Syarat dan tempoh penyimpanan dokumen utama dalam perakaunan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Seperti yang ditunjukkan oleh amalan, dalam hampir mana-mana perusahaan domestik moden, jumlah terbesar dokumentasi dihasilkan oleh perakaunan. Sudah tentu, ini boleh difahami: di jabatan ini mereka bekerja dengan wang, dan setiap operasi sedemikian perlu ditetapkan secara rasmi di atas kertas. Di samping itu, istilah untuk menyimpan dokumen utama dalam organisasi ditetapkan secara sah, yang bermaksud bahawa ia tidak akan berfungsi begitu sahaja untuk menyingkirkan "kepingan kertas", anda perlu menyimpannya sekurang-kurangnya beberapa tahun dan hanya kemudian musnahkan mereka. Dengan cara ini, proses menyingkirkan kertas buangan juga tidak mudah, ia mempunyai beberapa ciri khusus. Mengenai semua ini - selanjutnya.

Dokumen, dokumen…

Jika anda memberikan statistik tentang jumlah dokumentasi yang dihasilkan, ternyata dalam hampir semua perusahaan domestik moden, perakaunan adalah sumber 80-90% daripada dokumen kertas. Mereka tidak hanya perlu disimpan. Sekatan menentukan bukan sahaja tempoh penyimpanan minimum yang betul untuk dokumen perakaunan utama (biasanya berbeza darilima tahun hingga satu dekad), tetapi juga keadaan di mana objek ini sepatutnya. Pada masa yang sama, perlu diingat bahawa terdapat pembahagian kepada dokumentasi untuk penyimpanan sementara dan kekal.

Walau bagaimanapun, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, tidak setiap pengurus syarikat berminat untuk memahami selok-belok syarat penyimpanan dokumen utama. Untuk menyelamatkan diri daripada sakit kepala, anda boleh menggunakan perkhidmatan syarikat arkib khusus. Dalam syarikat sedemikian, mereka tahu dengan tepat jenis dokumen untuk berapa lama mereka perlu disimpan, dalam keadaan apa, di bawah peraturan apa. Di samping itu, organisasi sedemikian mempunyai kapasiti teknikal untuk memusnahkan dokumen yang diamanahkan dengan penyimpanan apabila tarikh akhir tamat. Ia sangat mudah, tetapi ia memerlukan wang. Jika anda ingin menjimatkan wang, maka anda perlu memperuntukkan bilik khas untuk arkib dan memahami apakah tempoh undang-undang untuk menyimpan dokumen perakaunan utama dalam organisasi.

Mahu - tidak mahu

Masalah, dengan cara ini, tidak timbul dari awal. Undang-undang semasa menetapkan syarat penyimpanan dokumen perakaunan utama, dan dalam mana-mana perusahaan ia mesti dipatuhi. Ia berikutan daripada perundangan bahawa mana-mana entiti undang-undang yang beroperasi diamanahkan dengan kewajipan untuk memelihara dokumentasi. Ini bermakna bahawa bentuk aktiviti tidak penting - sama ada usahawan swasta yang menjalankan perniagaan secara bersendirian, atau kebimbangan yang besar, anda masih perlu menjaga penyimpanan penyata kewangan dan dokumentasi lain. Adalah penting untuk mengkaji undang-undang untuktempoh yang ditetapkan untuk penyimpanan dokumen utama elektronik, kertas, supaya sekiranya berlaku konflik dengan kontraktor atau semasa pengesahan oleh pihak berkuasa yang mengawal, anda tidak akan berada dalam kedudukan yang tidak selesa. Di samping itu, ketidakpatuhan terhadap selang masa berkanun boleh mencetuskan denda yang besar semasa pemeriksaan. Perundangan semasa mengandungi peraturan yang mengawal tempoh minimum penyimpanan dokumen perakaunan utama. Adalah penting bahawa perniagaan adalah selamat, dan menjalankan perniagaan di negara kita dibezakan dengan kesahihan dan pematuhan peraturan yang ditetapkan.

Undang-undang persekutuan ke-125, yang diterima pakai pada Oktober 2004, menceritakan tentang tempoh penyimpanan untuk dokumen utama elektronik, dokumen kertas. Berdasarkan namanya, ia didedikasikan untuk arkib dan kelakuan perniagaan yang betul. Dalam dokumen rasmi ini ciri-ciri menyimpan kertas rasmi yang dikeluarkan oleh jabatan perakaunan dipertimbangkan. Di sini anda boleh menemui kedua-dua ciri yang membolehkan anda membezakan antara dokumentasi storan sementara dan kekal, serta istilah khusus untuk jenis kertas tertentu.

Terpakai kepada siapa?

Kewajipan untuk mematuhi tempoh penyimpanan minimum untuk dokumen utama diberikan kepada:

• kerajaan tempatan;
• agensi kerajaan;
• usahawan;
• perusahaan;
• orang yang menjalankan perniagaan.

Undang-undang perlu dipatuhi berhubung dengan dokumentasi arkib, termasuk yang berkaitan dengan kakitangan. Keseluruhantempoh masa yang dinyatakan dalam kertas undang-undang mestilah di tempat yang selamat. Sebagai tambahan kepada undang-undang persekutuan, spesifikasi syarat penyimpanan dokumen utama dan daftar perakaunan dipengaruhi dalam beberapa dokumen pengawalseliaan yang berkuat kuasa di wilayah negara secara keseluruhan dan di setiap wilayah individu. Walau bagaimanapun, dokumen yang paling penting ialah undang-undang ke-125 yang disebutkan di atas, yang menyediakan senarai lengkap dokumentasi yang mengawal selia tempoh penyimpanan kertas perakaunan.

Undang-undang nombor 129

Pada tahun 1996, undang-undang persekutuan telah dikeluarkan mengenai ciri perakaunan. Ia menyatakan bahawa perakaunan boleh menghasilkan dokumentasinya di atas kertas, serta menggunakan pelbagai peralatan mesin. Pada masa yang sama, syarikat mesti membuat salinan dokumentasi di atas kertas sendiri, supaya semua peserta dalam operasi mempunyai akses kepada data tentang mereka. Jika pihak berkuasa kawal selia meminta akses kepada dokumentasi, wakil syarikat dikehendaki memberikannya. Kedua-dua pendakwa dan wakil mahkamah mempunyai hak untuk berbuat demikian.

Penciptaan, penyimpanan yang mematuhi tempoh penyimpanan dokumen perakaunan utama, peruntukan atas permintaan mesti mematuhi borang yang ditetapkan dalam enakmen kawal selia. Dokumen mesti dihantar kepada orang yang meminta dalam bentuk kertas. Jika ini dibenarkan oleh keupayaan mesin yang digunakan dalam kerja, jika semua peserta bersetuju, pelaporan boleh dihantar dalam bentuk elektronik. Ia juga dibenarkan oleh undang-undang kami yang terpakainegara.

Patuhi peraturan

Undang-undang persekutuan ke-129 mengandungi sebutan tentang kewajipan untuk mematuhi syarat penyimpanan dokumen perakaunan utama. Khususnya, Perkara 17 menyebut bahawa mana-mana entiti undang-undang mesti menyimpan dokumentasi sedemikian tanpa gagal, termasuk daftar dan laporan. Tempoh selang masa ditetapkan oleh peraturan yang mengawal arkib di peringkat negeri. Tempoh tempoh ini tidak boleh kurang daripada 5 tahun.

Tempoh khas penyimpanan dokumen utama ditetapkan untuk dokumentasi yang mengawal selia dasar perakaunan dan beberapa kategori lain (program yang digunakan pada mesin yang memproses maklumat, carta kerja akaun). Sudah tentu, tempoh di sini juga lima tahun (dalam beberapa kes tempoh ini boleh ditetapkan lebih lama), tetapi tempoh itu mula dikira dari saat dokumen ini kali terakhir digunakan di perusahaan. Ketua entiti undang-undang ialah orang yang, mengikut undang-undang, bertanggungjawab untuk menyimpan semua dokumentasi yang diperlukan mengikut selang masa. Ini bermakna mana-mana bos yang berpendidikan dan bertanggungjawab mesti mengetahui tempoh penyimpanan dokumen utama di jabatan perakaunan jika dia ingin memastikan keadaan syarikat di bawah kawalannya.

Seperti yang ditunjukkan oleh amalan, banyak organisasi kerap menjalankan inventori dokumentasi rasmi, dan peraturan tempatan menetapkan orang yang bertanggungjawab untuk menyimpan dokumen, yang sebenarnya berinteraksi dengan pihak berkuasa pemeriksaan semasa memantau pematuhanperaturan mengarkib.

Penciptaan dan penyimpanan: semua mengikut peraturan

Berdasarkan perundangan semasa, akauntan boleh menghasilkan kedua-dua dokumentasi utama dan dokumentasi ringkasan bukan sahaja di atas kertas, tetapi juga dalam bentuk elektronik; pada masa yang sama, kewajipan untuk membuat salinan kertas diberikan kepada entiti undang-undang, dan atas permintaan daripada orang yang berminat, badan pemeriksaan, syarikat itu diwajibkan untuk menghantar dokumen kertas ke alamat secepat mungkin. Penyusunan dan penyimpanan mesti dilakukan dalam bentuk yang ditetapkan oleh enakmen kawal selia semasa.

Mengenai tempoh penyimpanan dokumen utama di jabatan perakaunan, susunan proses ini, memberitahu senarai dokumentasi yang mempertimbangkan kertas pengurusan biasa yang dibentuk dalam perjalanan kerja mana-mana perusahaan. Mereka telah ditubuhkan pada 2010 dalam dokumen yang diluluskan oleh Kementerian Kewangan dan Arkib Persekutuan. Di samping itu, adalah perlu untuk mengambil kira keperluan Kod Cukai, yang mengawal selia bahawa setiap rakyat negara kita bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod perakaunan selama empat tahun. Ini terpakai pada kertas yang berkaitan dengan perakaunan untuk perbelanjaan, pendapatan dan juga pengesahan pembayaran cukai.

Bijak dalam perkara

Organisasi proses yang betul dengan mematuhi syarat penyimpanan dokumen perakaunan utama melibatkan pendekatan profesional, penglibatan kakitangan yang bertanggungjawab untuk dokumentasi perakaunan, pemprosesan maklumat arkib tentang organisasi proses kerja itu sendiri. Pada masa ini hampir tiada tempatlatihan khusus dalam arkib, jadi selalunya sukar untuk mencari pakar yang benar-benar berkualiti tinggi. Sebaliknya, perundangan progresif menghendaki tempoh penyimpanan dokumen perakaunan utama dipatuhi, jika tidak, anda boleh menghadapi denda yang sangat tidak menyenangkan. Pilihan terbaik untuk aliran dokumen yang cukup banyak adalah untuk mewujudkan jabatan yang bertanggungjawab untuk penyimpanan arkib dalam kakitangan syarikat dan memastikan latihan tetap kakitangan yang bertanggungjawab untuk dokumentasi dengan sumber dalaman. Ini akan memastikan inovasi yang ditetapkan dalam undang-undang terkawal dan mematuhi semua keperluan.

Pilihan alternatif yang turut membolehkan anda mengambil kira tempoh penyimpanan dokumen utama dan mematuhinya dalam aktiviti kerja anda ialah kerjasama dengan pengantara yang memikul tanggungjawab untuk menyimpan kertas pelanggan. Bagaimanapun, memilih firma arkib untuk diri sendiri juga bukanlah satu tugas yang mudah. Adalah perlu untuk menganalisis dengan teliti semua pilihan yang ada untuk memberi keutamaan kepada syarikat yang boleh dipercayai dan tidak bimbang bahawa ia mungkin ditutup dan bangunan itu terbakar.

Ciri menyimpan beberapa jenis dokumentasi

Seperti berikut daripada perundangan semasa, dokumentasi utama, serta daftar, pelaporan dan kunci kira-kira, mesti dipindahkan ke arkib. Semua kategori dokumentasi rasmi ini, sehingga ia dihantar ke arkib, mesti disimpan di premis perakaunan, manakala entiti undang-undangbertanggungjawab untuk menyediakan semua syarat untuk keselamatan kertas: kabinet mesti ditutup, kebakaran dan keselamatan lain mesti dipatuhi. Di dalam perusahaan, seseorang yang bertanggungjawab untuk keselamatan dokumentasi dilantik oleh dokumen khas.

Jika syarikat menggunakan borang pelaporan yang ketat, mengikut undang-undang dokumen ini mesti disimpan di dalam peti besi atau almari khas, bilik yang ditutup dan menjamin keselamatan dokumentasi. Dokumentasi utama tempoh masa semasa, diproses secara manual, harus dikumpulkan secara kronologi ke dalam daftar, yang kemudiannya dihantar ke arkib untuk simpanan kekal.

Apa lagi yang perlu diperhatikan?

Apabila menyimpan penyata bank, pesanan tunai dan laporan pendahuluan, semua dokumentasi mesti disimpan secara kronologi dan terikat untuk penyimpanan sistematik bersama. Beberapa kategori tertentu dokumen (laporan syif, perintah kerja) boleh disimpan tanpa mengikat, tetapi difailkan dalam folder supaya tiada apa-apa yang hilang atau digunakan untuk tujuan yang tidak jujur.

Keselamatan dokumentasi, serta penghantaran tepat pada masanya ke arkib, adalah tanggungjawab ketua akauntan, walaupun, jika perlu, peraturan tempatan mungkin mengandungi pewakilan kuasa kepada orang lain. Pengeluaran dokumentasi utama, pelaporan, kunci kira-kira hanya mungkin dalam beberapa kes jika terdapat perintah rasmi daripada ketua akauntan. Secara amnya, bahagian struktur tidak mempunyai akses kepada dokumen perakaunan. Penyitaan dokumentasi adalah mungkinhanya jika terdapat permintaan khusus daripada agensi siasatan, mahkamah atau pihak berkuasa lain yang mempunyai kuasa yang sesuai di bawah undang-undang. Dalam kes ini, adalah perlu untuk menyediakan resolusi rasmi yang dibuat dengan mematuhi undang-undang. Apabila menarik diri, adalah perlu untuk menyediakan protokol, salah satu salinannya dipindahkan kepada wakil organisasi dengan tandatangan.

Tempoh penyimpanan untuk dokumen utama ditunjukkan dalam jadual di bawah.

Ciri aliran kerja

Istilah "aliran dokumen" digunakan pada set faktor yang dikaitkan dengan pergerakan dokumentasi dari saat kertas itu dibuat hingga pemindahannya ke perniagaan arkib. Pembangunan jadual adalah tanggungjawab ketua akauntan, walaupun dalam sesetengah perusahaan ia diwakilkan kepada pakar pengurusan dokumen. Walau bagaimanapun, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, yang paling betul ialah kemasukan jadual sedemikian dalam dasar perakaunan organisasi, yang kemudiannya diluluskan oleh perintah yang dikeluarkan khas yang ditandatangani oleh ketua pegawai syarikat.

Dengan bantuan jadual, anda boleh menyelaraskan proses organisasi dan memudahkan tugas perancangan dalam perusahaan. Jadual aliran kerja untuk dokumentasi utama ialah senarai pemain, selang masa kertas mesti dihantar ke jabatan perakaunan, dan tempoh masa akauntan memprosesnya. Pastikan anda menerangkan tempoh pelaporan, termasuk kunci kira-kira. Selalunya, dasar perakaunan mengandungi peraturan tempoh penyimpanan untuk dokumen utama, dan tempoh ini ataudisamakan dengan yang ditetapkan oleh undang-undang, atau ditetapkan lebih tinggi jika diperlukan oleh spesifik aktiviti syarikat. Apabila pelaporan untuk tahun itu diserahkan, dokumentasi disediakan mengikut cara yang ditetapkan dan dipindahkan ke simpanan arkib. Pada masa yang sama, ia diambil kira bahawa pada masa hadapan mungkin perlu untuk mengekstrak data berguna daripada volum yang dipindahkan untuk penyimpanan. Untuk ini, adalah kebiasaan untuk membahagikan kes ke dalam folder, manakala pengelompokan dijelaskan oleh kandungan. Pastikan anda memberikan tajuk yang berkaitan pada setiap folder.

Ciri storan sarung

Semua dokumentasi yang dijana dalam perjalanan aktiviti perusahaan, seperti yang dinyatakan di atas, dibahagikan kepada yang dimaksudkan untuk penyimpanan sementara dan kekal. Apabila memindahkan kertas ke arkib, adalah perlu untuk menyerahkan setiap kategori ini secara berasingan, tanpa mencampurkan kertas rasmi dalam folder yang sama. Dalam kes ini, salinan mesti disimpan secara berasingan daripada yang asal. Selain itu, dalam folder berasingan, anda perlu mengisih dokumentasi yang menunjukkan pelaporan, rancangan untuk tahun dan untuk suku tahun, selama berbulan-bulan. Satu fail mesti mengandungi satu bahagian dokumentasi.

Untuk mengumpulkan satu kes, anda boleh menggunakan dokumen yang dijana dalam satu tempoh (suku, tahun, bulan). Pengecualian adalah apa yang dipanggil kategori sementara - sebagai contoh, fail peribadi, yang penutupannya tidak ditetapkan masanya bertepatan dengan tahun kalendar. Jika fail itu mengandungi dokumentasi yang dijana selama beberapa bulan, setiap bulan perlu dipisahkan daripada yang lain dengan helaian khas, menetapkan padanya tempoh yang didokumentasikan oleh blok yang mengikutinya. Dalam kes ini, ia dibenarkan untuk mengumpulkan sehingga 250 helaian ke dalam satu kes. Ketebalan folder boleh 4 cm atau kurang.

Apa lagi yang perlu diperhatikan?

Seperti yang dapat dilihat daripada peraturan pengarkiban, jika dokumentasi mempunyai lampiran, dokumen tersebut (tidak kira bila tepat ia disusun) mesti dilampirkan pada dokumentasi yang disertakan. Secara umum, urutan untuk arkib dokumentasi perakaunan adalah sangat penting, jadi ia mesti dipatuhi dengan ketat. Sebagai peraturan, penyata disiarkan dahulu, kemudian nota penerangan, selepas itu kunci kira-kira, ditambah dengan dokumen yang dilampirkan.

Apabila mengatur penyimpanan akaun peribadi pekerja syarikat, adalah perlu untuk memperuntukkan kes berasingan untuk ini, di mana dokumentasi dibentangkan mengikut tahun dengan kronologi yang ketat. Surat-menyurat tahunan dibentuk ke dalam folder yang menunjukkan tahun kalendar dan juga disusun mengikut tarikh. Setiap permintaan mesti diikuti dengan jawapan.

Beberapa Ciri

Tempoh pengekalan yang ditetapkan dalam Kod Cukai mungkin berbeza daripada yang dinyatakan dalam undang-undang yang mengawal aktiviti perakaunan. Apabila memerhatikan percanggahan sedemikian, disyorkan, pertama sekali, untuk memerhatikan tempoh masa yang lebih lama - ini akan membolehkan, jika perlu, merujuk kepada dokumentasi, menggunakannya, walaupun, mengikut salah satu peraturan semasa, tarikh akhir telah pun tamat tempoh. Di samping itu, pemeriksa tidak akan mempunyai apa-apa untuk mengadu. Ia juga perlu mengingati senarai khas yang diterbitkan pada tahun 2000 yang menunjukkan tempoh penyimpananbeberapa kumpulan dokumentasi tertentu. Senarai ini sentiasa dikemas kini dan ditambah, jadi ketua akauntan perusahaan dan jabatan yang bertanggungjawab untuk pengurusan dokumen mesti mengikuti maklumat terkini.

Jika syarat penyimpanan telah dilanggar, tanggungjawab untuk ini terletak pada ketua syarikat, walaupun pada hakikatnya isu keselamatan adalah tanggungjawab ketua akauntan. Jika perintah itu, tempoh penyimpanan dilanggar, syarikat itu didenda. Bagi pegawai, hukuman biasanya berkisar antara dua hingga tiga ribu rubel. Tetapi jika dokumentasi utama tidak disimpan sama sekali, mereka boleh dihukum dengan denda lima ribu rubel atau lebih.