Contoh huraian kerja biasa untuk seorang arkivis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Jawatan pekerja arkib dipanggil arkivis. Tugas utama pakar dalam bidang ini adalah untuk menubuhkan kerja arkib itu sendiri dan peredaran dokumentasi di dalamnya. Profesional sedemikian diperlukan di mana-mana terdapat pusing ganti besar kertas rasmi, terutamanya dalam organisasi yang berkaitan dengan insurans, kewangan, dan khususnya dalam perusahaan negeri. Dokumen utama yang perlu dirujuk oleh pekerja baharu ialah perihalan kerja arkivis.

Peruntukan am

Hanya ketua perusahaan boleh menerima atau menolak seorang arkivis. Dan pertama sekali, dia mesti merujuk kepada perundangan semasa negara. Arahan mesti menunjukkan orang yang merupakan penyelia langsung pakar yang memegang jawatan ini.

Untuk bekerja sebagai arkivis, seseorang mesti menerima pendidikan profesional awal, dan kemudian dia boleh diterima untuk jawatan walaupun tanpa pengalaman dalam bidang ini. Ada pilihan ituseseorang yang mempunyai pendidikan menengah atau am akan mendapat pekerjaan, tetapi kemudian dia mesti menerima latihan khas ke arah ini. Pengalaman tidak diperlukan untuk jawatan ini.

Apa yang anda perlu tahu

Perihalan kerja arkivis perusahaan menunjukkan bahawa pekerja mesti mempunyai pengetahuan tertentu: dia bertanggungjawab untuk mengkaji peraturan, arahan dan keseluruhan senarai dokumen undang-undang yang berkaitan dengan pengurusan arkib dalam organisasi ini. Di samping itu, dia mesti tahu cara menyimpan, menggunakan dokumen, serta mengikut piawaian yang diterima dan diserahkan. Pengetahuannya harus merangkumi sistem kerja pejabat yang bersatu. Di samping itu, dia mesti memahami bagaimana huraian dokumen yang dipelihara disusun, yang mana antara mereka perlu disimpan secara kekal, dan yang mana hanya sementara, dan juga membuat tindakan mengenai pemusnahannya.

Penerangan kerja pembantu arkivis membayangkan bahawa dia mesti tahu cara fail difailkan, mengikut peraturan yang disediakan untuk kegunaan dan pemeliharaan seterusnya, cara rekod disimpan dan laporan disediakan di perusahaan. Orang ini mesti memahami struktur syarikat tempat dia bekerja, serta peraturan penggunaan peralatan dan semua cara teknikal yang diperlukan untuk menjalankan kerja dalam arkib. Selain itu, dia mesti mengetahui semua peraturan dan undang-undang dalaman organisasi, termasuk perlindungan buruh, keselamatan kebakaran, rutin dan sebagainya.

Tanggungjawab

Penerangan kerja seorang arkivis institusi belanjawanmenganggap bahawa dia mesti melaksanakan fungsi tertentu: pelaksanaan kerja yang berkaitan dengan perniagaan arkib, pemeliharaan dokumentasi yang memasuki arkib, pendaftaran dokumen masuk, pembangunan tatanama dan pengesahan ketepatan kes pemfailan sebelum diserahkan ke arkib. Jika terdapat keperluan sedemikian, maka dia menyulitkan unit storan, mengatur penempatan kes dan memasukkannya ke dalam daftar.

Perihalan kerja arkivis institusi perubatan mencadangkan bahawa dia mesti menyediakan huraian ringkasan dokumentasi yang disimpan, mengedarkannya kepada unit sementara dan kekal. Ia mesti menyimpan rekod dan segera memusnahkan dokumen yang telah tamat tempoh, dan membangunkan sistem yang membolehkan anda mencari dokumen yang dikehendaki dengan cepat dan mudah.

Fungsi lain

Selain itu, tugas rasminya memerlukan kehadirannya semasa peperiksaan untuk nilai dokumen untuk sains dan bukan sahaja. Dia mesti memastikan bahawa dokumen kekal utuh, jika perlu, menjalankan kerja pemulihan dengan mereka. Pakar ini juga memastikan bahawa arkib mempunyai semua syarat yang diperlukan untuk penyimpanan biasa dokumen.

Arkivis mesti memantau pelaksanaan peraturan perlindungan kebakaran, serta menggunakan cara teknikal moden untuk bekerja dengan dokumen. Dia bertanggungjawab atas permintaan pekerja dan pelawat organisasimengeluarkan salinan atau asal dokumentasi arkib, sediakan sijil menggunakan maklumat yang tersedia dalam arkib dan sediakan laporan tentang kerja mereka.

Hak

Penerangan kerja seorang arkivis perubatan menunjukkan bahawa dia mempunyai hak tertentu. Dia boleh meminta dan menerima dokumen yang berkaitan dengan aktiviti kerjanya. Jika perlu, dia boleh bekerjasama dengan pakar dari jabatan lain perusahaan atau dari organisasi lain, jika ini akan membantunya dalam menyelesaikan isu kompetennya. Jika terdapat keperluan sedemikian, dia boleh mewakili kepentingan syarikatnya dalam organisasi lain mengenai sebarang isu yang berkaitan secara langsung dengan kerja arkib.

Tanggungjawab

Keterangan kerja seorang arkivis menganggap bahawa dia bertanggungjawab atas kegagalan memenuhi tugasnya dan kerja yang tidak berkualiti, kerana memberikan maklumat palsu atau menyimpang tentang tugas yang dilakukan, kerana enggan memenuhi arahan daripada pihak atasannya.

Selain itu, beliau bertanggungjawab terhadap situasi di mana kesalahan, pelanggaran keselamatan atau tindakan lain yang mengancam operasi biasa perusahaan dikenal pasti, dan pekerja tidak melaporkannya dan tidak mengambil sebarang langkah untuk menghapuskan masalah tersebut. Arkivis bertanggungjawab melanggar norma disiplin buruh.

Syarat kerja

Penerangan kerja seorang arkivis mencadangkan bahawa pengurusan organisasi harus menentukan jam kerjanya mengikut tenaga kerjaperundangan. Sekiranya perlu, syarikat mesti menyediakannya dengan tempat kerja yang mengambil kira semua norma dan piawaian, serta segala yang diperlukan untuk perjalanan perniagaan, termasuk yang tempatan. Dia juga mempunyai hak untuk menandatangani dokumen dalam kecekapannya.

Kesimpulan

Dokumen utama yang harus dipercayai oleh pakar untuk jawatan ini ialah perihalan kerja seorang arkivis. Tidak kira di organisasi mana dia bekerja, hak, tanggungjawab, fungsi dan pengetahuan boleh dikatakan sama dan mungkin berbeza-beza bergantung pada keperluan perusahaan tertentu dan tugas yang diberikan oleh kakitangan pengurusan kepada pekerja mereka.

Kerja sedemikian memerlukan perhatian, ketekunan, pengetahuan tentang peraturan untuk keselamatan kertas penting, pengetahuan menilai nilai dokumen tertentu, serta keupayaan untuk mensistematikkan, mencari dan menyulitkan dokumen dengan cepat. Juga faktor penting ialah bekerja dengan orang ramai, kerana profesion arkivis melibatkan pengeluaran dan penerimaan pelbagai dokumentasi, memeriksa ketepatan penyusunan dan keasliannya. Hanya orang yang prihatin yang bersedia untuk bekerja dengan sejumlah besar maklumat dan mewakili kepentingan syarikat dalam organisasi lain akan dapat melaksanakan tugas buruh dengan betul dan boleh dipercayai dalam jawatan ini.