Jenis mesyuarat: protokol, struktur dan kandungan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Tidak terfikir untuk membayangkan kerja mana-mana organisasi tanpa komunikasi perniagaan. Komunikasi yang dibina dengan betul antara pekerja membolehkan anda menyelesaikan tugas dengan lancar dan cepat.

Terdapat banyak jenis mesyuarat dalam organisasi, dan setiap daripadanya mempunyai ciri dan tugas tersendiri. Mengetahui nuansa sedemikian akan membantu memudahkan perbincangan isu perniagaan. Artikel ini akan memberitahu anda tentang jenis mesyuarat, membantu anda memahami sebab mesyuarat itu diadakan dan cara ia direkodkan dalam kerja pejabat.

Matlamat mesyuarat perniagaan

Matlamat utama mengadakan apa-apa jenis mesyuarat dan mesyuarat adalah untuk membangunkan penyelesaian konstruktif khusus untuk masalah mendesak dan mempertimbangkan isu perniagaan yang mendesak. Selain itu, semasa mesyuarat kolektif, kakitangan berpeluang untuk berkongsi pendapat, idea atau membuat cadangan tentang penyelesaian terbaik kepada masalah dengan pengurus yang lebih tinggi.

Sebarang jenis mesyuarat perniagaan membolehkan anda melihat gambaran menyeluruh tentang situasi dalam organisasi, untuk menentukan kekuatan dan kelemahannya. Perlu diingatkan bahawa apabila mengambil bahagian dalam format inikomunikasi perniagaan ialah penyesuaian pantas pekerja baharu syarikat atau perusahaan.

Tugas

Tugas berikut untuk semua jenis mesyuarat boleh dibezakan:

• menyelesaikan masalah dan isu semasa;
• integrasi aktiviti jabatan mengikut matlamat strategik syarikat;
• penilaian syarikat dan bahagian struktur individunya;
• mengekalkan dan membangunkan dasar syarikat.

Untuk memahami dalam format apa untuk mengadakan acara perniagaan sedemikian, anda perlu memutuskan tugasan di atas yang mana akan sesuai dengannya, dan selepas itu anda boleh memahami klasifikasi yang mana ia akan tergolong.

Jenis dan klasifikasi

Sesuatu mesyuarat, sebagai sejenis komunikasi perniagaan, boleh mempunyai bentuk pegangan yang berbeza, yang menentukan perkara perkara dan senarai pegawai yang hadir.

Klasifikasi utama mesyuarat harus diserlahkan:

1. Wilayah pemilikan. Di sini kita boleh membezakan jenis mesyuarat seperti pentadbiran (yang memperuntukkan perbincangan isu-isu bermasalah), saintifik (seminar dan persidangan, yang tujuannya adalah untuk membincangkan isu-isu saintifik topikal), politik (menyediakan mesyuarat ahli mana-mana politik. parti dan pergerakan) dan jenis campuran.
2. Skala. Di sini, yang antarabangsa dibezakan, di mana pakar dari negara lain atau rakan kongsi asing terlibat, kebangsaan, serantau dan juga bandar.
3. Ketetapan. Dalam mana-mana format mesyuarat, boleh adakekal atau berkala.
4. Mengikut lokasi - tempatan atau dalam perjalanan.

Dan juga semua jenis mesyuarat boleh dibahagikan seperti berikut:

1. Instruktif, menyediakan format tingkah laku arahan, di mana pemimpin atasan menyampaikan maklumat terus kepada bawahannya, yang kemudiannya menyimpang dan dihantar sepanjang menegak kuasa. Selalunya, semasa komunikasi perniagaan sedemikian, pesanan Ketua Pegawai Eksekutif didengari, yang boleh menjejaskan perjalanan perusahaan dengan ketara, dan ini juga boleh menjadi norma tingkah laku atau inovasi penting.
2. Operasi (bilik kawalan). Tujuan mesyuarat jenis ini adalah untuk mendapatkan maklumat tentang keadaan dalam sesebuah organisasi atau perusahaan. Aliran maklumat dalam kes ini diarahkan daripada orang bawahan kepada ketua-ketua jabatan atau ketua pengarah. Pada asasnya, pada mesyuarat operasi, isu-isu mengenai pelaksanaan peta jalan, aktiviti yang dirancang, pelan strategik dan operasi dipertimbangkan. Perbezaan penting antara mesyuarat operasi (penghantaran) dan semua yang lain ialah ia diadakan secara tetap dan mempunyai senarai tetap peserta. Perlu diingat juga bahawa semasa mesyuarat mungkin tiada agenda.
3. Bermasalah. Mesyuarat sedemikian diadakan sekiranya terdapat keperluan mendesak untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan tugas dalam masa yang singkat atau untuk menyelesaikan masalah global bagi perusahaan.

Selain daripada semua perkara di atas, seseorang boleh memilih secara berasingan salah satu jenis pengeluaran yang paling popularmesyuarat - perancangan. Sebagai peraturan, acara sedemikian diadakan setiap hari atau seminggu sekali, di mana ketua jabatan dan penghibur langsung hadir, yang menerima tugasan untuk hari itu dan membincangkan kemajuan pelaksanaannya.

Topik mesyuarat kakitangan perusahaan pada mesyuarat itu boleh menjadi apa-apa jenis isu yang timbul dalam perjalanan perusahaan, dan perjalanan perbincangan boleh ditumpukan kepada perubahan dalam persekitaran luaran dalam yang dikendalikan oleh organisasi tertentu.

Menganjurkan mesyuarat

Sebarang jenis mesyuarat, tanpa mengira formatnya, memerlukan persediaan yang teliti untuknya, kerana keberkesanannya bergantung pada saat ini. Pada mulanya, anda perlu menentukan perkara berikut:

• sasaran;
• isu yang dibincangkan;
• menetapkan tugas untuk kakitangan (berdasarkan kefungsian dan subordinasi);
• langkah untuk menyelesaikan tugasan.

Hari ini, kebanyakan mesyuarat dijalankan dengan cara yang sangat biasa-biasa sahaja, kerana itu maknanya hilang dan tugas yang diberikan boleh dilaksanakan dengan lemah. Oleh itu, adalah amat penting untuk memikirkan keseluruhan perjalanan mesyuarat perniagaan tersebut dan membina perbincangan kerja dengan cara yang tidak hanya mengambil masa, tetapi mendapat maklum balas daripada pasukan.

Mesyuarat

Perlu diingat bahawa firma dan organisasi besar yang ingin mendapatkan bahagian pasaran tertentu dan membangunkan syarikat mereka dengan matlamat untuk membuat keuntungan besar membuat pertaruhan besaruntuk membincangkan isu-isu penting dengan tepat melalui mesyuarat. Daripada amalan pengurus yang berjaya, anda boleh membentuk set peraturan berikut tentang cara membuat persediaan untuk mesyuarat:

Pertama, senarai peserta ditentukan. Harus jelas siapa yang hendak dijemput ke mesyuarat itu dan apakah peranan yang akan dimainkannya. Selalunya berlaku bahawa orang yang dijemput mungkin tidak memahami isu ini, dan dijemput "untuk berjaga-jaga", tetapi pada masa itu mereka boleh melakukan tugas mereka dan tidak membuang masa.

Adalah penting untuk menyediakan agenda. Sekiranya mesyuarat itu dijadualkan, maka agenda dibangunkan lebih awal, yang menunjukkan isu-isu yang akan dibincangkan, dan juga menentukan penceramah utama. Adalah penting untuk diingat bahawa dokumen ini harus dihantar kepada mereka yang bertanggungjawab untuk penyediaan maklumat dan mereka yang akan hadir supaya semua peserta dapat menyediakan laporan, cadangan dan soalan tambahan. Jika perlu, agenda boleh diselaraskan.

Isu utama dan strategik harus diletakkan di hadapan mesyuarat. Penceramah isu tersebut mestilah orang (ketua jabatan, bahagian, bengkel) yang bertanggungjawab secara peribadi untuk pelaksanaan sebarang aktiviti strategik syarikat.

Mata penting

Adalah penting untuk diingat bahawa mana-mana mesyuarat mempunyai dua peringkat utama - persediaan untuknya dan pegangan sebenar. Peringkat pertama termasuk menentukan kerelevanan menjalankan perniagaanpengumpulan, tugas, matlamat utama dan sekunder ditunjukkan, senarai peserta dan penceramah dibentuk, laporan, pembentangan dan laporan disediakan mengikut topik atau agenda yang telah ditetapkan sebelumnya. Peringkat kedua melibatkan pelaksanaan kursus mesyuarat yang telah dirancang sebelum ini, mendengar laporan dan membincangkan isu-isu semasa dan strategik.

Jika semasa komunikasi perniagaan sedemikian adalah perlu untuk memutuskan apa dan kepada siapa untuk dilakukan daripada pekerja, maka kita boleh memilih peringkat ketiga - membuat keputusan. Sebagai peraturan, keputusan dibuat oleh pengerusi, yang mempengerusikan mesyuarat, berdasarkan budi bicaranya sendiri atau melalui perbincangan atau pengundian kolektif.

Contoh rancangan mesyuarat

Dengan rancangan yang jelas di hadapan mereka, mana-mana pengurus boleh menjalankan mesyuarat dengan cekap dan berkesan, yang akan membolehkan anda mendapatkan maklum balas daripada kakitangan dan menetapkan tugas yang sesuai untuk mereka. Pelan ini mungkin termasuk yang berikut:

• ucapan salam;
• mendengar laporan dan membuat kesimpulan untuk tempoh masa tertentu (suku, minggu, setengah tahun, bulan);
• liputan isu semasa yang berkaitan dengan firma;
• cadangan pendengaran untuk menyelesaikan masalah (percambahan fikiran);
• penilaian pilihan yang dicadangkan dan perbincangan pelaksanaannya;
• pengumpulan pilihan;
• mengundi untuk menerima pakai satu atau pilihan lain;
• menentukan sempadan semasa menyelesaikan masalah (menentukan siapa yang bertanggungjawab, masa, kaedah dan kaedah).

Rakaman

Besarbeberapa jenis mesyuarat perlu ditetapkan di atas kertas (dokumen), yang dipanggil protokol. Menyimpan dokumentasi jenis ini membolehkan anda menghalalkan keputusan yang dibuat. Selain itu, terima kasih kepada protokol, anda sentiasa boleh menjejaki kemajuan pelaksanaan aktiviti, dan sekiranya gagal menyelesaikan tugasan, tentukan siapa yang bertanggungjawab untuk ini.

Tusukan, sebagai peraturan, dijalankan oleh setiausaha pemimpin yang merupakan pengerusi mesyuarat. Walau bagaimanapun, fungsi ini selalunya boleh dilakukan oleh pekerja lain juga.

Fungsi dan tugas setiausaha

Sebelum memulakan mesyuarat perniagaan, setiausaha harus biasa dengan senarai jemputan dan senarai isu yang dibincangkan. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa jika mesyuarat diadakan secara tetap, maka pegawai inilah yang mengumpul semua dokumentasi (senarai, rancangan, agenda, dll.) dan membantu pemimpin membuat persediaan untuk mesyuarat itu.

Pada mulanya dan jika perlu, setiausaha boleh meminta orang yang hadir untuk mengisi helaian pendaftaran, di mana nama penuh mereka akan ditunjukkan. dan kedudukan. Ini diperlukan semasa merangka protokol. Seterusnya, setiausaha mengumumkan agenda, yang menandakan permulaan mesyuarat. Selanjutnya, apabila mereka yang hadir mula membincangkan isu, setiausaha merekodkan perkembangan acara ini. Pada akhir mesyuarat, pegawai ini menyediakan versi siap minit, selepas itu dia menandatanganinya dengan pengerusi dan menghantar segala-galanya kepada orang yang terlibat.

Adalah amat penting bagi Setiausaha, semasa menyusun, untuk membayar yang perlu dibayarperhatian terhadap penampilan minit mesyuarat. Ia mesti termasuk tajuk, tempat, senarai peserta, isu yang dibincangkan dan keputusan yang dibuat.

Kesimpulan

Daripada maklumat di atas, menjadi jelas bahawa mengadakan mesyuarat dalam perusahaan adalah amat penting. Walau bagaimanapun, perlu diingati bahawa persediaan berkualiti tinggi untuk acara sebegini membawa lebih daripada 50% kunci kejayaan dalam meliputi maklumat, menetapkan matlamat dan pelaksanaannya yang berkualiti tinggi.