Pengurus pejabat. Tanggungjawab kerja

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Dalam jawatan "Pengurus Pejabat" kebanyakan majikan melihat pekerja yang melaksanakan pelbagai tugas yang agak luas. Tujuan memperkenalkan unit ini ke dalam senarai kakitangan adalah untuk memastikan kelancaran operasi pejabat atau bahkan beberapa perkhidmatan yang bertanggungjawab untuk ini. Sekiranya anda tidak memerlukan setiausaha biasa yang menjawab panggilan, menerima mel dan pelawat, maka, tentu saja, pengurus pejabat adalah seorang pemimpin, kerana pekerja ini memerlukan kuasa dan kuasa tertentu. Tanpa ini, dia tidak akan dapat melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya dengan berkesan.

Sebagai sebahagian daripada tugas utamanya, senarai tugas yang mesti dilaksanakan oleh pengurus pejabat hendaklah meliputi sekurang-kurangnya lima bidang. Pada masa yang sama, perlu difahami bahawa pejabat bukanlah bilik tempat bos duduk, tetapi tempat di mana fungsi pentadbiran dan pengurusan masih dilaksanakan. Ini bermakna kualiti dan tarikh akhir mereka akan bergantung pada cara kerja pengurus pejabat akan dibina.

Tanggungjawab pengurusan. Ini termasuk perancangan pejabat, struktur organisasi, pengurusan pekerja, budaya korporat, pembangunan dasar.komunikasi dengan rakan niaga dan kawalan ke atas pematuhannya.

Fungsi pentadbiran. Ia meliputi organisasi kerja pejabat, penubuhan hubungan antara perkhidmatan, pengagihan ruang pejabat di kalangan pekerja.

Tugas isi rumah. Pengurus pejabat mesti mengatur pembelian peralatan pejabat, alat tulis, bahan habis pakai dan peralatan rumah. Di samping itu, dia mesti memastikan pembersihan pejabat, penyelenggaraan peralatan pejabat, pembayaran bil utiliti tepat pada masanya, sewa, dsb.

Tugas kawalan. Bidang aktiviti ini termasuk menjalankan audit, semakan, inventori aset material, dokumentasi.

Pelaporan. Ia termasuk penyediaan dokumentasi pelaporan (maklumat) untuk pengurus.

Bergantung pada saiz organisasi, pekerja ini mungkin seorang eksekutif tunggal dengan kuasa pengurusan (untuk firma kecil), atau boleh mengetuai keseluruhan jabatan. Pada masa yang sama, ketua organisasi harus memahami bahawa keinginan untuk menyejagatkan pekerja, memasukkan perkara-perkara yang terletak dalam kecekapan perkhidmatan lain ke dalam tugas mereka tidak selalu wajar. Sebagai contoh, anda tidak sepatutnya memuatkan pekerja sedemikian dengan perakaunan, pengurusan kakitangan, dsb. Percampuran sedemikian biasanya menjejaskan kualiti kerja secara negatif. Sebabnya terletak pada hakikat bahawa tanggungjawab ini jauh lebih luas daripada tanggungjawab menyelenggara pejabat, ia meresap ke seluruh organisasi secara keseluruhan. Oleh itu, apabila menulis resume, pengurus pejabat mesti melakukannyamenumpukan pada pengalaman kerja dan kemahiran dalam lima bidang aktiviti di atas, dan bukannya memasukkannya ke dalam pelbagai tugas yang terlalu luas, selalunya tidak berkaitan dengan operasi pejabat. Pada masa yang sama, majikan yang mencari pekerja yang berkelayakan dalam bidang ini tidak harus melupakan mengapa dia memerlukan pekerja ini, dan tidak mengemukakan keperluan berlebihan yang tidak berkaitan dengan fungsi utama.