Analisis situasi: pilihan, ciri, peringkat dan hasil analisis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Pemimpin sering dipaksa membuat keputusan bukan mengikut perancangan sedia ada, tetapi berdasarkan situasi semasa. Ini berlaku atas pelbagai sebab. Tugas utama pengurus ialah menganalisis situasi, membangun dan mengamalkan tindakan yang paling optimum dalam menyelesaikan masalah yang timbul.

Apakah ini

Analisis situasi ialah cara memproses maklumat yang mula-mula membahagikannya kepada beberapa bahagian, dan kemudian memeriksa dengan teliti setiap elemen secara individu untuk mencari masalah dan menyelesaikannya. Sebagai contoh, keuntungan perusahaan mungkin berkurangan disebabkan oleh peningkatan kos atau disebabkan oleh penurunan dalam hasil, peningkatan dalam akaun belum terima dan faktor lain. Untuk menentukan faktor yang mempengaruhi perubahan dalam keuntungan, faktor ini perlu dikaji.

Hanya selepas punca dikenal pasti, pembuat keputusan (DM) akan dapat membangunkan pelan tindakan dan menyelesaikan masalah. Untuk menganalisis keadaan, orang yang diberi kuasa mengumpulkan pasukan pakar yang mengumpulkan data dan menjalankan analisisprosedur, masing-masing dalam bidang kepakaran dan kemahiran masing-masing.

Siapa yang membuat analisis

Analisis situasi tertentu dijalankan bukan oleh seorang, tetapi oleh beberapa kumpulan. Mereka diketuai oleh pengurus atau pembuat keputusan (DM). Pasukan ini terdiri daripada:

• Pakar tahap pertama. Mereka mengumpul dan memproses maklumat utama.
• Pakar tahap kedua. Periksa laporan dan kembangkan idea untuk menyelesaikan masalah.
• Kumpulan analisis. Memeriksa idea yang telah dibangunkan oleh pakar peringkat kedua dan memilih pilihan yang paling realistik, dari sudut pandangan mereka, untuk pembangunan acara. Penganalisis membangunkan strategi perniagaan dan strategi penyelesaian masalah.
• Pembuat keputusan memilih daripada pilihan strategi pembangunan yang dicadangkan yang, pada pendapatnya, paling sesuai untuk menyelesaikan masalah dalam situasi semasa. Dia bertanggungjawab sepenuhnya untuk ini.

Hanya syarikat besar yang mampu menjalankan kerja berskala besar menggunakan beberapa kumpulan pakar. Dalam kebanyakan kes, ketua syarikat menjalankan analisis keadaan dengan penglibatan satu kumpulan - pakar dari jabatan. Kerja kumpulan kedua dan penganalisis dilakukan oleh orang yang menjadi ahli pengurusan, akauntan, pemasar dan jurutera syarikat. Mereka berkumpul untuk mesyuarat perniagaan, membincangkan situasi dan mencari penyelesaian kepada masalah.

Prosiding

Analisis bermula dengan mengenal pasti sisihan prestasi syarikat daripada yang dirancang. Contohnya, pada suku pelaporan, penurunan dalam hasil sebanyak 30% telah didedahkan dan pengurus tidak dapat menjelaskan sebabnyatahap kemerosotan ini. Dalam kes ini, dia harus mengumpulkan sekumpulan pakar dan mengkaji keadaan. Proses ini terdiri daripada peringkat analisis situasi berikut:

1. Pengenalpastian sisihan penunjuk - pengenalpastian masalah.
2. Organisasi sekumpulan pakar oleh ketua.
3. Tugaskan kepada setiap pakar tapak untuk bekerja.
4. Mengumpul maklumat mengikut jabatan.
5. Pakar memproses maklumat yang diterima menggunakan pengetahuan dan kemahiran khusus mereka.
6. Penyediaan laporan kemajuan oleh pakar.
7. Kajian laporan ini oleh ketua, perbincangan di mesyuarat agung kandungan laporan.
8. Membangunkan penyelesaian kepada masalah dan mempraktikkan satu atau lebih.

Persediaan untuk laporan dan pembentangannya

Pemimpin sentiasa sibuk dengan kerja, jadi mereka tidak mempunyai masa untuk membaca laporan yang panjang lebar. Ini menunjukkan bahawa maklumat dalam laporan perlu dibentangkan secara ringkas, padat dan sebaiknya dalam cara visual dan mudah. Adalah lebih baik jika, daripada beratus-ratus halaman bertulis dan lajur nombor, laporan itu mengandungi graf, rajah, hasil pengiraan dan pendapat pakar yang menjalankan analisis di kawasan tertentu. Sememangnya, laporan itu harus menunjukkan sumber maklumat dan petunjuk paling penting yang, pada pendapat pakar, menyebabkan penyelewengan dalam kerja syarikat. Oleh itu, teknologi menganalisis situasi bermasalah harus diusahakan sebelum situasi sedemikian timbul. Syarikat mesti mempunyai komputer dengan perisian khas untukmenyelesaikan masalah yang serupa.

Pembentangan setiap laporan hendaklah tidak melebihi 15 minit supaya kajian dan perbincangan hasil analisis situasi tidak berlarutan selama beberapa hari. Laporan mestilah berdasarkan fakta dan maklumat mestilah terkini pada masa penyediaan dan pembentangan.

Apakah yang dilakukan oleh pemimpin dengan maklumat yang diterima

Mendapatkan hasil analisis situasi dalam bentuk laporan hanyalah separuh daripada perjuangan. Selanjutnya, maklumat ini harus dikaji dan dianalisis oleh ketua syarikat. Dan di sini banyak bergantung pada pengetahuan dan pengalamannya. Pada masa yang sama, pengalaman bermakna bukan sahaja pengalaman peribadinya, tetapi juga sejauh mana dia tahu tentang cara situasi yang sama diselesaikan di perusahaan lain. Pengurus biasanya bertemu dengan pengurus dan pakar lain, termasuk mereka yang telah terlibat dalam analisis dan pelaporan lapangan, sebelum membuat keputusan muktamad.

Apakah jenis situasi yang ada

Situasi masalah adalah standard dan tidak standard. Untuk menyelesaikan masalah standard, pengurus menggunakan kaedah analisis situasi dengan analogi. Iaitu, mereka membandingkan data yang mereka ada pada perusahaan lain dengan yang diperoleh hasil daripada kajian syarikat mereka. Jika situasi adalah serupa, maka mereka menggunakan kaedah yang sama untuk menyelesaikan masalah.

Jika situasi tidak standard, gunakan kaedah analisis situasi tertentu. Untuk melakukan ini, pelbagai program komputer digunakan untuk memodelkan pilihan pembangunan yang mungkin, menjalankan pengiraan, mengkaji dinamik, dsb. Untuk melakukan ini, pengurus boleh menggunakan program simulasi komputer khas berdasarkan data yang dimasukkan. Sebagai contoh, Pakar Projek digunakan bukan sahaja untuk membangunkan rancangan perniagaan, tetapi juga untuk meramalkan kerja perusahaan sedia ada.

Masalah ini boleh diselesaikan tanpa bantuan program komputer, tetapi ini akan merumitkan pengiraan yang sudah rumit. Di samping itu, pakar perlu melukis graf dan gambar rajah untuk menyediakan laporan. Ia akan mengambil banyak masa. Pengurus mungkin tidak menggunakan perisian khas, tetapi hanya dalam kes apabila pemodelan pada komputer tidak praktikal. Sebagai contoh, dalam kes force majeure, jika anda perlu bertindak cepat dan penyelesaiannya tidak bergantung pada keadaan masa lalu atau dinamik. Pada masa yang sama, kuantiti dan kualiti maklumat yang masuk tidak mencukupi untuk membina model pada komputer.

Sumbangsaran sebagai kaedah penyelesaian

Dalam situasi yang sukar, apabila pengurus memerlukan penyelesaian yang luar biasa kepada masalah yang kompleks, dia boleh menggunakan kaedah menganalisis situasi tertentu ini - untuk mengumpulkan semua pakar, ketua jabatan dan mengatur "percambahan fikiran". Intipati kaedah ini ialah setiap peserta dalam mesyuarat menyatakan pendapat mereka tentang kemungkinan punca masalah dan cara menyelesaikannya. Hak untuk menyuarakan pendapat dan idea mereka diberikan kepada semua orang, manakala tidak seorang pun daripada peserta harus, mengikut peraturan, menyindir pendapat orang lain.

Semestinya perbincangan tentang masalah itu perlu dilakukan dalam rangka etika perniagaan danmendaftar. Walau bagaimanapun, keputusan masih dibuat oleh ketua atau orang yang dilantik untuk ini. Hasil daripada sumbang saran, pengurus akan menerima beberapa idea berharga sekaligus. Analisis sedemikian mempunyai kelebihan dan kekurangan. Kelebihan utama ialah kelajuan dan sejumlah besar pilihan, tolaknya ialah analisis situasi sedemikian tidak selalu mencerminkan keadaan sebenar dan sering mengalami kekurangan objektiviti.

Masalah pemodelan acara

Masalah utama teknologi analisis kes ialah pakar perlu bekerja dengan sejumlah besar maklumat, yang boleh menyebabkan ralat. Sejumlah besar data yang perlu diproses dalam masa yang singkat juga menimbulkan masalah dalam memodelkan pembangunan peristiwa. Sama ada analisis akan mengambil masa yang lebih lama dan hasilnya akan hilang kaitan, atau disebabkan jumlah maklumat yang terhad, hasil analisis akan diperoleh dengan tahap herotan yang tinggi. Akibatnya, model mungkin paling tidak cekap, paling teruk - membawa kepada muflis.

Tiga faktor utama mempengaruhi keberkesanan analisis. Ini ialah kelayakan pakar, jumlah maklumat yang boleh diprosesnya dan masa yang ada untuk menganalisis keadaan.

Analisis SWOT

SWOT-analysis ialah kajian dan penilaian kekuatan dan kelemahan perusahaan, serta peluang untuk pembangunan dan ancaman yang dihadapi atau mungkin dihadapinya. Di bawah ialah matriks untuk menjalankan analisis SWOT.

Sel kiri atas menunjukkan kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh syarikat dan yang dikenal pasti semasa pemantauan dan pada peringkat pertama analisis situasi. Contohnya ialah situasi di mana diketahui bahawa syarikat mempunyai kedudukan monopoli dalam pasaran untuk pengeluaran produk tertentu, dan disebabkan teknologi tertentu yang dimilikinya, ia boleh menghasilkannya dengan lebih murah. Analisis akan membantu mengenal pasti jenis produk itu sebelum pesaing memasuki pasaran.

Sel kanan atas menunjukkan kekuatan dan ancaman. Sebagai contoh, untuk beberapa produk asas firma yang menghasilkan keuntungan paling banyak, beberapa firma berdaya saing telah muncul yang menghasilkan produk yang serupa dan menjualnya dengan lebih murah.

Sel kiri bawah menyenaraikan kelemahan dan peluang perusahaan. Contohnya, walaupun kos yang tinggi, produk yang dikeluarkan oleh syarikat mendapat permintaan.

Sel kanan bawah menunjukkan kelemahan dan ancaman. Yang pertama mungkin kos produk yang tinggi atau kualitinya yang rendah, dan sebagai ancaman - tindakan pesaing atau kesolvenan pengguna. Rupa analisis SWOT boleh dilihat dalam jadual di atas.

Kelebihan analisis SWOT apabila menganalisis dan menilai situasi ialah ia memungkinkan untuk menilai bukan sahaja faktor dalaman, tetapi juga faktor luaran, yang boleh menjadi lebih penting daripada faktor dalaman.

Analisis faktor

Analisis faktor ialah kaedah analisis situasi yang melibatkan membuat pengiraan berdasarkandata tentang kerja perusahaan dan pembinaan model multifaktorial keadaan semasa dan pembangunan selanjutnya perusahaan. Lazimnya, kaedah ini digunakan dalam menilai keadaan kewangan syarikat. Petunjuk seperti kecairan, keuntungan, kekuatan kewangan dan kebarangkalian muflis dikira.

Analisis kes

Ini ialah kaedah analisis apabila, selepas membaca laporan tentang keadaan semasa perusahaan, peserta mesyuarat dibahagikan kepada kumpulan dan bersurai untuk perbincangan kumpulan mengenai maklumat yang diterima. Selepas itu, mereka bertemu semula, dan setiap kumpulan membawa idea mereka kepada umum untuk perbincangan.

Purata saiz kumpulan ialah tiga hingga tujuh orang. Mereka boleh menyatakan idea mereka pada mesyuarat agung dan terus kepada orang yang mesti membuat keputusan. Analisis kes merangkumi penerangan tentang masalah, perbandingannya dengan kes yang serupa, dan penyelesaian. Iaitu, kumpulan harus memberitahu cara mereka melihat keadaan, rupa mereka dan langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan masalah itu.

Penilaian keputusan yang diperoleh

Selepas menjalankan aktiviti yang dibangunkan hasil daripada analisis situasi, adalah perlu untuk menilai keputusan ini, iaitu, analisis semula. Hanya dalam kes ini, bukan keadaan perusahaan yang diperiksa, tetapi kesan selepas penyelesaian telah dilaksanakan dalam amalan. Untuk melakukan ini, gunakan kaedah membandingkan perkara sebelum dan selepas perubahan.

Peranan analisis dalam kerja syarikat

Tanpa analisis biasa keadaan secara fizikalpembangunan biasa perusahaan adalah mustahil. Pengurus harus sentiasa sedar tentang apa yang sedang berlaku dan dapat menentukan bukan sahaja keadaan syarikat, tetapi juga apakah prospek pembangunannya. Ia membantu bukan sahaja untuk mengetahui apakah kelemahan dalam kerja perusahaan, tetapi juga untuk mengenal pasti ancaman dan peluang luar untuk meningkatkan daya saing dan pembangunannya. Walau bagaimanapun, ini mesti dilakukan dengan cepat dan pada kos yang minimum. Analisis segera memungkinkan untuk mengekalkan kestabilan kewangan syarikat, mengenal pasti kelemahan sedia ada dalam kerja dan mencari rizab untuk penghapusan mereka. Pada masa hadapan, pengurus akan dapat menggunakan faedah yang memberinya pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh hasil kerja.