Contoh laporan kemajuan. Cara menulis laporan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Tiada pemimpin sedemikian yang sekurang-kurangnya sekali setahun tidak memerlukan orang bawahannya melaporkan apa yang telah dilakukan. Dan masalahnya ialah dengan pekerjaan rutin, membangunkan dokumen sedemikian nampaknya menjadi tugas yang agak sukar. Dan atas sebab tertentu kami malu untuk meminta contoh laporan mengenai kerja yang dilakukan daripada pihak berkuasa. Bagaimana jika dia memutuskan bahawa kita tidak sesuai dengan jawatan yang kita pegang?

Siapa yang memerlukannya

Soalan ini ditanya oleh penghibur yang menerima tugas untuk melaporkan. Selalunya, pekerja firma berasa hampir tersinggung dengan keperluan sedemikian. Tetapi semuanya mempunyai makna.

Pertama, laporan kerja yang dilakukan diperlukan oleh penghibur sendiri. Bukan formal, tetapi sikap berminat terhadap proses ini akan membolehkan anda mencari kesesakan dan kelemahan dalam kelayakan anda. Jadi, arah yang mungkin (dan perlu) untuk dibangunkan ditentukan. Lagipun, kita semua belajar daripada kesilapan kita.

Kedua, pemimpin memerlukannya. Laporan mengenai kerja yang dilakukan membolehkan anda menilai secara objektif kualiti dankelajuan menyelesaikan tugas. Terima kasih kepada dokumen ini, banyak soalan akan hilang - dari yang paling primitif "apa yang anda lakukan sepanjang masa" kepada kompleks "mengapa saya perlu menukar komputer anda untuk yang lebih moden". Kerana laporan akan menunjukkan bahawa ia mengambil masa yang lama untuk menyimpan perubahan pada dokumen. Dan ia tidak bergantung kepada pelaku - peralatan pejabat yang sudah lapuk tidak boleh berfungsi lebih cepat. Sebenarnya, inilah sebabnya nampaknya pekerja itu minum teh sepanjang masa - dia hanya menunggu operasi selesai.

Dan soalan: "Mengapa saya perlu menulis laporan mengenai kerja yang dilakukan untuk bulan itu?" sendiri tidak betul. Kerana pengumpulan maklumat statistik dan pengisian pangkalan data masuk akal untuk ahli strategi, dan bukan untuk pekerja operasi. Lebih mudah bagi mereka untuk menyelesaikan masalah daripada bercakap tentang kaedah untuk menyelesaikannya.

Apa yang hendak ditulis

Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahawa anda perlu menulis dengan terperinci. Apa sahaja yang kelihatan seperti perkara kecil atau gerak isyarat kecil boleh menjadi elemen utama dalam prestasi fungsi tertentu. Tetapi pemahaman tentang perkara ini hanya akan datang selepas mengkaji beberapa laporan bertulis.

Jika kerja itu bersifat rutin, contohnya, penyelarasan dokumen dan pengenalpastian ketidakkonsistenan, maka wajar untuk membangunkan bentuk jadual. Dalam kes ini, sekali lagi, pada mulanya jadual harus sangat terperinci dan mengandungi banyak lajur; lama kelamaan, keperluan untuk beberapa lajur akan hilang dan bentuk laporan akan kelihatan seperti biasa (dibaca - munasabah).

Bdalam beberapa kes, apabila menyusun laporan mengenai kerja yang dilakukan (guru, sebagai contoh), adalah mustahil untuk secara rasmi mendekati isu introspeksi. Malah, sebagai tambahan kepada beban pendidikan dan metodologi yang dirancang dan kajian bahan yang diperlukan, sekolah juga terlibat dalam aktiviti pendidikan. Ini memerlukan pendekatan khas untuk penyediaan dokumen: adalah perlu untuk memahami sebab-sebab ketinggalan beberapa pelajar, untuk mencari cara untuk menarik minat kanak-kanak dalam subjek mereka. Dan pada masa yang sama, kita tidak seharusnya melupakan anak sekolah yang berjaya (malah berbakat).

Laporkan matlamat

Untuk penyusunan yang betul dan kos masa minimum, adalah perlu dari awal lagi untuk memutuskan untuk tujuan apa dan mengapa laporan mengenai kerja yang dilakukan untuk tahun itu ditulis. Mari namakan yang paling popular:

- justifikasi manfaat sebenar jawatan tertentu dalam organisasi;

- pengesahan kelayakan pekerja;

- demonstrasi kerja yang berkesan kepada pihak pengurusan;

- menerima pembiayaan untuk tempoh pelaporan seterusnya;

- mendapatkan persetujuan untuk pembangunan arah (idea);

- rasional untuk membelanjakan sumber dan kewangan yang diperuntukkan, dsb.

Formulasi yang terkenal - penyataan masalah yang betul menyediakan 50% daripada penyelesaian - juga berfungsi dalam kes ini. Lebih baik kita memahami mengapa laporan diperlukan, lebih mudah untuk kita menulisnya. Sehingga fakta bahawa dokumen "untuk pertunjukan" tidak memerlukan pendekatan kreatif daripada kami sama sekali. Dan memakan masa.

Struktur dokumen

Jika syarikat tidak mempunyaimembangunkan borang pelaporan, maka anda perlu membangunkannya sendiri. Mengetahui tujuan dokumen itu, adalah perlu untuk memikirkan strukturnya. Contoh laporan kemajuan mencadangkan bahawa rangka yang jelas dan mudah diperlukan.

Pada awalnya, tujuan dan logik penyampaian maklumat perlu dijelaskan. Terangkan susunan persembahan dan buat jadual kandungan. Untuk jadual, adalah perlu untuk memberikan penjelasan ringkas mengapa borang sedemikian dipilih.

Di dalam bahagian dan subseksyen, seseorang juga harus mematuhi kesatuan pembentangan. Jadi dokumen itu akan lebih mudah difahami, akibatnya, lebih mudah untuk dilihat. Dalam laporan untuk jangka masa yang panjang, ilustrasi dalam bentuk rajah dan graf adalah agak sesuai, yang akan memudahkan persepsi. Tetapi di sini anda perlu mematuhi peraturan "makna emas": teks pepejal, serta bahan visual secara eksklusif, letih dengan sangat cepat.

Penggayaan

Bagi pekerja biasa, mungkin perkara yang paling sukar untuk ditulis ialah istilah dan perkataan. Laporan bombastik akan kelihatan tidak wajar dan akan menyebabkan reaksi negatif daripada pihak pengurusan. Perkataan yang terlalu ringkas (25 dokumen xerox, contohnya) juga akan menghalau pembaca.

Tetapi templat harus dielakkan. Satu-satunya pengecualian ialah dokumen yang tidak akan dibaca oleh sesiapa pun. Kami kadangkala menghadapi masalah seperti itu, tetapi dalam artikel ini kami berminat dengan laporan sebenar (bukan pro forma).

Dalam apa jua keadaan, anda tidak seharusnya bercakap tentang pencapaian sahaja. Untuk menyerlahkan merekaadalah perlu untuk bercakap tentang kesukaran yang terpaksa dihadapi dalam perjalanan kerja. Antara lain, analisis kerumitan adalah makanan untuk difikirkan tentang pengoptimuman kerja untuk eksekutif. Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahawa anda tidak boleh menggunakan frasa yang tidak jelas seperti "keadaan tidak memuaskan", "kesukaran yang dihadapi", dll. Adalah lebih baik untuk memanggil segala-galanya dengan nama yang betul: "pencetak foto rosak", "kekurangan akses kepada Internet", “kekurangan atau penerimaan maklumat yang tidak tepat pada masanya daripada jabatan berkaitan. Semua ini membolehkan kami menilai keadaan semasa syarikat dengan secukupnya dan objektif.

Penilaian keputusan

Setiap keputusan mesti disandarkan dengan nombor. Pembentukan konkrit sedemikian memberikan pemahaman tentang dinamik pembangunan.

Selain itu, adalah perlu untuk menetapkan kriteria untuk menilai keputusan. Adakah tempoh pelaporan sebelumnya (jika laporan suku tahunan, contohnya) atau, sebaliknya, peratusan pencapaian matlamat yang ditetapkan, terpulang kepada pengarang dokumen.

Secara umumnya, penunjuk tidak langsung boleh memberitahu banyak perkara tentang proses menyelesaikan tugasan. Terdapat juga banyak maklumat di sini untuk analisis lanjut. Daripada menentukan kos buruh kepada memahami ketepatan menetapkan matlamat.

Dari masalah kepada penyelesaian

Kebanyakan laporan ditulis berdasarkan kemajuan demi kemajuan. Dokumen yang jelas menunjukkan hubungan penyelesaian masalah adalah lebih berfaedah. Pembaca segera memahami kaedah dan teknik (jika perlu)penghibur mengambil kesempatan daripada penyiapan tugasan yang tepat pada masanya dan berkualiti tinggi.

Rantaian yang lebih terperinci "masalah khusus - puncanya - menetapkan matlamat - penyelesaian" serta-merta mencadangkan keperluan untuk membentangkan laporan harian dalam bentuk jadual. Lebih-lebih lagi, nama-nama graf sudah diketahui. Maklumat yang disampaikan dengan cara ini mudah dibaca dan dianalisis.

Pembentangan penunjuk kuantitatif

Dalam kes di mana laporan terdiri terutamanya daripada data berangka, bentuk jadual boleh menjadi sangat sukar untuk difahami. Aliran nombor yang berterusan benar-benar meletihkan pembaca selepas beberapa minit. Perkara lain - carta dan graf berwarna-warni. Ia jelas, boleh difahami, mudah dibaca.

Setiap rajah mesti diulas. Di samping itu, adalah perlu untuk menunjukkan bagaimana pelbagai graf saling berkaitan; menerangkan hubungan sebab-akibat akan memudahkan lagi analisis laporan.

Jika sumber material dibelanjakan semasa kerja, anda tidak seharusnya menyenaraikan semuanya sahaja. Sebaliknya, faedah yang diperoleh harus disenaraikan. Frasa kering: "Peralatan pejabat dibeli" akan berbunyi berbeza jika anda menulis: "2 pekerjaan telah dibuat, yang memungkinkan untuk meningkatkan output jabatan."

Cara mengeluarkan dokumen

Walaupun hakikatnya tiada satu bentuk penyusunan, laporan mengenai kerja yang dilakukan boleh disediakan mengikut GOST, yang mentakrifkan yang utamakriteria saintifik. Ia menyatakan keperluan untuk pemformatan, jenis dan saiz fon, dsb.

Mengenai kebolehbacaan dokumen, berikut ialah beberapa petua:

- cuba gunakan tidak lebih daripada 5 ayat dalam satu perenggan;

- penunjuk utama boleh diserlahkan dalam fon atau warna;

- pecahkan teks supaya jadual atau graf tidak mengambil keseluruhan halaman; pastikan anda meninggalkan ruang untuk ulasan tentang mereka;

- tulis ringkasan laporan yang jelas dan padat.

Petua ini akan membantu meringankan persepsi laporan anda, yang bermaksud bahawa ia pada mulanya akan menyediakan pembaca untuk sikap setia terhadap pengarang dokumen. Bayangkan anda adalah bos. Dan buat laporan dengan cara yang berguna dan menarik untuk anda baca.