Jenis dan fungsi kawalan pengurusan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Proses pengurusan terdiri daripada lima fungsi: merancang, mengatur, kakitangan, mengarah dan mengawal. Oleh itu, kawalan adalah sebahagian daripada proses kawalan.

Kawalan ialah fungsi objektif utama pengurusan dalam organisasi: proses membandingkan prestasi sebenar dengan piawaian syarikat yang ditetapkan. Setiap pengurus mesti memantau dan menilai aktiviti pekerja bawahannya. Kawalan pengurusan membantu mengambil tindakan pembetulan di pihak pengurus tepat pada masanya untuk mengelakkan keadaan yang tidak diduga atau kerugian kewangan bagi syarikat.

Proses kawalan asas merangkumi tiga langkah:

• Menetapkan standard.
• Mengukur prestasi mengikut piawaian ini.
• Pembetulan sisihan daripada piawaian dan pelan.

Sebagai sebahagian daripada rancangan strategik keseluruhan organisasi, pemimpin menetapkan matlamatunit dalam istilah operasi yang khusus, tepat dan termasuk perancangan untuk prestasi berbanding keputusan sebenar.

Standard yang dibandingkan dengan prestasi sebenar boleh diperoleh daripada pengalaman, statistik dan penanda aras (berdasarkan amalan terbaik industri). Setakat yang mungkin, piawaian dibangunkan secara dua hala dan bukannya pengurusan atasan yang membuat keputusan secara unilateral berdasarkan matlamat organisasi.

Mengapa kawalan pengurusan diperlukan?

Jika kakitangan sentiasa melakukan yang terbaik untuk organisasi, tiada keperluan untuk kawalan dan pengurusan. Tetapi adalah jelas bahawa orang kadangkala tidak dapat atau tidak mahu bertindak demi kepentingan organisasi yang terbaik dan satu set kawalan mesti disediakan untuk mencegah tingkah laku yang tidak diingini dan menggalakkan tindakan yang diingini.

Walaupun pekerja dilengkapi dengan betul untuk melakukan tugas mereka dengan baik, ada yang memilih untuk tidak melakukannya kerana matlamat individu dan matlamat organisasi mungkin tidak sama. Dengan kata lain, tiada penjajaran matlamat. Dalam kes sedemikian, langkah perlu diambil untuk meningkatkan motivasi dan produktiviti pekerja.

Organisasi yang berkesan ialah organisasi yang pengurus memahami cara mengurus dan mengawal. Tujuan kawalan sebagai konsep dan proses adalah untuk membantu memotivasi dan membimbing pekerja dalam peranan yang diberikan kepada mereka. Kefahamansistem kawalan proses dan pengurusan adalah penting untuk keberkesanan jangka panjang sesebuah organisasi.

Tanpa sistem kawalan yang mencukupi, kekeliruan dan huru-hara boleh melanda sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun, jika sistem kawalan menyekat organisasi, ia mungkin mengalami kekurangan inovasi keusahawanan.

Kawalan yang tidak mencukupi ke atas pelaksanaan keputusan pengurusan boleh menyebabkan penurunan dalam produktiviti atau peningkatan dalam risiko keputusan kewangan yang lemah sekurang-kurangnya. Secara melampau, jika prestasi tidak dipantau, kegagalan organisasi boleh berlaku.

Ciri sistem pengurusan yang berkesan

Sistem pengurusan perniagaan yang berkesan ialah satu set proses dan alatan pengurusan bersepadu yang membantu menyelaraskan strategi syarikat dan matlamat tahunan dengan aktiviti harian, memantau prestasi dan memulakan tindakan pembetulan.

Sistem kawalan pengurusan ialah proses berterusan untuk meningkatkan prestasi dengan menetapkan matlamat individu dan kolektif yang sejajar dengan matlamat strategik organisasi, merancang prestasi untuk mencapai matlamat tersebut, menyemak dan menilai kemajuan, dan membangunkan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan orang ramai.. Sistem kawalan harus menumpukan pada hasil.

Sistem pengurusan yang berkesan mempunyai ciri berikut:

1. Membantu mencapai matlamat organisasi.
2. Memudahkan penggunaan sumber secara optimum.
3. Meningkat secara keseluruhanprestasi organisasi.
4. Memotivasikan dan meningkatkan semangat pekerja.
5. Kawalan juga mewujudkan disiplin dan ketertiban.
6. Metrik prestasi yang ditakrifkan dengan jelas dan boleh difahami.
7. Memastikan perancangan masa depan dengan menyemak semula standard.
8. Matlamat strategik digunakan untuk semua peringkat organisasi.
9. Kawalan berkesan meminimumkan ralat.
10. Mengukuhkan pengurusan dan penglibatan pekerja.
11. Mencapai matlamat keutamaan dengan lebih cepat.

Proses kawalan pengurusan mengawal selia aktiviti syarikat dengan cara yang prestasi sebenar sepadan dengan rancangan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Sistem kawalan yang berkesan membolehkan pengurus mengelakkan keadaan yang membawa kerugian kepada syarikat.

18 fungsi kawalan pengurusan

Kawalan pengurusan ialah sebarang proses, alat atau sistem yang disediakan untuk membolehkan pengurusan mengawal selia aktiviti syarikat mengikut objektifnya.

Kawalan dijalankan di peringkat bawahan, pertengahan dan atasan pengurusan. Pada setiap peringkat, kawalan akan berbeza: pengurusan atasan akan terlibat dalam kawalan strategik, pengurusan pertengahan dalam kawalan taktikal dan peringkat bawah dalam kawalan operasi.

Berikut ialah fungsi kawalan keputusan pengurusan:

1. Strategi perancangan. Proses mewujudkan pelan tindakan untuk mencapai matlamat.
2. Kawalankeperluan. Dokumentasi rasmi rancangan sebagai keperluan dan pengurusan perubahan kepada rancangan tersebut mengikut keperluan.
3. Kawalan kewangan. Pemantauan dan perakaunan belanjawan syarikat.
4. Pengurusan prestasi. Proses menyetujui satu set matlamat dengan pekerja dan menilai prestasi mereka terhadap matlamat tersebut.
5. Kawalan kerja. Pantau pekerja untuk meningkatkan produktiviti, kecekapan dan kualiti kerja.
6. Program dan pengurusan projek. Melaksanakan perubahan.
7. Kawalan risiko. Proses berulang untuk mengenal pasti, menganalisis dan menghapuskan risiko.
8. Kawalan keselamatan. Pengenalpastian dan penghapusan ancaman keselamatan, dan pelaksanaan cara untuk mengurangkan pelbagai risiko.
9. Kawalan pematuhan. Pelaksanaan proses, prosedur, sistem, audit, pengukuran dan laporan mengikut undang-undang, peraturan, standard dan dasar dalaman organisasi.
10. Metrik dan pelaporan. Pengiraan dan komunikasi ukuran bermakna prestasi organisasi.
11. Penanda aras. Proses berulang penanda aras hasil terhadap industri syarikat, pesaing atau amalan terbaik semasa.
12. Peningkatan berterusan. Proses mengukur prestasi, menambah baiknya dan mengukurnya semula.
13. Kawalan kualiti. Memastikan produk keluaran memenuhi spesifikasi. Contohnya, melaksanakan proses ujian produk pada barisan pengeluaran.
14. Jaminan kualiti. Jaminan kualiti ialah proses mencegah kegagalan kualiti masa hadapan. Sebagai contoh, amalan menyiasat punca semua kegagalanuntuk mencari penambahbaikan pengeluaran.
15. Automasi. Tingkatkan produktiviti, kecekapan dan kualiti melalui automasi.
16. Pengurusan data. Amalan mengumpul maklumat yang mungkin berguna pada masa hadapan, serta analisis data.
17. Pengurusan saham. Pengurusan inventori dan perakaunan untuk mengelakkan kekurangan atau lebihan.
18. Pengurusan aset. Kawalan aset seperti kemudahan pembuatan, infrastruktur, mesin, perisian dan harta intelek.

Jenis kawalan dan cirinya

Organisasi memerlukan kawalan untuk menentukan sama ada rancangan mereka telah dicapai dan mengambil tindakan pembetulan jika perlu. Matlamat utama kawalan keputusan pengurusan:

1. Menyesuaikan diri dengan perubahan. Sistem kawalan boleh meramal, memantau dan bertindak balas terhadap perubahan keadaan persekitaran.
2. Meminimumkan ralat. Kawalan pengurusan dan perakaunan yang produktif akan mengehadkan bilangan ralat yang berlaku dalam aktiviti firma.
3. Meminimumkan kos dan memaksimumkan keuntungan. Jika organisasi kawalan pengurusan dilaksanakan dengan berkesan, ia boleh mengurangkan kos dan meningkatkan produktiviti.

Perniagaan memasang sistem kawalan di beberapa kawasan berbeza dan pada tahap pengurusan yang berbeza. Tanggungjawab untuk mengawal keputusan pengurusan adalah luas. Terdapat klasifikasi dan ciri yang berbeza bagi fungsi kawalan ini. Salah satu rupa yang paling biasa seperti ini:

1. Kawalan ke hadapan, juga dikenali sebagai kawalan ke hadapan, memfokuskan pada sumber yang diambil oleh organisasi daripada persekitarannya. Dia mengawal kualiti dan kuantiti sumber ini sebelum ia sampai ke organisasi.
2. Pemantauan memfokuskan pada mengekalkan piawaian kualiti dan kuantiti produk atau perkhidmatan dalam proses transformasi.
3. Kawalan akhir, juga dikenali sebagai kawalan maklum balas, memfokuskan pada keputusan organisasi selepas proses transformasi selesai. Walaupun kawalan akhir mungkin tidak berkesan seperti kawalan awal atau semasa, ia boleh memberikan pengurusan maklumat untuk perancangan masa hadapan.

Menurut klasifikasi lain, kawalan dibahagikan kepada dua kategori luas - kawalan kawal selia dan normatif, dan dalam kategori ini terdapat beberapa jenis. Jenis kawalan pengurusan ditunjukkan dalam jadual berikut.

Kawalan kawal selia	Kawalan kawal selia
Birokratik Kewangan Kualiti	Perintah Organisasi

Bahagian berikut menerangkan setiap jenis dan subjenis kawalan dalam aktiviti pengurusan.

Kawalan kawal selia

Kawalan kawal selia berpunca daripada prosedur operasi standard, mendorong kritikan terhadap jenis pelaksanaan kawalan pengurusan ini sebagai lapuk dan tidak produktif. Ia membayangkan kawalan yang lengkap dan menyeluruh ke atassemua bidang organisasi.

Memandangkan perniagaan menjadi lebih tangkas dalam beberapa tahun kebelakangan ini, hasil daripada penyempitan hierarki organisasi dan pengembangan sempadan, pengkritik menegaskan bahawa pengawasan kawal selia mungkin menghalang pencapaian matlamat. Kunci dari sudut pandangan mengawal organisasi keputusan pengurusan ialah pematuhan kawalan dengan matlamat organisasi.

Kawalan birokrasi

Kawalan birokrasi berpunca daripada garis kuasa yang bergantung pada kedudukan dalam hierarki organisasi. Lebih tinggi tahap subordinasi, lebih banyak orang itu akan mempunyai hak untuk menentukan dasarnya. Kawalan birokrasi telah mendapat rap yang teruk, dan memang wajar. Organisasi yang terlalu bergantung pada rantaian hubungan perintah menghalang fleksibiliti sekiranya berlaku situasi yang tidak dijangka. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa cara pengurus boleh menjadikan syarikat sebagai fleksibel dan responsif kepada kebimbangan pelanggan seperti mana-mana bentuk organisasi kawalan pengurusan yang lain.

Bagaimana untuk mengekalkan rantaian arahan sambil mengekalkan fleksibiliti dan responsif dalam sistem? Inilah persoalan yang mesti diselesaikan oleh kawalan birokrasi. Satu penyelesaian ialah prosedur operasi standard yang mewakilkan tanggungjawab ke bawah hierarki dalam syarikat.

Kawalan kewangan

Kawalan kewangan mengawal objektif kewangan utama yang mana pengurus bertanggungjawab. Sistem kawalan pengurusan sedemikian adalah biasa di kalangan firma yang dianjurkan sebagai unit perniagaan strategik berbilang (SBU). SBUialah produk, perkhidmatan atau barisan geografi yang mempunyai pengurus yang bertanggungjawab sepenuhnya untuk keuntungan dan kerugian. Mereka bertanggungjawab kepada pengurusan kanan untuk mencapai matlamat kewangan yang menyumbang kepada keuntungan keseluruhan perbadanan.

Kategori kawalan keputusan pengurusan ini mengenakan had ke atas perbelanjaan. Bagi pengurus, peningkatan dalam perbelanjaan mesti dibenarkan oleh peningkatan dalam pendapatan. Bagi ketua jabatan, mengekalkan belanjawan biasanya merupakan salah satu petunjuk prestasi utama.

Jadi peranan kawalan kewangan adalah untuk meningkatkan keuntungan keseluruhan serta memastikan kos berpatutan. Untuk menentukan kos yang diperlukan, sesetengah firma akan membandingkan keputusan firma lain dalam industri yang sama dan kemudian melakukan analisis kawalan pengurusan. Penanda aras ini menyediakan data untuk menentukan sama ada kos selaras dengan purata industri.

Kawalan kualiti

Kawalan kualiti menerangkan tahap variasi dalam proses atau produk yang dianggap boleh diterima. Bagi sesetengah syarikat, piawaian adalah ketiadaan kecacatan, iaitu ketiadaan sebarang perubahan. Dalam kes lain, sisihan yang tidak ketara secara statistik boleh diterima.

Kawalan kualiti mempengaruhi hasil akhir produk atau perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan. Apabila perniagaan secara konsisten mengekalkan kualiti yang sangat baik, pelanggan boleh bergantung pada atribut produk atau perkhidmatan firma, tetapi ia jugamewujudkan dilema yang menarik. Kawalan kualiti yang berlebihan terhadap produk sedia ada boleh mengurangkan tindak balas terhadap keperluan pelanggan yang unik.

Kawalan kawal selia

Daripada bergantung pada dasar dan prosedur standard organisasi, seperti dalam jenis kawalan sebelumnya, kawalan kawal selia mengawal tingkah laku pekerja dan pengurus melalui corak tingkah laku yang diterima umum.

Kawalan normatif menentukan sejauh mana jenis tingkah laku tertentu betul dan satu lagi kurang. Sebagai contoh, tuksedo mungkin pakaian yang boleh diterima untuk majlis anugerah untuk ahli perniagaan Amerika, tetapi sama sekali tidak sesuai pada majlis anugerah untuk Scotland, di mana kilt formal lebih sesuai dengan adat resam tempatan. Walau bagaimanapun, tiada kod berpakaian bertulis diterima pakai.

Oleh itu, perbezaan antara sistem pengawalseliaan dan normatif kawalan keputusan pengurusan adalah formaliti. Kawalan kawal selia ialah sistem tadbir urus tidak formal, berbanding kawalan kawal selia.

Kawalan arahan

Organisasi kawalan ke atas keputusan pengurusan ini telah menjadi perkara biasa di banyak syarikat. Norma pasukan ialah peraturan tidak formal yang menyedarkan ahli pasukan tentang tanggungjawab mereka terhadap rakan sekerja mereka.

Walaupun tugas pasukan biasanya didokumenkan secara rasmi, cara peserta dalam proses berinteraksi biasanya dibangunkan dari semasa ke semasa semasa pasukan melalui fasa pertumbuhan. Malah kepimpinan juga dipersetujui secara tidak rasmi: kadangkalapemimpin yang dilantik mungkin mempunyai pengaruh yang kurang berbanding pemimpin tidak formal. Jika, sebagai contoh, ketua pendapat mempunyai lebih banyak pengalaman daripada ketua pasukan rasmi, ahli pasukan mungkin akan berpaling kepada ketua pendapat untuk mendapatkan bimbingan yang memerlukan kemahiran atau pengetahuan khusus.

Norma pasukan cenderung berkembang secara beransur-ansur, tetapi apabila terbentuk boleh memberi kesan yang kuat pada tingkah laku syarikat.

Kawalan organisasi

Norma berdasarkan budaya organisasi juga merupakan sejenis kawalan normatif. Budaya organisasi merangkumi nilai, kepercayaan dan ritual bersama organisasi tertentu. Oleh itu, jenis kawalan ini terletak pada penjajaran norma dan matlamat yang betul.

Sistem tadbir urus formal dan tidak formal

Telah disebut sebelum ini bahawa kawalan kawal selia dan semua subspesiesnya tergolong dalam sistem kawalan formal, manakala kawalan normatif adalah milik sistem tidak formal. Jadual di bawah menerangkan perbezaan antara dua sistem kawalan.

Sistem pengurusan formal	Sistem tadbir urus tidak formal
Organisasi mempunyai prosedur, peraturan dan garis panduan yang jelas untuk menerangkan pelbagai keperluan pengurusan Mereka memotivasikan pihak pengurusan, serta kakitangan bawahan, untuk menyelesaikan tugasan yang diberikan sedemikian rupa untuk mencapai matlamat operasi dalam jangka masa yang optimum Digunakan untuk menyelaraskan tingkah laku orang atasan dan orang bawahan	Organisasi ini dicirikan olehproses tidak formal dan tidak bertulis untuk pengawasan pengurusan Mereka bertujuan untuk memberikan motivasi yang lebih tinggi di kalangan pekerja dan memastikan pelaksanaan matlamat dan strategi organisasi yang betul Sistem tadbir urus tidak formal juga meningkatkan penjajaran matlamat
Contoh sistem formal ialah peraturan dan garis panduan yang digunakan oleh Sumber Manusia untuk fungsi seperti pengambilan dan pembangunan kakitangan.	Contoh sistem kawalan tidak formal ialah kesetiaan kepada organisasi dan menghormati budaya organisasi sebagai gaya tingkah laku pekerja.

Kategori luas pengawasan kawal selia dan pengawalseliaan terdapat dalam hampir semua organisasi, tetapi penekanan relatif bagi setiap jenis berbeza-beza. Dalam kategori kawal selia adalah birokrasi, kewangan dan kawalan kualiti. Kategori normatif termasuk perintah dan norma organisasi. Kedua-dua kategori norma boleh berkesan. Tugas pengurusan adalah untuk membawa tingkah laku pekerja selaras dengan matlamat organisasi.

Oleh itu, kawalan pengurusan yang berkesan boleh dicapai dalam beberapa cara yang berbeza. Sistem kawalan direka bentuk untuk mengumpul data dan menggunakan maklumat ini untuk membantu organisasi mencapai matlamatnya. Sistem ini memberi tumpuan kepada keberkesanan pelbagai elemen organisasi, daripadaaktiviti manusia kepada hasil kewangan.

Sistem pemantauan yang mantap boleh membawa manfaat sebenar kepada syarikat - menunjukkan masalah, merancang strategi baharu dan memastikan penyelarasan yang lebih baik antara jabatan dan bahagian yang berbeza.