Menentukan keperluan untuk kakitangan: konsep, kaedah perancangan dan cara untuk menampungnya

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Salah satu sumber paling berharga bagi mana-mana syarikat ialah kakitangannya. Walau bagaimanapun, ia agak mahal. Oleh itu, adalah sangat penting untuk menentukan bilangan pekerja di mana anda boleh mencapai kesan ekonomi maksimum pada kos terendah. Untuk ini, kaedah dan pendekatan khas digunakan. Menentukan keperluan kakitangan adalah salah satu tugas keutamaan pengurusan. Cara proses ini dijalankan akan dibincangkan kemudian.

Jenis keperluan buruh

Proses menentukan keperluan kakitangan ialah sistem langkah komprehensif terbina dalam. Tugasnya adalah untuk mencapai matlamat khusus untuk proses pengeluaran. Ini adalah prosedur yang agak rumit, kerana perlu menentukan bukan sahaja bilangan pekerja yang akan melakukan yang diperlukantugas, tetapi juga untuk mencipta sistem pengeluaran yang paling cekap. Oleh itu, kakitangan juga dipilih mengikut kelayakan dan pengalaman mereka. Latihan disediakan mengikut keperluan.

Dalam sesebuah organisasi, perancangan mesti meliputi beberapa bidang pembangunan yang berbeza. Dalam kes ini, proses perancangan dalam bidang sumber buruh akan menjadi seefektif mungkin.

Terdapat pendekatan dan kaedah yang berbeza untuk menentukan keperluan kakitangan. Selalunya ia dibahagikan kepada 2 jenis utama:

• Menjanjikan. Pendekatan ini juga dipanggil strategik. Ia berkaitan dengan masa depan organisasi. Keperluan untuk kakitangan dalam kes ini ditentukan mengikut kursus pilihan organisasi. Pada masa yang sama, dalam jangka panjang, bukan sahaja bilangan sumber buruh dikira, tetapi juga tahap kelayakan pekerja.
• Situasional. Perancangan sedemikian membolehkan untuk menyediakan pengeluaran dengan jumlah sumber yang diperlukan dalam jangka pendek. Dengan pendekatan ini, perhatian diberikan kepada pusing ganti kakitangan, serta penunjuk bilangan cuti, cuti sakit, cuti bersalin dan jangka panjang, pengurangan dan sebagainya.

Prosedur perancangan dijalankan secara berterusan pada tempoh masa yang berbeza. Jadi, prosedur yang serupa boleh jadi:

• Jangka pendek - sehingga 12 bulan.
• Pertengahan penggal - dari 1 tahun hingga 5 tahun.
• Jangka panjang - lebih daripada 5 tahun.

Selain itu, pengurus berpengalaman menentukan keperluan kualitatif dan kuantitatif kakitangan. DalamDalam kes kedua, anda boleh menetapkan bilangan pekerja syarikat yang tepat. Dalam penilaian kualitatif, keperluan untuk kakitangan dengan kelayakan tertentu ditentukan.

Keperluan kuantitatif

Takrifan keperluan kakitangan kualitatif dan kuantitatif adalah berbeza dengan ketara. Perancangan berjalan dua arah. Apabila menentukan penunjuk kuantitatif, kaedah dipilih yang mana mungkin untuk mengira bilangan pekerja yang optimum di negeri ini. Penentuan nilai ini dijalankan dalam tempoh masa tertentu.

Penentuan keperluan kuantitatif untuk kakitangan berlaku dengan bantuan beberapa petunjuk asas:

• Bilangan pekerja tetap. Ini ialah bilangan pekerja dalam senarai untuk tarikh tertentu. Ini mengambil kira bilangan pekerja yang pergi dan tiba pada hari analisis.
• Nombor lampiran. Bilangan pekerja yang berada di negeri syarikat dan yang mesti datang bekerja pada hari itu untuk melaksanakan tugas kerja mereka. Jika kami mendapati perbezaan antara purata bilangan dan bilangan kehadiran, kami mendapat penunjuk masa henti sepanjang hari disebabkan oleh percutian, perjalanan perniagaan, sakit pekerja.
• Purata bilangan pekerja. Penunjuk ini digunakan untuk mengesan bilangan pekerja untuk tempoh tertentu. Ia digunakan dalam pengiraan purata gaji, produktiviti buruh, nisbah pusing ganti, pusing ganti kakitangan, dll. Jika anda perlu mencari purata bilanganpekerja untuk sebulan atau tempoh lain, jumlah pekerja untuk setiap hari dijumlahkan, dibahagikan dengan bilangan hari. Ini termasuk hujung minggu dan cuti. Jika anda perlu menentukan purata bagi tahun tersebut, jumlahkan purata bilangan pekerja bagi setiap bulan. Keputusan dibahagikan dengan 12.

Untuk menentukan penunjuk yang dibentangkan, pengeluaran merekodkan senarai gaji dan kehadiran. Pada masa yang sama, sumber maklumat adalah pesanan untuk pengambilan dan pemecatan daripada sesuatu jawatan, untuk pertukaran, penggantian, ketidakhadiran sementara pekerja atas sebab yang munasabah, dsb.

Untuk mengira bilangan pekerja pada tarikh tertentu, kaedah berbeza digunakan untuk menentukan keperluan kakitangan:

1. Kaedah intensiti buruh. Andaikan penggunaan maklumat tentang masa proses kerja.
2. Kaedah pengiraan. Gunakan data tentang kadar perkhidmatan, pekerjaan, nombor dan kebolehurusan.
3. Kaedah stokastik. Membolehkan anda menentukan ciri berangka menggunakan analisis korelasi atau regresi.
4. Kaedah anggaran pakar. Melibatkan pengiraan mudah atau lanjutan (tunggal, berbilang).

Penunjuk kualiti

Menentukan keperluan kualitatif untuk kakitangan dicirikan oleh kesukaran yang ketara. Penganalisis mesti menentukan dalam perjalanan kajian sedemikian bukan sahaja bilangan kakitangan, tetapi juga tahap profesionalisme, kelayakan pekerja yang diperlukan oleh organisasi.

Kesukarannya terletak pada hakikat bahawa pada masa ini tidak ada sistem tunggal untuk menentukan kualiti kerja, potensi pekerja. Hanya terdapat senarai asas ciri dan kualiti yang menentukan tahap kelayakan, kemahiran pekerja:

• Ekonomi. Mereka menentukan kerumitan kerja yang dilakukan oleh pekerja, kelayakannya, keadaan kerja, tempoh perkhidmatan dan gabungan industri.
• Peribadi. Kehadiran kemahiran tertentu, disiplin, kecekapan, pelaksanaan tugas yang teliti, kreativiti dan kreativiti mereka.
• Organisasi dan teknikal. Peralatan teknikal buruh, daya tarikannya, tahap organisasi teknologi pengeluaran, rasionalisasi.
• Sosiobudaya. Aktiviti sosial, kolektivisme, moral dan pembangunan budaya umum.

Menentukan keperluan kakitangan organisasi atas dasar kualitatif adalah berdasarkan data berikut:

• Struktur organisasi.
• Pembahagian pekerja mengikut tahap kelayakan profesional (ditunjukkan dalam pengeluaran dan dokumentasi teknikal).
• Keperluan untuk pekerjaan.
• Perjawatan bahagian struktur syarikat.
• Peraturan proses organisasi dan pengurusan.

Untuk setiap ciri kualiti, keperluan untuk bilangan kakitangan ditentukan. Jumlah bilangan pekerja yang diperlukan untuk operasi organisasi yang betul ditentukan dengan menjumlahkan keputusanbagi setiap kriteria. Untuk ini, dokumen organisasi berikut sedang dibangunkan:

• Matlamat sistem berdasarkan struktur organisasi syarikat dibina.
• Struktur organisasi am perusahaan dan bahagiannya.
• Perjawatan.
• Penerangan kerja. Ia juga digunakan dalam pengiraan intensiti buruh bagi fungsi kakitangan utama dan pengurusan.

Faktor yang mempengaruhi keperluan sumber buruh

Terdapat faktor tertentu yang mempengaruhi proses perancangan tenaga kerja dan keperluan kakitangan.

Ia boleh secara langsung atau tidak langsung, dalaman atau luaran. Faktor berikut mempunyai pengaruh yang paling besar:

• Keadaan pasaran buruh. Mereka ditakrifkan oleh beberapa ciri. Syarat tersebut termasuk keadaan demografi, pengangguran, kualiti pendidikan, penawaran dan permintaan tenaga kerja dalam pelbagai sektor, penglibatan perkhidmatan pekerjaan dalam proses latihan pakar.
• Inovasi teknologi. Kemajuan aktif dalam dunia moden membawa kepada penyederhanaan tenaga kerja manusia, mengubah kandungannya. Ini memerlukan latihan semula pakar yang berkelayakan tepat pada masanya.
• Perubahan dalam bidang perundangan. Faktor ini sukar diramal. Ini merujuk kepada perundangan dalam bidang perlindungan buruh dan pekerjaan.
• Pendekatan merekrut pesaing. Organisasi mesti sentiasa memantau dan mengkaji kaedah dan pendekatan untuk bekerja dengan kakitanganpesaing. Berdasarkan maklumat ini, dasar kakitangan organisasi sendiri sedang diselaraskan.
• Matlamat syarikat. Ia boleh menjadi jangka pendek atau jangka panjang dan mengikut strategi yang sama.
• Pembiayaan. Setiap organisasi mempunyai keupayaan kewangan tertentu. Berdasarkan ini, dasar kakitangan organisasi juga dipilih.
• Potensi kakitangan. Ini adalah asas kepada kejayaan pelaksanaan rancangan pemasaran. Jika jabatan kakitangan perusahaan boleh mempertimbangkan zon pembangunan, keupayaan kakitangan, ini membolehkan anda menutup kekosongan yang muncul tepat pada masanya.

Peringkat kerja

Terdapat beberapa langkah asas dalam menentukan keperluan kakitangan. Selalunya, tiga proses besar menonjol semasa menjalankan tugas yang serupa.

Pada peringkat pertama, syarikat menganalisis sumbernya sendiri. Ini adalah perlu untuk menentukan sama ada ia mungkin pada masa hadapan untuk memenuhi keperluan tersebut sendiri. Dalam kes ini, penunjuk penting adalah keuntungan, pusing ganti syarikat. Dia mesti mempunyai sumber yang mencukupi untuk membayar pekerjanya.

Seterusnya, pada peringkat kedua, analisis keperluan kakitangan dalam tempoh yang lalu dijalankan. Kesimpulan dibuat tentang kesesuaian dan kecekapan penggunaan sumber tenaga kerja. Penganalisis mengenal pasti kelemahan dalam proses ini. Pelan jangka panjang sedang dibangunkan yang membolehkan anda menghapuskan sepenuhnya atau meminimumkan kesan negatif faktor penghalang.

Pada peringkat ketiga, ia diterimakeputusan mengenai tindakan khusus dalam bidang polisi kakitangan pada masa ini. Ini mengambil kira matlamat dan objektif keseluruhan organisasi. Keputusan dibuat mengenai pengekalan dan pengurangan pekerja tertentu. Selepas analisis penentuan keperluan untuk kakitangan, beberapa keputusan boleh dibuat:

• pengurangan kakitangan;
• menarik kakitangan dari luar;
• latihan dan latihan semula kakitangan.

Selain itu, tindakan yang disenaraikan boleh dijalankan serentak. Ia bergantung pada situasi yang telah berkembang dalam organisasi.

Kaedah untuk menentukan keperluan

Menentukan keperluan perusahaan untuk kakitangan dijalankan mengikut kaedah tertentu.

Terdapat beberapa teknik popular:

1. Mengambil gambar pada hari bekerja. Ini adalah kaedah yang berkesan tetapi sangat memakan masa. Seorang pekerja mempunyai pelbagai tanggungjawab. Semasa pelaksanaan mereka, masa direkodkan. Pendekatan ini membolehkan anda mengenal pasti tindakan berlebihan. Dalam sesetengah kes, keputusan dibuat tentang keperluan untuk kerja pekerja tertentu dalam keseluruhan proses pengeluaran atau kekosongan seperti itu. Mungkin perlu untuk sejumlah kecil kerja untuk menggabungkan dua unit kakitangan menjadi satu.
2. Pengiraan mengikut standard perkhidmatan. Bagi setiap pekerja, penunjuk prestasi tertentu ditetapkan berdasarkan piawaian dan peraturan yang berbeza. Mempunyai maklumat tentang kadar pengeluaran harian, pengurus boleh mengira keperluan untuk kakitangan padabeberapa tempoh masa.
3. Penilaian pakar. Ini adalah salah satu kaedah yang paling popular. Ia digunakan oleh pelbagai syarikat. Pendapat pengurus adalah penentu dalam menentukan keperluan untuk kakitangan. Tetapi pada masa yang sama, pengurus mesti dicirikan oleh tahap latihan dan profesionalisme yang tinggi. Adalah penting untuk mempunyai pemahaman yang jelas tentang perkembangan industri ini pada masa hadapan.
4. Ekstrapolasi. Berdasarkan data semasa, ramalan jangka panjang dibuat. Ini mengambil kira kemungkinan perubahan. Ini mungkin kenaikan harga, tindakan terancang negara dalam industri ini, pembangunannya pada masa hadapan, dsb. Pendekatan ini digunakan jika keadaan dalaman dan luaran organisasi stabil. Di negara kita, ia hanya boleh digunakan untuk perancangan jangka pendek.
5. Membina model komputer. Ketua jabatan menghantar maklumat, berdasarkan ramalan komputer tentang keperluan organisasi untuk tenaga buruh untuk perspektif tertentu dibina. Ini adalah kaedah yang agak baru, jadi ia tidak mempunyai masa untuk mendapatkan pengedaran yang ketara. Ia memerlukan kos kewangan yang besar, serta penglibatan pakar yang berkaitan dalam kerja. Teknik ini lebih sesuai untuk perusahaan besar.

Formula pengiraan

Penentuan keperluan kakitangan dijalankan menggunakan pengiraan khas.

Sebelum memilih formula, anda perlu menentukan perkara yang lebih cenderung kepada syarikat dalam proses menjalankan polisi kakitangannya:

• Untuk meningkatjumlah pengeluaran, yang memerlukan penglibatan kakitangan tambahan.
• Untuk mengurangkan jumlah pengeluaran, yang membawa kepada pelepasan sumber buruh.
• Jumlah pengeluaran tidak dirancang untuk berubah. Keperluan untuk kakitangan ditentukan oleh pergerakan semula jadi kakitangan sekiranya berlaku pemecatan, dekri, umur persaraan, dsb.

Oleh itu, di jabatan perancangan perusahaan, pengiraan dan justifikasi pertumbuhan pengeluaran berlaku. Untuk meningkatkan produktiviti, semua faktor diambil kira. Untuk menentukan bilangan pekerja yang dirancang, gunakan formula:

Chpsp=ChbpI + OI, di mana Nspp ialah purata kiraan pekerja yang dirancang dalam tempoh perancangan, Nbp ialah kiraan pekerja dalam tempoh masa lalu (asas), I ialah indeks perubahan dalam volum pengeluaran pada masa hadapan, OI ialah jumlah perubahan dalam kiraan pekerja dalam tempoh asas.

Purata bilangan pekerja

Menentukan keperluan kakitangan boleh dilakukan menggunakan formula lain. Anda boleh menentukan purata bilangan pekerja seperti berikut:

Chss=ChyavKss, di mana Nss ialah bilangan purata bilangan pekerja, Nyav ialah bilangan pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan semasa satu syif, Kss ialah pekali purata bilangan pekerja.

Kaedah menampung keperluan

Apabila keperluan untuk sumber buruh ditentukan, gariskan cara untuk menampungnya:

• Luaran. Dalam kes ini, perhatian diberikan kepada graduan institusi pendidikan khusus, pusat latihan semula kakitangan, serta cadanganagensi pengambilan pekerja, pasaran buruh terbuka.
• Domestik. Kakitangan syarikat menjalani latihan semula, meningkatkan kemahiran mereka. Untuk tujuan ini, pembangunan profesional dijalankan untuk kemungkinan pertumbuhan kerjaya. Pendekatan ini mengurangkan pusing ganti kakitangan.

Bilangan kakitangan sokongan

Penentuan keperluan untuk kakitangan bantuan juga dijalankan mengikut formula mudah:

Chsvr=KrmRSKss, di mana Nvvr ialah bilangan pekerja sokongan tersenarai, Krm ialah bilangan pekerjaan untuk pekerja sokongan, RS ialah bilangan syif kerja dalam satu hari.