Proses perniagaan - apakah itu? Pembangunan, pemodelan, pengoptimuman proses perniagaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Kaedah pengurusan syarikat moden semakin meminjam kaedah dan teknologi asing. Dan bukan kerana ia bergaya, tetapi kerana ia mudah dan berkesan. Salah satu daripada teknik ini memecahkan semua kerja rutin kepada komponen asas dan kemudian menerangkan secara terperinci setiap proses perniagaan yang terhasil. Ia mengambil masa yang agak lama, tetapi skema yang dihasilkan membolehkan anda mencari kelemahan, tanggungjawab fungsi yang terlalu melambung, dan tugas yang tidak jelas. Dengan meluangkan masa sekali, pihak pengurusan boleh memindahkan sebahagian daripada tanggungjawabnya ke tangga hierarki, membebaskan masa untuk perancangan strategik.

Hidup mengikut perancangan

Perkara lain ialah kakitangan firma sering tidak memahami maksud prosedur ini dan tidak mengalu-alukan keinginan pihak pengurusan untuk menentukan proses perniagaan utama. Namun begitu, adalah semakin perlu untuk memahami pemodelan dan perihalan operasi asas setiap unit, dan jugapekerja. Lebih teruk jika pekerja muncul dalam kakitangan syarikat yang mengkaji proses perniagaan syarikat. Mereka sentiasa bertanya tentang sesuatu, mengalihkan perhatian dan campur tangan dalam setiap cara yang mungkin dengan pemenuhan tugas fungsi langsung semua kakitangan. Apa yang perlu dilakukan?

Mari kita mulakan dari jauh. Setiap pagi, kebanyakan kita berhadapan dengan tugas untuk datang ke tempat kerja. Untuk penyelesaiannya yang berjaya, anda perlu bangun tepat pada masanya, bersiap sedia dan duduk dalam beberapa jenis pengangkutan (tidak kira sama ada ia kereta persendirian atau kereta bawah tanah). Selanjutnya, setiap komponen boleh dipecahkan kepada prosedur yang lebih kecil: untuk bangun tepat pada masanya, anda boleh menetapkan penggera, atau anda boleh meminta seseorang untuk membangunkan anda, dll. Tanpa mengira kaedah penyelesaian, hasilnya (kebangkitan tepat pada masanya) akan tercapai. Tetapi kenaikan, bayaran dan cara bekerja berbeza dalam kaedah penyelesaian dan hasil akhirnya. Sebenarnya, kita telah sampai kepada definisi pertama.

Untuk apa semua ini

Jadi, proses perniagaan ialah urutan tindakan mudah tertentu yang mengubah sumber menjadi produk akhir yang berguna. Dalam contoh kehidupan sebenar kami, terdapat tiga proses yang berbeza, setiap satunya memerlukan maklumat awalnya sendiri dan, selepas manipulasi tertentu, memberikan hasil yang diingini. Mari pergi ke perusahaan. Terlepas dari bidang aktiviti dalam setiap syarikat, kerja ditentukan oleh hubungan profesional pekerja: pemindahan maklumat, menentukan keperluan untuk produk, menganalisis pengeluaran dan sumber, dll. Dan di sini adalah penting untuk diperhatikan bahawa semua perkara di atashanya jika tiga syarat dipenuhi:

- maklumat telah dihantar kepada pekerja yang berminat;

- ini dilakukan pada masa yang betul;

- bentuk di mana maklumat dibentangkan agak mudah dan jelas.

Merumuskan semua perkara di atas, boleh dikatakan bahawa proses perniagaan ialah aliran maklumat yang menjawab tiga soalan: apa, di mana dan bila. Agar kerja dapat dilakukan dengan lancar dan berterusan, adalah perlu untuk menentukan komponennya. Dalam kes ini, tiada pertindihan tugas, ketiadaan pelaksana atau masa henti.

Apabila proses perniagaan ditakrifkan dengan jelas, setiap pekerja tidak lagi menjadi sangat diperlukan. Ingat berapa kali anda perlu menunggu untuk salah seorang rakan sekerja anda meninggalkan cuti sakit (atau pulang dari bercuti); apabila anda jauh dari kerja, telefon benar-benar tidak berhenti berdering, dan semua orang cuba memahami apa dan bagaimana anda lakukan. Dan jika anda menjawab permintaan pihak pengurusan dan membuat penerangan yang agak terperinci tentang proses perniagaan, maka anda boleh bersorak dengan tenang, dan berehat, dan kadangkala hanya makan tengah hari…

Beralih kepada bahasa takrifan formal, kami akan berhujah bahawa apabila menerangkan proses perniagaan, perusahaan menetapkan matlamat berikut:

• memahami struktur umum organisasi aktiviti dan menentukan dinamik perkembangannya;
• mengenal pasti masalah semasa dan peluang untuk mengatasinya;
• wujudkan sistem matlamat dan objektif yang boleh difahami oleh semua peserta (pembangun, pengguna, pelanggan, dll.);
• untuk merumuskan keperluan bagi perisian yang diperlukankeselamatan.

Sudah tentu, perihalan proses perniagaan itu sendiri tidak menarik. Tetapi untuk kejuruteraan semula, ini adalah tugas terpenting. Hanya dengan memahami struktur, hubungan dan cara aliran maklumat, kita boleh bercakap tentang memikirkan semula beban semantik kedua-dua perusahaan itu sendiri dan bahagian individunya. Tetapi penyusunan semula juga perlu dijalankan untuk mencapai beberapa matlamat: meningkatkan kualiti perkhidmatan pelanggan; pengurangan kos; memberikan kebebasan yang lebih besar dalam membuat keputusan kepada penghibur (mengurangkan jangka masa untuk menyiapkan kerja), dsb.

Klasifikasi mudah

Lazimnya, keperluan untuk menerangkan proses perniagaan maklumat muncul dalam perusahaan dengan struktur berorientasikan fungsi. Hakikatnya ialah matlamat dan objektif jabatan yang berbeza mungkin bercanggah antara satu sama lain. Dan ini akan membawa bukan sahaja kepada penurunan dalam keuntungan syarikat, tetapi juga kepada penurunan dalam daya saingnya.

Pendekatan moden terhadap pengurusan semakin bersifat proses. Semua kerja dianggap sebagai satu set proses tertentu (setiap satunya terdiri daripada satu atau lebih operasi mudah). Untuk memformalkan dan menyeragamkan pendekatan ini, kategori proses berikut telah diterima pakai (pengkelasan berlaku berkaitan dengan nilai tambah produk):

• utama - yang mana syarikat menerima pendapatan: pengeluaran, pemasaran, bekalan;
• pengurus - mereka yang menetapkan matlamat dan objektif untuk jabatan dan penghibur tertentu;
• sokongan –yang menyediakan sumber pengeluaran, tetapi tidak menambah nilai kepada produk akhir: latihan dan pemilihan kakitangan, sokongan kewangan, perlindungan undang-undang, dsb.

Selain kebebasan yang telah disebutkan daripada faktor manusia dan penyesuaian ringkas pekerja baharu, penerangan proses perniagaan memungkinkan untuk mengurus kos operasi syarikat dengan lebih berkesan.

Properties

Kini menjadi jelas bahawa untuk mengurus perusahaan, adalah perlu bukan sahaja untuk mengenal pasti aliran maklumat yang saling berkaitan, tetapi juga untuk menerangkan dengan jelas semua aktiviti. Memandangkan kita sudah tahu bahawa proses perniagaan adalah sebahagian daripada kerja biasa yang berpindah dari seorang pekerja kepada pekerja yang lain (dalam unit fungsinya sendiri atau tidak, tidak mengapa), maka mari kita beralih kepada fakta bahawa segala-galanya di dunia boleh bersatu. Dan aktiviti profesional - lebih-lebih lagi.

Tidak kira bidang aktiviti, setiap proses perniagaan boleh diterangkan dengan ciri yang sama.

- Sempadan ialah permulaan dan penghujung operasi mudah.

- Pemilik ialah pekerja syarikat yang bukan sahaja memiliki sumber yang diperlukan untuk bekerja, tetapi juga merancang, menganalisis, mengurus proses; dan yang paling penting, dia bertanggungjawab ke atas hasilnya.

- Input - mesej maklumat yang diterima dalam sebarang bentuk yang diterima di perusahaan, mentakrifkan keperluan untuk maklumat dan menandakan permulaan proses.

- Output - maklumat atau bahagian terwujud produk yang digunakan di luar pelakupelanggan.

- Kontraktor - kakitangan syarikat yang terlibat dalam satu proses.

- Sumber - bahagian bahan atau maklumat aktiviti yang tidak berubah semasa pelaksanaan operasi (tetapi hanya menyumbang kepada transformasi maklumat masuk kepada produk akhir).

- Kawalan kualiti - penunjuk industri atau dalaman (diterima oleh pengurusan syarikat) untuk menentukan keberkesanan kerja.

Peruntukan mandatori proses asas

Sudah tentu, tidak setiap syarikat memerlukan penerangan tentang proses perniagaan. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kes di mana latihan yang membosankan ini tidak dapat diketepikan. Mari namakan yang utama:

• Aktiviti perusahaan adalah automatik. Dalam kes ini, rajah proses perniagaan menterjemahkan keperluan pelanggan ke dalam bahasa yang boleh difahami oleh pengaturcara.
• Peningkatan aktiviti syarikat. Bukan sahaja peningkatan peralatan dan teknologi membantu menambah baik produk akhir; pengoptimuman proses perniagaan membolehkan anda mengenal pasti semua kekuatan dan kelemahan kerja dan membuat keputusan pengurusan yang sesuai.
• Organisasi Piawaian Antarabangsa (ISO) diperakui. Sistem pengurusan kualiti tunggal sedang dibuat untuk semua pekerja.

Cara membentangkan penerangan kepada pelanggan

Pemodelan proses perniagaan memerlukan penerangan bagi setiap elemen. Bagaimana untuk melakukannya tanpa rasa sakit untuk organisasi? Terdapat tiga kaedah utama yang diterima pakai dalam amalan dunia: teks, grafik dan jadual.

Tekstual melibatkan penerangan tentang keseluruhan kemajuan kerja dalam urutan yang mudah dan boleh difahami. Bentuk dan kandungan boleh sama ada percuma (jika piawaian antarabangsa atau industri belum dibangunkan) atau dikawal oleh dokumen. Sebagai contoh: jabatan jualan menghantar dokumentasi pelaporan untuk tempoh tersebut kepada jabatan perancangan; pekerja jabatan perancangan menjalankan kerja analisis untuk menentukan dinamik jualan dan keperluan untuk membuat pelarasan kepada pengeluaran; hasil yang diperoleh daripada jabatan perancangan dipindahkan ke jabatan pemasaran, di mana analisis dibuat tentang sebab-sebab peningkatan (kejatuhan) dalam jualan, dsb.

Rajah grafik proses perniagaan membolehkan anda memvisualisasikan hasil kerja analisis. Tidak perlu diingatkan bahawa persepsi visual maklumat adalah paling berkesan. Oleh itu, semua jenis graf dan rajah memberi kita peluang untuk memahami dengan cepat perkara yang berlaku dan mencari penyelesaian yang betul.

Dalam kes di mana tugas utama aktiviti pembaharuan adalah mengoptimumkan proses perniagaan, adalah wajar menggunakan bentuk jadual penerangannya. Dengan bantuannya, lebih mudah untuk memahami urutan tindakan dan arah aliran maklumat. Jadual biasa mengandungi bukan sahaja penerangan tentang fungsi unit kakitangan, tetapi juga lajur tentang dokumen masuk dan keluar, pelaku (anda boleh menentukan kedua-dua jabatan dan pekerja tertentu), dsb.

Cara menerangkan proses perniagaan dengan betul

Ia tidak mencukupi untuk menganalisis proses perniagaan. Perkara yang paling penting dalam perkara ini ialah ketepatan, tetapi pada masa yang sama, kesederhanaan penerangan. Sebagai permulaan, nama proses unit harus dirumuskan dengan jelas. Ini akan membantu anda memahamiciri utamanya, logik pelaksanaan dan tempatnya dalam rantaian keseluruhan aktiviti pengeluaran.

Kemudian anda harus menunjukkan maklumat input yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas biasa, dan juga menyenaraikan sokongan sumber. Urutan bertulis operasi mudah yang membentuk proses akan membantu anda untuk tidak terlepas atau melupakan apa-apa.

Pemodelan proses perniagaan tidak boleh dilakukan tanpa menyatakan pemilik proses dan sistem untuk memantau kemajuannya. Untuk melakukan ini, dalam huraian adalah perlu untuk mencatat syarat standard untuk pengeluaran kerja dan menyenaraikan dokumen yang dipindahkan ke pautan seterusnya. Untuk memudahkan, huraian sepatutnya kelihatan seperti ini: "… selepas menjalankan analisis jualan untuk tempoh pelaporan, seorang pekerja jabatan perancangan mengisi borang (jadual) yang telah ditetapkan, yang dia hantar ke jabatan pemasaran …"

Skim dipermudahkan untuk menerangkan proses pengeluaran

Apabila menulis huraian, selalunya pekerja berhadapan dengan hakikat bahawa mereka tidak tahu cara menyampaikan kandungan kerja mereka secara lisan. Untuk menjadikan sistem proses perniagaan jelas dan tersusun, anda boleh membuat memo. Ia mencerminkan soalan-soalan yang perlu diberikan jawapan yang jelas dan terperinci secara maksimum. Jadi apakah soalan ini?

• Apa? Menerangkan perkara yang sebenarnya dilakukan dalam operasi ini.
• Kenapa? Melepasi tujuan operasi.
• Bila? Menentukan siapa yang memulakan pelaksanaan.
• Siapa? Namakan penghibur tertentu.
• Bagaimana? Senarai diperlukansumber.

Pembangunan proses perniagaan mengandaikan bahawa semua kaedah penerangan boleh digunakan. Oleh itu, skema kerja yang paling terperinci akan diperolehi. Versi grafik akan mendedahkan hubungan unit berfungsi, dan versi jadual dan teks akan menyampaikan kandungan setiap operasi. Malangnya, automasi proses perniagaan tidak dapat dilakukan tanpa kerja pendahuluan yang memakan masa ini.

Cara mengumpul maklumat

Dalam amalan, terdapat banyak cara untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan. Sebagai permulaan, adalah perlu untuk menganalisis dokumen kawal selia yang membimbing pekerja syarikat. Kemudian anda harus menjalankan temu bual peribadi dengan setiap penghibur langsung untuk menerangkan kandungan kerjanya. Selanjutnya, untuk penjelasan dan penjelasan perkara kontroversi, perunding analitik harus menggunakan pemerhatian kemajuan proses perniagaan.

Jika anda mengambil pendekatan menyeluruh untuk menyelesaikan masalah, mengautomasikan proses perniagaan tidak akan kelihatan begitu membosankan dan sia-sia.

Kumpulan Kerja

Namun, jika tugas utama perusahaan adalah mengautomasikan proses perniagaan, dan pihak pengurusan tidak berhasrat untuk melibatkan syarikat perunding luar, persoalan semestinya timbul: "Di mana untuk bermula?" Langkah pertama ialah mewujudkan kumpulan kerja pekerja syarikat. Ahli kumpulan kerja sebaiknya mempunyai kemahiran analisis dan mendengar yang sangat baik. Lagipun, seperti yang telah dinyatakan, kebanyakan kerja terdiri daripada menjalankan temu bual peribadi dengan penghibur proses perniagaan.

Seterusnya, anda perlu mendapatkan gambaran sebenar tentang fungsi sistem. Memandangkan sebelum pemodenan perusahaan itu bekerja dan membuat keuntungan, mungkin tidak perlu bercakap tentang penstrukturan semula yang lengkap. Oleh itu, sistem dan arah aliran maklumat hendaklah ditetapkan pada masa permulaan pengoptimuman.

Terdiri daripada perihalan

Untuk mengelakkan kekeliruan dan ketidakkonsistenan dalam perihalan proses perniagaan, pakar mengesyorkan menggunakan peta proses. Ini adalah dokumen piawai yang membolehkan anda menyatukan semua tindakan, tanpa mengira sfera pengaruh pelaku dan kerumitan operasi yang diterangkan.

Sebarang penerangan boleh dibahagikan kepada komponen berikut:

• borang proses bersatu (selalunya jadual);
• peta proses perniagaan (boleh dibentangkan dalam sebarang bentuk - penerangan teks, objek grafik atau jadual);
• laluan (aliran masuk dan keluar maklumat, sumber dan kewangan);
• matriks pelbagai proses perniagaan (jadual interaksi antara proses yang berbeza, yang membolehkan anda menyerlahkan aliran dan operasi utama dan sekunder);
• carta alir (algoritma pelaksanaan proses perniagaan);
• huraian teks terperinci;
• dokumentasi (penciptaan dokumen yang mengesahkan pelaksanaan proses);
• mengenal pasti penunjuk proses perniagaan (cari ciri dan penunjuk yang anda boleh mengawal bukan sahaja kemajuan, tetapi juga kualiti);
• peraturan (dengan kata lain, huraian kerja).

Penunjuk

Seperti yang telah berulang kali dinyatakan, sebarang proses mesti diukur dengan sesuatu. Ini adalah perlu pertama sekali untuk menilai keberkesanan semua aktiviti perusahaan. Selalunya, pakar mengesyorkan menguji proses perniagaan mengikut empat penunjuk: masa, kos, kualiti dan kuantiti.

Tetapi model proses perniagaan adalah dinamik dan pelbagai. Oleh itu, selalunya tidak cukup untuk menilai hanya kelajuan kerja; adalah perlu untuk mengambil kira kedua-dua keadaan kerja dan infrastruktur perusahaan. Di samping itu, hampir semua industri tidak boleh wujud tanpa pembekal, kewangan, logistik dan rakan kongsi. Ini juga merupakan penunjuk yang boleh diukur.

Dan, sudah tentu, kita tidak boleh melupakan maklumat dan faktor manusia. Semakin tinggi tahap latihan seorang pakar, semakin sedikit masa yang dia perlukan untuk membiasakan diri dengan arahan dan maklumat masuk.

Majoriti metodologi pemodelan kini berdasarkan prinsip analisis dan reka bentuk struktur (SADT - Analisis Berstruktur dan Teknik Reka Bentuk), serta beberapa bahasa algoritma. Kita boleh bercakap tentang kewujudan beberapa model asas analisis proses perniagaan:

- Pemodelan Proses Perniagaan - sebenarnya, pemodelan - mendedahkan bahagian fungsi kewujudan syarikat.

- Pemodelan Aliran Kerja - Menghuraikan aliran kerja dan serupa dengan carta aliran.

- Pemodelan Aliran Data - tidak seperti yang sebelumnya, menerangkan aliran data (maklumat); bertujuan untuk penjujukanoperasi.

Kitaran Showhart-Deming

Proses perniagaan yang besar (1C membolehkan anda memilihnya daripada senarai umum) disyorkan untuk diterangkan dalam dokumen berasingan yang dipanggil "Prosedur Kerja". Segala sesuatu yang bersifat kurang penting atau terdiri daripada sebilangan kecil operasi mudah biasanya diterangkan dalam huraian kerja.

Apabila merangka peraturan, adalah perlu untuk mengambil kira keadaan kitaran penambahbaikan berterusan aktiviti perusahaan (model Shewhart-Deming). Peruntukannya menyatakan bahawa pengoptimuman dan penambahbaikan adalah proses yang tidak berkesudahan. Iaitu, dalam pengurusan perusahaan terdapat kitaran tertutup tertentu, yang terdiri daripada keputusan pengurusan sedemikian: perancangan, pelaksanaan, kawalan, pelarasan.

Apabila membuat peraturan, seseorang harus mengambil kira prinsip yang memastikan pematuhan model Shewhart-Deming:

1. Pengiraan penunjuk yang dirancang untuk tempoh masa hadapan.
2. Analisis dinamik penyimpangan dan dokumentasi kemungkinan punca.
3. Pengenalpastian tindakan pembetulan dan analisis keberkesanannya.

Pembangunan model hendaklah dijalankan mengikut peraturan perniagaan. Peraturan yang diterima umum ialah rangka kerja kawal selia dan perundangan negeri di mana wilayah perusahaan itu beroperasi. Asas kedua model ialah dasar korporat syarikat.

Apabila melaksanakan sistem pengurusan kualiti, adalah perlu untuk menjaga pembangunan dan penyatuan proses perniagaan. Seperti yang dinyatakan pada permulaan artikel, kakitangan syarikat tidak selalunyamemahami kepentingan pemodenan yang berterusan. Membawa kepada setiap pekerja kepentingan mencipta model proses perniagaan yang berkesan adalah tugas pengurusan atasan.

Lagipun, ia adalah sistem yang mantap dan direka bentuk dengan teliti yang bukan sahaja akan memudahkan perusahaan memperoleh sijil pematuhan piawaian kualiti antarabangsa ISO 9001:2008, tetapi juga meningkatkan kecekapan setiap satu dengan ketara. pekerja.

Kedua-dua faktor ini menyebabkan syarikat menjadi lebih berdaya saing dalam pasaran, yang seterusnya memberi kesan yang baik kepada pelabur dan pelanggan.