Surat keluar: log pendaftaran, perakaunan, sampel, peraturan pengisian

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Dalam mana-mana bidang ekonomi negara, terdapat kertas kerja yang merangkumi banyak fungsi. Antaranya, perakaunan untuk surat-menyurat masuk dan keluar adalah salah satu yang utama. Tidak ada satu perusahaan yang berfungsi secara berasingan daripada organisasi lain. Komunikasi dan kerjasama dengan pelanggan, pembekal, kewangan dan institusi lain adalah wajib. Oleh itu, proses pengeluaran tidak boleh dilakukan tanpa surat-menyurat. Siapa yang mengendalikan pendaftaran surat masuk dan surat keluar? Bagaimana untuk mengambil kira mereka dengan betul? Siapa yang memerlukannya dan mengapa? Kami akan mempertimbangkan isu ini dalam artikel.

Kategori surat-menyurat. Ciri dokumentasi keluar

Terdapat banyak bentuk dan jenis dokumen, tetapi semuanya termasuk dalam dua kategori utama sahaja:

• Menghantar (mel keluar).
• Diterima (mel masuk).

Mari kita lihat maksud setiap kategori.

Surat menyurat, dipanggil keluar, boleh dihantar kepada penerima berikut:

• Pihak berkuasa tinggi.
• Bawahanorganisasi.
• Perusahaan rakan kongsi.
• Jabatan, bengkel dan bahagian struktur perusahaan yang lain.

Apakah dokumen yang dihantar kepada pihak berkuasa tinggi?

Secara praktikal setiap perusahaan adalah bawahan kepada mana-mana organisasi (daerah, jabatan, wilayah dan juga kementerian). Surat-menyurat keluar yang dihantar kepada institusi ini mungkin laporan, laporan, rancangan untuk bulan, suku tahun, tahun, respons kepada permintaan. Sebagai peraturan, ia dikeluarkan pada borang standard yang diluluskan atau pada helaian biasa dengan logo syarikat.

Dokumen untuk Organisasi Downline

Bukan semua, tetapi banyak perusahaan bekerjasama dengan organisasi yang berada di bawah mereka. Ia boleh menjadi badan eksekutif, cawangan, firma kecil dan lain-lain. Surat-menyurat yang dihantar olehnya mungkin arahan, perintah, notis, peraturan, arahan, bahan latihan. Ia juga dikeluarkan pada kepala surat atau helaian biasa dengan logo syarikat. Di samping itu, arahan dan bahan latihan mungkin dalam bentuk brosur dan manual, tetapi ia mesti disertakan dengan arahan mengenai borang standard atau surat iringan dengan meterai dan tandatangan. Jika tiada, maka manual dan risalah itu sendiri mesti mempunyai meterai perusahaan pengirim dan tandatangan orang yang bertanggungjawab.

Dokumentasi untuk firma rakan kongsi

Sebagai peraturan, dalam kes ini kita bercakap tentang pembekal, pengedar dan pelanggan. Surat-menyurat yang dia hantar adalah pesanan, notispenerimaan barangan, tuntutan, risalah pengiklanan, pemberitahuan tentang perubahan dalam mana-mana syarat perjanjian atau kontrak, cadangan perniagaan.

Perlu diingat bahawa bahan pengiklanan, senarai harga, tahniah, jemputan, contohnya, ke persembahan tidak perlu didaftarkan.

Dokumentasi dalam organisasi yang sama

Jenis surat-menyurat keluar ini berlaku di perusahaan yang mempunyai 2 atau lebih jabatan, bengkel, bahagian. Dalam kes sedemikian, kepimpinan mengeluarkan perintah, resolusi, garis panduan, arahan dan dokumen yang serupa, yang dihantar ke jabatan dan bengkel. Kemudian untuk pengurus dan pentadbiran surat-menyurat sedemikian akan keluar, dan untuk bengkel atau jabatan - masuk.

Peraturan reka bentuk jurnal

Tidak kira di mana dokumen itu dihantar, ia mesti diambil kira. Untuk melakukan ini, terdapat log untuk mendaftar surat-menyurat keluar. Pada zaman komputer dan Internet tidak wujud, jurnal sedemikian disimpan dengan tangan. Mereka boleh sewenang-wenangnya. Buku nota biasa, buku perakaunan, pad nota boleh digunakan. Paling penting, majalah itu perlu mempunyai helaian berjahit supaya tidak tercabut. Di samping itu, mereka perlu dinomborkan. Halaman tajuk jurnal menunjukkan tarikh ia dimulakan. Sebelum ini, ia dikehendaki menjahit halaman dengan benang, menutup hujungnya dengan sehelai kertas, di mana ia perlu meletakkan meterai dan tandatangan orang yang bertanggungjawab. Juga pada helaian ini telah diletakkan jumlah bilangan halaman bernombor. Pembetulan tidak dibenarkan.

Kini jahitan majalah dengan benang disimpan apabilapendaftaran dokumen penting terutamanya yang bernilai kewangan atau undang-undang.

Halaman dalam majalah bernombor dalam kebanyakan perniagaan.

Apabila baris terakhir jurnal diisi, tarikh tamatnya diletakkan. Ia disimpan dari 3 hingga 5 tahun. Ia bergantung kepada jenis surat-menyurat yang didaftarkan di dalamnya. Perintah mahkamah, akaun kewangan, kontrak jangka panjang, dan seumpamanya dianggap sangat penting. Anda boleh melupuskan jurnal hanya jika setiap dokumen yang direkodkan di dalamnya telah kehilangan kuasa undang-undangnya.

Bantuan komputer

Pada zaman teknologi komputer ini, sukar untuk mencari kerani yang mengesan log surat-menyurat masuk dan keluar dengan tangan. Kini terdapat program tertentu yang membolehkan anda mencetak borang atau menyimpan rekod pada komputer. Untuk menggunakannya, anda perlu mempunyai:

• Komputer dengan program MS Office, MS Excel.
• Pencetak.
• Pengimbas.
• E-mel komputer.
• Setem seperti ini: “Pintu masuk. Tidak. _, "_" _20_" Ia boleh ditaip secara manual atau dibeli siap sedia.

Seterusnya, anda perlu masuk ke program, muat turun borang yang diperlukan dan mula bekerja dengannya. Boleh cetak borang, buat salinan banyak-banyak, jahit. Anda akan mendapat jurnal di mana anda perlu membuat nota dengan tangan. Anda tidak boleh mencetak, daftar terus pada komputer anda. Sebagai peraturan, beginilah cara dokumen disimpan yang anda tidak perlu tandatanganinya.

Berapa banyak majalah yang anda perlukan?

Lebih kerapsecara keseluruhan, perusahaan mengekalkan satu log surat-menyurat keluar. Walau bagaimanapun, sesetengah organisasi yang mempunyai ramai rakan kongsi dan penerima lain mungkin mempunyai beberapa majalah ini, seperti:

• Untuk pendaftaran surat-menyurat yang dihantar kepada pihak ketiga dan untuk dokumen dalam perusahaan.
• Untuk surat yang dihantar kepada syarikat dalam dan luar negara.
• Untuk dokumen yang ditujukan untuk organisasi tertentu (contohnya, pejabat pusat, kementerian dan sebagainya) dan orang lain. Ini dilakukan untuk kemudahan pengurusan dokumen, tetapi mana-mana jurnal disediakan mengikut standard tunggal.

Selain itu, sesetengah organisasi mempunyai jurnal berasingan untuk setiap jenis dokumentasi. Contohnya, untuk mendaftarkan pesanan keluar, pesanan perakaunan, pemberitahuan, manual, aduan pelanggan, protokol dan sebagainya. Untuk mengambil kira dokumen sedemikian, borang dengan lajur lain boleh digunakan.

Cara menyimpan catatan jurnal

Perlu dikatakan bahawa bentuk borang adalah lebih kurang sama untuk mengakaunkan semua jenis surat-menyurat keluar. Sampel yang menunjukkan rupa reka bentuk yang sepatutnya diberikan dalam artikel kami.

Di bahagian atas setiap halaman terdapat "pengepala" dengan lajur:

• Nombor siri entri, ia turut dilekatkan pada dokumen.
• Tarikh berlepas.
• Tajuk dokumen (cth. "Laporan Kemajuan").
• Ringkasan (secara harfiah beberapa ayat, anda juga boleh meletakkan nombor dokumen).
• Nama institusi tempat surat-menyurat dihantar.
• Tandatangan pendaftar yang bertanggungjawab.
• Kaedah berlepas (biasa atau e-mel, faks). Item ini telah ditambah dengan kemunculan teknologi baharu. Sebelum ini, ia tiada dalam log surat-menyurat.
• Jika jawapan kepada permintaan atau laporan pelaksanaan dihantar, jurnal hendaklah menunjukkan nombor dokumen berdasarkan surat yang dihantar itu dibuat. Ia juga perlu untuk menunjukkan data tentang pelaku (nama, kedudukan).
• Bilangan salinan. Kadangkala lajur diperuntukkan secara berasingan, di mana bilangan halaman dalam salinan ditunjukkan.
• Nota. Maklumat yang tidak disertakan dalam lajur sebelumnya ditunjukkan di sini.

Jika dokumen keluar bukan jawapan kepada permintaan atau laporan, sempang diletakkan dalam lajur pada pelaksanaan dan orang yang bertanggungjawab.

Pada zaman kita, kandungan dan pengisian log surat-menyurat keluar tidak berubah. Sampel ditunjukkan di atas.

Mel masuk

Surat dan dokumen boleh diterima oleh perusahaan daripada sumber berikut:

1. Pihak berkuasa tinggi.
2. Bawahan.
3. firma rakan kongsi.
4. Institusi lain yang tidak disenaraikan di atas (polis, bank, mahkamah, warganegara swasta, dll.).
5. Dalam perusahaan, surat-menyurat masuk mungkin datang daripada pentadbiran atau unit struktur lain, contohnya, daripada jabatan perakaunan.

Di atas kitamempertimbangkan kertas kerja yang boleh membentuk surat-menyurat daripada organisasi yang ditunjukkan dalam tiga perenggan pertama.

Dokumen daripada institusi lain boleh menjadi sepina kepada pekerja, writ pelaksanaan, keputusan mahkamah, tuntutan mahkamah, aduan atau kenyataan daripada orang persendirian, dan sebagainya.

Kertas yang mewakili aliran kerja dalam perusahaan mungkin sangat berbeza: pesanan pengurusan, pesanan, arahan, peraturan, piawaian, peraturan keselamatan, notis dan sebagainya.

Bekerja dengan dokumen masuk

Perlu menyimpan rekod bukan sahaja surat-menyurat keluar, tetapi juga surat masuk. Jurnal, di mana surat yang diterima oleh perusahaan didaftarkan, disediakan mengikut peraturan yang sama seperti untuk dokumen yang dihantar.

Perbezaan adalah pada "cap" pada borang. Ia harus mengandungi lajur berikut:

• Nombor ordinal. Ia juga dilekatkan pada dokumen.
• Tarikh diterima.
• Organisasi yang menghantar dokumen.
• Bagaimana ia diterima (melalui faks, e-mel atau mel biasa).
• Nama dokumen.
• Bilangan salinan.
• Tempat dokumen dihantar (nama bengkel, jabatan atau folder).

Sampel salah satu bentuk jurnal surat-menyurat masuk dibentangkan di bawah.

Jika dokumen masuk adalah perintah atau arahan metodologi pengurusan yang diterima oleh bengkel (jabatan) untuk pelaksanaan, log pendaftaran mesti menunjukkan siapa orang yang bertanggungjawab, dan juga melekatnota persembahan, tarikh dan tandatangan artis.

Siapa yang menyimpan rekod?

Mana-mana orang bertanggungjawab yang dilantik oleh ketua boleh mendaftar surat-menyurat masuk dan keluar. Dalam kes ini, jenis aktiviti buruh ini mesti dimasukkan dalam huraian kerjanya atau diluluskan oleh perintah ketua perusahaan. Sebagai peraturan, kerja pejabat dalam organisasi dikendalikan oleh setiausaha. Di samping itu, pekerja pejabat atau pentadbir (dalam syarikat kecil) boleh melakukan pendaftaran surat-menyurat. Dalam sesetengah organisasi, surat-menyurat dikendalikan oleh dua pekerja - penyusun dan setiausaha.

Kedai dan jabatan juga menyimpan rekod dokumentasi masuk dan keluar. Ini dilakukan oleh pekerja yang ditugaskan untuk jenis aktiviti ini atas perintah pihak pengurusan.

Bagaimanakah saya perlu merekodkan dokumentasi masuk dengan betul?

Pendaftaran surat-menyurat masuk dan keluar bukanlah tugas yang sukar, tetapi tugas yang bertanggungjawab. Semua dokumen yang diterima oleh perusahaan adalah tertakluk kepada perakaunan. Jika mereka datang dari pertubuhan, mereka mesti dicop dan ditandatangani oleh ketua. Kadangkala tandatangan orang yang bertanggungjawab juga diperlukan, sebagai contoh, ketua akauntan, jika ini adalah invois yang dikeluarkan kepada perusahaan. Surat daripada individu, seperti penjelasan atau tuntutan, hanya boleh mengandungi tandatangan orang yang menyusun dokumen ini.

Di kebanyakan perusahaan, semua surat-menyurat masuk mesti disemak oleh pengurus untuk mengikuti perkembangan proses pengeluaran. dirinya sendirimemutuskan apa yang perlu dilakukan dengan dokumen yang diterima - untuk menerima untuk pelaksanaan, untuk membiasakan orang yang terlibat dengan maklumat, atau hanya untuk memfailkan kertas ke dalam folder. Oleh itu, setiausaha, setelah mendaftarkan surat-menyurat masuk dalam jurnal, memberikannya kepada ketua. Dia meletakkan tanda pada setiap dokumen ke jabatan mana ia harus dihantar.

Berdasarkan "keputusan" ini, setiausaha dalam daftar surat-menyurat masuk mencatatkan dalam ruangan yang sesuai "nasib" selanjutnya setiap surat. Sebagai contoh, peraturan baharu mengenai pengiraan premium boleh dihantar ke jabatan perakaunan, garis panduan keselamatan kepada jabatan teknikal, dan tuntutan daripada warga Ivanov kepada jabatan kawalan kualiti produk. Ini melengkapkan kerja setiausaha dengan dokumentasi masuk.

Bagaimanakah cara saya menjejaki mel keluar?

Di atas, kami telah memeriksa kertas yang mungkin berkaitan dengan jenis dokumentasi ini. Dalam sesetengah organisasi, permintaan individu mesti dijawab oleh penolong setiausaha atau penyusun. Menurut GOST R 6.30-2003.12, dokumen sedemikian disediakan pada borang khas atau pada helaian kosong dengan logo syarikat. Sebarang surat perniagaan yang dihantar kepada organisasi atau individu mesti dicop dan ditandatangani oleh pengurus. Sebagai peraturan, setiausaha mesti membuat salinan fotokopi dokumen, yang mesti difailkan dalam folder yang betul.

Surat keluar didaftarkan dalam jurnal yang sepadan. Setiausaha mesti menyemak sama ada semua meterai dan tandatangan yang diperlukan, butiran syarikatnya danorganisasi yang mana dokumen itu disediakan, letakkan di atasnya nombor yang sepadan dengan yang di bawahnya ia dimasukkan dalam jurnal, tarikh berlepas, nama folder di mana salinan itu difailkan. Jika surat-menyurat yang dihantar adalah jawapan kepada surat masuk, anda juga mesti meletakkan nombor di mana surat itu didaftarkan. Dokumen mesti dihantar pada hari yang dinyatakan dalam log pendaftaran.

Mengapa kita memerlukan perakaunan surat-menyurat?

Sesetengah orang yang jauh dari pengeluaran percaya bahawa pendaftaran surat-menyurat masuk dan keluar yang teliti adalah kerja tambahan, yang dipanggil kertas kerja. Sebenarnya, perakaunan surat-menyurat melaksanakan fungsi berikut:

• Mengatur aliran kerja.
• Memastikan respons tepat pada masanya kepada isyarat masuk.
• Melancarkan pertukaran maklumat dalam pengeluaran.
• Menjamin penyertaan berkesan syarikat dalam kehidupan ekonomi asing.
• Membantu anda mencari dokumen yang anda perlukan dengan cepat.

Kepentingan kerja ini jelas, jadi anda perlu mendekati pelaksanaannya dengan penuh tanggungjawab.