Apakah tugas setiausaha

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Untuk mentakrifkan dengan jelas tanggungjawab kerja setiausaha, anda perlu tahu siapa sebenarnya. Lagipun, kedudukan ini boleh dilihat dari beberapa sudut. Dikenali contohnya ialah setiausaha-rujuk sebagai pekerja pejabat, Setiausaha Agung sebagai ketua (ketua) organisasi tertentu, Setiausaha Negara sebagai penjawat awam, setiausaha sebagai orang diplomatik, setiausaha ketua. sebagai pekerja dan pilihan lain. Selalunya, apabila merujuk kepada jawatan ini, mereka bermaksud pekerja yang melaksanakan tugas (tugasan) kedua-dua pengarah perusahaan dan ketua individu bahagian strukturnya. Ternyata tugas rasmi setiausaha dalam kes ini dikurangkan kepada pelaksanaan tugasan sekali sahaja untuk menyelesaikan isu organisasi dan teknikal.

Apa yang perlu diketahui dan dilakukan oleh setiausaha

Setiap hari setiausaha mesti melaksanakan fungsi berikut:

1. Terima maklumat daripada orang bawahan untuk memindahkannya kepada pengurus.
2. Susun untuk komunikasi telefon kepala. Dalam ketiadaannyaterima maklumat dan kemudian bawa kepada perhatian pengarah.
3. Terima dan simpan rekod mesej telefon.
4. Buat keadaan untuk kerja biasa kepala: pantau keperluan alat tulis dan peralatan pejabat.
5. Membantu dengan penganjuran mesyuarat produksi dan mesyuarat. Memaklumkan peserta tarikh, tempat dan masa acara. Kumpul bahan yang diperlukan, pastikan kehadiran mereka yang hadir dan ambil minit mesyuarat.
6. Jalankan kerja pejabat di perusahaan. Untuk melakukan ini, setiausaha mesti menerima, menyusun surat-menyurat masuk dan menyerahkannya kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan. Kemudian, berdasarkan visa yang dikenakan, pindahkan dokumen kepada pelaku dengan tandatangan. Tugas setiausaha juga termasuk kawalan ke atas kemajuan, masa dan keputusan pelaksanaannya.
7. Lakukan pencetakan dan pengeluaran semula dokumen.
8. Anjurkan penerimaan pelawat kepada ketua syarikat dan, jika boleh, wujudkan syarat untuk penyelesaian isu yang cepat.

Untuk melaksanakan tugas setiausaha yang kelihatan mudah ini, seorang pekerja mesti tahu:

• keseluruhan komposisi pengurusan perusahaan dan bahagian strukturnya;
• piagam, kakitangan dan struktur perusahaan, profilnya, prospek pembangunan dan pengkhususan;
• dokumen normatif untuk penyimpanan rekod yang betul;
• peraturan untuk menggunakan peralatan pejabat dan komunikasi;
• peraturan VTR, OT, keselamatan kebakaran dan sanitasi industri;
• peraturan organisasi buruh di tempat kerjalokasi;
• akta normatif dan undang-undang, perintah, resolusi, perintah untuk perancangan, perakaunan dan pengurusan kualiti kerja yang dilakukan.

Spesifik perkeranian

Jika kita bercakap tentang pengkhususan yang lebih khusus dan sempit, maka keadaannya agak berbeza. Ambil, sebagai contoh, tugas seorang kerani setiausaha. Tajuk jawatan itu jelas mentakrifkan aspek kerja yang akan dilakukan. Biasanya, setiap perusahaan sudah mempunyai huraian kerja, yang menunjukkan bidang aktiviti pakar penyimpanan rekod. Sekiranya tidak ada arahan sedemikian, maka lebih baik untuk menciptanya. Untuk melakukan ini, anda harus menggunakan panduan kelayakan, yang mengandungi sampel anggaran. Selepas itu, versi standard mesti dimuktamadkan berhubung dengan organisasi tertentu, dengan mengambil kira ciri khusus dan dalaman. Secara umum, 3 arahan utama harus dikesan dengan jelas dalam tugas setiausaha-kerani:

1. Bekerja dengan surat-menyurat. Penerimaan, memprosesnya dengan cara moden dan penghantaran tepat pada masanya.
2. Dokumentasi dalaman yang betul.
3. Pendaftaran, perakaunan yang ketat dan pemindahan dokumen ke arkib untuk penyimpanan.

Ciri hasil kerja perujuk

Di sesetengah perusahaan, jawatan sedemikian diperkenalkan ke negeri ini, yang merangkumi pelbagai tugas: daripada "meja rujukan" kepada "penolong pengarah". Pakar sedemikianmesti mempunyai pengetahuan yang luas dan menguasai keadaan dengan baik. Tugas setiausaha rujuk diperluaskan sedikit kerana pertambahan kuasa. Secara umum, ini adalah kerja biasa setiausaha, tetapi perkataan "rujukan" membuat beberapa penambahan pada senarai standard. Khususnya, penolong setiausaha boleh menerima pelawat secara bebas mengenai isu-isu tertentu. Mempunyai maklumat tertentu, dia dapat membuat keputusan secara bebas. Di samping itu, perujuk melaksanakan arahan ketua yang bertanggungjawab mengenai aktiviti ekonomi organisasi (perusahaan). Kadangkala penolong setiausaha dipertanggungjawabkan untuk menjalankan pengurusan rekod personel. Ini dilakukan hanya apabila jumlah kerja membolehkan anda melaksanakan tugas tambahan.