Cara menulis surat perniagaan: peraturan dan garis panduan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Atribut penting mana-mana perniagaan ialah surat-menyurat perniagaan. Pekerja setiap perusahaan berkomunikasi dengan rakan sekerja dan pelanggan, dengan pembekal dan pengguna. Secara umumnya, rutin harian mana-mana pejabat pastinya termasuk penyertaan dalam surat-menyurat.

Walaupun kebanyakan pekerja dalam perusahaan dan organisasi menghantar dan menerima banyak mesej setiap hari, tidak semua orang mematuhi norma dan peraturan yang ditetapkan semasa menciptanya. Ternyata menulis surat perniagaan dengan betul dan betul tidak begitu mudah. Terdapat beberapa keperluan dan corak yang digunakan di dunia dan berkaitan dengan aliran kerja. Ia termasuk peraturan untuk menulis surat perniagaan, serta perkara utama mengenai reka bentuk.

Apabila mengarang mesej kepada organisasi pihak ketiga atau hanya kepada rakan sekerja di jabatan jiran, anda harus mematuhi gaya yang ketat (kecuali surat-menyurat mesra, yang tidak adasekatan yang serupa). Jangan gunakan perkataan yang terlalu emosional walaupun untuk menggambarkan kepentingan transaksi atau keseronokan produk yang diuji. Surat perniagaan hendaklah jelas, ringkas dan dihalang dengan munasabah.

Mesej hendaklah bermula daripada penerima. Jika ia ditujukan untuk pekerja organisasi pihak ketiga, anda mesti menunjukkan namanya, kedudukan penerima, serta nama penuhnya. Sekiranya dokumen itu kekal dalam syarikat, nama keluarga dengan inisial adalah memadai (anda juga boleh menambah jawatan yang dipegang).

Surat perniagaan kepada organisasi luar hendaklah pada kepala surat syarikat (tidak kira sama ada ia dihantar secara elektronik atau di atas kertas). Jika tiada, anda hanya boleh menunjukkan butiran pengirim dalam "pengepala" dokumen.

Sebelum anda mula menyusun teks, anda perlu memikirkan strukturnya, mengenal pasti perkara utama dan matlamat penulisan. Ini akan menjadikan proses penulisan lebih mudah. Surat itu hendaklah diakhiri dengan tandatangan, yang menunjukkan bukan sahaja nama pengirim, tetapi juga jawatan, serta nama perusahaan yang diwakilinya.

Apabila menghantar tawaran kepada bakal pelanggan atau rakan kongsi, pada akhirnya, anda semestinya mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan berharap untuk kerja bersama selanjutnya.

Selain peraturan yang digunakan dalam surat-menyurat perniagaan, terdapat juga cadangan. Sebagai contoh, sebarang dokumen yang ditujukan kepada orang tertentu hendaklah bermula dengan perkataan "sayang" dengan nama penuh, danbukan inisial. Tidak perlu menggunakan singkatan dalam huruf, contohnya, tulis "uv." atau kurangkan kedudukan penerima, tempat kerjanya.

Aliran dokumen antarabangsa dianggap paling sukar, memandangkan setiap negeri mempunyai nuansa komunikasinya sendiri, dan bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dengan rakan kongsi asing tidak selalu jelas kepada penulis surat itu, jadi anda terpaksa menggunakan khidmat penterjemah. Sebelum menggunakan perkhidmatan pakar sedemikian, perlu dijelaskan sama ada dia tahu cara menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris, atau sama ada kita bercakap tentang terjemahan literal yang cetek. Jika aliran dokumen asing dirancang untuk sentiasa diselenggara, adalah lebih baik untuk mengambil pekerja yang bertutur dalam bahasa asing yang cukup untuk menulis surat perniagaan di atasnya.

Secara umumnya, pencapaian tugasan dalam banyak aspek bergantung pada cara dokumen disediakan dan cara ia direka bentuk. Oleh itu, jangan sekali-kali memandang rendah kepentingan etika perniagaan semasa berkomunikasi.