Contoh peraturan interaksi antara jabatan, contoh

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Setiap perusahaan mempunyai dokumen tempatan yang mengawal selia aktivitinya. Salah satu yang paling penting ialah peraturan interaksi antara jabatan (dokumen sampel akan diterangkan di bawah). Bagi ketua organisasi, ia adalah alat pengurusan yang berkesan. Mari kita pertimbangkan secara terperinci contoh peraturan interaksi antara jabatan.

Keperluan

Apakah peraturan yang sepatutnya? Interaksi antara jabatan perakaunan dan perkhidmatan ekonomi, pegawai kakitangan dan unit penyelesaian dan perancangan, unit struktur lain perusahaan tidak dapat dielakkan dalam proses aktiviti. Pada masa yang sama, hubungan pekerja harus memastikan pelaksanaan tugas yang ditetapkan dalam masa yang sesingkat mungkin. Satu contoh peraturan interaksi antara jabatan, pertama sekali, harus tersedia untuk penghibur. Jika orang yang bertanggungjawab untuk pembangunannya menulis semua peruntukan, tetapi orang bawahan tidak dapat memahami apa-apa, tidak akan ada makna dalam dokumen itu. Dalam hal ini, membentuk peraturan sampelinteraksi antara jabatan, tiga prinsip utama harus diambil kira:

1. Dokumen ini disusun berdasarkan model proses perniagaan. Kualiti peraturan secara langsung akan bergantung pada ketelitian skim tersebut.
2. Struktur dokumen ditentukan oleh model proses. Semua mata skim mesti ada dalam peraturan.
3. Penyampaian maklumat dijalankan dalam bahasa rasmi yang kering. Adalah disyorkan untuk menggunakan ayat mudah pendek dalam teks dokumen. Peruntukan hendaklah dirumuskan dengan jelas. Semua singkatan dan istilah mesti dieja.

Matlamat

Sampel peraturan interaksi antara jabatan menyediakan:

1. Mewujudkan dan mengekalkan ketertiban dalam penyediaan dokumentasi, hubungan berkesan antara unit struktur.
2. Pencegahan situasi konflik dalam pasukan. Jika skema interaksi untuk kerja ditentukan lebih awal, bahagian penyertaan seorang atau pekerja lain dalam proses, pertikaian tidak akan timbul.
3. Kemasukan pantas ke dalam pasukan pendatang baharu. Peraturan ini membantu memahami struktur interaksi, menunjukkan dokumen yang akan digunakan oleh pekerja, perkhidmatan yang akan dia hubungi.
4. Kawalan disiplin.
5. Pemindahan kes yang lebih pantas kepada pekerja lain (semasa keluar atau bercuti).
6. Pencegahan kehilangan sumber kewangan, manusia dan masa.

Struktur

Apakah peraturan interaksi antarajabatan boleh dipertimbangkan dengan betul disediakan? Biasanya, dokumen mengandungi bahagian berikut:

1. Peruntukan am.
2. Takrif, istilah dan singkatan.
3. Penerangan tentang proses.
4. Tanggungjawab.
5. Kawalan.

Akta perundangan, GOST dan dokumen lain boleh berfungsi sebagai sumber definisi. Yang terakhir, khususnya, termasuk Perintah kementerian, jabatan, dekri kerajaan. Pada masa yang sama, rujukan kepada dokumen kawal selia, yang peruntukannya digunakan, harus dimasukkan dalam peraturan untuk interaksi antara jabatan. Sampel untuk kemudahan kesihatan, khususnya, mengandungi petunjuk Perintah Kementerian Kesihatan dan Pembangunan Sosial, Kementerian Kesihatan wilayah itu.

Permohonan

Ia biasanya mengandungi model grafik proses perniagaan. Ia digambarkan sebagai gambar rajah yang terdiri daripada beberapa blok. Imej grafik boleh dibuat menggunakan produk perisian PC. Skim mencerminkan prosedur khusus untuk pelaksanaan tugas tertentu. Visualisasi lebih mudah daripada teks. Rajah dengan jelas menunjukkan permulaan proses dan setiap peringkat, hubungan antara mereka dan hasil akhir. Model ini sering digunakan oleh pembangun peraturan untuk interaksi antara jabatan syarikat mengikut 223-FZ. Skim ini menyerlahkan parameter utama seperti output dan input, peserta dan pelanggan. Jika seorang pemula membiasakan diri dengan model sedemikian, dia akan segera memahami spesifik proses dan akan bersedia untuk melaksanakan tugas tertentu.

Arahan

Pada peringkat pertama, anda perlu menentukan subjek dokumen dan orang yang bertanggungjawab, iaitu siapamerangka dan apa peraturan. Interaksi antara jabatan perakaunan, khususnya, dijalankan mengikut skema yang jelas, termaktub dalam perundangan. Dalam unit struktur ini, sentiasa ada orang yang paling penting yang bertanggungjawab untuk pematuhan keperluan pelaporan. Dia boleh menjadi orang yang bertanggungjawab untuk merangka peraturan untuk interaksi antara jabatan. Contoh dokumen hendaklah dibincangkan oleh semua pekerja. Untuk ini, satu mesyuarat agung dianjurkan. Jika dokumen itu mengawal proses di mana kepentingan lebih daripada dua jabatan bertembung, maka adalah penting untuk melibatkan pekerja utama dalam perbincangan. Orang yang bertanggungjawab untuk pembangunan harus menerangkan kepada rakan sekerja kepentingan melaksanakan peraturan.

Penerangan tentang proses

Volumenya akan bergantung pada kerumitan interaksi. Sekiranya prosesnya mudah, dan pekerja yang bertanggungjawab untuknya memahami semua peringkat pelaksanaan dengan baik, maka dia sendiri boleh membuat skema kerja dengan unit struktur lain. Selepas itu, dia harus membincangkan dokumen itu dengan peserta yang lain. Sekiranya proses perniagaan adalah kompleks, maka setiap pekerja membangunkan bahagian modelnya sendiri. Selepas itu, semua projek disusun dan dibincangkan. Semasa membiasakan diri dengan dokumen asas, semua pekerja yang berminat boleh mencadangkan pembetulan dan penambahan tertentu. Selepas itu, peraturan interaksi antara jabatan syarikat dipindahkan ke ketua.

Kenyataan

Ia boleh dilakukan secara terus. Dalam kes ini, kepala sendiri menandatangani peraturan interaksi antarajabatan syarikat. Contoh dokumen juga boleh diluluskan secara tidak langsung. Dalam hal ini, pemimpin mengeluarkan perintah. Data pendaftaran akta pentadbiran dimasukkan ke dalam cop kelulusan.

Khusus kerja orang yang bertanggungjawab

Dalam sesetengah organisasi, jawatan pengurus kualiti disediakan di negeri ini. Dalam amalan, peringkat tertentu penyediaan dokumen telah dibangunkan. Mereka mesti dipatuhi oleh pengurus yang merangka peraturan interaksi antara jabatan. Contoh langkah asas:

1. Tentukan proses.
2. Membina carta.
3. Perihalan terperinci.
4. Menulis teks.

Pakar yang bertanggungjawab mengkaji jadual pekerja di jabatan yang berbeza. Ini adalah perlu untuk menyusun penerangan tentang situasi standard yang termasuk dalam peraturan untuk interaksi antara jabatan. Contoh: "Stesen minyak diperiksa menggunakan cara teknikal seperti… Laporan dijana setelah selesai pemeriksaan."

Menentukan matlamat akhir

Orang yang bertanggungjawab merangka peraturan mesti mempunyai idea tentang semua proses, mengetahui tugas pekerja, mempunyai kelayakan dan tahap profesionalisme yang sesuai. Tujuan dokumen hendaklah jelas kepada pekerja. Jika tidak, pelaksanaan peraturan akan menjadi beban tambahan kepada pekerja.

Pengoptimuman dan reka bentuk

Kajian menyeluruh tentang proses yang berlaku dalam perusahaan, membolehkan anda mengenal pastititik lemah. Analisis situasi, keputusan, operasi memungkinkan untuk mengoptimumkan aktiviti. Ini, seterusnya, membolehkan kita membentuk beberapa senario untuk pembangunan selanjutnya. Jadi, perusahaan boleh membiarkan segala-galanya seperti sedia ada, mencipta model kerja baharu atau membetulkan model lama.

Nuansa

Adalah penting bagi setiap pekerja memahami dengan jelas perkara yang perlu dilakukannya dan bagaimana hasil yang dicapai akan mempengaruhi pendapatannya. Itulah sebabnya perlu membincangkan peraturan itu sebelum diluluskan. Peranan utama dalam penyediaan dokumen diberikan, sudah tentu, kepada ketua kumpulan kerja (projek). Tugas pakar ini adalah untuk menimbulkan soalan kritikal. Dia mesti boleh membentangkan model proses yang jelas. Setiap peserta melihat gambar dengan mata kepala sendiri. Perlu ada persefahaman bersama. Setiap peserta perlu menjelaskan tanggungjawab dalam mewujudkan peraturan. Dalam kebanyakan kes, pasukan ragu-ragu tentang pelaksanaan dokumen sedemikian. Bergantung pada kerumitan proses, pengenalan peraturan mengambil masa 4-12 bulan.

Ciri pengenalan

Untuk memperkenalkan peraturan baharu, anda mesti:

1. Kenali dokumen sebelumnya sebagai tidak sah.
2. Perkenalkan akta tempatan baharu untuk mengaktifkan peraturan.
3. Bangunkan dokumen yang diperlukan untuk menggunakan peraturan yang diluluskan.
4. Haluskan atau laksanakan modul baharu pangkalan maklumat automatik.
5. Buat bentuk dokumen tidak standard.
6. Tukar atau tambah kakitanganjadual.
7. Cari calon untuk jawatan baharu, lantik atau tukar pekerja.
8. Ajar penghibur peraturan baharu.
9. Lakukan jangkauan kepada pekerja.
10. Lakukan pelaksanaan percubaan peraturan.
11. Betulkan teks berdasarkan hasil pelaksanaan percubaan.
12. Lakukan versi akhir dokumen.
13. Tentukan prosedur untuk kawalan kualiti peraturan.

Selepas langkah-langkah pelaksanaan dokumen ditentukan, pengurus mengeluarkan pesanan. Perlu diingatkan bahawa disebabkan tempoh acara, tarikh kelulusan dan kemasukan terus peraturan akan berbeza. Mari kita pertimbangkan lagi kesilapan utama yang dilakukan oleh pekerja semasa menyusun dokumen.

Tidak konsisten dengan amalan

Adalah penting untuk mempercayakan penciptaan peraturan kepada pekerja yang berkaitan secara langsung dengan aktiviti kerja di perusahaan. Katakan organisasi telah menjadi sangat besar. Kepimpinan mampu untuk membentuk perkhidmatan khas, yang tugasnya termasuk menyelesaikan isu pembangunan. Sehubungan itu, jabatan akan menetapkan tugas untuk menerangkan semua proses perusahaan. Tetapi tujuan acara ini tidak penting bagi mereka. Sekiranya peraturan dibuat oleh orang yang tidak terlibat dalam aktiviti sebenar, maka pekerja yang menguruskannya tidak akan melaksanakan skim tersebut. Oleh itu, dokumen itu tidak masuk akal untuk berfungsi.

Kurang fleksibiliti

Ramai orang yang bertanggungjawab berusaha untuk mencapai tahap maksimumterperinci. Keadaan ini disebabkan oleh ketidaktahuan tentang perbezaan antara penyediaan peraturan dan penerangan proses pengeluaran sebenar. Jika tugasnya adalah untuk mengautomasikan operasi, perincian mereka bertujuan untuk membantu pekerja. Keperluan untuk peraturan timbul apabila ramai orang terlibat dalam pengeluaran. Tindakan mereka sering ditiru, tetapi setiap orang mentafsir operasi ini atau itu dengan caranya sendiri. Peraturan itu bertujuan untuk menyelesaikan pertikaian. Perlu diingat bahawa pekerja organisasi mesti mempunyai kebebasan bertindak tertentu, membolehkan mereka membuat satu atau lain keputusan bergantung pada keadaan. Contohnya, pelanggan boleh dijawab serta-merta dan bukannya selepas beberapa ketika.

Volume besar dan kerumitan teks

Peraturan yang terdiri daripada 5-7 halaman dianggap optimum. Pada masa yang sama, kandungannya harus luas, tetapi ringkas. Tidak digalakkan menggunakan ayat yang kompleks dan berbilang bahagian. Teks mesti boleh difahami. Di samping itu, anda harus memberi perhatian kepada terma. Anda tidak seharusnya menggantikan konsep dengan sinonim, gunakan singkatan tanpa penyahkodan.

Interaksi antara keselamatan maklumat dan jabatan IT

Pada masa ini, dalam banyak perusahaan, hubungan perkhidmatan ini sangat sukar. Kesukaran dikaitkan dengan konflik dalaman IT dan jabatan keselamatan maklumat. Terdapat beberapa pilihan untuk memastikan kerjasama berkesan mereka. Yang pertama dan paling mudah ialah kehadiran pekerja (seorang atau lebih) yang pakar dalam keselamatan maklumat dalam perkhidmatan teknologi maklumat. Peraturan interaksi antara jabatan IT danIB dalam kes ini mencerminkan pendekatan tipikal untuk kerjasama. Organisasi kerja dijalankan berdasarkan stereotaip yang lazim bahawa keselamatan maklumat adalah sebahagian daripada penyediaan teknologi maklumat. Jika tiada konflik antara perkhidmatan ini di perusahaan, maka pengurus mungkin berfikir tentang mengatur perkhidmatan keselamatan maklumat sebagai struktur berasingan jabatan IT. Sehubungan itu, adalah perlu untuk memperuntukkan lebih banyak sumber, termasuk sumber kewangan, untuk memastikan aktiviti sedemikian.

Sampel biasa

Peruntukan Am menyatakan:

1. Tujuan dokumen. Sebagai peraturan, terdapat frasa sedemikian: "Peraturan sekarang menentukan prosedur …".
2. Skop. Peraturan mungkin dikenakan kepada pekerja atau kemudahan.
3. Dokumen kawal selia mengikut mana akta itu dibangunkan.
4. Peraturan untuk kelulusan, pelarasan, pembatalan peraturan.

Dalam bahagian "Istilah, singkatan, takrifan" konsep yang digunakan dalam dokumen diberikan. Semua singkatan mesti dieja. Istilah hendaklah diberikan mengikut susunan abjad. Setiap konsep ditunjukkan pada baris baharu dalam unit. h. Takrif istilah diberikan tanpa perkataan "ini", melalui sengkang. Dalam bahagian "Penerangan Proses", penerangan langkah demi langkah diberikan. Adalah dinasihatkan untuk memperkenalkan subperenggan. Setiap daripada mereka akan sesuai dengan peringkat tertentu. Bahagian yang sama menunjukkan pekerja yang terlibat dalam prestasi operasi tertentu. Bukan sahaja tindakan diterangkan, tetapi juga keputusannya.

Tanggungjawab dan kawalan

Peraturan harus mengandungi petunjuk kemungkinan mengenakan sekatan kepada orang yang tidak mematuhi peruntukan. Liabiliti dibenarkan di bawah undang-undang. Ia boleh menjadi jenayah, pentadbiran atau tatatertib. Adalah wajib untuk menunjukkan nama penuh dan jawatan pekerja yang memantau pelaksanaan peraturan.