Penerangan kerja pengurus pejabat dengan fungsi setiausaha: ciri dan keperluan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Walaupun dengan kakitangan yang kecil, termasuk hanya ketua syarikat dan pekerjanya, pekerja yang bertanggungjawab diperlukan yang akan menjadi pasukan penganjur yang mampu mengarah dan mengawal proses kerja - inilah idea yang menentukan teks huraian kerja pengurus pejabat.

Jawatan ini memerlukan pemohon mempunyai satu set kemahiran khusus dan pendidikan yang berkaitan, serta keupayaan untuk berinteraksi dengan orang ramai. Walau bagaimanapun, senarai keperluan tidak terhad kepada ini.

Perihalan Kerja

Sudah di peringkat memohon jawatan, calon boleh membiasakan diri dengan akta normatif yang mengawal hak, tugas dan tanggungjawabnya dalam syarikat. Dokumen sedemikian dipanggil deskripsi kerja. Ia terdiri daripada lima bahagian utama:

1. Peruntukan am. Ia mengandungi semua maklumat organisasi: nama perusahaan, jawatan yang dipegang dan unit struktur yang menjadi miliknya. Ia juga menunjukkan subordinasi, prosedur untuk mengisi jawatan dan pemecatan, serta keperluan untuk pendidikan dankelayakan.
2. Tanggungjawab. Bahagian ini menyediakan senarai tanggungjawab pekerja, serta cara untuk melaksanakannya.
3. Hak seorang pekerja, iaitu semua peluang tambahan yang menyumbang kepada pelaksanaan tugas yang berkesan.
4. Tanggungjawab. Selaras dengan bahagian ini, pihak pengurusan membuat keputusan mengenai penilaian prestasi, kenaikan pangkat atau pen alti.
5. Perhubungan. Bahagian ini mengawal semua komunikasi dengan bahagian luaran dan dalaman yang mungkin ada pada pekerja semasa menjalankan fungsi mereka.

Prinsip merangka huraian kerja

Asas normatif untuk penyediaan dokumen tersebut ialah Direktori Kelayakan untuk jawatan pengurus, pakar dan pekerja lain (1998). Semasa pembangunannya, perhatian yang besar telah diberikan kepada perihalan jawatan dan syarat untuk pekerja memenuhi tugasnya. Perincian kerja disertakan dalam tajuk dokumen, contohnya, "Penerangan kerja setiausaha" (pengurus pejabat atau ketua akauntan).

Selain itu, jika terdapat dua jawatan dengan tajuk yang sama tetapi tugas yang berbeza, maka dokumen yang berbeza harus disediakan untuk menggambarkan perbezaan ini. Perihalan kerja pengurus pejabat pegawai kakitangan mempunyai perbezaan tertentu daripada peraturan yang sama untuk setiausaha.

Keperluan untuk pengurus pejabat

Calon untuk jawatan itu dalam satu cara atau yang lain perlu menguruskan orang. Ini mungkin hanya beberapa orang dalam syarikat kecil atau keseluruhan kakitangan pentadbiran dalam perusahaan besar. Sememangnya,pemohon mestilah pengguna PC yang yakin dan boleh bekerja dengan peralatan pejabat lain (pengimbas, pencetak atau faks). Pengurus pejabat selalunya merupakan wakil syarikat, jadi ucapan yang baik dan keupayaan untuk mengarang surat perniagaan adalah prasyarat. Selalunya, syarikat memerlukan pekerja sedemikian mengetahui asas-asas kerja pejabat dan undang-undang buruh. Pengetahuan tentang sekurang-kurangnya satu bahasa asing masih merupakan kemahiran yang diingini, tetapi apabila memohon untuk perusahaan besar, ini sudah menjadi salah satu keperluan wajib.

Dalam beberapa kes, pengurus pejabat perlu menggabungkan tugasnya dengan fungsi pekerja lain. Ini membawa kepada peningkatan dalam kemahiran yang diperlukan. Jadi, pengurus pejabat dengan fungsi akauntan mesti mempunyai pendidikan yang sesuai dan memiliki program khas.

Tanggungjawab utama

Penerangan kerja biasa pengurus pejabat dengan fungsi kesetiausahaan termasuk perkara berikut:

• mengendalikan mel, kedua-dua masuk dan keluar; pengagihan semula mereka dalam syarikat;
• kawalan ke atas masa pemenuhan kewajipan di bawah kontrak dan perjanjian;
• membuat panggilan keluar dan menerima panggilan masuk;
• bekerja dengan pelanggan dan wakil syarikat rakan kongsi;
• memantau ketersediaan alat tulis yang diperlukan;
• menjaga peralatan pejabat dalam keadaan berfungsi dan menghubungi pakar sekiranya berlaku kerosakan;
• agihan masa dalam jadual kerja (dalam beberapakes dan untuk ketua);
• penganjuran acara yang diperlukan (mesyuarat, persidangan, perjalanan perniagaan, parti korporat);
• minit mesyuarat;
• mengemas kini dan menambah kandungan baharu pada tapak web korporat.

Senarai ini termasuk keperluan asas sahaja. Item lain boleh ditambah mengikut spesifikasi kontrak pekerjaan yang dimeterai. Perihalan kerja pengurus pejabat dengan fungsi pegawai kakitangan, contohnya, mengarahkan pekerja untuk menyelenggara dan menyediakan semua dokumentasi pelaporan tepat pada masanya atau menggantikan ketua jabatan kakitangan sekiranya dia tidak hadir.

Tanggungjawab tambahan

Selain fungsi asas, huraian kerja pengurus pejabat mengandungi senarai pelbagai tugas yang mungkin berbeza-beza bergantung pada aktiviti syarikat. Seorang pengurus pejabat boleh diarahkan untuk bekerja dengan pihak berkuasa pentadbiran, iaitu mendapatkan kebenaran untuk menjalankan perdagangan, membuka cawangan syarikat atau anak syarikat, dsb.

Salah satu tugas yang paling bertanggungjawab ialah pengurusan sebenar syarikat tanpa kehadiran pengarahnya. Sudah tentu, ini hanya mungkin jika pekerja telah membuktikan dirinya sebagai orang yang bertanggungjawab dan boleh dipercayai yang boleh dipercayai. Di samping itu, huraian kerja pengurus pejabat selalunya mengandungi klausa mengenai keperluan untuk mengeluarkan surat kuasa wakil am. Dokumen sedemikian bolehdiperlukan, sebagai contoh, untuk menerima mel yang berkepentingan tinggi.

Keperluan tidak rasmi

Syarikat besar biasanya membenarkan calon untuk jawatan ini membiasakan diri dengan contoh huraian kerja pengurus pejabat terlebih dahulu supaya mereka mengetahui sepenuhnya senarai keperluan dan tanggungjawab.

Tetapi walaupun dengan kuasa sedemikian, pemohon mesti faham bahawa dia kekal sebagai salah seorang daripada ramai pekerja perusahaan itu. Dalam hal ini, seseorang tidak sepatutnya melupakan apa yang tidak dinyatakan dalam huraian kerja. Pengurus pejabat dengan fungsi setiausaha mestilah seorang yang peka terhadap masa agar dapat mengagihkannya mengikut keperluan.

Tugas Aliran Kerja

Keperluan paling penting untuk kerjanya ialah kecekapan, jadi seseorang yang memegang jawatan sedemikian wajib membelanjakan bahan pejabat secara ekonomi, mengawal jumlah tenaga elektrik yang digunakan.

Untuk pekerja lain syarikat, pengurus pejabat bertanggungjawab hampir setanding dengan ketua. Oleh sebab itu, dia mesti memastikan keadaan kerja mematuhi piawaian kebersihan dan peraturan keselamatan yang diterima. Akhir sekali, dalam memenuhi tugas langsungnya, pengurus pejabat mendapat akses kepada dokumentasi rahsia, jadi salah satu keperluan ialah menandatangani perjanjian tentang tidak mendedahkan rahsia perdagangan atau sebarang maklumat lain yang boleh menjejaskan kedudukan syarikat dalam pasaran.

Pejabat yang betul-pengurus

Sudah tentu, pelaksanaan beberapa tugas sedemikian membolehkan pekerja menikmati hak istimewa. Mereka juga dinyatakan dalam huraian kerja pengurus pejabat. Intipati sebahagian daripada mereka, seperti keupayaan untuk mengakses maklumat sulit, secara langsung berpunca daripada keperluan untuk memenuhi tanggungjawab pekerjaan mereka. Yang lain dikaitkan dengan keistimewaan kuasa. Jadi, pengurus pejabat mempunyai hak untuk menuntut daripada pekerja lain untuk membetulkan kesilapan yang mereka lakukan melalui kecuaian dalam dokumen pengeluaran, menetapkan jumlah galakan untuk mereka atau mengenakan pen alti kepada mereka yang cuai.

Selalunya, pengurus pejabat adalah penghubung antara pekerja dan eksekutif. Kedudukan ini membolehkannya berusaha untuk mendapatkan keadaan kerja yang lebih baik dan menyampaikan hasrat kolektif untuk meningkatkan kualiti kerja kedua-dua jabatan tunggal dan perusahaan secara keseluruhan.

Ciri huraian kerja pengurus pejabat bahagian jualan

Pengurus pejabat telah lama menjadi sangat diperlukan dalam syarikat besar dan kecil, jadi mereka memerlukan beberapa kemahiran khas untuk mengisi kekosongan tersebut. Kes biasa ialah apabila beberapa pengurus pejabat bekerja di perusahaan yang sama dengan fungsi khas, di mana terdapat seorang senior. Penerangan kerja mereka pada asasnya adalah sama, tetapi berbeza dalam set fungsi tambahan.

Oleh itu, jika pengurus pejabat bekerja di bahagian jualan, huraian tugasnya mungkin mengandungi item seperti:

• cari kedai baharu;
• menjejaki perubahan dalam struktur permintaan;
• penyediaan dokumen pelaporan tentang jualan yang sempurna;
• kerja terus dengan pelanggan untuk menerima pesanan dan pemprosesan seterusnya;
• bekerja untuk memaklumkan pelanggan tentang kemungkinan perubahan dalam julat barangan dan pengiraan semula harga;
• anjurkan mesyuarat yang diperlukan;
• menandatangani kontrak untuk pembekalan barang.

Keperluan lanjut mungkin berkaitan dengan spesifikasi barang yang ditawarkan oleh syarikat. Jika syarikat terbabit dalam penjualan dan pembelian hartanah, maka tugas pengurus pejabat mungkin termasuk penyediaan buku kecil maklumat dan pelaksanaan dokumen tertentu.

Tanggungjawab pengurus pejabat

Sekiranya tidak melaksanakan tugas mereka, apabila melakukan kesalahan, termasuk pendedahan rahsia perdagangan, atau tindakan lain yang merosakkan imej syarikat, pengurus pejabat bertanggungjawab mengikut norma pentadbiran, sivil dan kanun jenayah. Jika kerosakan material disebabkan oleh organisasi, maka hukuman dikenakan mengikut peruntukan kod buruh.