Pengurusan projek - apakah itu? Kebaikan dan keburukan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-17 19:02

Pengurusan projek ialah elemen penting dalam sistem pengurusan moden di Rusia. Banyak syarikat domestik dan asing menggunakan pengurusan projek untuk meningkatkan kualiti produk dan perkhidmatan, mengurangkan kos, meningkatkan keuntungan. Apakah itu pengurusan projek dan apakah faedah utamanya?

Apakah itu projek?

Konsep "projek" boleh ditafsirkan dengan cara yang sama sekali berbeza. Pilihan pertama melibatkan definisi projek sebagai satu set dokumentasi, mengikut mana pembinaan bangunan atau struktur adalah mungkin. Artikel ini akan membincangkan maksud kedua perkataan "projek".

Terdapat banyak takrifan projek, walaupun kesemuanya bersetuju dengan satu perkara: projek ialah idea yang melibatkan pelaksanaan tugas material tertentu dalam tempoh masa yang terhad. Pada masa yang sama, ciri utama projek dipanggil:

• Keunikan (projek ialah sesuatu yang dibuat buat kali pertama).
• Masa terhad (projek sentiasa mempunyai tarikh akhir untuk pelaksanaannya).
• Kebertujuan (projek sentiasa dijalankan untuk menyelesaikan masalah tertentu, dinyatakan, sebagai peraturan, dalam unit kuantitatifukuran).

Jika ketiga-tiga syarat dipenuhi, maka set aktiviti boleh dipanggil projek.

Program dan portfolio

Projek selalunya dikumpulkan ke dalam program dan portfolio. Pada masa yang sama, program adalah satu set projek yang disatukan oleh matlamat yang sama. Sebagai contoh, program untuk meningkatkan kualiti pendidikan untuk penduduk mungkin termasuk projek menaikkan gaji guru sebanyak 20%, pembinaan 15 sekolah baharu, pengeluaran 26 buku teks baharu dalam mata pelajaran asas.

Portfolio projek menghimpunkan projek yang dibiayai daripada satu sumber, tanpa mengira objektifnya. Sebagai contoh, portfolio projek Syarikat N mungkin termasuk projek untuk kebajikan, pembinaan pejabat korporat baharu, sambutan ulang tahun pengarah dan peningkatan dalam pusing ganti tahunan sebanyak 10%.

Projek dalam portfolio dan program juga harus mempunyai tiga ciri utama yang diterangkan di atas.

Prinsip asas pengurusan projek

Memandangkan pasaran teknologi yang sedang membangun secara dinamik yang direka untuk memudahkan proses pengurusan, adalah sukar untuk menamakan kaedah khusus yang menerangkan sepenuhnya pengurusan projek.

Pengurusan projek merangkumi banyak pendekatan dan alatan serta berdasarkan prinsip asas berikut:

• Berorientasikan hasil. Prinsip ini ditentukan oleh maksud istilah "projek". Pengurusan projek bukan sahaja pengurusan kualiti, ia adalah satu set tindakan yang saling berkaitan.
• Prinsip "segitiga reka bentuk". Padapengurusan projek harus dipandu oleh saling bergantung antara: masa, belanjawan, kualiti projek. Perubahan dalam salah satu faktor membawa kepada perubahan pada yang lain, yang menjadikan mereka, seolah-olah, sisi segi tiga yang sama.



• Perakaunan untuk kitaran hayat projek. Kitaran hayat projek bermula dengan pembentukan idea untuk mencipta projek dan berakhir pada tamat tempoh masa yang ditentukan dalam projek itu. Kitaran hayat projek, sebagai peraturan, tamat pada masa kitaran hayat produk, yang dibuat sebagai hasil projek, bermula.
• Pendekatan proses kepada pengurusan. Prinsip ini melibatkan penilaian projek sebagai satu set proses yang saling berkaitan dan memuncak dalam keputusan pertengahan dalam bentuk produk separuh siap atau dokumen penting. Pendekatan ini membolehkan anda mengawal projek tanpa apa yang dipanggil "zon buta".

Kaedah menggalakkan peserta projek

Memberi insentif kepada peserta projek biasanya diberi perhatian khusus apabila pengurusan projek dipilih untuk melaksanakan tugas tertentu. Pengurusan projek biasanya merangkumi mekanisme motivasi ketara dan tidak ketara.

Insentif material termasuk bonus, denda, bayaran tambahan untuk menyelesaikan awal tugas pertengahan.

Kaedah motivasi tidak ketara termasuk sijil dan hadiah disiplin dalam bentuk cuti rehat, serta penyebaran persaingan di kalangan peserta projek sebagai sebahagian daripada pertandingan kompetitif.

Peringkat utama pengurusan projek

Pengurusan projek berlaku dalam peringkat kitaran hayat projek dan fasa kerumitan pengurusan. Hubungan antara peringkat dan fasa ditunjukkan dalam jadual di bawah.

FASA:	Pengurusan Kos	Pengurusan sewajarnya	Pengurusan Kandungan	Pengurusan risiko
PERINGKAT:	1	2	3	4
Initiation	Anggaran pendanaan awal	Anggaran awal garis masa projek	Definisi tugas utama	Analisis awal kemungkinan faktor negatif
Perancangan	Pengiraan belanjawan dan cari sumber pembiayaan	Pengiraan jadual projek	Pengiraan sasaran projek	Pengiraan pelarasan risiko
Pelaksanaan	Pembiayaan projek peringkat demi peringkat	Memantau pelaksanaan jadual	Memantau pencapaian penunjuk pertengahan	Memantau perubahan dalam pemacu utama
Penutup	Anggaran untung/rugi	Skor kaki/plumbum	Penilaian penyiapan/kegagalan objektif projek	Analisiskesilapan yang dilakukan

Oleh itu, bidang pengurusan projek termasuk kewangan, kakitangan, bidang struktur organisasi.

Skop pengurusan projek

Struktur pengurusan projek merangkumi pembahagian semua kerja organisasi kepada projek yang terhad dari segi masa dan sasaran. Pada masa yang sama, satu pasukan bagi setiap projek dan satu pasukan pengurus projek dibentuk, yang melaporkan kepada pengurus tentang kemajuan projek mereka.

Dalam hal ini, pengurusan projek digunakan, sebagai peraturan, dalam organisasi pelbagai industri dan saiz, dengan pelbagai pesanan yang dilaksanakan secara serentak. Walau bagaimanapun, dalam perniagaan kecil, dia juga menggunakan pengurusan projek untuk menyelesaikan masalah khusus memodenkan pengeluaran atau, sebagai contoh, memperkenalkan produk baharu.

Pengurusan projek dalam industri pembinaan

Dalam industri pembinaan, penggunaan metodologi pengurusan projek amat relevan. Dalam syarikat yang melaksanakan fungsi pelanggan atau kontraktor, pengurusan projek menggunakan pembahagian kerja semula jadi kepada projek (mengikut prinsip produk, iaitu pembinaan setiap bangunan adalah projek yang berasingan), dan struktur pengurusan atasan secara praktikal. tidak memerlukan penstrukturan semula yang serius.

Pengurusan organisasi projek juga sering dijalankan mengikut prinsip projek, berjaya menggunakan pasukan yang telah dibentukpereka bentuk sebagai pasukan projek.

Pengurusan projek dalam struktur negeri

Pengurusan projek dalam kerajaan ialah trend yang agak baharu pada zaman kita. Kaedah pengurusan sasaran program, yang telah berkembang sejak zaman Soviet, kini telah mengambil bentuk pengurusan projek di seluruh negara. Kini, untuk menyelesaikan tugasan penting secara strategik untuk negeri, program digunakan yang merangkumi projek individu dengan penunjuk sasaran dan tarikh akhir pelaksanaan. Walau bagaimanapun, metodologi untuk mengurus program sedemikian masih jauh dari ideal dan memerlukan pemodenan dan pengemaskinian.

Pengalaman melaksanakan pengurusan projek di wilayah Belgorod

Pentadbiran awam berasaskan projek telah membuktikan dirinya di seluruh dunia. Di Rusia, terdapat pengalaman dalam menggunakan teknologi ini di wilayah Belgorod.

Percubaan berskala besar ini menjejaskan hampir semua aspek perkhidmatan awam di wilayah Belgorod. Antara elemen utama ialah latihan pengurusan projek, sokongan organisasi dan metodologi, pemeriksaan di tapak, motivasi, penilaian kecekapan pekerja, komisen pakar untuk semakan projek.

Pengurusan projek wilayah Belgorod kini termasuk badan pengurusan projek kolegial:

• Suruhanjaya antara jabatan menguruskan aktiviti projek.
• Suruhanjaya pakar sektor yang memutuskan pembukaan/penutupan projek.
• Pejabat projek serantau yang mengawal pematuhan dengan metodologipengurusan projek.

Kedai Setempat

Ia adalah dalam rangka peralihan kepada pengurusan projek yang Wilayah Belgorod, pada tahun 2010, beralih kepada menyelaraskan projek pelaburan melalui sistem "satu tetingkap", yang kini terkenal di Moscow. Peranan tetingkap ini hanya dilakukan oleh salah satu perkhidmatan yang baru diperkenalkan - pejabat projek serantau. Kini, tepat sebulan selepas memohon ke pejabat projek, entiti perniagaan menerima dokumen kelulusan.

Sistem maklumat automatik "Pengurusan projek"

Maklumat dan sokongan teknikal untuk pengurusan projek di wilayah Belgorod dijalankan melalui sistem maklumat automatik (AIS) "Pengurusan Projek". Ini ialah aplikasi web tanpa perisian yang melaksanakan fungsi berikut untuk projek, portfolio dan program:

• Mengekalkan pendaftaran (pangkalan data).
• Penjadualan.
• Belanjawan.
• Memantau pelaksanaan di peringkat wilayah dan perbandaran.
• Agihan kuasa dan tanggungjawab pasukan.
• Tukar kandungan.
• Sistem makluman tentang acara akan datang dan akan datang untuk projek.
• Aliran dokumen.
• Pelaporan analisis automatik.
• Integrasi dengan Kerajaan elektronik wilayah Belgorod.

Kebaikan dan keburukan pengurusan projek

Pengalaman yang diterangkan dalam melaksanakan pengurusan projek di wilayah Belgorod ternyata berjaya. Kesan daripada perubahan ini dinyatakan terutamanya dalampeningkatan dalam kadar pertumbuhan keluaran serantau kasar sebanyak 0.1% (lebih daripada 3 bilion rubel), pengurangan dalam masa yang dihabiskan untuk kelulusan projek (sebanyak 2 bulan untuk setiap projek) dan peningkatan dalam kadar pembangunan pelaburan dalam rantau ini sebanyak 23%. Walau bagaimanapun, hasil yang paling penting ialah pembentukan pemikiran projek di kalangan pekerja yang menganalisis dan cuba menyelesaikan masalah secara aktif, malah kadangkala menggunakan kaedah inovatif yang tidak standard.

Motivasi dan penstrukturan semula struktur pengurusan memungkinkan untuk memperoleh kesan positif bukan sahaja untuk perkhidmatan awam, tetapi juga untuk perniagaan, mewujudkan iklim pelaburan yang menggalakkan dan menghapuskan halangan kepada keusahawanan.

Penduduk wilayah itu kini mengambil bahagian secara aktif dalam pemilihan dan kawalan pelaksanaan projek strategik yang penting. Bagi orang ramai, pengurusan projek ialah peluang untuk menikmati perkhidmatan berkualiti tinggi dan mobiliti tinggi.

Namun, di sebalik semua kelebihan struktur pengurusan projek, terdapat juga kelemahan pendekatan ini.

Pertama sekali, tempoh peralihan. Pasukan projek mengambil masa tertentu untuk bekerjasama dan melaksanakan fungsi mereka sebagai mekanisme yang diselaraskan dengan baik.

Kedua, apabila melaksanakan pengurusan projek dalam perusahaan, pencarian pengurus projek yang baik boleh ditangguhkan. Keperluan yang sangat tinggi dikenakan ke atas kualiti peribadi dan profesional pengurus projek: kelayakan komprehensif, rendaman penuh dalam projek, pengalaman pengurusan projek mengenai spesifikasi yang diperlukan.

Kelemahan ketiga pengurusan projek boleh dianggap sebagai keperluanmembahagikan sumber syarikat antara projek. Dalam firma "miskin", ini mungkin tidak dapat dilaksanakan sama sekali. Pengurus projek perlu "berjuang" untuk mendapatkan pembiayaan dan kakitangan, yang tidak boleh diterima dalam keadaan kawalan penuh semua peringkat kitaran hayat projek.

Salah satu kelemahan paling penting dalam laluan pengurusan projek dalam organisasi ialah pengambilan ahli pasukan projek dan pengurus projek selepas projek selesai. Seperti yang anda ketahui, beban kerja pasukan adalah peraturan paling penting dalam perniagaan yang berjaya, dan dalam hal kerja projek, kumpulan pakar "bergantung di udara" kerap muncul, yang sekaligus kehilangan beban kerja berterusan mereka.

Merumuskan perkara di atas, kita boleh menyimpulkan bahawa pengurusan projek adalah sebahagian daripada ruang perniagaan moden, dan mempelajari asasnya hanya perlu untuk membuat keputusan pengurusan yang cekap di peringkat negeri dan dalam satu perniagaan.