pengurus untuk menaikkan mereka yang sudah bekerja di perusahaan itu ke tangga kerjaya daripada mengupah yang baharu. Di satu pihak, ini akan meningkatkan pulangan pekerja lain, kerana mereka akan melihat prospek kerjaya, sebaliknya, pekerja baru mungkin tidak berakar umbi dalam pasukan, dan ini meningkatkan pusing ganti kakitangan, yang boleh menjejaskan prestasi pekerja secara negatif. perusahaan itu. Pusing ganti kakitangan juga boleh disebabkan oleh polisi kakitangan yang salah. Contohnya, jika kerumitan kerja atau tahap tanggungjawab dan tahap pembayaran tidak sepadan. Ini hanya boleh mendedahkan audit kerja kakitangan.

Cek sedemikian membantu bukan sahaja untuk mengenal pasti pekerja yang paling berharga atau menyingkirkan pekerja yang paling tidak bernilai, tetapi juga untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan secara langsung dengan fakta bahawa organisasi buruh dijalankan secara tidak betul di perusahaan. Sebagai contoh, semasa pemeriksaan di salah satu bengkel, didapati bahawa disebabkan penempatan bahan yang tidak betul, pekerja menghabiskan sehingga dua jam sehari hanya menghantarnya ke tapak pemprosesan, kerana ia disimpan di gudang yang jauh. Akibatnya, masa dan usaha menjadi sia-sia. Pekerja lebih cepat letih dan hilang tumpuan. Ini menjejaskan kualiti dan jumlah produk. Tanpa audit kakitangan, ralat sistem inipengeluaran tidak akan diperbaiki, yang bermaksud sumber akan dibazirkan.

Tanggungjawab juruaudit

Juruaudit hanya bertanggungjawab terhadap pendapatnya seperti yang dinyatakan dalam laporan juruaudit. Pada akhirnya, keputusan mengenai perubahan kakitangan dibuat oleh ketua perusahaan, dan tugas juruaudit hanya untuk menyampaikan kepadanya tentang keadaan kakitangan perusahaan, tahap kelayakan mereka, sama ada terdapat pelanggaran. undang-undang, disiplin buruh, langkah keselamatan, sama ada terdapat pakar yang berkelayakan tinggi. Nyatakan faktor yang memberi kesan negatif atau positif terhadap kerja kakitangan dan penggunaan masa bekerja secara rasional.

Akibatnya, juruaudit membuat laporan audit di mana dia menunjukkan:

• apakah acara yang diadakan;
• berapa banyak kerja telah dilakukan;
• apakah masalah dan risiko yang dia hadapi semasa menjalankan tugasnya;
• apa yang perlu dilakukan untuk membetulkan keadaan jika keadaan kakitangan atau polisi kakitangan adalah negatif;
• akibat yang mungkin berlaku jika pelanggaran tidak dibetulkan.

Dengan sendirinya, pemeriksaan itu tidak menyelesaikan masalah kakitangan yang dipilih secara tidak betul atau tindakan salah pekerja perusahaan, pelanggaran peraturan keselamatan atau ketidakpatuhan mereka terhadap arahan dan peraturan teknikal. Tujuan audit kakitangan adalah untuk mengenal pasti kekuatan dan kelemahan sistem kakitangan sedia ada di perusahaan dan memberi cadangan tentang cara untuk menghapuskan kekurangan dan menambah baik sistem ini. Juruaudit tidaktanggungjawab terhadap keadaan dasar kakitangan dan keputusan yang akan dibuat oleh pengurus berdasarkan hasil audit.

Di mana dan cara mengupah juruaudit untuk memeriksa kakitangan

Perkhidmatan jenis ini disediakan terutamanya oleh syarikat perunding dan agensi pengambilan yang pakar dalam perundingan dan pengambilan pekerja untuk perusahaan lain. Terdapat organisasi sedemikian di hampir setiap bandar utama. Mereka paling kerap mengiklankan perkhidmatan mereka di akhbar dan majalah pengiklanan tempatan atau di dinding pengiklanan khas di Internet. Ada yang mempunyai tapak web rasmi syarikat.

Apabila mengambil pekerja, perjanjian dibuat antara perusahaan dan syarikat yang menyediakan perkhidmatan audit kakitangan, yang harus menyatakan hak dan kewajipan pihak-pihak dan membayar perkhidmatan tersebut. Biasanya, pihak yang berkontrak bertemu beberapa kali sebelum membuat kontrak, membincangkan nuansa dan kemungkinan risiko. Apakah aktiviti yang akan dijalankan. Anggaran pelan kerja sedang dirundingkan (syarikat perunding mungkin juga menyerahkan prospektus untuk rancangan audit HR).

Kelebihan utama untuk melibatkan organisasi khusus pihak ketiga untuk mengatur audit kakitangan ialah kebebasan audit. Jika pekerja sebuah perusahaan, dalam satu cara atau yang lain, bergantung kepada kedua-dua pengurus dan tenaga kerja, maka juruaudit luar mempunyai kebebasan yang hampir sepenuhnya. Pendapatnya hanya berdasarkan fakta yang diperhatikan.

Audit HR ialah salah satu cara yang paling mudah dan berpatutan untuk menyemak sistem kakitangan sesebuah organisasi danmenentukan potensi sumber manusia sedia ada bagi perusahaan. Kaedah pengesahan ini merupakan bahagian penting dalam perakaunan pengurusan syarikat dan harus dijalankan secara berkala, tanpa mengira keputusan kewangan aktivitinya.