Apakah struktur projek? Struktur organisasi projek. Struktur organisasi pengurusan projek

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Struktur projek digunakan untuk menentukan hasil akhir yang akan dicapai dan untuk mengaitkannya dengan sumber, aktiviti, buruh dan peralatan yang diperlukan. Struktur ini juga membolehkan anda menyambungkan elemen bukan sahaja dengan produk atau produk yang akan timbul pada akhirnya, tetapi juga antara satu sama lain. Pembentukan projek harus bermula dengan apa yang berlaku pada akhirnya. Seterusnya pecahan utama kepada blok, yang terus dihancurkan dan bertambah bilangannya sehingga butiran terkecil yang diperlukan dalam pengeluaran diambil kira. Proses ini juga termasuk mewujudkan bukan sahaja pautan menegak, tetapi juga mendatar antara elemen, jika tindakan sedemikian perlu.

Apakah struktur projek?

Aktiviti mana-mana syarikat di dunia bermula dengan pembangunan pelan tindakan bersama. Sebagai contoh, sebuah syarikat mempunyai pesanan untuk membekalkan pasta. Kini pihak pengurusan, jabatan khusus, penganalisis dan pihak berkepentingan lain merangka pelan, iaitu struktur pembangunan projek. Dalam kes ini, anda perlu menentukan dari mana untuk mendapatkan bahan mentah dan dari mana untuk memprosesnya kepada yang dikehendakinegeri. Itu dua blok. Setiap daripada mereka boleh berkembang lebih jauh. Persoalan bahan mentah boleh dibahagikan kepada pencarian pembekal, pengangkutan untuk pengangkutan dan kawalan kualiti. Pemprosesan bahan mentah pula dibahagikan. Ia adalah perlu untuk memutuskan bilik mana yang hendak digunakan, di mana untuk mencari peralatan, pakar, pemasang dan cara memulakan kitaran pengeluaran. Ini hanyalah contoh paling mudah, kerana blok akan terus dibahagikan sehingga tiada soalan yang tinggal. Beginilah cara struktur utama projek membantu mencapai hasil yang diinginkan dalam jangka masa tertentu. Apabila setiap pelaku memahami fungsi dan tindakannya dengan tepat, menyedari mengapa setiap elemen tertentu dilakukan dan apa yang sepatutnya menjadi hasil akhir, barulah kecekapan maksimum perusahaan akan dicapai.

Struktur yang diserlahkan

Struktur organisasi paling mudah bagi projek diterangkan di atas. Tetapi ini hanya permulaan. Terdapat perkara seperti struktur khusus, yang merujuk kepada kedua-dua proses menganjurkan syarikat secara keseluruhan, dan terus kepada projek tertentu. Terdapat syarikat tertentu di mana terdapat pembahagian yang jelas kepada fungsi, ciri, kitaran pengeluaran dan pencarian pekerja. Tetapi untuk membolehkan keseluruhan mekanisme berfungsi, pihak pengurusan mesti terlebih dahulu mencari projek yang sesuai yang akan membawa keuntungan. Ini dilakukan oleh syarikat yang sama sekali berbeza, yang mempunyai strukturnya sendiri. Ini adalah jenis organisasi tertentu. Sebagai contoh, sebuah syarikat terlibat dalam pengeluaran produk logam. Sistem telah diusahakan, tetapi tidak jelas apa yang akan berlakumenguntungkan untuk dijual, dan apakah produk yang akan membawa kepada kerugian. Untuk melakukan ini, firma analisis lain diupah, yang mengkaji pasaran dan mengeluarkan cadangannya. Berdasarkan mereka, keseluruhan mekanisme kerja syarikat pertama mula beraksi.

Dual type

Ini ialah jenis kedua yang boleh diterima oleh rangka kerja pengurusan projek. Ia membayangkan kehadiran dua syarikat, yang masing-masing melaksanakan bahagian kerjanya. Selepas itu, unsur-unsur ini digabungkan, dan produk akhir diperolehi. Perkara yang sama berlaku terus kepada projek dalam syarikat yang sama. Ambil contoh, sebuah syarikat yang membangunkan permainan komputer. Salah satu jabatannya bertanggungjawab untuk penciptaan grafik, dan yang kedua - untuk jalan cerita. Hanya apabila kedua-dua komponen sedia dan disambungkan bersama, produk siap akan muncul. Biasanya ini dilakukan oleh jabatan lain (atau syarikat), yang menyediakan interaksi antara struktur yang berbeza dan mengawal aktiviti mereka.

Reka bentuk yang kompleks

Struktur projek ini dibezakan dengan kehadiran banyak jabatan (atau perusahaan) sekaligus, yang masing-masing mempunyai bidang tanggungjawab sendiri. Pada contoh permainan komputer yang sama, keseluruhan sistem mungkin kelihatan seperti ini: terdapat pengurusan yang telah membuat keputusan yang bersungguh-sungguh untuk mula mencipta produk. Kemudian terdapat beberapa jabatan, setiap satu daripadanya mesti menyediakan sebahagian daripada jumlah produk. Mereka mungkin tidak mempunyai pakar sendiri, sebab itu mereka perlu mengupah orang dari luar. Mereka pula boleh melakukan kerja sendiri atauamanahkan kepada orang lain. Iaitu, asas syarikat secara literal adalah beberapa blok atau jabatan. Selebihnya dilakukan oleh pihak ketiga. Tetapi hasil akhirnya sudah pun dikutip oleh pekerja syarikat utama.

Struktur berfungsi

Di atas, kami bercakap lebih lanjut tentang proses mengatur kerja perusahaan, walaupun ini juga berkaitan secara langsung dengan pengurusan projek. Tetapi struktur berfungsi, yang paling biasa dan popular di sepanjang jalan, sudah menjadi rujukan langsung kepada projek. Prinsip amnya telah dirumuskan oleh Max Weber pada abad ke-20. Tidak banyak yang berubah sejak itu. Struktur organisasi pengurusan projek sedemikian dibezakan dengan kehadiran hierarki subordinasi, pembahagian kuasa, buruh dan fungsi yang ketat. Penyeragaman semua tindakan yang dilakukan dan penyelarasan yang jelas bagi keseluruhan proses digunakan secara aktif. Tiada ikatan keperibadian pekerja ini atau itu dengan fungsinya, yang menjadikannya mudah dan mudah untuk menggantikannya antara satu sama lain. Ciri positif utama struktur ini ialah keupayaan untuk merangsang pengkhususan, mengurangkan jumlah tindakan dan penjimatan yang ketara dalam sumber. Pada masa yang sama, terdapat kelemahan yang ketara. Jadi, terdapat pengasingan jabatan yang berbeza, bilangan konflik dalam pasukan meningkat, kecekapan keseluruhan keseluruhan kitaran pengeluaran berkurangan, dan sambungan antara jabatan mendatar secara beransur-ansur menjadi lebih rumit, yang harus dielakkan. Pada asasnya, semua ini disebabkan oleh ketidakcekapan pasukan pengurusan. Struktur ini memerlukan minimum daripada pekerja yang mudah, tetapi dariketua - maksimum. Mereka dikehendaki bertindak balas terhadap elemen terkecil tepat pada masanya dan memastikan interaksi yang sangat jelas antara kumpulan yang terletak secara mendatar.

Fungsi perantara

Memandangkan Max Weber adalah orang Jerman, tidaklah menghairankan bahawa sistem sedemikian boleh berfungsi dengan agak berkesan untuk mereka. Dalam keadaan gangguan ringan atau teruk kepimpinan dalam perusahaan domestik, pautan penghubung diperlukan. Malah, mereka meniru fungsi pihak atasan, bukan mempunyai hak pengurusan, tetapi mempunyai keupayaan kawalan yang luas. Akibatnya, struktur kerja projek telah memperoleh konsep sedemikian sebagai perantara. Ini adalah orang istimewa (atau keseluruhan jabatan) yang mengawal selia interaksi antara kumpulan mendatar. Akhirnya, penyelaras sedemikian memberikan hasil akhir kepada pengurusan yang lebih tinggi pada masa yang sama sebagai pengurus langsung, yang fungsinya dikurangkan kepada pemindahan arahan dan kepimpinan am. Jika mereka cuba mendalami projek secara terus dan memastikan interaksi pasukan individu, keadaan biasanya akan menjadi lebih teruk.

Struktur matriks

Ini ialah bentuk seterusnya yang berlaku apabila bilangan pengantara bertambah. Struktur projek perniagaan ini dipanggil matriks. Masalah utama di sini terletak tepat pada hakikat bahawa penyelaras yang sama menerima lebih banyak peluang pengurusan dan, dari segi fungsi mereka, lebih dekat dengan ketua jabatan. Sangat sukar untuk membezakan dengan jelas apaboleh menunjukkan seorang pemimpin, dan apa - yang lain. Untuk kesederhanaan, mereka dibahagikan kepada ketua projek dan berfungsi. Yang pertama menyediakan sistem interaksi yang sama antara jabatan. Mereka diwajibkan untuk menyampaikan keseluruhan idea dengan jelas dan jelas kepada orang bawahan, serta memahami keanehan kerja unit. Mereka mesti mewujudkan komunikasi antara pekerja yang berbeza dan mengambil kira kehendak, keinginan dan permintaan mereka. Juga, bos ini bertanggungjawab untuk kemungkinan situasi yang tidak dijangka dan ketiadaan konflik. Pengurus fungsional, seterusnya, memastikan ketersediaan sumber yang diperlukan, menetapkan masa dan tempat kerja, bertanggungjawab terhadap kualiti produk perkilangan, serta pematuhan mereka dengan keperluan yang dinyatakan. Orang-orang inilah yang wajib menyesuaikan diri dengan cepat dengan keadaan yang berbeza, termasuk yang paling tidak sesuai untuk bekerja. Mereka mesti mencari jalan keluar daripada situasi yang sukar dan memastikan pengeluaran produk yang diisytiharkan berkualiti tepat pada masanya.

Jenis reka bentuk

Struktur projek ini amat berguna untuk jenis perusahaan yang keseluruhan aktivitinya terikat pada satu atau lebih projek. Dalam kes ini, setiap daripada mereka mempunyai segala yang diperlukan untuk melaksanakan fungsinya. Sebagai contoh, mungkin terdapat beberapa jabatan perakaunan, jabatan kewangan, biro reka bentuk dan sebagainya untuk setiap projek secara berasingan. Bahagian selebihnya, yang tidak termasuk dalam mana-mana kumpulan, menyediakan fungsi bantu secara eksklusif, walaupun sangat penting. Jabatan kakitangan boleh menjadi satu dan menjawab permohonan daripada semuabahagian. Seperti itu, sebagai contoh, mungkin struktur projek pelaburan. Ia adalah wujud dalam tanggungjawab setiap pekerja untuk keputusan akhir, pengurusan yang sangat fleksibel dan kabur dan ketiadaan tindakan yang dikawal dengan jelas untuk setiap pekerja. Struktur sedemikian boleh menukar profilnya dengan cepat, bertindak balas kepada situasi bukan standard dan memenuhi pesanan dalam masa yang sesingkat mungkin.

Pemisahan dan ciri

Semua struktur organisasi pengurusan projek boleh dibahagikan secara bersyarat kepada dua kumpulan besar - mekanistik dan organik. Yang pertama ialah sistem berfungsi, dan yang kedua ialah sistem matriks. Reka bentuk disertakan dalam kedua-dua kategori sekaligus, kerana ia sangat fleksibel. Jenis struktur mekanistik dibezakan oleh menegak kuasa yang jelas, fungsi dan tindakan pekerja yang dikawal ketat, dan sebagainya. Organik, sebaliknya, sangat mudah, fleksibel dan tidak mempunyai keupayaan untuk menunjukkan dengan jelas kepada setiap pekerja apa dan bagaimana untuk dilakukan. Kedua-dua pilihan adalah sah. Yang pertama paling sesuai untuk pengeluaran produk tertentu. Contohnya kereta. Apabila setiap pekerja hanya melaksanakan fungsinya sendiri, tiada apa yang akan mengganggunya. Tetapi untuk projek yang lebih kreatif, lebih menguntungkan menggunakan struktur matriks, kerana kadangkala interaksi "tidak normal" antara pekerja yang memberikan hasil maksimum pada kos terendah.

Penciptaan

Struktur pelan projek sukar untuk disediakan, kerana keseluruhan proses pengeluaran seterusnya bergantung padanya. Secara praktikalnyaadalah mustahil pada peringkat awal untuk menetapkan tugasan yang tepat dan mengenal pasti tindakan tertentu. Mula-mula anda perlu memilih bentuk struktur itu sendiri. Ia harus sepadan dengan keistimewaan interaksi antara semua pihak projek, sesuai dengan kandungannya dan berfungsi dengan jayanya dalam persekitaran luaran yang sedia ada. Struktur pengurusan projek biasanya dibuat sekali dalam masa yang lama, jadi adalah lebih baik untuk menghabiskan lebih banyak masa di atasnya dan mendapatkan hasil yang paling berkesan daripada sentiasa mengulanginya dalam masa terdekat. Peringkat seterusnya adalah perancangan terperinci untuk situasi semasa. Pada penghujungnya, metodologi, organisasi, rujukan dan dokumentasi berguna lain dikumpulkan untuk setiap peringkat, jabatan atau kumpulan pekerja. Ini juga termasuk kakitangan, huraian kerja, keperluan untuk ketersediaan pakar, serta penggunaan semua ini dalam keseluruhan belanjawan projek.

Agihan mengikut bidang tanggungjawab

Seperti yang dinyatakan di atas, struktur organisasi projek adalah berdasarkan tanggungjawab semua kategori pekerja. Adalah logik bahawa semakin tinggi kepentingan peribadi seseorang pekerja, semakin berkesan proses keseluruhannya. Adalah perlu untuk menyampaikan kepada semua kumpulan orang yang mengambil bahagian dalam projek itu kepentingan tindakan yang mereka lakukan dan kesan ke atas hasil akhir. Sememangnya, seseorang tidak sepatutnya melupakan tanggungjawab. Adalah perlu untuk menjelaskan betapa malapetaka akibatnya jika pekerja gagal melaksanakan fungsinya. Anda juga boleh menetapkan ganjaran untuk kerja yang betul dan pen alti untuk kesilapan. Semua orang harus tahu semua ini, dan maklumat itu sendirimestilah semudah dan semudah mungkin. Sebagai contoh, di suatu tempat dalam huraian kerja ia akan ditulis dengan samar-samar bahawa jika tukang kunci Sidorov tidak berfungsi sebagaimana mestinya, dia akan dihukum. Ia tidak cekap. Ia mesti dikatakan secara langsung bahawa perincian yang dibuatnya diperlukan untuk membolehkan kereta itu pergi. Tanpa ini, projek itu akan tergelincir dan syarikat akan mengalami kerugian sebanyak 1 juta. Dan hanya dia yang akan dipersalahkan. Tetapi jika tukang kunci ini melakukan satu bahagian lagi dalam masa yang sama, dia akan menerima bonus dalam jumlah separuh gaji. Semuanya jelas, mudah difahami dan boleh diakses. Ada hukuman dan ada pahala.

Ciri Butiran

Dalam kebanyakan kes, terutamanya apabila struktur kerja projek mekanistik digunakan, butiran maksimum bagi sebarang isu diperlukan. Anda perlu terus membahagikan blok dan elemen sehingga tiada bahagian yang terbongkar. Dalam sesetengah kes, proses ini boleh berlaku sudah apabila projek memulakan kerjanya, perkara utama ialah ini tidak menjejaskan kecekapan keseluruhan kerja. Tetapi terdapat juga perusahaan sedemikian di mana penerangan yang tepat mengenai tindakan dan butiran maksimum hanya boleh mengganggu. Ini biasanya terpakai kepada pasukan kreatif. Sebagai contoh, situasi dengan penciptaan permainan komputer telah diterangkan di atas. Jika anda memberikan arahan yang jelas kepada semua pekerja, produk akan dibuat dengan cepat dan pada kos yang minimum. Walau bagaimanapun, idea-idea hebat atau komen yang baik daripada semua peserta projek akan diabaikan, yang boleh mengubah permainan biasa-biasa menjadi karya agung yang layak menerima banyak anugerah.

Keputusan

Secara amnya, struktur projek mesti difikirkan dengan terperinci dan tepat seperti yang diperlukan oleh proses pengeluaran semasa. Tidak mustahil untuk menggunakan norma dan contoh seragam kepada semua perusahaan tanpa pengecualian. Anda sentiasa perlu mengambil kira banyak ciri dan parameter yang mungkin tidak jelas kepada kebanyakan pekerja pada permulaan sesuatu projek, tetapi boleh menjadi masalah penting yang semakin hampir ke penghujungnya. Dan perkara utama yang perlu diingat ialah struktur projek bukanlah skema tetap yang tegar. Ia boleh dan harus sentiasa diperhalusi, diperhalusi dan diperdalam. Hanya dengan cara ini anda boleh mencapai kecekapan tertinggi dalam jumlah masa minimum dan dengan sedikit perbelanjaan sumber.