Pemegang kepentingan projek. Pengarang dan ketua projek

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Untuk bersaing dengan jayanya dalam pasaran hari ini dan berjaya dalam usaha mereka, banyak syarikat menggunakan kaedah projek. Ia membolehkan anda mendapatkan produk siap berkualiti tinggi dalam masa yang terhad. Untuk menjadikan proses ini berkesan, anda perlu mengetahui intipati, spesifikasi dan ciri pelaksanaannya.

Definisi konsep

Perkataan "projek" berasal daripada bahasa Inggeris. projek, dari lat. projectus "dilempar ke hadapan, menonjol" dan mempunyai beberapa makna bergantung pada kawasan di mana ia digunakan. Dalam pengurusan, ini adalah perusahaan terhad dalam masa, yang tujuannya adalah untuk mencipta produk, perkhidmatan atau hasil baharu yang unik. Pelaksanaan set aktiviti ini menyediakan penerimaan faedah untuk pihak berkepentingan utama projek (pelanggan, pelabur, pembekal). Bentuk kerja ini digunakan secara meluas oleh syarikat pembinaan, kejuruteraan, perisian perusahaan atau pemasaran, kumpulan orang tertentu dan syarikat yang berjaya menggunakan kaedah ini dalam aktiviti mereka.personaliti.

Ciri

Ia adalah projek, bukan satu set tugas yang perlu dilaksanakan, sekiranya aktiviti yang akan dijalankan mempunyai beberapa ciri iaitu:

• masa terhad (acara yang dibayangkan mempunyai tarikh mula dan tarikh penerimaan keputusan akhir, atau produk atau perkhidmatan tertentu dijangka sebagai hasilnya);
• keunikan ialah salah satu ciri membezakan utama pelaksanaannya, manakala ia boleh baharu hanya untuk penganjur atau peserta projek, dan bukan untuk semua pekerja;
• had dana dan sumber lain yang diperlukan untuk menjalankan proses ini (masa, wang, buruh, sokongan teknikal).

Dalam kehidupan orang biasa, projek boleh berpindah ke bandar lain, membeli rumah baru, mencari pekerjaan, memulakan perniagaan, dll., dalam perniagaan ia mencipta produk baru, mengembangkan pasaran, memulakan kempen pengiklanan baharu, mewujudkan kapasiti pengeluaran baharu. Kaedah inilah yang membolehkan anda membuat langkah baharu dalam aktiviti organisasi atau individu, jadi pihak berkepentingan projek menggunakannya apabila membangunkan sebarang inovasi.

Peserta utama dalam proses

Kategori ini termasuk orang (organisasi) yang mendapat manfaat secara langsung daripada pelaksanaan perusahaan yang dimaksudkan. Ini termasuk:

• Initiators - orang yang berpendapat tentang keperluan untuk projek. Mereka boleh menjadi pekerja dari mana-mana peringkat di dalam dan di luar syarikat.
• Penaja kebanyakannya adalah pekerja yang lebih tinggipautan syarikat yang menyelia perjalanannya dari sisi pelanggan. Mereka menyelia pelaksanaan set aktiviti ini dan menyediakan sumber pembiayaan projek, bahan dan jenis sokongan lain, serta mendapatkan faedah yang dirancang untuk organisasi. Penaja melantik pengurus yang akan mengetuai proses itu, menyediakan semua dana yang diperlukan kepadanya dan melaporkan kemajuan tindakan kepada pengurusan kanan (CEO, lembaga pengarah, dll.).
• Pengurus projek ialah pengurus yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan perusahaan yang diberikan. Tugasnya ialah: mengawal pencapaian keputusan akhir tepat pada masanya, menjimatkan tahap had sumber yang disediakan dan kualiti tinggi produk atau perkhidmatan akhir. Dia berurusan dengan projek itu setiap hari, menguruskan tindakan pasukan, mengawal pemenuhan keperluan yang ditetapkan, mengambil kira dan bersetuju dengan kehendak semua pihak yang berminat, dan, jika perlu, menerima bantuan daripada pentadbir atau a pasukan pakar dibuat buat sementara waktu untuk menyelesaikan tugasan.

Peserta projek ini akhirnya menjadi pemilik produk akhir (hasil), oleh itu, mereka menentukan keperluan mereka untuk projek itu, membiayainya dengan melabur dana mereka sendiri atau luar, dan juga membuat kontrak dengan kontraktor yang diperlukan untuk yang dirancang aktiviti.

Realisasi rancangan

Ahli pasukan rancangan ialah individu atau entiti yang mengambil bahagian dalam perusahaan, atau pihak yangyang minatnya mungkin terjejas oleh pencapaian matlamat.

Mengikut tahap penglibatan dalam jenis aktiviti ini, terdapat tiga kumpulan utama orang yang berfikiran sama:

• Pasukan utama ialah pekerja (organisasi) yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan rancangan.
• Pasukan lanjutan - profesional yang secara tidak langsung memberikan bantuan profesional.
• Pemegang kepentingan projek (dalaman dan luaran) - organisasi atau pekerja yang mempengaruhi wakil kumpulan pertama dan kedua, sementara tidak terlibat dalam interaksi langsung dengan peserta langsung. Mereka membuat pelarasan sendiri pada perjalanan proses atau secara langsung merasakan kesan pelaksanaan rancangan itu ke atas aktiviti mereka.

Mungkin peserta dalam perusahaan

Kadangkala individu atau organisasi luar terlibat untuk menjayakan set acara ini. Iaitu:

• Pelabur ialah orang yang melabur dalam projek, contohnya, dalam bentuk pinjaman. Kadangkala pelabur adalah pelanggan, sebaliknya mereka adalah bank, dana dan syarikat besar lain.
• Kontraktor - pihak yang memikul kewajipan melaksanakan kerja mengikut perjanjian (kontrak). Ia boleh menjadi sebahagian daripada tugasan, atau keseluruhan projek. Peruntukkan kontraktor utama dan subkontraktor, yang menjalin hubungan kontrak dengannya dan menyediakan sebahagian daripada perkhidmatan yang dipersetujui.
• Pembekal - pihak berkepentingan projek, menyediakan pelanggan dengan bahan yang diperlukan, peralatan teknikal, dsb.
• Badan kerajaan - alat pentadbiran penempatan,yang memantau pelaksanaan keperluan sosial, alam sekitar, komuniti dan kerajaan.
• Pengguna - orang yang membeli produk siap atau menggunakan hasil akhir yang menentukan keinginan untuk produk atau perkhidmatan dan menyediakan permintaan untuk mereka.

Kemungkinan penyertaan pihak ini dalam projek bergantung pada jenis, jenis, skala dan tahap kerumitannya. Kerja seorang pengurus semestinya meliputi semua pihak yang berminat dan menyediakan penyelarasan keperluan mereka.

Siapakah yang menyelia proses tersebut?

Pengarang projek adalah, sebagai peraturan, pakar (arkitek, pereka bentuk, pembina), dan pengurus memastikan pelaksanaan perusahaan yang dirancang. Ini adalah pekerja peringkat pengurusan, ketua jabatan. Tanggungjawabnya termasuk memantau pelaksanaan pelan tepat pada masanya, penggunaan sumber yang ada dan kualiti produk akhir.

Keutamaan ialah aspek pertama, kerana ia membolehkan anda mengelakkan lebihan kos dan masalah dalam perjalanan kerja. Oleh itu, apabila menguruskan projek, tumpuan sentiasa pada jadual perusahaan.

Fungsi Pengurus Projek

Keberkesanan pengurusan perusahaan secara langsung bergantung pada pengagihan kuasa yang betul antara pemain mudah, ahli pasukan utama dan pengurus. Kuasa dan tanggungjawab fungsian untuk yang kedua ditentukan sama ada oleh pelanggan atau piagam projek (jika ia dijalankan dalam syarikat).

KTanggungjawab utama pengurus termasuk:

• Atur struktur konsep dan bentuk pasukan pengurusan perusahaan.
• Cari dana dan sumber yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
• Analisis kesan pihak berkepentingan projek terhadap kemajuan proses.
• Melatih kakitangan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan, motivasi mereka.
• Membentuk terma rujukan dan tanggungjawab untuk semua peserta, menentukan tahap tanggungjawab pasukan pengurusan projek.
• Membangunkan rancangan dan jadual perniagaan, mengira belanjawan dan belanjawan, menganalisis kemungkinan risiko dan mencari cara untuk menghapuskannya.
• Memantau pelaksanaan semua jenis kerja mengikut rancangan.
• Menandatangani kontrak untuk pelaksanaan tugas, memantau pelaksanaannya dan penutupan tepat pada masanya.
• Mewujudkan komunikasi antara pasukan pengurusan dan peserta projek lain.
• Penerimaan bahan pelaporan dan analisisnya.
• Komunikasi dengan pelanggan untuk memberikan semua maklumat yang menarik minatnya, serta mendapatkan maklumat tentang kehendak atau keperluan untuk keputusan akhir.
• Memantau kerja semua peserta projek dan penutupannya tepat pada masanya.

Julat tugas fungsional pengurus agak besar, dan hanya dengan pengetahuan khusus dan penyusunan aktiviti yang teliti, dia dapat memastikan kejayaan perusahaan.

Masyarakat penghibur

Untuk melaksanakan projek, pengurus mencipta 2kumpulan pekerja: pasukan projek dan pautan pengurusan. Hasil akhirnya bergantung pada kualiti kerja yang dilakukan oleh kedua-dua struktur organisasi ini.

Pasukan projek - ini ialah pakar dan/atau organisasi yang melaksanakan kerja dalam perusahaan dan bertanggungjawab kepada pengurusan untuk pelaksanaan dan kualiti mereka. Kumpulan ini diwujudkan sepanjang aktiviti yang dirancang. Ia boleh merangkumi kedua-dua kakitangan buruh dalaman dan tertarik (kumpulan).

Pasukan pengurusan termasuk pekerja kumpulan pertama yang berkaitan secara langsung dengan menyelia proses dan membuat keputusan pengurusan. Kejayaan usaha, bilangan risiko dan masalah yang timbul semasa menyelesaikan masalah bergantung pada cara pengurus dengan betul memilih pemain dalam kumpulan ini.

Pekerja di peringkat pengurusan, tidak seperti yang lain, bertanggungjawab ke atas pelaksanaan skop kerja mereka, yang skalanya mungkin berbeza: daripada menyediakan dokumen kepada subprojek yang telah siap. Kadangkala ketua perusahaan mengumpulkan sekumpulan kakitangan utama (subpasukan), yang dibentuk mengikut pakej kerja atau subprojek yang diperlukan.

Untuk memastikan pelaksanaan pelan yang ditetapkan tepat pada masanya, setiap pekerja perlu mengetahui skop tugas fungsi mereka, keperluan untuk kerja yang dilaksanakan, tahap tanggungjawab peribadi, masa dan bentuk melaporkan aktiviti mereka.

Pengenalan pihak berkepentingan projek

Sebarang set tindakan bertujuan untuk mencapai keputusan akhir. Produk akhir adalah visi pelanggan. Apabila memulakan acara, sukar untuk mengatakan sama ada hasilnya akan memenuhi jangkaan. Agar perancangan berjaya, punca ketidakpastian mesti dikenal pasti. Selalunya sebab kegagalan adalah terlepas jangkaan daripada projek, yang perlu membuat perubahan dalam perjalanan kerja. Pemula perubahan tersebut selalunya merupakan pihak berkepentingan projek. Contohnya ialah penaja, pembekal, pihak berkuasa, dsb. Mereka mempunyai hak untuk mengemukakan hasrat mereka untuk keputusan, yang mungkin berbeza antara satu sama lain.

Jika orang atau organisasi di atas boleh mempengaruhi perjalanan projek, dan pengurus tidak mengetahui atau tidak mengambil kira perkara ini, maka campur tangan mereka akan mengubah perjalanan keseluruhan perusahaan yang dirancang, dan dia akan mempunyai untuk membuat pelarasan di sepanjang jalan. Seharusnya tiada kekurangan dalam kerja seorang pengurus.

Terdapat beberapa cara untuk mengenal pasti ejen atau syarikat yang merealisasikan hasrat itu mungkin mempunyai kepentingannya:

• Klasifikasi, iaitu memilih semua perusahaan, kumpulan, orang yang mempunyai sebarang kaitan dengan projek. Ini termasuk: penaja, pelanggan, pembekal, pengguna produk, pengurus, pesaing, eksekutif, rakan kongsi perniagaan, media, pihak berkuasa, dll. Senarai lengkap semua pihak berkemungkinan dikumpulkan di sini dan sama ada faedah ditentukan untuk mereka.
• Pencalonan, intipatinya ialah pemimpin menentukan pemegang kepentingan utama, contohnya, penaja, ketua syarikat, yang menyusun senarai semua peserta, dalam kekuatan yang manamempengaruhi perjalanan perusahaan.
• Dokumentasi kajian.

Kejayaan usaha dan bilangan masalah yang timbul bergantung kepada kesempurnaan definisi pihak berkepentingan projek.

Kawalan ke atas pelaksanaan rancangan

Pemenuhan pelan dipantau dengan mengadakan mesyuarat pasukan, yang ahlinya memberikan maklumat tentang jumlah kerja yang dilakukan dan pada masa yang sama menunjukkan berapa banyak masa yang masih diperlukan untuk menyelesaikan tugasan tepat pada masanya. Data ini disemak mengikut jadual kalendar. Sekiranya kelewatan dijangkakan, maka pelbagai pilihan untuk menyelesaikan masalah dipertimbangkan, dan salah satunya diambil untuk pelaksanaan. Dengan cara yang sama, isu ini diselesaikan dengan penyelewengan daripada jumlah dana dan sumber yang disediakan, serta tahap kualiti akhir.

Pelaksanaan projek ialah cara yang baik untuk organisasi yang aktivitinya bertujuan untuk pembangunan syarikat. Mengetahui komponen proses reka bentuk membolehkan anda memperoleh hasil yang baik pada kos minimum dalam masa yang singkat, dan interaksi yang diselaraskan dengan pihak berkepentingan projek membuka ruang baharu untuk menjalankan perniagaan.