Deskripsi tugas pentadbir pejabat: tugas, fungsi dan hak

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Di kebanyakan tempat awam, orang pertama yang anda temui sebaik sahaja anda melepasi ambang adalah penyambut tetamu. Pakar ini diupah oleh hotel, salun kecantikan, restoran dan, sudah tentu, institusi pejabat. Mereka mempunyai banyak tanggungjawab, daripada berkomunikasi dengan tetamu dan rakan kongsi kepada memproses dokumentasi.

Ciri

Perlu dikatakan bahawa pentadbir adalah profesion yang sangat serba boleh, yang boleh merangkumi tugas serba boleh. Kelebihan untuk pemula ialah ia tidak memerlukan pengetahuan yang mendalam dalam bidang tertentu.

Majikan yang berpotensi memberi lebih perhatian kepada kualiti peribadi. Calon berpotensi untuk jawatan pentadbir pejabat hendaklah sederhana bergaul, boleh menjalinkan hubungan dengan orang yang berbeza, dan menyatakan fikiran mereka sendiri dengan betul. Ia juga akan menjadi kelebihan untuk mempunyai minat dalam bidang yang dipilih.aktiviti dan kebolehan menangani tekanan. Kualiti yang terakhir pastinya berguna untuk pentadbir masa depan. Dia perlu berkomunikasi dengan sejumlah besar pelawat, di antaranya konflik pasti akan ditemui. Walau bagaimanapun, walaupun dalam situasi sedemikian, pentadbir mesti boleh kekal sopan.

Perlu diambil perhatian bahawa bergantung pada dasar pengambilan syarikat, mungkin terdapat keperluan untuk pendidikan tinggi, keupayaan untuk bekerja dengan peralatan pejabat, dsb.

Jadual kerja untuk jawatan ini biasanya ditentukan oleh waktu buka pertubuhan, kerana pentadbir yang membukanya pada waktu pagi dan menutupnya pada waktu petang. Walau bagaimanapun, apabila bekerja sepanjang masa untuk pekerja, jadual syif disediakan. Sebagai peraturan, pejabat tidak berfungsi dalam mod ini.

Perlu juga diberi perhatian bahawa pentadbir dan pengurus pejabat adalah profesion yang berbeza. Pengurus pejabat sebenarnya menyelia pekerja lain. Pentadbir, tidak seperti dia, tidak melaksanakan fungsi ini. Dia hanya menjalankan fungsinya sendiri, berinteraksi dengan pekerja pejabat lain jika perlu.

Tanggungjawab utama

Seorang pentadbir pejabat, berada di tempat kerja, mesti melaksanakan sejumlah besar tugas yang diberikan oleh pengurusan kepadanya. Mari kita senaraikan secara ringkas.

• Penerimaan dan pengedaran panggilan telefon yang seterusnya. Semasa rundingan, pentadbir mesti merekodkan maklumat dan memindahkannya kepada pekerja. Jika perlu, panggilan hendaklahubah hala ke jabatan lain.
• Tugas pentadbir pejabat termasuk klausa yang memerlukan pekerja memberikan nasihat awal kepada bakal pelanggan.
• Keperluan untuk memproses dokumentasi masuk serta keluar.
• Menyiarkan iklan pekerjaan di portal khusus dan agensi pengambilan. Selain itu, tugas pentadbir pejabat melibatkan menjalankan temu duga awal dengan bakal calon.
• Membeli alat tulis dan bahan habis pakai diperlukan untuk memastikan kelancaran operasi peralatan pejabat.

Selain daripada tugas yang disenaraikan di atas, pentadbir pejabat sebenarnya sentiasa berinteraksi dengan orang ramai. Mereka adalah bakal pelanggan dan pekerja semasa syarikat. Pakar inilah yang bertanggungjawab menjadualkan pekerja.

Hak

Bilangan hak, tidak seperti kewajipan, adalah lebih sedikit. Jadi, apakah yang dilakukan oleh arahan pentadbir pejabat?

• Bertindak bagi pihak syarikat, mewakili kepentingannya dalam interaksi dengan perusahaan lain.
• Untuk berinteraksi dengan pekerja lain dalam kuasa yang diberikan.
• Buat cadangan untuk pertimbangan bagi meningkatkan prestasi organisasi.

Fungsi pentadbir pejabat

Berada di tempat kerja, pakar ini sepatutnyamelaksanakan sejumlah besar tugas yang diberikan kepadanya:

• Menyediakan pejabat.
• Kekalkan pesanan.
• Melayani pelawat.
• Perkhidmatan telefon.

Malah, bilangan fungsi mungkin lebih banyak. Ia bergantung pada senarai tanggungjawab kerja pentadbir pejabat di institusi tertentu.

Menyediakan pejabat

Pemenuhan fungsi yang ditetapkan, sebagai peraturan, bermula dengan persediaan untuk hari bekerja baharu. Setibanya di tempat kerjanya, pentadbir memeriksa kerja peralatan pejabat, ketersediaan bahan habis pakai dan alat tulis. Seterusnya, pakar mesti membiasakan diri dengan senarai pelawat dan mewujudkan syarat untuk pertemuan mereka.

Mengekalkan pesanan

Pentadbir seharusnya tidak terlibat secara langsung dalam pembersihan dan aktiviti lain untuk menjaga ketenteraman di pejabat. Namun, antara tugasnya ialah keperluan untuk menyelaraskan kerja-kerja kakitangan penyelenggaraan. Dia mesti menjadualkan pembersihan, serta menyatakan tempohnya.

Perkhidmatan Pelanggan

Tugas pentadbir juga terdiri daripada berunding dengan pelawat tentang masa lawatan, menyelaraskannya dengan ketua. Jadual lawatan hendaklah disusun sedemikian rupa supaya tidak berlaku pertindihan dan tidak perlu membuang masa menunggu. Di samping itu, pentadbir mesti bertemu pelawat. Dialah yang menciptakan yang pertamakesan.

Perkhidmatan telefon

Fungsi ini diberikan kepada pentadbir untuk membebaskan pengurus daripada rundingan dan tidak mengalihkan perhatiannya daripada aliran kerja. Seorang pekerja boleh menyelesaikan beberapa isu sendiri atau membuat temu janji untuk pelawat mengikut jadual pengurus. Semasa melaksanakan fungsi ini, pekerja pastinya perlu mengekalkan kerahsiaan, tidak mendedahkan kepada orang luar maklumat yang tersedia untuknya.

Sampel

Penerangan tugas pentadbir pejabat mungkin termasuk item yang berbeza bergantung pada keperluan organisasi tertentu. Walau bagaimanapun, sebagai peraturan, syarat standard akan ditetapkan di dalamnya, yang diambil sebagai model.

• Peruntukan am.
• Syarat kelayakan. Sebagai peraturan, pendidikan khusus menengah adalah mencukupi untuk pentadbir yang berpotensi. Pengalaman pasti akan menjadi aset.
• Tanggungjawab. Tiada perihalan kerja yang lengkap tanpa item ini.
• Hak. Pentadbir, sebagai contoh, mempunyai hak untuk membuat cadangan untuk menambah baik aktiviti perusahaan.
• Peruntukan tambahan yang mungkin termasuk item yang tidak termasuk dalam bahagian lain.

Adalah kebiasaan untuk memberikan huraian kerja kepada pekerja baharu untuk semakan, hakikatnya dia mesti mengesahkan dengan tandatangannya sendiri.

Tempat kerja

Arahan mengenai perlindungan buruh untuk pentadbir pejabat membuat beberapa keperluan untuk keadaan kerja. Sebagai contoh, tempat kerja harus diletakkan sedemikian rupa sehingga pekerja selesamenjalankan tugas mereka sendiri. Sebagai peraturan, ia terletak bersebelahan dengan pejabat pengurus dan membolehkan anda memantau pekerja lain.

Anda perlu faham bahawa semasa menjalankan tugas, pentadbir, serta pekerja lain, selalunya terpaksa menggunakan peralatan pejabat. Itulah sebabnya ia mesti diletakkan sedemikian rupa sehingga ia tersedia untuk kegunaan jangka pendek.

Salah satu tugas penting yang tidak dinyatakan dengan jelas dalam huraian tugas pentadbir ialah bertindak sebagai penghubung antara penyelia terdekat dan orang bawahan. Oleh itu, pekerja harus cuba mewujudkan persekitaran yang menggalakkan dan menjalin hubungan dengan pakar lain. Adalah penting bukan sahaja untuk menyampaikan arahan pemimpin dengan betul, tetapi juga untuk dapat mengawal ketepatan pelaksanaannya.

Atas sebab ini, keupayaan untuk berhubung dengan orang lain menjadi faktor penting dalam mencapai kejayaan dalam kedudukan ini. Ini terpakai kepada kedua-dua pemimpin dan bawahan. Bagi kualiti peribadi, organisasi dan rintangan tekanan dianggap agak penting, yang membolehkan anda menguruskan pekerja lain dan kekal tenang walaupun berhadapan dengan pelawat yang berkonflik.