Belanjawan projek. Jenis dan tujuan belanjawan. Peringkat projek

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-17 19:02

Belanjawan projek harus difahami sebagai penentuan kos kerja-kerja yang dilaksanakan dalam skim tertentu. Di samping itu, kita bercakap tentang proses membentuk belanjawan berdasarkan ini, yang mengandungi pengagihan perbelanjaan yang ditetapkan mengikut item kos, jenis kerja, mengikut masa pelaksanaannya atau item lain.

Pembentukan struktur belanjawan

Bagaimanakah bajet awal projek disediakan? Struktur sedemikian didedahkan melalui carta akaun yang merangkumi kos program tertentu. Sebagai peraturan, untuk menentukannya, sudah cukup untuk mempunyai anggaran perakaunan tradisional.

Belanjawan dianggap sebagai pelan kos atau penanda halaman kos. Ini bermakna selepas perancangan awal, anda perlu memahami berapa banyak, bila dan untuk apa sebenarnya dana itu akan dibayar. Oleh itu, dalam kes ini, adalah mungkin untuk menggunakan sebarang kaedah untuk membentangkan kerugian. Walau bagaimanapun, harus diingat bahawa mereka mesti memenuhi keperluan praktikal pihak berkepentingan,berminat dengan mereka, serta piawaian yang ditetapkan. Di samping itu, mereka mesti menjawab soalan-soalan yang menarik minat pelabur projek.

Borang pembentangan belanjawan

Kedua-dua belanjawan yang dirancang dan sebenar mempunyai borang pembentangan tertentu. Jadi, antaranya adalah penting untuk diperhatikan perkara berikut:

• jadual, yang merupakan jenis rancangan kos;
• matriks taburan kerugian;
• carta bar perbelanjaan;
• graf kehilangan terkumpul serupa;
• carta garis kos terkumpul dari semasa ke semasa;
• memaparkan struktur kehilangan jenis bulat.

Perlu diingat bahawa pada peringkat pembangunan projek yang berbeza, reka bentuk projek dan dokumentasi kerja yang berbeza adalah relevan. Hakikatnya ialah kita bercakap tentang pembangunan pelbagai jenis belanjawan. Mereka berbeza antara satu sama lain dalam ketepatan dan tujuan yang diperlukan. Perlu diingat bahawa margin belanjawan menjadi lebih kecil apabila projek berjalan.

Pelbagai dan tujuan belanjawan

Mengurangkan ralat boleh dipertikaikan dengan data daripada jadual di bawah. Jadi, pertimbangkan tujuan dan jenis belanjawan utama.

Peringkat projek	Pembiayaan	Destinasi	Ralat, %
Konsep reka bentuk. Idea utama dalam bentuk dikembangkan	Jangkaan belanjawan. Tarikh Tepat	Perancangan awal untuk keperluan dan pembayaran tunai	25-40
Justifikasi pelaburan (kajian kebolehlaksanaan)	Belanjawan sementara	Justifikasi item kos, perancangan untuk menarik dan penggunaan kewangan seterusnya	15-20
Tender, rundingan dan perjanjian. Untuk setiap peringkat secara berasingan	Belanjawan dikemas kini	Menjadualkan penyelesaian dengan pembekal dan kontraktor	8-10%
Pembangunan kertas kerja. Setiap peringkat mempunyai pengiraan sendiri	Belanjawan akhir	Sekatan arahan penggunaan sumber	5-8%
Pelaksanaan dan penyiapan projek	Belanjawan sebenar	Pengurusan kos (dengan kata lain, perakaunan dan kawalan seterusnya). Anggaran belanjawan dan kos projek

Belanjawan projek dan anggaran kos

Adalah menarik untuk diperhatikan bahawa belanjawan projek adalah serupa dengan anggaran kos operasi satu elemen perniagaan syarikat. Perbezaan utama di sini ialah ia secara tradisinya meliputi keseluruhannya, iaitu dari awal hingga akhir. Seterusnya, belanjawan unit perniagaan dibentuk setiap tahun atau setiap suku tahun. Untuk kawalan yang paling berkesan, ia harus dibahagikan kepada dua komponen: kos langsung dan kos tidak langsung.kerugian.

Jenis belanjawan pertama ialah alat pengurusan dan kawalan utama untuk pengurus projek, serta pengarah unit berfungsi yang mengambil bahagian di dalamnya. Ini termasuk kos (kos perjalanan, upah, dan sebagainya) setiap orang yang termasuk dalam pasukan program. Dalam kes ini, setiap subjek menjalankan tugas yang berasingan.

Perlu diingat bahawa apabila mewajarkan item kos, perkara berikut diambil kira:

• kos bahan yang dibeli;
• jumlah yang dibelanjakan untuk pengeluaran;
• kos penyelewengan daripada penggunaan teknologi biasa;
• amaun yang dibelanjakan untuk pentauliahan produk;
• kos bekalan;
• perbelanjaan lain.

Seterusnya, kos jenis langsung hendaklah dibentangkan seperti berikut:

• dalam bentuk pecahan - betul-betul mengikut struktur projek kepada tahap tugas boleh laksana;
• termasuk perbelanjaan mingguan untuk gaji kakitangan, bahan (dihasilkan di bawah kontrak atau dibeli) dan lain-lain untuk setiap komponen dan tugas projek nilai pertengahan;
• termasuk kos overhed yang berkaitan secara langsung dengan pembayaran bahan dan buruh;
• disimpulkan mengikut pelbagai tugas yang dilakukan oleh entiti yang mengambil bahagian;
• berikan rizab pengurusan (dengan kata lain, tinggalkan rizab kos dan masa tertentu untuk berjaga-jaga).

Kepentingan proses belanjawan

Belanjawanprojek memberi tekanan yang ketara kepada kedua-dua pengurus dan jabatannya. Hakikatnya ialah ia mengemukakan alternatif sedemikian: jika kita mengikut bajet, maka kita bertindak dengan berkesan, tetapi jika kita melebihi, kerja itu dilakukan dengan teruk.

Walau bagaimanapun, keperluan ini selalunya tidak terpakai pada belanjawan sebenar projek. Hakikatnya ialah belanjawan dibentuk dan dilaksanakan di bawah tekanan tertentu daripada beberapa faktor, sama ada subjektif dan objektif.

Sebagai contoh, pengurus projek yang diupah sering terpaksa menerima belanjawan yang dibangunkan dan diterima pakai tanpa penyertaannya, walaupun ia kelihatan tidak realistik baginya. Jika tidak, pekerja boleh dinafikan kontrak. Walau bagaimanapun, jika dia bersetuju dengan belanjawan yang jelas tidak memenuhi tarikh akhir yang diberikan, serta dengan sumber yang ada, maka sebaik sahaja pencapaian keputusan tertentu memerlukan perbelanjaan lebih daripada yang dirancang, pekerja terpaksa menjelaskan masalah ini, walaupun hakikat bahawa pada mulanya belanjawan ditetapkan pada tahap yang sangat rendah.

Perlu diingat bahawa belanjawan projek boleh menjadi rasional. Dalam kes ini, tujuan belanjawan adalah terutamanya untuk menentukan kos sebenar projek kepada firma. Oleh itu, jika pengurus projek menerima belanjawan yang jauh melebihi margin ralat 15-20% yang boleh diterima untuk peringkat justifikasi kos (maklumat daripada jadual di atas), kemungkinan besar keadaan tidak terhad kepada menerangkan struktur sebab kepada pengurusan kananlebihan ini. Dalam kes ini, pengurus projek berkemungkinan akan kehilangan pekerjaannya.

Bagaimana untuk mengelakkan ini?

Untuk mengelakkan situasi sedemikian, M. Thomsett, seorang saintis Amerika, mencadangkan pengurus untuk membentuk belanjawan projek mereka sendiri. Walau bagaimanapun, dia menunjukkan beberapa sebab untuk tingkah laku ini:

• Anda bertanggungjawab untuk melaporkan kos masa depan projek dan keupayaan untuk membelanjakan belanjawan mereka. Ini tidak akan dapat dilakukan jika anda bekerja dengan belanjawan yang telah ditetapkan.
• Sebagai pengurus projek, anda sepatutnya tahu lebih baik daripada orang lain tentang berapa banyak kos projek tertentu. Belanjawan yang anda tetapkan dianggap sebagai matlamat kewangan. Ia sepatutnya memuaskan hati anda mengikut parameter berikut: untuk memberi peluang untuk mengukur kejayaan projek dan menjadi cara untuk mengukur kecekapan pengurus (iaitu, anda).
• Anda mesti membenarkan beberapa elaun dalam barisan belanjawan. Ini adalah penting jika justifikasi masa depan untuk kos tertentu digunakan. Perlu ditambah bahawa andaian dibandingkan dengan kemungkinan untuk tempoh semasa, sementara kemungkinan komplikasi tidak diambil kira. Hanya apabila anda mempunyai keupayaan untuk membandingkan pada tahap ini, proses belanjawan akan berfungsi seperti yang dirancang.

Membuat, menjejak dan melaksanakan rancangan kewangan

Anda perlu tahu bahawa belanjawan projek dibentuk, dipantau dan dilaksanakan secara berasingan daripada rancangan kewangan unit yang terlibat dalam perniagaan,syarikat secara keseluruhan.

Ada sebab untuk ini:

• Projek tidak cenderung berulang. Belanjawan jabatan dan subbahagian dibentuk setiap tahun. Mereka sering disemak setiap enam bulan atau lebih kerap. Projek menamatkan kewujudannya sejurus selepas pelaksanaannya. Hakikatnya masa untuk pelaksanaan program itu tidak terikat dengan tahun fiskal. Semakan bajet adalah tidak diingini. Pengecualian ialah kes apabila ralat kasar ditemui dalam versi awal atau apabila persekitaran berubah secara mendadak (di dalamnya projek tertentu sedang dilaksanakan).
• Di tangan pengurus - kawalan langsung ke atas pelaksanaan belanjawan. Perlu diingat bahawa rancangan kewangan jabatan dan bahagian, sebagai peraturan, bergantung pada hubungan yang berkembang antara beberapa perkhidmatan: jabatan pelaksanaan memberikan had kos kepada satu atau jabatan lain, berdasarkan maklumat yang diberikan oleh jabatan lain; bagaimanapun, keputusan mengenai kakitangan dan sistem dibuat oleh pengurusan atasan. Projek itu, sebaliknya, menggunakan belanjawan mengikut dua arah: penggunaan sumber-sumber yang ada (pencapaian dan kakitangan), mereka sudah berada di pelupusan dan belanjawan jabatan, dan penggunaan terhad sumber jenis luaran yang tertarik buat sementara waktu. Mengambil pekerja tambahan menyebabkan kos tetap; unit tambahan kakitangan untuk projek, biasanya menggunakan pasukan yang sudah ada dalam perkhidmatan.
• Kejayaan pelaksanaan belanjawan secara langsung berkaitan dengan pematuhan yang sempurna kepada pelan tindakan projek, serta jadual penggunaan sumber. Ia juga terdiri daripadabergantung pada sejauh mana pengurus telah merancang pelaksanaan setiap fasa, serta sama ada pekerja yang mengambil bahagian dalam pasukan projek mematuhi jadual yang ditetapkan. Sekiranya pelaksanaan peringkat atau kerja tertentu secara keseluruhannya ditangguhkan kerana keperluan, sebagai contoh, sumber manusia atau masa daripada yang ditentukan pada asalnya, ini entah bagaimana menjejaskan belanjawan dengan cara yang tidak menguntungkan, iaitu, dalam bentuk peningkatan dalam kos melaksanakan kerja projek.

Peraturan yang sama, sekurang-kurangnya dalam situasi yang ideal, harus digunakan oleh pengurus semua jabatan syarikat yang mempunyai belanjawan mereka sendiri. Perlu diketahui bahawa setiap daripada mereka bertanggungjawab untuk tidak melebihi tahap belanjawan dan, dengan itu, berbelanja berlebihan. Walau bagaimanapun, dalam amalan, hanya minoriti firma yang mematuhi peraturan ini dengan ketat. Sebaliknya, hanya beberapa syarikat membenarkan pengarah jabatan menetapkan tahap belanjawan yang benar-benar diperlukan untuk projek yang dilaksanakan di jabatan.

Tender, rundingan dan perjanjian

Seterusnya, adalah dinasihatkan untuk mempertimbangkan peringkat kemuncak projek: penganjuran tender, tapak khas, serta kesimpulan perjanjian kerjasama dan perkongsian.

Di bawah tender harus difahami pembidaan kompetitif, di mana pilihan pembekal produk dan perkhidmatan yang boleh dipasarkan dilaksanakan. Pelanggan perbandaran dan negeri menjalankan aktiviti mereka dalam rangka kerja 44-FZ Pada sistem kontrak di lapanganpembelian barangan, kerja, perkhidmatan untuk memastikan negeri. dan keperluan perbandaran.”

Perbadanan negeri, organisasi yang melaksanakan aktiviti terkawal, monopoli semula jadi berfungsi mengikut undang-undang 223-FZ “Mengenai perolehan barangan, kerja, perkhidmatan oleh jenis entiti undang-undang tertentu. orang” (contohnya, tender pembinaan).

Tempat istimewa

Struktur komersial beroperasi dalam perundangan sivil semasa di wilayah Persekutuan Rusia. Mereka menyiarkan maklumat tentang rancangan mereka di tapak tender. Kedua-dua individu dan entiti undang-undang yang mematuhi sepenuhnya keperluan pelanggan dan perundangan Rusia mempunyai hak untuk mengambil bahagian dalam perolehan.

Terdapat tender yang berbeza: terbuka (iaitu, untuk semua peserta), contohnya, tender terbuka, permintaan untuk sebut harga, lelongan elektronik, permintaan untuk cadangan; ditutup (iaitu, untuk bilangan orang yang terhad), contohnya, lelongan dan pertandingan terhad. Pembelian boleh dibuat dalam bentuk elektronik dan dalam bentuk kertas.

Perlu diingat bahawa acara sedemikian memerlukan persiapan yang serius, khususnya, undang-undang, kewangan dan teknikal. Ini adalah perlu untuk memastikan permohonan dan pelaksanaan kontrak. Oleh itu, pengurus hendaklah mula-mula menyediakan kakitangan mereka untuk kerja berpasukan, kerana keputusan akhir bergantung pada keselarasan operasi yang dijalankan oleh pekerja.

Peringkat utama pelaksanaan tender

Secara skematik, penyertaan dalam acara tersebut boleh diwakili seperti berikut: Analisis pasaran → Pemilihan dan penerimaan selanjutnyatandatangan elektronik → Pendaftaran → Cari tapak tender → Penyediaan keselamatan kewangan → Membuka akaun khas (ini perlu untuk peserta perolehan mengikut 44-FZ) → Penyediaan dan penyerahan permohonan untuk penyertaan dalam perolehan → Penyertaan langsung dalam tender. Langkah terakhir, sudah tentu, mendapat hasilnya.

Mari kita pertimbangkan peringkat utama senarai yang dibentangkan: penyertaan, sebagai contoh, dalam tender pembinaan. Ia akan menjadi lelongan elektronik di bawah 44-FZ. Pada masa yang telah ditetapkan, pelanggan mula mempertimbangkan permohonan peserta. Apabila permohonan anda dianggap layak untuk menyertai lelongan, anda harus mengira tahap harga minimum yang anda sedia untuk membekalkan produk pembinaan atau menyediakan perkhidmatan berkaitan, mengatur kerja di bawah tender ini.

Lelongan elektronik dijalankan dalam masa nyata. Oleh itu, dalam masa sepuluh minit selepas menyerahkan tawaran terakhir untuk harga, peserta mempunyai hak untuk membuat tawaran sendiri dalam talian pada "langkah lelongan": dari 0.5 hingga 5% daripada NMCC. Dalam erti kata lain, langkah yang boleh diambil pada satu-satu masa tidak boleh melebihi 5% daripada harga maksimum permulaan perjanjian perkongsian (kerjasama) yang ditunjukkan dalam notis.

Menurut keputusan lelongan, protokol disediakan. Selepas lelongan dianggap selesai, peringkat pertimbangan bahagian tambahan permohonan bermula.

Kesimpulan

Jadi, kami telah mempertimbangkan kategori belanjawan:tujuan dan jenis belanjawan, peringkat projek. Di samping itu, kami menganalisis peringkat utama dengan lebih terperinci. Perlu diingat bahawa walaupun seorang pemula boleh memenangi tender. Bagaimana untuk mempraktikkannya?

Perdagangan elektronik melibatkan kehadiran pelanggan, iaitu wang. Walau bagaimanapun, tender tidak termasuk hubungan tidak formal. Tidak ada cara untuk mencapai persetujuan. Kegagalan untuk mematuhi syarat yang ditetapkan dalam kontrak boleh mengakibatkan kehilangan perjanjian, kehilangan dana, dan kehilangan peluang untuk mengambil bahagian dalam lelongan lain akibat kehilangan kelayakan. Pemula sering melanggar peraturan ini kerana kurang perhatian.

Pertama sekali, anda harus mendapatkan tender yang tidak mengandungi peraturan yang ketat. Sebagai contoh, pada lelongan pelan komersial. Hanya selepas itu adalah dinasihatkan untuk beralih kepada tender yang serius, yang dikawal oleh undang-undang perolehan mengikut 44-FZ dan 223-FZ. Syarat utama untuk kemenangan tidak lebih daripada kesedaran. Pertama sekali, anda perlu memikirkan tentang kualiti kerja, dan bukan tentang jumlah perjanjian.

Bayangkan anda masih menang. Anda mempunyai kontrak di tangan anda. Adakah syarikat akan dapat mencari kapasiti dan kuasa tambahan untuk memenuhinya tanpa masalah? Dan jika tidak, berapa banyak wang yang diperlukan untuk mengupah pekerja atau menyewa peralatan? Adakah perjanjian itu akan kekal menguntungkan?

Perlu diingat bahawa antara kesilapan pembida, yang utama adalah seperti pelanggaran tarikh akhir, kajian dokumentasi yang lalai, percubaan untuk mengambil bahagian dalam banyak tender pada masa yang sama, kerosakan rancangan teknikal,berdagang dengan kerugian. Semua ini boleh membawa kepada akibat buruk. Itulah sebabnya adalah perlu untuk mengelakkan semua kekurangan yang disenaraikan terlebih dahulu.