Proses membuat keputusan pengurusan: mempengaruhi faktor, peringkat, intipati dan kandungan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Pengurusan Keputusan (DM) ialah satu set proses untuk mengoptimumkan tindakan. Matlamatnya adalah untuk menambah baik kaedah pengurusan, menggunakan semua maklumat yang ada untuk meningkatkan ketepatan, konsistensi dan kecekapan. Untuk melaksanakannya, alatan seperti peraturan perniagaan, kecerdasan perniagaan (BI), penambahbaikan berterusan (Kaizen), kecerdasan buatan (AI) dan analitik ramalan digunakan. Untuk berjaya menguruskan syarikat, anda perlu mengetahui segala-galanya tentang faktor yang mempengaruhi proses membuat keputusan pengurusan.

Sistem keputusan

Ia adalah asas tindakan pengurusan. Ia adalah kitaran berterusan fungsi komponen penting dalam proses kepimpinan holistik. Membuat keputusan bermakna membuat kesimpulan tertentu untuk pilihan yang tepat daripada satu set alternatif.

Varian tindakan pasukan yang diterima adalah perlu untuk pengurusan organisasi dan perancangan, pemantauan dan pengambilan. Kajian faktor-faktor yang mempengaruhi prosesmembuat keputusan pengurusan ialah peringkat pengurusan yang wajib.

Pengurusan kanan bertanggungjawab untuk semua pencapaian strategik seperti objektif perniagaan, perbelanjaan modal, acara operasi, latihan kakitangan dan kawalan lain. Tanpa SD sedemikian, tiada tindakan boleh diambil, dan sumber yang dibelanjakan akan menjadi tidak produktif. Keputusan mestilah setepat mungkin. Dalam ruang perniagaan hari ini, mereka memerlukan pendekatan saintifik.

Istilah dan kemodenan Oxford

Dalam Kamus Oxford, istilah "membuat keputusan" ditakrifkan sebagai "tindakan untuk realisasi atau realisasi". Ia bermaksud memilih dua atau lebih kursus alternatif. Untuk sebarang masalah perniagaan, terdapat laluan alternatif dengan faktornya sendiri yang mempengaruhi proses membuat keputusan pengurusan.

Pengurus mempertimbangkan alternatif ini dan memilih pilihan terbaik. Untuk pelaksanaan sebenar, pengurus harus mempertimbangkan persekitaran perniagaan yang tersedia dan memilih pelan alternatif yang menjanjikan. Apabila membuat keputusan, adalah perlu untuk mempertimbangkan secara kritis pelbagai pilihan dan memilih daripada yang terbaik. Alternatif mungkin betul atau tidak, tetapi akan dinilai pada masa hadapan berdasarkan hasil sebenar yang diperoleh daripada pelaksanaannya.

Peringkat kerja pemimpin

Pembuatan keputusan terdiri daripada satu siri langkah yang dipilih secara logik. Ia satu proses yang rasionalyang memakan masa dan menyediakan beberapa peraturan dan garis panduan tentang cara mengambilnya, termasuk banyak aktiviti yang teratur.

Peter Drucker mempelopori pendekatan saintifik dalam bukunya yang terkenal di dunia The Practice of Management, diterbitkan pada tahun 1955. Di dalamnya, beliau dengan jelas menggariskan semua faktor yang mempengaruhi proses membuat keputusan pengurusan, dan mengesyorkan kaedah saintifik menggunakan langkah berikut:

1. Tentukan masalah perniagaan sebenar. Maklumat yang berkaitan dengannya hendaklah dikumpul dengan cara yang membolehkan analisis kritikalnya. Perbezaan yang jelas mesti dibuat antara masalah dan gejala yang mungkin mengaburkan punca sebenar. Pengurus mesti mencari faktor kritikal, mempertimbangkan semua kegagalan dan mengetahui sama ada ia boleh dikawal atau tidak.
2. Analisis situasi. Parameter ini dikelaskan untuk menentukan bulatan pembuat keputusan dan orang yang memerlukan maklumat mandatori. Faktor dalam proses membuat keputusan pengurusan diambil kira dalam analisis: peringkat masa depan, jumlah pengaruh, bilangan hujah yang terlibat dan keunikannya.
3. Pengumpulan data tentang masalah. Dalam dunia perniagaan, terdapat aliran maklumat yang kuat yang disediakan oleh perkembangan terkini dalam bidang teknologi maklumat. Semua maklumat profil yang tersedia digunakan sepenuhnya untuk menganalisis masalah, yang membolehkan anda menerangkan semua aspeknya.
4. Membangunkan alternatif. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan alternatif yang ada yang boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah ini. Dalam prosesmembuat dan melaksanakan keputusan pengurusan, adalah perlu untuk mempertimbangkan hanya alternatif yang realistik. Sama pentingnya untuk mempertimbangkan kekangan masa dan kos, serta halangan psikologi yang memperlahankannya.
5. Pilihan penyelesaian yang optimum ialah pilihan yang paling rasional. Alternatif yang dipilih itu dibawa kepada perhatian mereka yang boleh mempengaruhi pelaksanaan.
6. Mengubah keputusan menjadi tindakan. Tanpa ini, ia hanya akan kekal sebagai pengisytiharan niat baik. Pasukan mesti melaksanakannya sepenuhnya, mengikut pelan yang diluluskan oleh pengurusan, yang diperoleh dengan mengambil kira semua faktor proses membuat keputusan pengurusan.
7. Berikan maklum balas. Pengurus mesti mengambil langkah untuk memberikan maklum balas menggunakan ujian berterusan perkembangan sebenar untuk memenuhi jangkaan daripada pelaksanaan pelan tindakan. Maklum balas boleh dilakukan dalam bentuk maklumat yang teratur, laporan dan pemerhatian peribadi. Adalah perlu untuk memutuskan sama ada untuk meneruskan pelan yang telah diterima pakai atau menyesuaikannya mengikut keadaan yang berubah.

Faktor berbilang peringkat

Pembuatan keputusan ialah aspek penting dalam pengurusan moden kerana ia menentukan tindakan organisasi sesebuah syarikat. Ini adalah fungsi utama pengurusan. Ia boleh ditakrifkan sebagai satu tindakan yang sengaja dipilih daripada satu set alternatif untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Sesetengah faktor lebih penting pada peringkat pentadbiran yang lebih tinggi, yang lain pada peringkat yang lebih rendah. Terdapat pelbagaijenis keputusan:

• diprogramkan;
• tidak boleh diprogramkan;
• data input;
• prasangka;
• had kognitif.

Boleh diprogramkan ditentukan dalam proses membuat dan melaksanakan keputusan pengurusan di bawah syarat yang diandaikan, apabila pengurus mempunyai parameter dan kriteria yang jelas, apabila masalah disusun dengan baik, dan alternatif ditakrifkan dengan jelas. Kesukaran mesti diselesaikan melalui garis panduan dan prosedur yang ditetapkan.

Yang tidak boleh diprogramkan adalah hasil daripada keadaan yang unik, dan keputusannya selalunya tidak dapat diramalkan. Pengurus berhadapan dengan masalah yang tidak berstruktur yang memerlukan tindak balas mod pengguna. Ia biasanya dikendalikan oleh pengurusan kanan.

Input data adalah penting kerana adalah perlu untuk mempunyai maklumat yang mencukupi dan tepat tentang situasi untuk membuat keputusan, jika tidak kualitinya akan terjejas.

Prejudis dan prasangka timbul apabila membuat keputusan pengurusan. Dalam proses pengurusan, disebabkan oleh keanehan persepsi manusia terhadap dunia, pilihan yang tidak cekap boleh dipilih. Oleh kerana persepsi adalah selektif, pengurus menerima maklumat dari dunia luar melalui penapisan perasaannya. Selain itu, sikap subjektif memesongkan data mengikut kepercayaan, sikap dan nilai yang telah ditetapkan.

Keterbatasan kognitif juga mempengaruhi penyelesaian masalah. Otak manusia, yang merupakan sumber pemikiran dan kreativiti, terhad dalam keupayaannya untuk menerima pilihan yang kompleks daripada pelbagaielemen struktur terputus atas beberapa sebab. Sebagai contoh, ingatan manusia berumur pendek, mampu menyimpan hanya beberapa idea, perkataan dan simbol pada satu masa. Itulah sebabnya sukar untuk membandingkan semua alternatif yang mungkin secara serentak dan membuat pilihan semasa membuat keputusan pengurusan.

Proses dan risiko pengurusan

Keputusan dibentuk dalam diri seseorang melalui kualiti peribadi dan ciri organisasi tertentu. Nisbah risiko dipengaruhi oleh pembolehubah berikut:

1. Minda seorang pembangun. Tahap kecerdasan yang lebih tinggi biasanya membawa kepada pandangan yang sangat konservatif, individu sedemikian membuat keputusan peringkat rendah.
2. Menunggu kejayaan. Orang yang mempunyai harapan yang tinggi cenderung sangat optimistik dan bersedia membuat kesimpulan walaupun dengan maklumat yang kurang. Pengurus yang mengambil tindakan dengan kejayaan peringkat rendah akan memerlukan lebih banyak maklumat dalam proses pengurusan membuat keputusan organisasi.
3. Had masa. Dalam dunia moden, terdapat situasi apabila, disebabkan beberapa sebab peribadi (keluarga, rumah tangga, sebab kesihatan), pelaku memerlukan lebih banyak masa untuk membuat keputusan yang rasional. Walau bagaimanapun, terdapat kategori pekerja yang bekerja lebih baik dalam masa yang singkat dan boleh menghasilkan idea dengan cepat.
4. Pendekatan heuristik. Kebanyakan orang tanpa masa bergantung pada pendekatan ini berdasarkan pilihan yang memuaskan dan bukannya optimum. Tindakan sedemikian mengehadkan carian untuk tambahanmaklumat, pertimbangkan lebih sedikit alternatif, tidak memberi tumpuan kepada sebab penyelewengan. Pendekatan ini juga boleh digunakan apabila kos mengumpul maklumat dan menganggarkannya terlalu tinggi.

Tabiat peribadi dan pengaruh sosial

Tabiat peribadi pengurus terbentuk hasil daripada pengaruh sosial persekitaran dan proses persepsi peribadi, menduduki tempat penting dalam proses utama pembuatan keputusan pengurusan. Mereka perlu dikaji untuk menyediakan gaya kepimpinan peribadi.

Sesetengah orang hanya berpegang pada pendapat mereka, walaupun ia tidak optimum untuk situasi pengeluaran. Orang lain tidak boleh mengakui bahawa mereka salah dan terus bertindak, mengabaikan bukti jelas yang menunjukkan keperluan untuk perubahan. Terdapat pengurus yang mengaitkan kegagalan kepada faktor luaran dan bukannya kesilapan mereka sendiri. Tabiat peribadi ini memberi impak besar pada operasi dan kecekapan organisasi.

Norma sosial dan kumpulan juga mempunyai kesan yang ketara pada gaya membuat keputusan. Pakar mentakrifkan norma sosial sebagai skala penilaian dan menunjukkan keluasan yang boleh diterima dan tidak diingini untuk aktiviti tingkah laku, peristiwa, kepercayaan atau sebarang objek yang mengujakan ahli kumpulan sosial.

Dengan kata lain, norma sosial ialah cara yang standard dan diterima untuk membuat pertimbangan. Begitu juga pendidikan budaya dan pelbagai aspeknya mempunyai pengaruh yang mendalam terhadapgaya kepimpinan. Sebagai contoh, dalam sistem organisasi Jepun, seseorang membuat keputusan dengan berunding dengan peserta lain. Gaya ini berorientasikan budaya dan menjadikan pelaksanaan lebih mudah kerana setiap ahli pasukan terlibat dalam proses tersebut.

Analisis proses membuat keputusan pengurusan

Ini adalah langkah penting dan mungkin yang paling sukar. Pengurus mesti menentukan kelebihan dan kekurangan setiap alternatif dan menimbangnya berdasarkan situasi yang berbeza sebelum membuat rancangan akhir.

Kaedah untuk membangunkan alternatif:

1. Sumbangsaran di mana pasukan bekerjasama untuk menjana idea dan penyelesaian alternatif.
2. Teknik Kumpulan Nominal ialah kaedah yang melibatkan penggunaan mesyuarat berstruktur tinggi dengan agenda. Model ini mengehadkan perbincangan atau komunikasi interpersonal dalam proses.
3. Teknik Delphi di mana peserta tidak bertemu, tetapi ketua pasukan menggunakan kaedah bertulis dalam proses membuat keputusan pengurusan dan menilai alternatif.

Alternatif boleh dinilai dalam pelbagai cara:

1. Pengukuran kualitatif dan kuantitatif.
2. Analisis kos dan faedah bagi setiap alternatif.
3. Analisis margin.

Apabila alternatif telah dianalisis dan dinilai, pengurus mesti memilih pilihan terbaik yang memberikan keutamaan tertinggi dalam memenuhi semua kriteria yang diperlukan. Kadang-kadang pilihannya mudah dengan faedah yang jelas, tetapi biasanyapenyelesaian terbaik ialah gabungan beberapa alternatif. Dalam kes di mana alternatif terbaik mungkin tidak jelas, pengurus menggunakan kebarangkalian, penyelidikan dan analisis berdasarkan pengalaman dan pertimbangannya.

Kerja pengurus tidak berakhir dengan membuat keputusan. Pengurus bertanggungjawab untuk mendapatkan hasil positif daripada pelan yang dilaksanakan, yang keberkesanannya disahkan melalui sistem penilaian yang menyediakan maklum balas untuk memantau kualiti penambahbaikan.

Kumpulan faktor utama

Beberapa faktor boleh mempengaruhi takrifan pembuatan keputusan pengurusan.

Mereka dibahagikan kepada tiga kumpulan utama:

1. Masalah persepsi. Ini boleh digambarkan sebagai cara peserta mentafsir persekitaran mereka. Persepsi seseorang boleh mempengaruhi cara mereka menyelesaikan masalah. Contohnya, apabila maklumat tentang masalah perlu dikumpul, perasaan itu mempengaruhi tempat maklumat dicari.
2. Dasar organisasi melibatkan tingkah laku individu dan kumpulan yang akan mempengaruhi pelaksana lain rancangan syarikat.
3. Isu alam sekitar. Ia adalah faktor luaran yang mempengaruhi organisasi. Jenis faktor luaran - ini ialah pasaran tempat syarikat beroperasi, ekonomi, perundangan kerajaan, reaksi pelanggan terhadap produk dan perkhidmatan organisasi.

Gaya pemimpin

Perkembangan proses membuat keputusan pengurusan sebahagian besarnya bergantung kepada individu danpendekatan penyelesaian masalah. Setiap pemimpin atau pengurus mempunyai gaya individu sendiri, dilengkapi dengan pengalaman dan kebolehan peribadi. Terdapat beberapa gaya tingkah laku kakitangan pengurusan:

1. Tindakan yang sah atau autokratik. Pengurus yang mematuhi gaya ini menilai beberapa alternatif menggunakan maklumat terhad. Mereka tidak menganggap penting untuk berunding dengan orang lain, untuk mendapatkan maklumat yang lebih lengkap dan boleh dipercayai.
2. Tindakan analitikal. Pengurus yang menggunakan gaya ini ingin mendapatkan maklumat lanjut dan mempertimbangkan beberapa alternatif sebelum memuktamadkan keputusan. Mereka mencari maklumat yang berkaitan daripada sumber mereka, mencari dan mengkajinya secara terperinci, menggunakan semua sumber yang mungkin. Pengurus ini adalah orang yang berhati-hati yang dapat menyesuaikan diri dan mengendalikan situasi yang unik.
3. Proses membuat keputusan tingkah laku. Pemimpin yang mematuhi model ini percaya kepada pengurusan bersama, mengambil kira pendapat dan pengalaman orang bawahan, dan sentiasa mendengar mereka.
4. Pengambilan keputusan secara konseptual. Pengurus yang menggunakan gaya ini adalah intuitif dalam pemikiran mereka dan bertolak ansur dengan ketidakpastian. Mereka sedang meneroka banyak alternatif dan hanya tertumpu pada jangka panjang.

Teknologi

Jujukan proses membuat keputusan pengurusan termasuk pelbagai jenis teknologi. Teknologi maklumat menyediakan sokongan untuk penyelesaian perniagaan DSS dan AI. Gabungan sistem ini membantu mencipta pangkalan data melalui dalam talianProses analisis OLAP untuk memudahkan prosedur yang memerlukan banyak usaha dan analisis, yang memudahkan proses membuat keputusan pengurusan.

Tahap teknologi dalam perusahaan memastikan pembentukan rancangan untuk pelaksanaan pilihan yang dipilih:

1. Kuasa pemprosesan data semakin meningkat dengan pengenalan teknologi yang membantu membuat keputusan perniagaan yang cepat, memberikan keupayaan untuk memproses sejumlah besar maklumat menggunakan alat perlombongan data.
2. Menyediakan kelajuan teknologi dalam proses membuat keputusan pengurusan, memproses tatasusunan besar dan model pemprosesan yang kompleks, membantu menghasilkan maklumat yang berguna.
3. Teknologi menyokong pembuatan keputusan kumpulan, sepasukan pekerja boleh menggunakan sistem sokongan kumpulan untuk proses yang pantas.
4. Sistem Sokongan Keputusan GDSS ialah sejenis sistem yang memudahkan perumusan masalah kumpulan, penerimaan pelan pasukan melalui penyepaduan, kerja berpasukan, keupayaan DSS dan telekomunikasi. Lebih kompleks dan kurang terstruktur keputusan yang perlu dibuat oleh pasukan, lebih banyak GDSS boleh membantu.

Sistem interaktif yang fleksibel

Untuk membuat keputusan yang cepat dan penting dalam organisasi, teknologi moden digunakan:

1. Sistem Sokongan Keputusan DSS ialah sistem IT yang sangat fleksibel dan interaktif yang direka bentuk untuk menyokong proses apabila masalah tidak berstruktur.
2. Kumpulansokongan keputusan GDSS ialah sistem yang memudahkan perumusan masalah kumpulan.
3. Sistem Maklumat Geografi (GIS) ialah sistem yang direka khusus untuk maklumat spatial.
4. Kecerdasan Buatan (AI) ialah sains mencipta mesin yang meniru pemikiran dan tingkah laku manusia.
5. Sistem pakar ialah sistem kecerdasan buatan yang menggunakan kuasa logik untuk membuat kesimpulan.
6. Rangkaian saraf ialah sistem pintar yang boleh belajar membezakan corak.
7. Algoritma Genetik ialah sistem kecerdasan buatan yang meniru proses evolusi kelangsungan hidup mereka yang paling cergas untuk membangunkan penyelesaian yang lebih baik.

Kebaikan konsensus strategik

Penggunaan pelan adalah fungsi utama pengurusan. Ia bermula hanya apabila pengurusan mengambil hala tuju strategik untuk pembangunan. Tanpa tindakan ini, peringkat proses membuat keputusan pengurusan tidak dapat diselesaikan, dan sumber tidak akan digunakan. Oleh itu, penggunaan strategi adalah fungsi utama pengurusan dan memudahkan keseluruhan proses dengan menyediakan latar belakang yang sesuai untuk aktiviti pengurusan pertama yang dipanggil "perancangan".

Ia memberikan bentuk konkrit kepada keputusan matlamat perniagaan yang luas yang dibuat oleh pengurus atasan. Proses ini adalah dengan fungsi kawalan berterusan. Pengurus di semua peringkat membuat keputusan dalam tanggungjawab kerja mereka. Kesinambungan proses adalah satu kemestian bagi semua pengurus dan pengurusankakitangan.

Tiada tindakan lanjut boleh dilakukan melainkan keputusan dibuat. Mereka perlu dibentuk secara tetap apabila masalah, kerumitan dan kegagalan baru berkembang dalam perniagaan. Ini mungkin disebabkan oleh perubahan persekitaran. Produk baharu mungkin memasuki pasaran, pesaing mungkin masuk, dan dasar kerajaan mungkin berubah. Semua ini membawa kepada perubahan dalam persekitaran sekitar struktur perniagaan.

Ini adalah kerja yang halus dan bertanggungjawab. Pengurus mesti membuat keputusan yang cepat dan betul dalam menjalankan tugas mereka. Malah, mereka dibayar kerana kematangan dan keupayaan mereka untuk bertanggungjawab. Aktiviti pengurusan hanya boleh dilakukan jika rancangan yang sesuai diterima pakai. Tindakan yang betul menyediakan peluang untuk pertumbuhan, manakala tindakan yang salah membawa kepada kerugian dan ketidakstabilan bagi syarikat.

Kesilapan pengurusan biasa

Banyak faktor yang mempengaruhi proses membuat keputusan boleh membawa kepada kesilapan. Seorang ketua kumpulan yang segera dan menyedari sepenuhnya semua jenis kesilapan yang mungkin dan punca kesilapannya berada dalam kedudukan yang lebih baik. Beberapa kesilapan biasa dan jenisnya dalam proses membuat keputusan pengurusan:

1. Berlepas dari templat peribadi. Setiap orang mempunyai set kekuatan atau prasangka yang tersendiri yang membawa kepada gaya kepimpinan tertentu. Cara terbaik untuk menangani masalah ini ialah cuba bersikap terbuka kepada maklumat dalam sistem pengurusan.
2. Kepercayaan yang berlebihan terhadap maklumat orang lain. Pemimpin sering bergantung pada pendapat orang lain. Namun, jika mereka tidak terlibat secara langsungdalam situasi bermasalah, mereka mungkin tidak mempunyai tahap kesedaran yang diperlukan untuk membuat keputusan.
3. Mengabaikan maklumat yang diterima daripada ahli kolektif. Masalah ini mudah timbul dalam situasi pasukan. Dalam banyak kes, pekerja syarikat adalah orang yang paling rapat dengan masalah tersebut. Jika pendapat mereka tidak diendahkan, terdapat kegagalan pasukan umum. Cara terbaik untuk menyelesaikan masalah ini ialah memastikan semua ahli organisasi terlibat dalam proses tersebut.
4. Mengabaikan gerak hati. Dalam banyak kes, orang bertindak dengan betul pada tahap bawah sedar. Malangnya, mereka sering mengabaikan intuisi mereka dan kemudian melakukan perkara yang salah.

Nasihat kepada pengurus atasan

Terdapat strategi yang boleh anda gunakan untuk mengelakkan kesilapan biasa dan mengasah kemahiran pengurusan anda. Membuat keputusan yang lebih baik dan lebih pantas akan membantu pasukan merebut peluang perniagaan dan mengelakkan perangkap:

1. Fikir semula masalah. Apabila pasukan menghadapi halangan dalam aktiviti, adalah perlu untuk memeriksa konteks penuhnya dan melihat masalah dari sudut pandangan yang paling mungkin. Ini akan membantu untuk mengabaikan satu aspek atau mengabaikan yang lain. Anda perlu mencari sekurang-kurangnya 3 cara berbeza untuk melihat masalah.
2. Buat keputusan termaklum. Matlamat pengurusan adalah untuk menggunakan bukti saintifik dalam membuat perancangan, bukan hanya bergantung pada gerak hati.
3. Gunakan data prestasi untuk menyokongpenyelesaian.
4. Dapatkan maklumat terkini dan lengkap daripada persekitaran perniagaan.
5. Cabar perasaan dalaman anda dan cari bukti objektif untuk menyokongnya.
6. Dengar pendapat orang lain.
7. Berfikiran terbuka.
8. Cari cara untuk menggalakkan komunikasi dalam syarikat.
9. Bersikap terbuka kepada perbualan dan wujudkan persekitaran di mana orang boleh berterus terang walaupun kebenaran terungkap.
10. Membangunkan rasa risiko.
11. Lupakan kesilapan lalu. Orang ramai cenderung membuat pilihan yang mewajarkan pengalaman lalu, walaupun keputusan sebelumnya tidak berjaya. Mereka juga cenderung menghabiskan masa dan wang untuk membetulkan masalah masa lalu apabila lebih berfaedah untuk mengakui kesilapan dan meneruskan.
12. Jujurlah dengan diri sendiri.
13. Bersikap tegas.

Oleh itu, jelaslah bahawa membuat keputusan adalah aspek penting dalam pengurusan moden dan sebaiknya dilakukan secara profesional.