Apakah itu sistem ERP? Perancangan sumber kewangan perusahaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Semakin banyak perusahaan dari pelbagai saiz di seluruh dunia sedang berusaha untuk memperkenalkan ke dalam kerja mereka alat pengurusan paling berkuasa yang dikenali sebagai sistem ERP. Penggunaannya direka bentuk untuk mewujudkan kawalan dan perancangan yang berkesan bagi semua proses perniagaan yang penting secara strategik untuk organisasi, untuk mengoptimumkan fungsi pengeluaran utama dan kemudahan tambahan.

Konsep sistem ERP dan ERP

Strategi perniagaan ERP (EntERPrise Resource Planning) ialah penyepaduan semua jabatan dan proses organisasi: kemudahan pengeluaran, kewangan, kakitangan dan jabatan profil pelanggan dan banyak lagi. Gabungan sedemikian bertujuan terutamanya untuk mengoptimumkan pengagihan pelbagai sumber dalam perusahaan.

Jika sebelum ini ia adalah konsep pemasaran semata-mata, hari ini sistem ERP paling kerap difahami sebagai kelas alat perisian khusus. Dalam erti kata yang luas, ia adalah metodologi untuk merancang dan mengurus semua sumber perusahaan. Dari segi sejarah, strategi ERP telah dibentuk berdasarkan pendahulunya:

• MRP - perancangan keperluan bahan.
• MRP II - perancangansumber pengeluaran.

Sebaliknya, sistem ERP boleh digunakan untuk perusahaan yang sangat besar, selalunya diedarkan secara geografi. Dalam kes ini, kita bercakap tentang perancangan sumber korporat, kerana ia memberi perhatian bukan sahaja kepada pengeluaran, tetapi juga kepada perancangan kewangan yang komprehensif. Ciri penting sistem ERP juga ialah kemungkinan penggunaannya dalam mana-mana perusahaan, tanpa mengira spesifik kerja, termasuk yang tidak terlibat dalam aktiviti pengeluaran. Menganggapnya sebagai produk perisian, perlu diingatkan bahawa ia dilengkapi dengan set cara teknikal yang lebih berkuasa yang memudahkan atau menggantikan proses membuat keputusan.

Tujuan sistem ERP dalam perusahaan

Untuk membuat keputusan mengenai perubahan radikal dalam aktiviti syarikat mereka, berkaitan dengan pengenalan sistem pengurusan maklumat dan pelaksanaan strategi perniagaan baharu, pihak pengurusan mesti menyedari dengan jelas keperluan untuk langkah ini, yang sepatutnya dinyatakan dalam perkara penting berikut:

• keengganan untuk menerima keadaan semasa;
• wujudnya keperluan menggunakan teknologi moden untuk mengukuhkan kedudukan entiti perniagaan dalam pasaran dalam persekitaran yang kompetitif;
• menjangkakan faedah yang ketara daripada pelaksanaan.

Pertama sekali, penggunaan sistem ERP direka untuk menyumbang kepada kejayaan pelaksanaan strategi perniagaan yang serupa, yang pelaksanaannya harus memastikan keberkesananperancangan dan pengurusan sumber perusahaan. Untuk melakukan ini, adalah perlu untuk mengoptimumkan kerja jabatannya, iaitu untuk mencapai konsistensi maksimum antara mereka dan mengurangkan kos pentadbiran. Ini boleh dicapai melalui faedah yang disediakan oleh sistem maklumat. Ini ialah:

• Meningkatkan ketelusan proses perniagaan.
• Menyelesaikan masalah dengan menyusun dan mencari maklumat yang betul.
• Tingkatkan kebolehpercayaan dan perkaitan data.
• Meningkatkan kelajuan aliran kerja antara jabatan.
• Penyusunan ruang maklumat tunggal antara ibu pejabat dan cawangan terpencil.
• Mengurangkan masa yang diperlukan untuk melengkapkan dokumentasi dan menyingkirkan kemungkinan ralat.
• Meningkatkan kelajuan membuat keputusan di semua peringkat.

Sistem ERP menyediakan peningkatan dalam daya saing objek, bukan sahaja melalui pengenalan proses perniagaan yang lebih cekap ke dalam kerjanya. Penggunaannya juga harus membawa kepada pengurangan kos keseluruhan perusahaan. Alat perancangan, pemodelan dan analisis lanjutan membantu mengoptimumkan sumber aktiviti pengeluaran, sektor kewangan, serta kerja gudang, pengangkutan dan jabatan lain.

Ciri utama kerja

Di syarikat yang berbeza, malah mereka yang terlibat dalam perniagaan yang sama, semua proses perniagaan boleh diteruskan dengan cara yang berbeza. Skim kerja piawai yang ditawarkan oleh sistem maklumat pengurusan perusahaan boleh berbeza dengan ketara daripada yang digunakan di sini sebelum ini. Dengan inisebab untuk menganggapnya hanya sebagai produk perisian pada asasnya adalah salah, kerana pelaksanaannya memerlukan perubahan dalaman berskala besar daripada syarikat dalam bentuk penyusunan semula proses perniagaan sedia ada.

Ciri konsep sistem ini berkaitan secara langsung dengan intipatinya. Ingat bahawa metodologi ERP melibatkan penyatuan semua jabatan penting perusahaan untuk mengatur pengurusan sumbernya yang berkesan. Persatuan tersebut dilaksanakan dalam sistem maklumat melalui kehadiran pangkalan data awam tunggal. Maklumat memasuki repositori hanya sekali, dan seterusnya boleh berulang kali diproses dan digunakan oleh pelbagai pengguna dalaman dan luaran. Berbanding dengan kehidupan sebenar, dalam kes ini, terdapat pengurangan masa dan usaha pekerja syarikat untuk membuat keputusan. Perlu diingatkan juga bahawa sistem ERP bukanlah sistem kawalan proses automatik, tetapi sistem maklumat bersepadu berdasarkan model abstrak mereka, maklumat yang dimasukkan oleh orang yang masih hidup.

Struktur pangkalan data, serta pengendalian pakej perisian secara keseluruhan, mesti diatur sedemikian rupa untuk mencerminkan aktiviti semua jabatan tanpa pengecualian. Pendekatan ini memungkinkan untuk memantau jumlah set sumber dan proses perniagaan perusahaan hampir dalam masa nyata, dan oleh itu untuk menjalankan pengurusan operasi dan strategik bagi mereka.

Salah satu tugas utama sistem ERP ialahpengoptimuman proses perancangan dan kawalan ke atas pelaksanaan rancangan. Algoritma pintar terbina dalam sangat memudahkan penyelesaiannya untuk pengguna mereka. Sebagai contoh, perancangan dan pengurusan perusahaan pembuatan mempunyai banyak ciri khusus yang dikaitkan dengan kepelbagaian komponennya. Jadi, di satu loji boleh ada bengkel yang beroperasi secara berterusan dan diskret. Dari sudut pandangan ini, sistem kelas ERP yang dilaksanakan hendaklah universal dan mengandungi rangkaian modul khusus terluas.

Memandangkan perusahaan moden hari ini sering diedarkan secara geografi, adalah sangat penting untuk cawangan yang jauh dari pejabat utama disediakan dengan akses penuh kepada gudang data maklumat biasa. Ini dilaksanakan oleh teknologi rangkaian tercanggih yang terlibat dalam pembangunan sistem ERP, yang turut menyediakan pembezaan hak akses pengguna kepada maklumat yang disimpan di dalamnya.

Fungsi sistem kelas ERP

Bercakap tentang fungsi, kita tidak boleh lupa bahawa mana-mana produk kelas ERP ialah sistem pengurusan perusahaan secara keseluruhan. Julat keupayaannya bergantung terutamanya pada skala dan ciri pengendalian kemudahan untuk keperluan yang digunakan. Pertimbangkan set ciri klasik:

Pengeluaran

• Mengekalkan spesifikasi reka bentuk dan proses untuk barangan yang dihasilkan atau perkhidmatan yang dilakukan untuk menentukan kuantiti bahan yang diperlukan dan kos buruh.
• Melukis rancangan pengeluaran.
• Merancang dan mengurus kapasiti teknikal perusahaan dalam pelbagai anggaran: daripada unit individu kepada bengkel dan persatuan pengeluaran.

Kewangan

• Perakaunan operasi, kewangan, pengurusan, perakaunan cukai dan kawalan.
• Pengurusan aset perusahaan, termasuk aset tetap, sekuriti, akaun bank, dll.
• Perancangan komprehensif sumber kewangan perusahaan dan kawalan keputusannya.

Logistik

• Pembentukan penunjuk terancang volum bahan, bahan mentah, bahagian, komponen yang diperlukan mengikut rancangan pengeluaran.
• Pengurusan bekalan dan jualan: perakaunan untuk rakan niaga, menyimpan daftar kontrak, pengurusan rantaian bekalan, pelaksanaan perancangan gudang dan perakaunan.

Kakitangan

• Menguruskan proses pengambilan.
• Rekod kakitangan dan kakitangan operasi, kakitangan, senarai gaji.
• Perancangan tenaga kerja.

Pemasaran dan pengiklanan

• Kekalkan rancangan jualan.
• Pengurusan harga dalam pelbagai jenis pasaran untuk membentuk strategi keseluruhan perusahaan yang mencukupi, dasar yang telus untuk mengira kos barangan: mengambil kira diskaun dan syarat jualan istimewa.
• Rancang dan kawal aktiviti promosi dan pemasaran yang berterusan.

Projek. Pelaporan

• Menyediakan pelbagai borang pelaporan perakaunan, kewangan dan pengurusan piawai, serta mekanisme yang fleksibelbuat tersuai.
• Merangka strategi keseluruhan: perancangan langkah demi langkah yang diperlukan untuk kejayaan pelaksanaan masa, bahan, kewangan dan sumber manusia.
• Memantau penunjuk prestasi projek utama.

Perniagaan yang manakah boleh menggunakan sistem ERP

Pada pandangan pertama, nampaknya sistem kelas ini direka bentuk secara eksklusif untuk industri berskala besar, kerana ia lebih dicirikan oleh kerumitan tinggi struktur aliran sumber dan proses pelbagai jenis. Walau bagaimanapun, terdapat situasi di mana penggunaan kelas MRP atau MRP II mungkin tidak mencukupi untuk perusahaan kecil. Hari ini di pasaran anda boleh membeli produk perisian dengan pelbagai keupayaan. Bergantung pada skala perusahaan di mana ia boleh digunakan dengan berkesan, terdapat penyelesaian berat, sederhana dan ringan.

Bagi organisasi bukan perkilangan, sistem kelas ERP juga boleh digunakan untuk mereka. Untuk perusahaan sedemikian, fungsi yang tidak terlalu luas akan mencukupi. Pada masa ini, terdapat pelbagai jenis sistem bersepadu atau tempatan yang boleh memenuhi keperluan syarikat perdagangan atau organisasi yang bekerja dalam sektor perkhidmatan. Perlu diingatkan juga bahawa banyak pembangun menawarkan pelanggan dan produk industri mereka.

Mengenai kaedah pengelasan

Ciri yang paling jelas di mana semua sistem pengurusan perusahaan ERP boleh diklasifikasikan ialahskala organisasi, di mana ia boleh digunakan. Dari sudut pandangan ini, bergantung pada bilangan pekerjaan, adalah kebiasaan untuk memperuntukkan penyelesaian untuk:

• Perbadanan besar (lebih 10 ribu orang).
• Perbadanan bersaiz sederhana (dari 1,000 hingga 10,000 orang).
• Perusahaan sederhana (dari 100 hingga 1 ribu orang).
• Perniagaan kecil (kurang daripada 100 orang).

Tanda penting bagi pensisteman produk maklumat tersebut ialah kefungsian. Bergantung pada jumlah tugas yang dilaksanakan, terdapat pembahagian berikut yang diterima umum kepada:

• Bersepadu besar.
• Purata bersepadu.
• Pengurusan kewangan.
• Tempatan.

Versi tempatan biasanya merupakan produk maklumat berkotak bersatu dengan fokus yang sempit, dengan jumlah kos yang agak kecil. Selalunya, ia meliputi satu atau lebih blok dalam bidang kewangan organisasi atau aktiviti perakaunannya. Sistem sedemikian sesuai untuk syarikat pembuatan atau perdagangan kecil.

Sistem kewangan dan pengurusan pengurusan perusahaan boleh digunakan terutamanya dalam organisasi bukan pengeluaran, terutamanya perdagangan atau bekerja dalam penyediaan perkhidmatan. Selain kewangan dan perakaunan, modul pengurusan logistik juga terlibat di sini.

Sistem maklumat bersepadu, bergantung pada skala objek sasaran, boleh sederhana atau besar. Ia meliputi semua proses perniagaan struktur korporat, iaitu, interaksi dengan pembekal dan pengguna,pengeluaran produk akhir, aliran bahan dan kewangan, perhubungan kakitangan, bekalan, penyimpanan dan pemasaran, pelaksanaan projek dan banyak lagi.

Pasaran sistem ERP moden

Semua produk perisian yang dibentangkan hari ini di pasaran domestik boleh dibahagikan kepada dua kategori utama: Rusia dan import. Perbezaan antara mereka bukan sahaja pada tempat penciptaan, tetapi juga dalam kefungsian.

Perkembangan Barat yang berkuasa berfungsi sebagai piawaian untuk apa yang biasa dipanggil sistem kelas ERP. Contoh yang paling jelas ialah produk SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Kesemuanya boleh digunakan pada sasaran mana-mana peringkat, termasuk yang sangat besar. Walau bagaimanapun, penggunaannya oleh syarikat Rusia selalunya sukar kerana kemungkinan berlakunya masalah berikut:

• Ketidaksediaan perusahaan untuk penyusunan semula serius proses perniagaan sedia ada. Skala perubahan sedemikian sukar untuk dibesar-besarkan. Proses perniagaan sistem pengurusan perusahaan asing pada asasnya berbeza daripada yang biasa digunakan di negara kita.
• Bilangan pakar yang tidak mencukupi yang mampu melaksanakan projek pelaksanaan sistem ERP import di Rusia dengan tahap kualiti yang betul.
• Kos tinggi untuk menggunakan penyelesaian sedemikian.

Walaupun ketinggalan umum di belakang analog Barat, perkembangan Rusia moden secara beransur-ansur meningkatkan fungsinya. Mereka disesuaikan sepenuhnya dengan kerja perusahaan domestik. dan dapat dilaksanakan dengan jayanyajika dalam kes tertentu liputan luas proses perniagaan tidak diperlukan, tetapi cukup hanya untuk menyediakan perakaunan dalam beberapa bidang aktiviti menggunakan sistem ERP. Contoh pembangunan domestik termaju ialah produk 1C dan Galaktika.

Melihat masa depan - ERP II

Muncul suatu ketika dahulu, konsep ERP II adalah hasil daripada penambahbaikan metodologi ERP. Perancangan dan pengurusan sumber perusahaan kekal antara tugas utama di sini. Walau bagaimanapun, perkembangan pesat Internet, yang memulakan kemunculan metodologi baru, meninggalkan kesannya, menjadikan perniagaan tradisional sebahagiannya elektronik. ERP II ialah gabungan sistem pengurusan perusahaan klasik dengan penyelesaian perdagangan dalam talian khusus.

Kini menjadi sangat penting untuk berinteraksi dengan rakan niaga anda melalui rangkaian. Terdapat dua bidang penting untuk ini: pengurusan rantaian bekalan dan pengurusan perhubungan pelanggan. Maklumat dalam syarikat tidak lagi seperti itu, memasuki persekitaran luaran dan menjadi asas untuk kerjasama dengan entiti perniagaan lain. Konsep baru dalam kes ini dirumuskan sebagai pengurusan sumber dan hubungan luar perusahaan. Selain orientasi semula ideologi, sistem ERP II menerima ciri teknologinya sendiri.

Menyelesaikan isu memilih sistem

Pilihan perisian tahap ini adalah proses yang sangat bertanggungjawab. Keputusan yang salah mengenai isu ini, terutamanya untuk projek berskala besar, bolehmelibatkan kos masa dan wang yang mengagumkan jika tiada hasil yang diharapkan.

Pelaksanaan sistem berskala besar yang berkesan, yang, sebagai contoh, harus memastikan pengurusan yang berkesan bagi perusahaan pembuatan, semestinya memerlukan kejuruteraan semula proses perniagaan daripadanya. Adalah penting untuk mengelakkan situasi di mana, pada akhir prosedur pelaksanaan, program akan mengumpul data yang tidak digunakan atau tidak menyelesaikan tugas yang diperlukan. Atas sebab ini, adalah lebih baik untuk menjemput pasukan pakar yang telah membuktikan diri mereka dalam perkara ini untuk memberi kerjasama bagi melaksanakan projek tersebut.

Terdapat senarai kriteria tertentu yang berdasarkannya pasukan projek, dalam persetujuan dengan pentadbiran syarikat sasaran, boleh membuat keputusan yang optimum dan menjimatkan kos mengenai pilihan produk perisian:

• Pematuhan keupayaan teknikal dan fungsi sistem dengan matlamat utama perusahaan.
• Jumlah kos pemilikan mesti menepati belanjawan yang diperuntukkan untuk tujuan ini. Selain kos pembelian sistem, ini termasuk operasi dan jenis kos tidak langsung yang lain.
• Sistem maklumat kelas ERP yang dilaksanakan mesti mematuhi semua keperluan teknikal yang diterima umum, yang bermaksud ia mesti berskala, boleh dipercayai, tahan terhadap kemungkinan kegagalan, mempunyai perlindungan anti-virus dan anti-penggodam.
• Pembekal mesti memastikan penyelenggaraan dan sokongan perisian yang dipasang seterusnya.

Proses melaksanakan sistem kelas ERP

Pengenalan sistem ERP dalam perusahaan mengiringi pelaksanaan strategi dengan nama yang sama pada mereka. Prosedur ini, bergantung pada skala objek sasaran, biasanya berlangsung dari beberapa minggu hingga beberapa tahun. Organisasi boleh terlibat dalam pelaksanaan sendiri atau menggunakan bantuan syarikat yang pakar dalam hal ini. Kita boleh membezakan peringkat utama proses ini:

1. Organisasi utama. Di sini adalah perlu untuk menentukan matlamat strategik, objektif dan menetapkan kesan pelaksanaan yang dijangkakan untuk organisasi tertentu. Berdasarkan data ini, anda boleh merangka pelan teknikal untuk projek itu.
2. Pembangunan projek. Pada peringkat ini, aktiviti semasa organisasi dianalisis: strategi promosinya, proses perniagaan. Berdasarkan keputusannya, model sistem dibina dan pemurnian yang sesuai dibuat pada rancangan kerja.
3. Pelaksanaan projek. Memandangkan peraturan untuk menjalankan proses perniagaan ditentukan oleh sistem ERP yang dilaksanakan, di sini ia diubah mengikut keperluan bersatu. Jika perlu, pembangunan borang pelaporan dan algoritma untuk memindahkan data daripada program perakaunan yang digunakan sebelum ini dijalankan. Jika pada peringkat sebelumnya ketidakcukupan fungsi sistem untuk objek didedahkan, ia dimuktamadkan. Ia diakhiri dengan latihan pengguna dan ujian pra.
4. Pentauliahan. Dalam proses penggunaan, kemungkinan ralat dan pincang fungsi dikenal pasti dan dihapuskan.

SistemPengurusan kelas ERP hari ini bukan sekadar salinan perisian mahal yang dipasang pada semua komputer dalam sesebuah organisasi, tetapi juga penggerak utama di sebalik strategi perniagaan yang menjanjikan. Pilihannya hendaklah berdasarkan keperluan dan keupayaan sedia ada objek sasaran. Kejayaan selanjutnya bagi keseluruhan perniagaan secara keseluruhan bergantung pada ketepatan keputusan yang dibuat dan pelaksanaan langkah-langkah untuk pelaksanaan seterusnya.