Peraturan mengenai aliran dokumen organisasi. Contoh aliran kerja dalam organisasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Dokumen ialah maklumat yang dibentangkan dalam bentuk yang sesuai dengan kandungan dan tujuannya. Dokumen dicipta dengan tujuan, oleh seseorang untuk seseorang. Tetapi tidak selalu sumber dokumen dan / atau penerimanya adalah seseorang. Tahap moden - apabila mungkin dan perlu untuk memasukkan mesin dan mekanisme secara berkesan dan praktikal dalam gelung kawalan.

Proses, ciri dan kelajuan pergerakan dokumen bergantung pada bentuk, kandungan dan fungsi "persekitaran pergerakan". Kejayaan, penunjuk ekonomi dan kecekapan sosial bergantung pada sejauh mana aliran dokumen dalam organisasi disediakan, dan ini ialah: kualiti dan hayat syarikat.

Mengenai dokumen dan aliran kerja

Pentadbiran, bentuk dan prosedur aliran kerja pada contoh organisasi, tidak dikawal oleh undang-undang. Terdapat GOST, undang-undang kecil dan syor mandatori. Sebagai sebahagian daripada dokumen perakaunan, kertas untuk mendapatkan pinjaman ataulaporan perubatan adalah norma undang-undang.

Dokumen tidak selalunya dalam bentuk bertulis yang ketat. Ia boleh jadi:

• borang di mana medan tertentu diisi dengan cara tertentu, mempunyai kandungan semantik dan sintaksis yang tepat;
• halaman yang dibuat mengikut borang khusus untuk permohonan tertentu (surat, pesanan, terma rujukan, kakitangan, …);
• bentuk bebas (nota penerangan pekerja, terima kasih atas pencapaian buruh, resolusi pada permohonan, …).

Ketiga-tiga versi dokumen boleh dibentangkan di atas kertas atau secara elektronik dan, disebabkan ketersediaan alatan teknikal dan undang-undang, ia benar-benar setara, walaupun masih terdapat kes apabila hanya borang kertas yang boleh dilakukan.

Walaupun kekurangan peraturan perundangan tentang bentuk dan kandungan dokumen serta aliran kerja, terdapat amalan yang tegar, diterima umum dan tidak dibincangkan untuk mencipta, memindahkan, menyimpan atau memusnahkan dokumen, yang setiap organisasi bebas untuk menyesuaikan kepada dirinya sendiri dalam apa jua cara.

Contoh sempurna aliran dokumen dalam organisasi

Pada asasnya mustahil untuk mencapai cita-cita:

• dalam mana-mana bidang kehidupan dan aktiviti,
• bila-bila masa,
• di mana-mana sahaja di angkasa,

kerana setiap pendekatan baharu membolehkan anda melihat ufuk baharu. Terdapat keinginan dan keperluan untuk mengikuti mereka. Dokumentasi tidak terkecuali. Sebaliknya, ia adalah contoh demonstratif dan meriah bagi penetapan dinamik proses pergerakan maklumat.

Tidak kira bagaimana maklumat itu direkodkan: di atas kertas atau dalam bentuk elektronik. Pada masa ini, kedua-dua borang mempunyai nilai undang-undang yang sama, walaupun versi kertas mempunyai kelebihan dalam beberapa kes.

kitaran pergerakan mereka dari saat kemunculan (penciptaan) hingga ke saat penyimpanan atau kemusnahan.

Tidak semua organisasi memahami bahawa banyak dokumen boleh dilaksanakan secara langsung oleh mesin dan mekanisme tanpa campur tangan manusia, sama seperti bukan semua sumber (pengarang) sepatutnya hanya orang.

Pemahaman biasa tentang automasi aliran kerja dalam kebanyakan kes adalah pada tahap "idea isyarat" mudah apabila program diamanahkan untuk melaporkan kejadian peristiwa sahaja.

Perolehan dalaman dan luaran dokumen

Kedua-dua litar adalah penting untuk organisasi yang berjaya. Pusing ganti luar mempunyai nilai statik, manakala pusing ganti dalam mempunyai nilai dinamik.

Semakin baik pengurusan syarikat memahami keadaan ini, semakin menjanjikan sistem pengurusan dokumen elektronik yang dipilihnya. Mereka yang ingin menunjukkan contoh ideal pergerakan kertas perniagaan dalam organisasi menulis sistem maklumat mereka sendiri.

Dokumen boleh menjadi asas danmenengah. Yang terakhir sentiasa mempunyai sejarah pergerakan dalam organisasi.

Dengan menganalisis aplikasi pengetahuan tentang dokumen dan penggunaannya, adalah mungkin untuk menilai ciri fungsi syarikat, penunjuk sosio-ekonomi dan parameter masa. Ini penting untuk rakan kongsi dan pengguna.

Kertas tetapi berkesan atau elektronik tetapi dibeli

Keunikan bukan sahaja wujud pada seseorang, tetapi juga kepada sesebuah organisasi. Selain itu, setiap orang menghargai keperibadiannya dan berusaha dalam setiap cara yang mungkin untuk menekankannya dengan pakaian, tingkah laku, pendidikan, dan sebagainya.

Syarikat yang membeli sistem maklumat siap sedia ialah contoh sempurna aliran kerja organisasi yang menghilangkannya dari wajahnya sendiri dan memaksa pekerja memakai "pakaian orang lain."

Adalah lebih baik untuk mempercayakan pekerja anda sendiri untuk bekerja dengan media kertas dengan cara lama daripada mengenakan kepada mereka pendapat pihak ketiga tetapi moden tentang dokumen dan penggunaannya. Setiap pekerja ialah elemen penting dalam kefungsian organisasi, dan bukan penyelidik keberkesanan idea dan struktur aliran kerja pihak ketiga orang lain.

Keutamaan, dinamik dan kefungsian

Kontur luar aliran kerja sentiasa terhad, bersahaja dan stabil secara statik. Secara amnya, ia tidak sepatutnya diberi kepentingan lebih daripada yang sepatutnya. Sebagai contoh, apakah gunanya "melaburkan jiwa anda" dalam hubungan dengan cukai, pihak berkuasa kawal selia atau rakan kongsi. Anda boleh mempelbagaikan proses pertukaran maklumat denganagensi pengiklanan, tetapi ini akhirnya mengambil bentuk yang statik dan biasa.

Keutamaan sistem pemprosesan maklumat kami sendiri, bahagian penting yang sentiasa pengurusan dokumen elektronik, tidak dapat dinafikan. Tetapi sentiasa dan semua orang memohon maaf atas masa dan wang untuk mencipta sistem mereka sendiri.

Gabungan pilihan klasik "one es" atau "galaksi" yang tidak pernah dilakukan tanpa xel dan beberapa program ekonomi atau perakaunan tempatan pihak ketiga, ditambah dengan tapak web mereka sendiri untuk mendapatkan maklum balas dan dokumen (pesanan, aduan, tawaran, …) daripada pelanggan dan rakan kongsi - keadaan biasa, pekerja sentiasa sibuk dengan rutin dan tiada kos.

Dinamik proses pengeluaran hanya boleh dipastikan dengan pelaksanaan berkesan fungsinya sendiri. Hanya dalam kapasiti ini, pengurusan dokumen elektronik dalam organisasi adalah contoh yang patut ditiru, dan dalam konteks pelaksanaan idea perniagaan sendiri, dinamik pengeluaran, ekonomi dan sosial yang sangat baik.

Peraturan mengenai sistem maklumat organisasi

Mana-mana organisasi ialah sistem maklumat yang timbul dan wujud dalam persekitaran yang serupa. Dokumen masuk ke dalam organisasi dari luar, di dalamnya juga diperlukan untuk membuat dokumen, beberapa daripadanya dikawal dan wajib.

Carta aliran kerja organisasi yang ringkas ialah contoh perkara yang biasa dilakukan oleh semua orang. Peraturan mengenaiperaturan kerja, rutin harian, tugas pekerja - norma biasa, tetapi sangat sedikit orang yang terlibat dalam pembangunan "Peraturan mengenai sistem maklumat organisasi".

Dari sudut pandangan objektif, pemimpin organisasi boleh dibimbing oleh apa sahaja, menulis sebarang peraturan dan huraian kerja. Tetapi keberkesanan dan kepraktisan pembuatan peraturan ini hanya bergantung pada sejauh mana senjata kawal selia dalaman memenuhi keperluan realiti.

Peraturan mengenai dokumen dan pergerakannya

Sistem pengurusan dokumen sesebuah perusahaan merupakan sebahagian daripada sfera maklumat syarikat, akibatnya "Peraturan Pengurusan Dokumen" adalah lampiran kepada "Peraturan Sistem Maklumat Organisasi", tetapi sangat penting dan menghubungkan semua unsur konstituennya ke dalam organisma maklumat tunggal.

Jika pihak pengurusan bertekad untuk mencipta contoh sempurna aliran kerja organisasi, ini bermakna mereka benar-benar terlibat dalam pembangunan perniagaan yang berjaya, dengan matlamat untuk mengaut keuntungan dan meningkatkan kesejahteraan pekerja.

Ciri keadaan semasa pembangunan perisian, terutamanya di barisan hadapan pemprosesan maklumat yang diedarkan (contoh pengaturcaraan internet), adalah hampir mustahil untuk mencipta aplikasi mudah alih menyesuaikan diri.

Tugas pengurusan dokumen elektronik dalam organisasi ialah contoh yang mudah tetapi boleh dilihat. Di sini dinamik adalah pelik:

• dokumen masuk dan keluar;
• algoritma untuk memproses kertas perniagaan dalaman dan luaran.

Menulis kod yang boleh berbeza-beza apabila data dan algoritma berubah adalah sangat sukar. Kos masa dan sumber tidak tersedia untuk setiap organisasi.

Pengurusan dokumen elektronik dalam dinamik

Organisasi aliran kerja di perusahaan berdasarkan contoh tugasan versi elektronik adalah relevan, mudah, indikatif dan praktikal. Kerumitan datang daripada proses mereka bentuk kod yang boleh berubah secara dinamik. Masa pembangunan juga menjadi masalah.

gunakan logik pemprosesan biasa.

Kemudian aliran kerja dalam organisasi=contoh + ciri idea perniagaan anda sendiri. Dalam anggaran pertama, hasilnya tidak akan praktikal, tetapi sebaik sahaja pelaksanaan pertama tugasan dilaksanakan, kitaran penyelesaiannya akan menjadi tidak dapat dipulihkan dan, dengan perhatian yang sewajarnya, hasilnya akan dicapai.

Penciptaan sistem maklumat yang mampu memproses maklumat yang berubah secara dinamik adalah, pertama sekali, dinamik proses penciptaan itu sendiri.

Sehingga mekanisme dicipta untuk menukar masuk, keluar dandokumen dalaman, dan kod itu tidak akan dapat berubah secara bebas tanpa penyertaan pengaturcara, tidak mungkin bercakap tentang fakta mencipta sistem pengurusan dokumen elektronik.

Namun, mencipta dan melaksanakan sistem anda sendiri untuk menyokong sepenuhnya proses maklumat organisasi adalah sama seperti menjadikan kejayaannya cemerlang dan sempurna.