Dokumen perakaunan utama: jenis, pemprosesan dan penyimpanan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Menjalankan perakaunan di perusahaan dalam pelbagai bentuk pemilikan adalah mustahil tanpa refleksi dokumentari. Tidak satu prosedur, tidak satu projek, tidak satu transaksi perniagaan dijalankan tanpa dokumen yang dilaksanakan dengan betul, dikawal oleh perintah dalaman perusahaan dan norma perundangan luaran. Setiap tindakan yang dilakukan oleh pekerja, sebagai contoh, syarikat perdagangan, bermula daripada pengendali untuk menerima permohonan dan berakhir dengan pengarah, ditunjukkan dalam pangkalan dokumentari, yang berdasarkan senarai dokumen utama.

Konsep dan kepentingan

Mungkin sukar untuk membayangkan fungsi perusahaan sedia ada dalam mana-mana bidang aktiviti yang mungkin tanpa dokumen yang mengesahkan transaksi perniagaan. Seperti dalam isu lain, dokumentasi memainkan peranan yang sangat penting di sini. Anda sukar membayangkankerja lapangan terbang yang berkualiti tinggi dan dibenarkan oleh undang-undang, membenarkan penumpang berlepas tanpa dokumen yang membuktikan identitinya - pasport dan kod pengenalan warganegara. Dengan cara yang sama, adalah sukar untuk menganggap kemasukan ke pergerakan kereta yang pemandunya tidak mempunyai dokumentasi yang sesuai dalam bentuk lesen dan pasport teknikal untuk kereta yang dipandunya. Begitu juga dokumen perakaunan utama. Mana-mana syarikat yang berdaftar dalam senarai usahawan negeri mesti mempunyai beberapa dokumen yang diperlukan untuk perakaunan, yang merupakan asas asas dan pautan awal dalam rantaian pengawalseliaan proses perniagaannya.

Dokumentasi perakaunan utama ialah satu set sijil, tindakan, pesanan, invois, penyata dan laporan, yang melaluinya operasi syarikat direkodkan dan prosedur perniagaannya dikawal selia.

Jenis dokumen

Klasifikasi aliran kerja perakaunan termasuk jenis utama dokumen utama berikut:

• mengikut tujuan berfungsi - perakaunan, pengurusan, kakitangan;
• mengikut tahap peraturan - dalaman dan luaran.

Arah pertama klasifikasi memungkinkan untuk membezakan antara mereka sendiri dokumen tiga peringkat fungsi utama mana-mana firma perniagaan mengikut jenis tujuan mereka, dan yang kedua - mengikut kaedah mengatur undang-undang peraturan perhubungan ekonomi. Setiap arahan termasuk jisimjenis dokumen tertentu yang mencerminkan prestasi tindakan khusus oleh pekerja syarikat.

Dokumentasi perakaunan

Jika kami mempertimbangkan dokumen perakaunan utama, dokumen itu, seterusnya, dibahagikan kepada peraturan bagi tiga peringkat transaksi perniagaan.

Peringkat pertama dicirikan oleh kesimpulan transaksi. Di sini, dokumentasi perakaunan utama diwakili oleh kesimpulan perjanjian dan pengeluaran invois untuk pembayaran. Perjanjian adalah dokumen yang mengawal hubungan antara dua pihak untuk mewujudkan syarat untuk interaksi antara mereka. Invois untuk pembayaran ialah keperluan dengan definisi jumlah tertentu yang, di bawah syarat kontrak, pembeli mesti membayar kepada penjual untuk barangan yang dijual atau perkhidmatan yang disediakan.

Peringkat kedua aktiviti keusahawanan ditunjukkan dalam dokumen pembayaran dan dipanggil peringkat pembayaran untuk transaksi. Berdasarkan fakta bahawa pembayaran boleh dibuat secara bukan tunai atau tunai, dokumen utama untuknya dibentangkan sama ada sebagai penyata daripada akaun semasa dan pesanan pembayaran, atau cek dan resit juruwang untuk pesanan tunai masuk.

Peringkat ketiga, terakhir ditentukan secara khusus oleh penerimaan produk atau perkhidmatan. Sehubungan itu, ia juga dikawal oleh dokumentasi utama dalam bentuk nota penghantaran, resit jualan dan tindakan penerimaan dan pemindahan produk atau tindakan kerja yang dilakukan sekiranya menyediakan sebarang jenis perkhidmatan.

Dokumentasi perakaunan pengurusan

Perbezaan antara aliran kerja perakaunan dan pengurusan terutamanya terletak pada fakta bahawa aktiviti perakaunan dikawal oleh undang-undang negeri dengan rangka kerja untuk mencerminkan operasi perniagaan yang ditubuhkan khusus oleh pihak berkuasa, dan pengurusan ditentukan oleh keputusan dalaman dan keutamaan peribadi pengarah atau pemilik langsung syarikat tertentu. Dalam erti kata lain, dokumen perakaunan utama mempunyai bentuk yang ketat dikawal oleh rangka kerja pengawalseliaan biasa, manakala dokumen pengurusan dibangunkan secara eksklusif di peringkat perusahaan. Apakah kertas yang mengawal pengendalian perakaunan pengurusan dalam syarikat? Antara yang utama adalah seperti berikut:

• kod peraturan buruh dalaman;
• dasar perakaunan perusahaan;
• perjanjian kolektif;
• peraturan dan perintah pengarah syarikat;
• huraian kerja;
• dokumen pentadbiran.

dokumentasi HR

Bagi senarai dokumen utama yang mengawal selia hubungan antara pekerja di perusahaan, serta mengawal prosedur pengiraan gaji dan menentukan tanggungjawab setiap pekerja syarikat, di sini dokumentasi kerja termasuk perkara utama berikut jenis:

• kakitangan - melibatkan keseluruhan semua jawatan dalam perusahaan, gambaran bilangan mereka dan bilangan unit kakitangan, serta perihalan tahap gaji merekayuran, prosedur untuk bonus, nyah ikatan, penerimaan peruntukan elaun;
• jadual kerja - termasuk maklumat tentang hari bekerja, isu organisasi dan pentadbiran, peraturan untuk mengambil dan memecat pekerja, serta syarat kenaikan pangkat mereka sebagai bayaran tambahan untuk kerja atau kecaman dalam bentuk teguran dan potongan gaji;
• huraian kerja - kerja jabatan kakitangan setiap perusahaan adalah berdasarkan satu set hak dan kewajipan, peruntukan am, tugas, tanggungjawab, keperluan kelayakan dan hubungan dari segi subordinasi antara peringkat unit kakitangan yang berbeza dalam perusahaan.

Dokumen Diperlukan

Mana-mana syarikat yang berdaftar dan beroperasi secara sah mempunyai senarai dokumen wajib yang mesti dipaparkan dalam rangka kerja aktivitinya. Dokumen utama wajib adalah seperti berikut:

• perjanjian - walau apa pun perjanjiannya, dokumen ini adalah asas asas dalam memulakan hubungan antara dua usahawan, antara penjual dan pembeli, antara penawaran dan permintaan;
• invois yang dikeluarkan - apabila membuat keputusan mengenai penjualan barang atau penyediaan perkhidmatan, pihak penjual mengeluarkan invois kepada pihak pembeli sebagai prasyarat untuk transaksi;
• bentuk pelaporan yang ketat - dalam proses perjanjian ia tidak lengkap tanpa cek, wang tunai dan dokumen komoditi yang berkaitan dengan senarai wajib;
• komoditi-nota konsainan - dokumen yang menunjukkan penerima konsain, pembawa, penghantar barang, barang itu sendiri dalam pelbagai tatanamanya, bilangan produk yang dihantar, harga dan jumlah;
• Tindakan penerimaan dan pemindahan kerja yang telah siap atau barang yang dihantar.

Dokumen Dalaman

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, kerja mana-mana syarikat membayangkan kehadiran dokumentasi luaran dan dalaman. Dokumen utama utama untuk tujuan dalaman ialah senarai semua borang, sijil, penyata, pesanan, arahan yang dibangunkan secara langsung dalam perusahaan dan hanya terpakai kepada kakitangan yang berfungsi di atasnya, tanpa mempunyai pengaruh perundangan ke atas masyarakat yang melampaui syarikat ini.

Dokumen Luar

Dokumentasi tujuan luaran membayangkan tahap subordinasi hierarki yang lebih tinggi, kerana dokumen luaran ialah dokumen yang dikawal oleh kerajaan dan rangka kerja perundangannya. Peruntukan perakaunan yang dibangunkan, set akaun surat-menyurat perakaunan, piawaian perakaunan dan pelaporan kewangan - semua ini mempunyai latar belakang kawal selia dan dikawal oleh rangka kerja undang-undang negara.

Borang Dokumen

Bentuk dokumen utama adalah pelbagai rupa dalam sifat tujuan, jenis reka bentuk dan pemilikannya. Bahagian utama berikut dibezakan secara sah:

• bentuk rekod kakitangan (pesanan, pesanan, jadual,mod dan jadual biasa);
• bentuk perakaunan untuk gaji dan waktu kerja (helaian masa, akaun peribadi, jurnal, senarai gaji);
• borang perakaunan pembinaan modal (sijil, jurnal, akta);
• borang perakaunan produk (akta dan daftar inventori, helaian berat, kad parti, laporan tentang pergerakan inventori);
• borang perakaunan wang (jurnal juruwang, tindakan atas pemindahan dan tunai di meja tunai);
• borang perakaunan perdagangan (pesanan, invois, tindakan, spesifikasi, sijil kualiti);
• bentuk perakaunan untuk transaksi tunai (laporan awal, PKO, RKO, jurnal pendaftaran mereka);
• borang untuk merekod hasil inventori (senarai inventori, tindakan, sijil, jurnal, penyata).

Selain di atas, terdapat juga bentuk dokumen utama untuk perakaunan mesin dan mekanisme pembinaan, pengangkutan jalan raya, aset tetap dan aset tidak ketara, bahan, barangan bernilai rendah, produk pertanian dan bahan mentah.

Prosedur pendaftaran

Dokumen utama disediakan kerana keperluan tertentu yang mesti dipenuhi. Sebagai contoh, entri dalam dokumentasi mesti dibuat secara eksklusif dalam dakwat biru, manakala ia mestilah kemas dan boleh dibaca. Juga, dokumen itu mesti mengandungi beberapa butiran yang diperlukan untuk setiap jenis dan disahkan oleh tandatangan peribadi ketua, ketua akauntan atau orang yang diberi kuasa, dan juga dimeterai dengan meterai perusahaan. Nombor dalam dokumen wanghendaklah juga ditulis dalam perkataan, dan di mana lajur dokumen itu kosong, mesti ada tanda sempang untuk mengelakkan pengisian nombor palsu yang seterusnya oleh mana-mana pihak yang tidak berkenan.

Storan

Penyimpanan dokumen utama dijalankan terus di perusahaan. Atau anda boleh menggunakan perkhidmatan arkib peribadi (atau negeri). Sekiranya audit oleh inspektorat cukai mendedahkan ketiadaan dokumen utama, denda dikenakan ke atas perusahaan, yang jumlahnya ditentukan bergantung pada jenis dan bilangan dokumen yang hilang. Menurut undang-undang semasa Persekutuan Rusia, dokumen utama disimpan di perusahaan selama sekurang-kurangnya lima tahun.