Organisasi sistem kawalan dalaman dalam organisasi: penciptaan, tujuan, keperluan dan analisis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Pemilik mana-mana objek ekonomi sentiasa mengambil berat tentang kualiti organisasi aktiviti ekonominya. Mana-mana perusahaan yang menguntungkan membawa potensi keuntungan untuk pemiliknya. Apakah usahawan yang cekap tidak akan berminat dengan syarat-syarat berfungsi anak-anaknya sendiri, membawanya pendapatan yang begitu serius? Mungkin, anda perlu menjadi bodoh untuk membiarkan segala-galanya berjalan lancar dan menganggap bahawa ia akan sentiasa begitu, bahawa kerja dalam organisasi akan diteruskan seperti yang dirancang dan akan membawa hasil kewangan positif yang sama selama-lamanya, tanpa menyelidiki dan tanpa campur tangan dalam proses buruh orang bawahan anda. Tepatnya kerana setiap ahli perniagaan yang waras dan dengan sikap objektif terhadap pengurusan syarikatnya takut kehilangan keuntungannya dan suatu hari nanti menjadibankrap, beliau memperkenalkan sistem kawalan dalaman organisasi. Apa ini? Apa yang diberikan oleh sistem ini? Bagaimana ia dianjurkan? Dan apakah matlamatnya? Perkara pertama dahulu.

Apakah sistem kawalan dalaman dalam organisasi

Sampel bagi mana-mana entiti perniagaan yang boleh dicontohi ialah perusahaan yang menjalankan aktiviti ekonominya tanpa gangguan dan memenuhi syarat utama kewujudannya - ia memperoleh keuntungan, meningkatkannya secara tetap. Pemilik syarikat sentiasa mengarahkan semua usaha dan pelaburan hanya kepada apa yang menjadikan organisasinya lebih kuat dan lebih berkuasa, mengembangkan sumber pulangan dalam bentuk pendapatan. Sudah tentu, mana-mana pemilik mahu syarikatnya berfungsi dengan lancar. Dan dia faham bahawa untuk ini anda perlu mengambil tindakan yang sewajarnya. Di sinilah keperluan global terhadap organisasi sistem kawalan dalaman organisasi timbul. Di sini seseorang dapat melihat dengan jelas keperluan untuk membentuk dalam perusahaan alat sedemikian untuk memantau dan mengenal pasti kekurangan dalam proses pengurusan, yang akan memberi isyarat kepada pemilik tentang sebarang pelanggaran dan ketidakkonsistenan. Apakah peranti sedemikian?

Sistem kawalan dalaman dalam pengurusan organisasi ialah satu set kaedah untuk menjejak, memantau, menyemak, menilai dan menganalisis semua prosedur dan proses perniagaan yang berlaku di perusahaan yang berkaitan secara langsung dengan keputusan aktiviti ekonomi syarikat secara keseluruhan. Dalam erti kata lain, ini adalah pekerja khas, kaedah khususpenyelidikan, senarai peralatan analisis dan teknologi berkaitan, yang bersama-sama memberikan kesan kawalan yang ingin diberikan oleh pemilik perniagaan. Dia memerlukan kawalan sedemikian untuk melindungi dirinya daripada orang bawahan yang tidak jujur atau prestasi tugas mereka yang tidak berkualiti, yang pada akhirnya boleh menjejaskan hasil kewangan perusahaan secara keseluruhan. Tetapi bagaimanakah proses ini diatur?

Pengorganisasian sistem kawalan dalaman dalam syarikat ialah pembentukan asas yang menggalakkan untuk berfungsinya pihak berkuasa kawal selia bersama-sama dengan akses mereka kepada peralatan teknikal dan semua maklumat yang diperlukan bagi entiti perniagaan yang boleh memberikan yang tinggi. -kawalan kualiti dalam memantau kerja pekerja dan tugas langsung mereka mengikut huraian kerja mereka. Ringkasnya, penciptaan radas pengawal di perusahaan melibatkan prestasi oleh juruaudit pakar dalam semua bidang fungsi syarikat.

Matlamat

Seorang ahli perniagaan yang cekap tidak pernah melakukan sesuatu tanpa tujuan, oleh itu, dia memikirkan setiap perincian tindakan, inovasi, perintah atau perintahnya yang diberikan melalui pengarah dan melaksanakannya ke dalam aktiviti perniagaan perusahaannya untuk mencapai hasil tertentu. Sehubungan itu, ia adalah sama dengan alat kawalan. Terdapat empat objektif utama sistem kawalan dalaman dalam organisasi, yang membimbing mana-mana pemilik untuk mengelakmasalah berlaku:

1. Menyemak keberkesanan aktiviti ekonomi. Ini membayangkan keperluan untuk memantau dan memantau urus niaga ekonomi yang dijalankan di perusahaan untuk mengenal pasti kemungkinan penyelewengan dan menyekatnya.
2. Keselamatan maklumat. Ia melibatkan organisasi fungsi telus jabatan perakaunan dalam menyediakan laporan yang boleh dipercayai, objektif, lengkap dan tepat pada masanya kepada pihak pengurusan dan pihak atasan.
3. Penindasan kecurian dan tindakan menyalahi undang-undang pekerja. Ini merujuk kepada kawalan yang lebih ketat ke atas kemungkinan kejadian pengubahan wang haram dan penipuan oleh pekerja dalam perusahaan.
4. Pematuhan terhadap peraturan. Setiap unit negeri dalam radas kakitangan mesti mematuhi jadual kerja pengawalseliaan dalaman dengan ketat.

Cuba untuk melindungi dirinya dan hasil daripada fungsi syarikatnya dalam bentuk hasil, pemiliknya menetapkan matlamat khusus untuk dirinya sendiri. Matlamat ini berjaya dicapai berkat organisasi sistem kawalan dalaman yang berkesan dalam organisasi.

Struktur

Mekanisme kawalan di mana-mana perusahaan dijalankan melalui subordinasi hierarki badan pengawal. Di setiap tapak terdapat badan yang bertanggungjawab menjalankan aktiviti pemantauan dan pengesahan. Bagaimanakah rupa contoh sistem kawalan dalaman dalam organisasi dari segi subordinasi struktur dan hierarki?

Sudah tentuBanyak bergantung pada bentuk kerajaan di perusahaan. Dengan firma kecil dan kakitangan tiga atau empat orang, semuanya jelas, tiada apa yang istimewa untuk dikawal, ini dilakukan oleh penyelia terdekat. Tetapi dalam perusahaan besar, semuanya berbeza: lebih besar syarikat, lebih banyak langkah kawalan dalaman yang relevan harus diagihkan kepada jabatan strukturnya. Sebagai contoh, organisasi kawalan dalaman dalam sistem korporat dijalankan dalam konteks beberapa blok struktur:

• Blok pertama ialah lembaga pengarah, alat pentadbiran utama dan tidak tergoyahkan, yang diurus dan dikawal secara berpusat.
• Blok kedua melibatkan pembahagian kawalan daripada lembaga pengarah kepada dua badan utama dalam bentuk peralatan pengurusan dan jawatankuasa audit.
• Blok ketiga - memperuntukkan pembahagian kawalan daripada peralatan pengurusan kepada ketua semua jabatan yang ada dalam syarikat, yang seterusnya mengawal aktiviti langsung pekerja bawahan mereka di setiap jabatan.
• Blok keempat - melibatkan penyebaran tanggungjawab kawalan jawatankuasa audit ke dalam unit pengurusan risiko dan unit kawalan dalaman.

Berdasarkan penstrukturan blok badan kawalan dalam syarikat, kita boleh membuat kesimpulan bahawa terdapat dua hala tuju dalam bentuk kerajaan korporat: ini adalah badan struktur berasingan dalam perusahaan dan ketua jabatan yang memantau orang bawahan mereka. Selalunya ini adalah bagaimana organisasi sistem dalamankawalan dalam perusahaan.

Struktur penyeliaan institusi kewangan kelihatan sedikit berbeza. Sistem kawalan dalaman institusi kredit menyediakan enam sumber utama penyebaran langkah-langkah yang berkaitan pada tahap hierarki tertentu:

• badan pengurusan institusi kredit;
• kepala dan timbalannya;
• ketua akauntan dan timbalannya;
• komisen semakan atau juruaudit digabungkan menjadi satu;
• unit kawalan khas;
• bahagian struktur lain badan kawalan institusi kredit.

Paparan

Klasifikasi jenis pengawasan dalaman agak pelbagai disebabkan oleh bilangan ciri unit yang besar. Oleh itu, penciptaan sistem kawalan dalaman organisasi menyediakan beberapa cawangan di kawasan utama.

Dalam susunan pelaksanaan:

• pentadbiran;
• pentadbiran;
• kewangan;
• teknologi;
• sah;
• perakaunan.

Mengikut bentuk penyerahan:

• sebenar;
• komputer;
• dokumentari.

Sementara:

• preliminary;
• semasa;
• seterusnya.

Mengikut liputan:

• penuh dan separa;
• pepejal atau selektif;
• kompleks atau tematik.

Kaedah

Selain daripada jenis penyeliaan yang disenaraikan, prosedur audit yang dijalankan di perusahaan boleh dimanifestasikan dalam pelaksanaan pelbagai pendekatan metodologi untuk pengesahan. Oleh itu, organisasi sistem kawalan dalaman di perusahaan melibatkan penggunaan satu set tiga bidang metodologi utama.

Kaedah am:

• Audit - melibatkan kawalan perakaunan dan pelaporan kewangan.
• Pemantauan - melibatkan kajian ketepatan prosedur yang dilakukan di kawasan tertentu dalam jabatan tertentu perusahaan.
• Semakan - dilakukan melalui manipulasi pengesahan dengan dokumentasi.
• Analisis - mengira penunjuk ekonomi tertentu dan membandingkannya dengan nilai norma.
• Semakan tematik - dilakukan pada subjek sesuatu yang khusus, contohnya, menyemak mesin tunai dan wang tunai.
• Siasatan rasmi - berlaku apabila beberapa ketidakpatuhan terhadap peraturan atau kesalahan orang yang bertanggungjawab secara material didedahkan.

Kawalan dokumentari:

• Penilaian undang-undang - merujuk terus kepada kuasa jabatan undang-undang di perusahaan dengan aktiviti pengesahan berkenaan kontrak dan dokumentasi lain.
• Kawalan logik - dilakukan untuk menyemak keuntungan operasi perniagaan yang berterusan, ditunjukkan dalam dokumen yang berkaitan.
• Pengesahan aritmetik - menunjukkan dirinya dalam pengiraan yang salah dan perbandingan penunjuk dalam dokumen dengan yang sebenardata.
• Semakan balas - melibatkan peningkatan yang utama untuk tempoh tertentu dan analisisnya: ini termasuk bil laluan, invois cukai, pelarasan pada invois cukai dan banyak lagi.
• Pengesahan rasmi - menyediakan kawalan ke atas ketersediaan dokumen wajib berdasarkan operasi tertentu dijalankan.
• Semakan perbandingan - mendedahkan ketidaktepatan dan ketidakkonsistenan dalam data digital, ringkasan, setara.

Teknik kawalan sebenar:

• Inventori - memperuntukkan pengesahan oleh sistem kawalan dalaman perakaunan dalam organisasi kehadiran dan pengiraan semula harta seperti aset tetap, aset ketara dan tidak ketara, tunai di tangan, kewangan bukan tunai dalam akaun bank, dll.
• Kepakaran - dijalankan dengan menarik pakar atau pakar kakitangan dalam isu khusus fokus tertentu.
• Pemerhatian visual - melibatkan pemantauan pekerja dan aktiviti kerjanya dari luar. Contohnya, beginilah cara seorang akauntan kanan boleh memerhatikan pelaksanaan tugasnya oleh seorang akauntan biasa.
• Pengukuran kawalan - dicirikan oleh keputusan mengejut untuk menyemak pengeluaran semula kuantitatif atau kualitatif bagi operasi tertentu dalam perusahaan untuk membandingkannya dengan norma.
• Analisis maklumat pengurusan - menentukan terlebih dahulu kajian pesanan, pesanan, dekri yang bersifat dalaman dan pengesahan hasil pelaksanaannya.

Fungsi

Pengorganisasian sistem pengawasan dalaman dalam organisasi dalam sebarang bentuk pemilikan menyediakan pelaksanaan fungsi tertentu oleh badan yang berkaitan. Lagipun, setiap operasi mengawal melibatkan pencapaian hasil tertentu. Hasil global mestilah operasi tanpa gangguan perusahaan dengan pendapatan tetap dan stabil. Dan nampaknya mungkin untuk mencapainya hanya apabila melaksanakan satu set fungsi strategik. Berikut ialah beberapa daripadanya:

• Pemantauan aktiviti perniagaan syarikat dan persekitaran luarannya - termasuk menjejaki arah aliran pasaran, perubahan dalam keperluan permintaan, serta kemudahan kompetitif dan dasar mereka.
• Pembangunan hala tuju strategik aktiviti syarikat - menyediakan pencapaian matlamat utama syarikat melalui langkah taktikal dalam aktiviti operasi dan ekonomi.
• Mewujudkan penilaian risiko dan sistem pengurusan - pihak berkuasa kawal selia mana-mana perusahaan harus mempunyai idea tentang faktor buruk yang mengancamnya dalam aktivitinya.
• Penilaian projek pelaburan dan pelaburan modal - kawalan dalaman harus menjalankan kerja untuk menilai produktiviti, rasional dan keuntungan projek yang dilaburkan olehnya.

Beralih daripada umum kepada khusus, kami boleh memilih fungsi semasa sistem kawalan perakaunan dalaman dalam organisasi sebagai data maklumat asas untuk menjalankan dalaman berkualiti tinggipemeriksaan kilang:

• kajian sistem perakaunan semasa;
• penilaian produktiviti dan keuntungan sistem ini;
• analisis kewangan dan kawalan perakaunan;
• pemantauan kaedah kawalan;
• pematuhan global;
• pematuhan peraturan dalaman oleh pekerja;
• penilaian tahap kebolehpercayaan data maklumat yang diberikan;
• menasihati dalam perakaunan, cukai, hal undang-undang;
• penyertaan dalam automasi langsung perakaunan, pengurusan dan perakaunan cukai;
• Menyemak pelaksanaan penunjuk yang dirancang.

Langkah

Seperti mana-mana prosedur ekonomi atau prosedur lain, pengendalian langkah kawalan menyediakan urutan berperingkat melaksanakan tugas tertentu. Berikut adalah peringkat utama dalam organisasi sistem kawalan dalaman yang dicirikan oleh perarakan jenis ini:

1. Memulakan pengesahan. Sebarang tindakan kawalan dijalankan sama ada atas perintah pengurusan syarikat, atau sebagai acara yang dirancang. Semakan dijalankan berdasarkan perintah pengarah atau dalam jadual prosedur kawalan yang dirancang.
2. Kawalan perancangan. Setiap pemeriksaan didahului dengan mengenal pasti beberapa percanggahan dalam kefungsian perusahaan atau keinginan pengurus untuk menilai keadaan dalam kakitangan dan kerja yang mereka lakukan. Oleh itu, sebelum prosedur kawalan langsungtinjauan terancang kawasan yang akan diperiksa dan pembangunan arah taktikal dalam pengeluaran semula acara akan datang sedang dijalankan.
3. Pengesahan langsung. Di tapak tertentu untuk tempoh masa tertentu, dokumen tertentu diambil untuk pemeriksaan dan urus niaga perniagaan dianalisis dalam hubungannya dengan proses berkaitan aktiviti ekonomi di perusahaan.
4. Menyediakan keputusan ujian. Berdasarkan keputusan semua operasi pengesahan, keputusan kawalan adalah tertakluk kepada dokumentasi mandatori untuk memberikan petunjuk akhir kepada pengurusan syarikat.
5. Menjalankan kerja yang berkaitan selepas meneliti hasil pemeriksaan. Semasa menjalankan operasi kawalan, kesalahan yang dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab secara material didedahkan, penyelewengan daripada norma dikesan, kes sikap cuai sesetengah pekerja untuk bekerja diperhatikan, yang melibatkan, dalam erti kata, kerosakan kepada ekonomi perusahaan. secara keseluruhan. Oleh itu, preseden situasi seperti ini memberi reaksi daripada aparat pengurusan dalam bentuk teguran, pelucutan bonus atau pemecatan orang bawahan yang cuai. Di samping itu, adalah wajib untuk menganalisis data yang diperoleh dan membuat kesimpulan mengenai kemungkinan pemodenan proses buruh yang diperlukan pada peringkat ini untuk meningkatkan kecekapan syarikat secara keseluruhan.

Analisis

Analisis sistem kawalan dalaman dalam organisasi tidak begitu penting dalam mengekalkan kualiti dan ketepatan audit dalaman padaperusahaan. Mengapa ia begitu penting dalam sistem perniagaan moden? Kerana analisis dan penilaian sistem kawalan dalaman organisasi adalah dorongan untuk pembangunan cadangan untuk penambahbaikan dan pemodenan proses perniagaan secara keseluruhan. Bukan sahaja pengesahan operasi prosedur aktiviti ekonomi sesebuah perusahaan itu sendiri penting, tetapi tahap keberkesanan pelaksanaannya boleh menjejaskan kemakmuran dan fungsi menguntungkan syarikat seperti itu.

Analisis sistem kawalan kewangan dalaman organisasi dijalankan oleh badan subordinat berpusat syarikat yang berkaitan dalam bidang berikut:

• analisis proses mengawal sebagai objek kajian analitikal;
• tinjauan potensi kelayakan dan profesionalisme pekerja yang menjalankan aktiviti kawalan;
• pertimbangan kualiti organisasi kerja terancang yang dijalankan oleh juruaudit dalam bentuk persediaan untuk proses audit itu sendiri;
• menyemak pelan tindakan strategik yang digariskan semasa audit dalaman di peringkat perusahaan;
• kajian ketersediaan rancangan untuk pemeriksaan untuk masa hadapan, serta analisis keterkaitannya dan kedalaman isu yang dipertimbangkan oleh radas penyeliaan.

Penilaian

Konsep analisis berkait rapat dengan konsep penilaian. Dalam erti kata yang luas, istilah ini melibatkan penubuhan nilai mutlak atau relatif bagi objek, subjek, fenomena yang diselidiki. Dari segi ekonomipenilaian subteks sistem kawalan dalaman organisasi membayangkan perbandingan dengan norma yang dijalankan oleh juruaudit semasa audit tindakan, serta pertimbangan kualiti langkah-langkah yang disusun oleh mereka, bertujuan untuk mengenal pasti ketidakkonsistenan, ketidaktepatan, kesilapan dalam menjalankan aktiviti perniagaan. Ringkasnya, ini adalah ujian kualiti kerja pemeriksa itu sendiri.

Gabungan dua konsep yang berkaitan - penilaian dan analisis - menentukan terlebih dahulu keperluan untuk aktiviti tambahan selepas audit. Lagipun, berdasarkan hasil analisis sistem kawalan dalaman perakaunan dalam organisasi, keperluan untuk mengetatkan, sebagai contoh, peraturan buruh mengenai pelaksanaan dan penyimpanan aliran dokumen, atau keputusan dibuat dengan lebih teliti dan lebih kerap. inventori aset tetap perusahaan, kerana dalam bahagian perakaunan ini sering terdapat ketidakselarasan dengan skor sebelumnya, dan sebagainya. Dan ini terpakai bukan sahaja khusus untuk jabatan perakaunan perusahaan. Iaitu, dalam erti kata lain, penilaian keputusan yang diperoleh semasa audit memungkinkan untuk menilai keperluan untuk menambah baik sistem kawalan dalaman organisasi atau, sebaliknya, membuat kesimpulan tentang kualiti berfungsi pada peringkat tertentu ini. Dengan menilai penunjuk akhir yang diperoleh semasa audit, seseorang juga boleh menilai kerja badan kawal selia itu sendiri, berdasarkan kedalaman dan kandungan laporan mereka pada akhir aktiviti kawalan.

Keperluan

Dengan semua ini, seseorang tidak harus lupa bahawa sistem kawalan dalaman yang digunakan oleh organisasimesti mematuhi piawaian dan peraturan yang ditetapkan. Selain itu, pematuhan ini harus dilaksanakan di peringkat perusahaan dan dari segi pematuhan kepada perundangan semasa. Perkhidmatan Cukai Persekutuan memperuntukkan bahawa semua organisasi sedia ada sebagai entiti perniagaan mengikut perintah 16 Jun 2017 "Mengenai kelulusan keperluan untuk organisasi sistem kawalan dalaman". Berikut ialah keperluan ini:

• Penciptaan alat kawalan sedemikian dalam syarikat, yang akan memastikan pengendalian aktiviti perniagaan yang teratur dan cekap, pencapaian keputusan kewangan yang positif, keselamatan aset dan harta perusahaan.
• Pembentukan persekitaran yang disesuaikan untuk kawalan berkualiti tinggi dalam syarikat.
• Membangunkan sistem pengurusan risiko.
• Keupayaan untuk menyemak fakta pengelakan cukai, yuran, premium insurans yang sedia ada.
• Mendedahkan maklumat yang diperlukan tentang kemungkinan risiko dan memberikannya kepada pengurusan dalam bentuk yang sewajarnya.
• Pelaksanaan prosedur kawalan yang bertujuan untuk meminimumkan dan mengurangkan risiko.

Berdasarkan keperluan untuk organisasi sistem kawalan dalaman, kami boleh membuat kesimpulan tentang bahagian kepentingan yang serius yang diberikan secara khusus kepada risiko - kemungkinan ancaman sedia ada yang merupakan elemen penting potensi ketakutan usahawan.

Risiko

Model kawalan dalaman berasaskan risiko ialah model yang membolehkan anda menganalisis ancamanperusahaan kerana keperluan untuk memperoleh maklumat yang boleh dipercayai tentang aset dan liabiliti entiti ekonomi tertentu. Orientasi risiko dalam organisasi sistem kawalan dalaman membayangkan matlamat pengurusan syarikat untuk mendapatkan tahap keyakinan yang munasabah bahawa syarikat akan mencapai matlamatnya dengan cara yang paling berkesan. Dan dalam vena ini, tujuan utama kawalan adalah untuk memastikan pengenalpastian dan analisis tepat pada masanya risiko kebolehpercayaan penyata kewangan, pematuhan pekerja dengan peraturan dan norma untuk mengawal selia proses buruh kerja yang diperuntukkan oleh dasar perakaunan perusahaan, serta pelaksanaan rancangan kewangan dan ekonomi, penggunaan sumber yang cekap, kebenaran maklumat kewangan dan pengurusan. Oleh itu, perisai utama bagi entiti perniagaan dalam memerangi ancaman dan risiko yang menghalangnya daripada berfungsi dalam keadaan biasa ialah kawalan yang dibina dengan baik dan teratur.