Fungsi utama kawalan dalam pengurusan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Setiap pemimpin melaksanakan fungsi asas pengurusan: perancangan, organisasi, motivasi, kawalan. Empat elemen fungsi kawalan: menentukan penunjuk dan kaedah untuk mengukur keputusan, mengukur keputusan, menentukan sama ada keputusan berada di landasan yang betul dan tindakan pembetulan.

Semua fungsi pengurusan: perancangan, organisasi, motivasi, kawalan saling berkait rapat. Mereka adalah sama penting untuk pengurusan yang berkesan. Mereka tidak boleh dibahagikan kepada major dan minor. Pada masa yang sama, fungsi pengurusan: organisasi, motivasi dan kawalan adalah berdasarkan perancangan yang bernas dan berkesan.

• Perancangan ialah fungsi asas yang utama. Berdasarkan matlamat strategik, rancangan dibina untuk mencapainya, menyediakan peruntukan sumber tertentu dan menghubungkan peruntukan ini dalam masa. Perancangan mendokumenkan peruntukan sumber dan menyatukan usaha jabatan dan pekerja individu untuk mencapai matlamat bersama. Untuk ini, ia dijalankanpenguraian matlamat bersama kepada matlamat peribadi. Adalah penting untuk menyediakan perancangan dan kawalan organisasi. Fungsi pengurusan, sebagai tambahan kepada penetapan matlamat, juga menyediakan penyusunan senarai kerja yang mesti dilakukan dalam urutan tertentu untuk mencapai matlamat. Pada masa yang sama, setiap kerja terikat pada masa permulaan dan penghujungnya, sumber yang diberikan kepadanya dan seterusnya (atau sebelumnya) berfungsi dalam masa.
• Organisasi, sebagai fungsi pengurusan, adalah untuk mewujudkan struktur yang membolehkan elemen individu sistem bekerja bersama mengikut peraturan yang diberikan dan secara rasional membelanjakan sumber yang diperuntukkan untuk mencapai matlamat. Struktur organisasi diterangkan oleh beberapa peraturan rasmi - peraturan, peraturan, arahan.
• Motivasi, sebagai fungsi pengurusan, adalah untuk menggalakkan pekerja di semua peringkat untuk bekerjasama secara berkesan untuk mencapai matlamat mereka. Ini adalah fungsi tadbir urus yang paling humanistik dan paling tidak formal.
• Kawalan, sebagai satu fungsi, proses pengurusan terdiri daripada perakaunan kuantitatif dan kualitatif hasil kerja, ini adalah proses yang memastikan organisasi mencapai matlamatnya

Penugasan kawalan

Kawalan ialah fungsi utama pengurusan. Ia adalah untuk:

• Mengurangkan ketidakpastian proses pengeluaran dan proses pengurusan.
• Ramalan dan pencegahan kegagalan.
• Sokong tindakan yang berjaya.

Kawalan tidak dapat difikirkan tanpa pengukuran. Untuk memahami apakerja berjalan mengikut perancangan, adalah perlu untuk membandingkan penunjuk kuantitatif yang dicapai pada masa kawalan dengan beberapa petunjuk yang dirancang sebelum ini.

Kawalan proses ialah sistem yang membolehkan anda merancang, mengukur, mengenal pasti penyelewengan dan membetulkan sebarang aktiviti perniagaan, seperti pengeluaran, pembungkusan, penghantaran kepada pengguna dan banyak lagi.

Fungsi kawalan dalam pengurusan ialah bahagian penting dalam proses pengurusan.

Jika tiada fungsi kawalan, sebarang kawalan kehilangan maknanya. Anda tidak akan tahu sama ada apa yang dirancang telah dilakukan dan secara amnya, jika sesuatu sedang dilakukan.

Tanpa fungsi kawalan, adalah mustahil untuk menguruskan kakitangan.

Proses pengurusan ialah proses berfungsi untuk kawalan organisasi, ia harus berkembang daripada matlamat dan pelan strategik organisasi

Empat elemen fungsi kawalan

Terdapat empat langkah utama dalam fungsi kawalan pengurusan:

1. Tentukan penunjuk dan cara mengukur keputusan.
2. Ukur hasil.
3. Tentukan sama ada keputusan adalah seperti yang dirancang.
4. Gunakan tindakan pembetulan.

"Kawalan" bermaksud senarai yang disimpan dalam pendua (Contrôle Perancis, daripada contrerôle -, daripada Latin contra - melawan dan rotulus - tatal).

Menetapkan sasaran dan kaedah untuk mengukur hasil

Ia adalah perlu untuk membentuk satu set penunjuk yang penting untuk proses terkawal dan menentukan nilai yang dirancang untuk setiap satu pada titik masa tertentu. Apabila pada masa ini sebenarnyaAkibatnya, pengurus menerima isyarat tentang keadaan dan oleh itu mereka tidak perlu menyemak setiap langkah pelaksanaan rancangan.

Penunjuk hendaklah dinyatakan dengan jelas, boleh diukur dan bahan untuk dipantau. Dalam kilang pembuatan, metrik mungkin termasuk jualan dan output, kecekapan buruh, prestasi keselamatan dan banyak lagi.

Dalam penyampaian perkhidmatan, sebaliknya, metrik hendaklah termasuk, contohnya, bilangan pelanggan yang perlu menunggu dalam barisan di bank atau bilangan pelanggan baharu yang dibawa masuk hasil daripada kempen pengiklanan yang dikemas kini.

Mata ukuran pada garis masa juga tidak boleh dipilih secara rawak, tetapi harus dikaitkan dengan sangat penting, dari sudut proses terkawal, tempoh masa atau permulaan / akhir peringkat penting proses. Ia boleh jadi

• Awal atau akhir tempoh perancangan - syif, hari, minggu atau bulan.
• Permulaan atau akhir peringkat penting: penyiapan pra-pengeluaran, permulaan pemasangan akhir produk, penghantaran produk kepada pelanggan.
• Keluaran produk baharu atau pencapaian volum perkhidmatan yang dirancang.

Fungsi perancangan dan kawalan dalam pengurusan adalah sangat berkait rapat dan tidak masuk akal satu tanpa yang lain. Tiada satu pun rancangan terkawal bertukar menjadi sekeping kertas kosong. Fungsi pengurusan motivasi dan kawalan juga berkaitan.

Mengukur hasil

Mengukur hasil di titik kawalan dan membandingkannya dengan yang dirancangpenunjuk hendaklah dijalankan secara proaktif supaya penyelewengan dapat dikesan seawal mungkin atau pun diramalkan sebelum ia berlaku, sekali gus mengelakkan atau meminimumkan tindakan pembetulan.

Jika pusat pemeriksaan dirancang dengan betul dan alat tersedia untuk menentukan dengan tepat apa yang dilakukan oleh pekerja bawahan, menilai prestasi semasa dan jangkaan akan menjadi tepat dan mudah.

Namun, terdapat banyak aktiviti yang sukar untuk menentukan titik kawalan yang tepat, terdapat juga banyak aktiviti yang sukar diukur.

Agak mudah, sebagai contoh, untuk menetapkan masa standard untuk pengeluaran produk besar-besaran dan sama mudahnya untuk mengukur nilai sebenar untuk penunjuk ini

Situasi lebih rumit dengan jenis kerja yang jauh daripada teknologi. Contohnya, bukan mudah untuk memantau kerja pengurus perhubungan industri, kerana bukan mudah untuk membangunkan kad skor yang jelas.

Ketua pengurus jenis ini sering bergantung pada penunjuk yang tidak jelas seperti hubungan kesatuan sekerja, semangat dan kesetiaan orang bawahan, pusing ganti pekerja dan/atau pertikaian buruh. Dalam kes sedemikian, keputusan mengukur orang bawahan oleh pengurus juga tidak jelas.

Pematuhan keputusan dengan pelan

Ini adalah langkah mudah tetapi sangat penting dalam proses kawalan. Ia melibatkan membandingkan hasil yang diukur dengan sasaran yang telah ditetapkan. Pada peringkat ini, teknik perbandingan yang telah dibangunkan adalah amat penting. Dalam ituDokumen itu harus mentakrifkan dengan jelas apa yang diukur secara khusus, pada masa yang mana dan dalam keadaan apa. Ikuti teknik ini dengan ketat, jika tidak, hasil pengukuran dan perbandingan dengan pelan tidak boleh dipercayai.

Jika prestasi adalah seperti yang dirancang, pihak pengurusan mungkin percaya bahawa semuanya terkawal. Dalam kes ini, tidak perlu mengganggu perjalanan harian organisasi.

Tindakan pembetulan

Peringkat ini menjadi yang paling penting sekiranya penunjuk tidak mencapai yang dirancang dan analisis menunjukkan keperluan untuk tindakan pembetulan. Tindakan pembetulan sedemikian mungkin termasuk perubahan pada satu atau lebih aspek operasi harian organisasi.

Sebagai contoh, pengurus cawangan bank mesti memutuskan bahawa lebih ramai juruwang di dalam dewan perlu diduduki untuk memenuhi tempoh menunggu maksimum lima minit yang ditetapkan sebelum ini.

Atau pengurus kedai memutuskan untuk menghantar operator mesin lebih masa untuk memenuhi tarikh akhir penghantaran produk.

Pemantauan juga membantu untuk mengenal pasti sasaran yang ditetapkan dengan salah, dalam hal ini tindakan pembetulan adalah untuk membetulkan sasaran dan bukannya berjuang untuk menukar nilai yang diukur semasa.

Ketepatan masa tindakan pembetulan

Anda mesti sentiasa membangunkan cara yang membina untuk membawa penunjuk kepada nilai yang dirancang, jika tidak, anda perlu lambat menyedari bahawa kegagalan telah berlaku. Lebih awal pepijat atau kegagalan dikenal pasti, lebih besar kemungkinan ia akan diperbaiki atau dikejar. Dan semakin sedikit masa, bahan dan sumber tenaga kerja akan dibelanjakan untuk pembetulannya.

Penyimpangan yang ditemui pada masa akan datang adalah mustahil untuk diperbetulkan. Dalam kes ini, organisasi mengalami kerugian kewangan dan reputasi yang besar, sehingga penamatan operasinya.

Berita buruk hari ini lebih baik daripada berita yang sama esok.

D. S. Chadwick

Hubungan fungsi kawalan

Fungsi pengurusan: motivasi dan kawalan berkait rapat antara satu sama lain. Untuk membina sistem motivasi yang berkesan untuk orang bawahan, pengurus memerlukan akses kepada keputusan kawalan yang tepat dan tepat pada masanya.

Kawalan boleh dijalankan untuk pematuhan:

• penunjuk yang dirancang;
• standard kualiti;
• dasar korporat;
• keperluan untuk keselamatan dan perlindungan buruh;
• keperluan mengawal organisasi negeri atau awam.

Kawalan juga boleh berkala dan sekali, berjadual dan kecemasan, persendirian dan sebagai sebahagian daripada audit am organisasi.

Kesimpulan

Fungsi utama kawalan dalam pengurusan adalah untuk memastikan pelaksanaan rancangan dan seterusnya mencapai matlamat organisasi. Ciri tambahan - sokongan untuk organisasi dan motivasi serta interaksi dengan mereka. Fungsi kawalan dalam pengurusan adalah yang paling penting. Titik kawalan tidakuntuk menangkap unit atau pekerja dalam ketidakpatuhan rancangan dan menghukum mereka. Intinya adalah untuk mengesan penyelewengan dari rancangan tepat pada masanya. Kemudian ada peluang untuk mempunyai masa untuk mengambil tindakan pembetulan. Organisasi proses kawalan yang bertimbang rasa adalah kunci kepada pelaksanaan pelan dan pencapaian matlamat yang tepat dan tepat pada masanya.