Carta Gantt ialah pembantu perancangan anda. Apakah carta Gantt dan bagaimana untuk membuatnya?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Carta Gantt ialah salah satu alatan paling popular untuk menggambarkan jadual secara visual dalam pengurusan projek.

Apakah ini?

Carta Gantt direka bentuk untuk menggambarkan pelbagai peringkat kerja dalam bidang perniagaan kecil dan sederhana. Secara visual, ia adalah satu set jalur mudah yang terdiri daripada dua paksi utama: kes dan masa. Setiap tempoh masa diberikan tugas tertentu yang mesti diselesaikan.

Pada gambar rajah, sebagai tambahan kepada blok utama, mungkin terdapat lajur tambahan khas yang menunjukkan peratusan kerja siap. Tanda khas - pencapaian - digunakan untuk menyerlahkan dua atau lebih tugasan dan menunjukkan urutan pelaksanaannya.

Carta Gantt ialah sejenis standard dalam bidang pengurusan projek, kerana dengan bantuannya adalah mungkin untuk menunjukkan dengan jelas struktur pelaksanaan semua peringkat projek.

Carta Gantt untuk apa?

Memandangkan kebanyakan orang adalah visual, rajah tersebut memberi peluang untuk menyelesaikan salah satu tugas utama dan menunjukkan kepada kakitangan perkara yang perlu diusahakan, sumber apa yang perlu digunakan dalam proses dan denganseberapa pantas untuk melaksanakan tugasan tertentu. Semua maklumat dibentangkan dalam bentuk termampat, tanpa menggunakan jadual yang mengelirukan dan sejumlah besar teks. Pada masa yang sama, intipatinya jelas dan boleh difahami oleh semua, tanpa pengecualian, peserta projek.

Menggunakan carta sangat memudahkan pengurusan projek berskala kecil dan memungkinkan untuk sentiasa mengawal aktiviti pekerja.

Sejarah penampilan carta pertama

Format carta pertama telah dibangunkan dan diuji oleh Henry L. Gant pada awal abad ke-20. Saintis itu diupah untuk menguruskan pembinaan kapal untuk digunakan dalam Perang Dunia Pertama. Jadual khas membolehkannya menyelaraskan kerja beberapa jurutera, mengawal penyiapan tugas tepat pada masanya. Gant bermula secara langsung dengan menyenaraikan semua tugasan yang diperlukan dan menjadualkannya mengikut sumber yang ada.

Peringkat penting ialah demonstrasi kebergantungan beberapa tugas kepada yang lain. Di samping itu, Gant memperuntukkan untuk setiap orang tempoh masa di mana dia perlu menyelesaikan jenis aktiviti tertentu, menunjukkan siapa dan apakah tugas yang akan dilakukan, dengan mengambil kira masa yang diperuntukkan untuk projek itu.

Carta Gantt dilakukan menggunakan paksi menegak yang mewakili tugasan berbeza dan paksi mendatar mewakili masa.

Carta Gantt dalam dunia moden

Kaedah perancangan ini tidak kehilangan kaitannya hari ini, kerana ia membolehkan anda menyediakan paparan grafik rancangan pengeluaran, memudahkan pemantauan kemajuan dalam pelaksanaantugasan yang diberikan. Carta Gantt telah menjadi alat analisis yang kuat sehingga selama hampir 100 tahun ia tidak mengalami sebarang perubahan. Hanya pada 90-an abad yang lalu, untuk menerangkan hubungan dengan lebih terperinci, talian komunikasi antara pelbagai tugas diperkenalkan ke dalamnya:

• "finish-start" - aktiviti B tidak boleh bermula sehingga aktiviti A selesai;
• "mula-selesai" - tindakan B tidak boleh bermula sehingga tindakan A bermula;
• "mula-mula" - tindakan B akan bermula tidak lebih awal daripada tindakan A;
• "selesai-selesai" - tindakan B mesti tamat tidak lebih awal daripada tindakan A tamat.

Terdapat bukti bahawa carta Gantt telah digunakan dalam pembinaan struktur kejuruteraan gergasi seperti Empangan Hoover (Las Vegas, 1939) dan sistem Lebuhraya Eisenhower (menghubungkan kebanyakan bandar utama di Amerika Syarikat).

Arahan: bagaimana untuk membina carta Gantt dalam 5 langkah?

Seterusnya, kita akan melihat peraturan untuk membina carta Gantt dan cuba menciptanya sendiri dalam hamparan Microsoft Excel.

Langkah 1. Pengumpulan data

Untuk membina graf, kami memerlukan data berikut:

• koordinat semua set data (tempat setiap lajur harus bermula);
• nama setiap peringkat;
• tempoh setiap peringkat.

Untuk kemudahan, kami memasukkannya serta-merta ke dalam medan jadual yang sepadan. Selepas kami memasukkan semua maklumat yang diperlukan, kami boleh meneruskan penciptaan carta itu sendiri.

Penting: pastikan semua format data adalahadalah betul: khususnya, ini terpakai pada tarikh.

Langkah 2. Pembentukan reka letak

Jadi, kami tahu tujuan perancangan dan data utama yang berdasarkannya kami akan membina jadual. Sekarang dalam tetingkap hamparan, kita perlu pergi ke bahagian "Sisipkan -> Carta", dan kemudian klik pada item "Barisan". Kami tidak memerlukan yang biasa, tetapi dengan pengumpulan, kerana ia hanya menyediakan baris kedua data, yang dalam kes kami akan menjadi yang utama.

Langkah 3. Padamkan semua yang lain

Untuk melakukan ini, program ini menyediakan alatan khas. Pada carta yang muncul pada skrin, anda perlu menggerakkan kursor tetikus ke atas bar biru, klik kanan padanya dan pilih "Siri Format Data" daripada menu yang muncul. Tetingkap akan dipaparkan di mana kita perlu pergi ke item "Isi" dan pilih item "Tiada isi". Selepas itu, carta akan kelihatan seperti ini:

Langkah 4. Sentuhan penamat

Memandangkan secara lalai semua data dalam graf kami tersusun dari bawah ke atas, kami perlu mengubahnya sedikit. Untuk melakukan ini, kami klik kanan pada paksi kategori (yang bersebelahan dengan kami mempunyai senarai tugas), pergi ke tetingkap "Format Axis". Tab yang kami perlukan segera dibuka - "Parameter paksi". Tandai kotak di sebelah Terbalikkan susunan kategori. Malah, carta Gantt sudah sedia, hanya tinggal beberapa perkara kecil yang berguna.

Langkah 5. Memformat

Jadi, kami terus bekerja pada carta. Seperti yang anda lihat, ia masih kelihatan tidak sedap dipandang, dan kini kami akan membetulkannya menggunakan hamparan itu sendiri:

1. Rentangkan carta ke saiz yang dikehendaki menggunakan anak panah di penjuru kanan sebelah atas.
2. Pilih semua tarikh dalam jadual, klik pada kawasan pemilihan dengan butang kanan tetikus dan pergi ke "Format Cells-> Number". Bahagian ini memperkenalkan format nombor utama yang kami bekerjasama. Supaya inskripsi tidak bertindih antara satu sama lain, kami menasihati anda untuk memilih versi entri yang lebih pendek. Kemudian, sekali lagi, klik kanan pada paksi dengan tarikh pada carta, pilih "Format Axis -> Number" dan tandai kotak di sebelah "Pautan ke sumber".
3. Pilih legenda (simbol "Tarikh" dan "Tempoh" di sebelah kanan) dan tekan butang Padam pada papan kekunci.
4. Buka "Format Axis -> Parameters" dan tetapkan nilai minimum dan maksimum (kami tetapkan 15 Disember, memandangkan hari Isnin dan 3 Januari). Di sini kita boleh menetapkan harga bahagian utama (ini mudah dalam kes di mana, sebagai contoh, kerja pada projek akan berlangsung beberapa minggu atau bulan). Dalam kes kami, adalah lebih mudah untuk meninggalkan nilai lalai (2.0).

Sedikit lagi bereksperimen dengan pemformatan - dan itulah keindahan yang kami dapat pada akhirnya. Berikut ialah carta Gantt yang telah siap. Contoh yang telah kami berikan, tentu saja, sangat mudah - tetapi cukup untuk memahami intipati kaedah perancangan dandemonstrasi visual proses melaksanakan tugas tertentu.

Program carta lain

Sudah tentu, terdapat banyak lagi program yang lebih baik yang memudahkan pengurusan projek. Carta Gantt bagi sebarang kerumitan boleh dibina dengan mudah menggunakan aplikasi seperti:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project dan banyak lagi.

Selain itu, terdapat beberapa perkhidmatan dalam talian yang memberi pengguna mereka peluang bukan sahaja untuk merancang urusan mereka, tetapi juga untuk menerima laporan tetap, pemberitahuan tentang status tugas semasa melalui e-mel. Walau bagaimanapun, seseorang tidak boleh menafikan fakta bahawa kerahsiaan data yang disimpan pada rangkaian berisiko, dan perisian pegun yang dipasang terus pada komputer pengguna, sebagai peraturan, mempunyai fungsi yang lebih luas dan lebih dipercayai dalam operasi.

Kebaikan dan keburukan kaedah

Akhir sekali, adalah wajar mempertimbangkan secara terperinci kelebihan dan kekurangan utama kaedah perancangan dan pengurusan yang diterangkan.

Kelebihan utama, tidak syak lagi, ialah persembahan grafik bahan. Sebagai peraturan, adalah mudah bagi ahli perniagaan untuk bekerja dengan carta Gantt - mereka menyukai keupayaan untuk mengenal pasti dengan jelas dan menetapkan peringkat kerja pada projek. Dengan membentangkan tugasan dalam bentuk bar berwarna yang berbeza, semua ahli pasukan dapat mengenal pasti tugas mereka secara literal sepintas lalu.

Perlu juga diambil perhatian bahawa carta Gantt adalahalat persembahan yang sangat baik yang dapat menunjukkan keutamaan utama projek. Iaitu, sebaik sahaja pemimpin memperuntukkan dan mengagihkan setiap sumber yang ada, pasukan itu serta-merta mengetahui tentangnya dan mengikut arahan selanjutnya. Ciri carta Gantt ini amat berguna untuk pengurus kanan - menggunakannya, adalah lebih mudah untuk menyediakan laporan terperinci dan luas tentang status pelbagai projek.

Walau bagaimanapun, seperti kaedah perancangan lain, carta Gantt mempunyai kelemahannya. Salah satunya ialah pergantungan tugas. Selalunya, dalam proses membentangkan projek, pengurus perlu menunjukkan tugas mana yang berkaitan antara satu sama lain. Tetapi, malangnya, format carta itu sendiri tidak membenarkan ini. Untuk mengatasi had ini, pengurus menggunakan pelbagai helah: contohnya, mereka menambah garis menegak khas pada carta yang menunjukkan kebergantungan utama. Walau bagaimanapun, ini hanyalah penyelesaian sementara, tidak dapat menyampaikan maklumat sepenuhnya.

Satu lagi kelemahan carta Gantt ialah ketidakfleksibelannya. Pada masa kini, projek tidak statik - mereka sentiasa mengalami beberapa perubahan, pergeseran, yang mustahil untuk diambil kira dalam rajah. Sebelum mula membina graf, pengurus perlu mengira segala-galanya kepada butiran terkecil, kerana dengan sedikit perubahan dalam anggaran, keseluruhan rajah mesti dilukis semula dari awal. Dan itu belum lagi menunjukkan bahawa dapat menggambarkan beberapa cara perancangan yang berbeza pada satu masajuga tiada.

Tidak kira mengapa anda memerlukan carta Gantt, program (walaupun yang paling "maju") tidak akan dapat memaparkan kepentingan dan intensiti sumber karya tertentu, intipatinya. Oleh itu, ia jarang digunakan untuk projek berskala besar terutamanya.

Walau bagaimanapun, adalah mustahil untuk menafikan bahawa kaedah ini sangat biasa dalam amalan pengurusan projek - selama lebih satu abad penggunaannya, orang ramai telah berpeluang untuk mengesahkan kecekapan dan kecekapan tingginya.