Simbol dalam helaian masa. Cara mengisi helaian masa (sampel)

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Masa bekerja dan perakaunannya merupakan komponen penting dalam mana-mana organisasi, membolehkan anda mengawal aktiviti syarikat dan mendisiplinkan pekerja. Untuk memudahkan prosedur ini, borang khas telah dibangunkan - helaian masa. Ia wujud dalam kedua-dua versi kertas dan elektronik. Dan setiap spesies mempunyai nuansa tersendiri dalam pengisian.

Siapa yang mengisi helaian masa

Setiap organisasi melantik seseorang yang bertanggungjawab untuk mengekalkan lembaran masa, memfokuskan pada spesifik aktiviti dan bilangan kakitangan. Jika organisasi kecil dan semua kerja dilakukan di pejabat, maka pemeriksa kakitangan, akauntan atau orang yang diberi kuasa akan menjadualkan pekerja.

Sekiranya perusahaan mempunyai beberapa kemudahan, adalah lebih mudah untuk mencatat pekerja secara langsung di tempat kerja mereka. Dalam hal ini, tanggungjawab ini terletak pada mandor atau ketuapecah bahagian mengikut perintah berasingan atau ditetapkan dalam kontrak pekerjaan.

Algoritma untuk bekerja dengan helaian masa

Pertama sekali, anda perlu tahu bahawa setiap perusahaan mesti mempunyai helaian masa biasa (iaitu, dalam versi kertas). Borang itu boleh dicetak sendiri atau dipesan dari pusat percetakan.

Terdapat dua borang yang diluluskan: T-12 dan T-13. Perbezaan mereka ialah yang pertama bukan sahaja mengambil kira waktu bekerja, tetapi juga mempunyai lajur untuk mengira gaji bulanan. Mereka diisi mengikut skema yang sama, iaitu, setiap bulan pada hari pertama helaian masa baharu dibuka. Ia perlu mengisi lajur:

• Nama syarikat (mengikut dokumen konstituen), nombor siri dan tarikh siap.
• Tempoh di mana helaian masa dibuka.
• Nombor biasa kakitangan dan data mereka daripada kad peribadi.

Selebihnya data dimasukkan dalam tempoh sebulan dan mengisi bahagian yang berkaitan dengan gaji kekal dengan pekerja perakaunan.

Simbol dalam helaian masa

Untuk pengisian helaian masa yang lebih cepat dan mudah, sistem tatatanda telah dibangunkan dan diluluskan. Mereka mencerminkan cara kerja dan rehat dan nuansa lain. 36 jawatan disediakan. Tetapi kadangkala nombor ini tidak mencukupi untuk memaparkan semua maklumat tentang pekerja dengan tepat.

Simbol dalam helaian masa

	Nama	Penetapan huruf	Penetapan berangka
1	Waktu siang dan petang	Saya	01
2	Waktu buka malam	N	02
3	Bekerja pada hujung minggu dan hari cuti	RP	03
4	Lebih masa	c	05
5	Perjalanan perniagaan	K	10
6	Percutian Utama	dari	14
7	Cuti tambahan	satu	15
8	Percutian Belajar	U	16
9	Waktu kerja yang singkat untuk pelajar	UV	17
10	Tambahan cuti belajar tanpa gaji	UD	18
11	Cuti bersalin	r	19
12	Cuti Paterniti (sebahagian dibayar)	veh	20
13	Cuti paterniti (tidak berbayar)	oj	21
14	Cuti tanpa gaji	kepada	22
15	Cuti tanpa gaji atas sebab undang-undang	OZ	24
16	Cuti sakit	B	25
17	Tidak berbayarhilang upaya	t	26
18	Jam kerja dikurangkan	ch	27
19	Masa Hentian (atas sebab bukan pekerja)	vp	28
20	Ketidakhadiran atas sebab undang-undang (dengan gaji)	g	29
21	Ketidakhadiran Tanpa Alasan	OL	31
22	Jam tidak bekerja (jika majikan telah menetapkan kerja sambilan)	NS	32
23	Hujung minggu	kepada	33
24	Strikes	ZB	34
25	Ketidakhadiran atas sebab yang tidak jelas	НН	35

Jadual menunjukkan simbol yang paling biasa digunakan dalam helaian masa. Penerangan yang lebih terperinci dan senarai lengkap biasanya terletak pada halaman pertama borang. Ini memudahkan untuk menavigasi simbol dan menentukan dalam situasi apa perkara yang hendak dimasukkan ke dalam sel.

Pengisian borang biasa

Mengisi helaian masa adalah kerja bersusah payah yang memerlukan perhatian. Ia boleh dilakukan menggunakan, sebagai contoh, kaedah kehadiran dan ketidakhadiran berterusan.

Dalam kes ini, data dimasukkan dalam setiap lajur. Simbol menunjukkan kedua-dua kehadiran pekerja di tempat kerja dan ketiadaan mereka, menunjukkan sebabnya. Ia juga menunjukkan bilangan jamdihabiskan di tempat kerja.

Dalam helaian masa itu sendiri, ia akan kelihatan seperti ini: pada hari cuti, letakkan huruf "B", di bawahnya 0, pada hari bekerja, masing-masing, "I" dan bilangan jam, contohnya 8. Sama seperti hujung minggu, pelbagai sebab ketidakhadiran dinyatakan, dari perjalanan perniagaan hingga ketidakhadiran atas sebab yang tidak jelas.

Pengiraan helaian masa dalam kes ini sedikit lebih mudah, kerana semua nombor dan sebutan yang diperlukan ada di hadapan mata anda. Ini adalah benar terutamanya untuk pakar yang mempunyai sedikit pengalaman kerja - jadi mereka akan kurang berkemungkinan keliru dan membuat kesilapan.

Isi helaian masa dengan bijak

Terdapat juga kaedah untuk mendaftarkan penyelewengan. Ia digunakan apabila hari bekerja mempunyai tempoh yang sama sepanjang tempoh tersebut. Dalam kes ini, hanya situasi yang tidak standard diperhatikan, iaitu ketidakhadiran, kerja lebih masa, perjalanan perniagaan, dll. Apabila menggunakan kaedah ini, lebih sedikit masa yang dibelanjakan dan keputusan akhir adalah sama dalam kedua-dua kes.

Pada helaian ia kelihatan seperti ini: baris atas mengandungi maklumat tentang ketiadaan pekerja di tempat kerja - V, K, FROM, HH, PR, B dan lain-lain. Bahagian bawah dibiarkan kosong. Sesungguhnya, dalam pengiraan akhir jam bekerja, sifar tidak penting, dan dengan tempoh hari bekerja yang sama, ia kekal hanya untuk melakukan tindakan paling mudah: hitung bilangan sel kosong di baris teratas (ini adalah kehadiran) dan darab dengan bilangan jam.

Kaedah ini lebih mudah untuk yang berpengalamanpegawai kakitangan dan akauntan. Ia juga sangat sesuai untuk organisasi kecil yang bilangan pekerjanya kecil. Jika pengurusan anda tidak mengetahui tentang sistem penjejakan masa yang lebih mudah, maka sudah tiba masanya untuk mencadangkannya kepada mereka.

Mengekalkan helaian masa pada komputer

Selain versi kertas, terdapat juga beberapa versi elektronik. Seperti yang dinyatakan di atas, helaian masa mesti diduplikasi tanpa gagal. Ini adalah perlu supaya data mengenai kerja pekerja tidak hilang dan kebolehpercayaan mereka disahkan (lagipun, komputer tidak boleh digunakan di mana-mana sahaja).

Salah satu pilihan yang lebih berpatutan ialah helaian masa yang dibuat dalam program pejabat. Excel sesuai untuk tujuan ini. Hamparan membenarkan anda membuat sebarang jenis dan saiz dokumen. Selain itu, berkat keupayaan untuk menetapkan formula, merumuskan dan mengira data perantaraan adalah lebih mudah.

Menggunakan perisian khusus

Sekiranya kemahiran hamparan tidak mencukupi, pekerja atau pengurusan boleh memilih program lain yang serupa. Helaian masa dalam kes ini akan kelihatan serupa dengan versi kertas. Ini akan membantu mengurangkan masa yang diperlukan untuk memproses dokumen.

Perlu juga diingat bahawa setiap program melibatkan penggunaan versi berlesen. Pada pembekal yang berbeza, mereka, sudah tentu, mempunyai kos mereka sendiri. Sebagai contoh, program Lembaran Masa akan dikenakan kos kepada pengguna1000 gosok. dan ke atas - bergantung pada bilangan kakitangan.

Satu lagi kelebihan utiliti sedemikian ialah anda tidak perlu mengisi helaian masa kertas. Borang dengan semua tanda mudah dicetak pada bila-bila masa. Fungsi ini pasti dalam setiap program yang serupa.

Perihal menyimpan dokumen

Helaian masa digunakan untuk apa? Ini adalah asas untuk mengira gaji dalam satu jumlah atau yang lain, serta bukti utama bahawa pekerja berada di tempat kerja dan melaksanakan tugasnya. Tidak syak lagi, dokumen ini sangat penting untuk setiap organisasi.

Kemudian berapa lama borang ini disimpan? Lembaran masa mesti disimpan selama setahun. Ini ditetapkan oleh undang-undang, dan norma sedemikian mesti dipatuhi.

Jika anda kehilangan helaian masa yang telah ditutup, jangan panik. Ia sentiasa boleh dipulihkan menggunakan dokumen lain. Untuk ini, penjelasan, cuti sakit, maklumat tentang perjalanan perniagaan, jadual percutian, dsb. digunakan. Segala yang mengesahkan dan menjelaskan ketiadaan seseorang di tempat kerjanya boleh digunakan untuk memulihkan data.

Siapa yang mungkin memerlukan kad laporan?

Dokumen ini selalunya diperlukan untuk pelbagai semakan. Contohnya, perkhidmatan cukai menyemak kehadirannya dalam organisasi dan ketepatan pengisian.

Ketiadaan helaian masa walaupun dalam firma terkecil boleh menjadi sebab untuk denda yang agak besar. Samaberlaku apabila kesilapan dibuat dalam mengisi borang. Ini terpakai pada pengiraan dan penyalahgunaan simbol.

Kehadiran helaian masa adalah wajib. Mereka diperlukan untuk syarikat itu sendiri (perakaunan, mendisiplinkan pekerja), dan untuk organisasi pengauditan. Dan yang paling penting - gunakan simbol dalam helaian masa dengan betul. Kemudian anda boleh mengelakkan beberapa masalah dengan pekerja dan pihak berkuasa kawal selia.