Perancangan projek ialah Peringkat dan ciri proses, pembangunan dan penyediaan pelan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Semasa perancangan, keputusan kualitatif dan kuantitatif dibuat untuk mencapai matlamat organisasi dalam jangka masa panjang. Lebih-lebih lagi, semasa kerja sedemikian, adalah mungkin untuk menentukan dengan tepat laluan optimum. Perancangan projek ialah penghuraian skema yang tepat mengikut mana pembangunan organisasi akan dijalankan. Ini membolehkan anda memikirkan semua butiran, memilih cara untuk menyelesaikan masalah dan mencapai matlamat anda. Cara kerja sedemikian dijalankan akan dibincangkan kemudian.

Jadualkan janji temu

Perancangan projek ialah proses penting dalam pengurusan perniagaan. Ia amat penting, itulah sebabnya hampir setiap syarikat hari ini melaksanakan kerja ini. Ia mengambil sedikit masa dan sumber, tetapi ia membuahkan hasil.

Daripada kualiti perancangan kepada pengurusan projekbergantung kepada pelaksanaan selanjutnya. Semasa prosedur sedemikian, satu permulaan dijalankan, di mana piagam, daftar peserta diluluskan, dan hala tuju strategik untuk pembangunan selanjutnya dipilih.

Pertama, susunan tindakan utama diuruskan. Selepas kelulusan mereka, butiran diuruskan.

Setelah menggariskan konsep projek masa depan dan peringkat utama kemajuannya, pihak pengurusan akan dapat membetulkan semua peringkatnya, memilih cara terbaik untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

Perancangan projek ialah proses penting dalam pengurusan. Ia membolehkan anda memantau, membetulkan pergerakan pada masanya di laluan pembangunan. Penunjuk sebenar dibandingkan dengan yang dirancang, yang mendedahkan maklumat tentang tahap pelaksanaan tugas yang dirancang. Semasa pemantauan, sentiasa mengemas kini maklumat daripada sumber luaran dan dalaman diambil kira. Terma yang ditetapkan dalam pelan, syarat dan penunjuk tertakluk kepada perubahan, kerana ia mesti sepadan dengan situasi sebenar.

Perancangan secara langsung mempengaruhi semua proses pengurusan projek. Oleh itu, ia dijalankan oleh setiap organisasi. Adalah mustahil untuk menguruskan apa-apa jika tidak ada urutan tindakan yang jelas. Peringkat-peringkat ini adalah tugas, pelaksanaannya membawa kepada pencapaian matlamat. Jika sesuatu mula tidak kena seperti yang dirancang, pengurus mengenal pasti punca fenomena tersebut, keputusan dibuat mengenai tindakan yang betul dalam keadaan tersebut.

Proses perancangan ialah peringkat awal kitaran hayat projek. Mustahil tanpanyamencapai hasil yang diingini.

Merancang tugas

Merancang matlamat projek melibatkan pembangunan sistem tugas yang, seperti langkah, membawa kepada pencapaian mereka. Kerja yang dibentangkan membolehkan anda menentukan sebelum permulaan kerja sama ada jenis aktiviti yang dipilih boleh membawa keuntungan. Setiap pelabur berusaha untuk melaburkan dananya dalam projek yang paling menguntungkan dan menguntungkan. Adalah mungkin untuk menggariskan parameter utama dan hasil aktiviti masa hadapan, untuk memilih cara yang mencukupi dan realistik untuk mencapainya semasa perancangan.

Untuk menjadi produktif, sesebuah organisasi perlu menangani pelbagai cabaran. Sekiranya dalam pengiraan ternyata hasil daripada aktiviti tersebut adalah negatif (syarikat akan menerima kerugian), tidak cukup tinggi, adalah perlu untuk mengenal pasti sebab-sebab fenomena ini. Dengan membuat pelarasan tertentu, adalah mungkin untuk meningkatkan keberkesanan projek. Pindaan boleh dibuat pada setiap peringkat pelaksanaan tugas. Ia boleh seperti berikut:

• Memperincikan, menjelaskan tujuan (atau matlamat) reka bentuk, menentukan hasil acara yang diinginkan.
• Penentuan skop dan komposisi kerja masa hadapan.
• Anggarkan masa setiap peringkat.
• Hitung kos belanjawan projek.
• Buat jadual dan hitung belanjawan untuk setiap fasa.
• Keperluan untuk sumber ditentukan. Pengiraan dilakukan untuk setiap fasa projek dan aktiviti organisasi ke arah ini secara keseluruhan.
• Pelan logistik sedang dijalankan.
• Penilaian risiko sedang dijalankan, metodologi sedang dibuat untuk tindak balas yang betul sekiranya berlaku situasi berbahaya.
• Butiran acara diterangkan secara terperinci kepada pelabur.
• Butiran dipersetujui dengan semua peserta dalam proses itu.
• Tanggungjawab menjalankan kerja dan memenuhi tugas yang diberikan diagihkan antara pelaksana dan pengurus.
• Interaksi yang dirancang dan prosedur perancangan pengurusan sedang ditentukan.

Pengurusan projek dan perancangan projek berkait rapat. Hanya pemenuhan tugasan yang ditetapkan secara konsisten dalam tempoh masa yang dipersetujui dan sepenuhnya boleh menjamin pencapaian matlamat, membuat keuntungan dalam perjalanan aktiviti syarikat.

Proses utama

Dalam proses mengatur perancangan projek, beberapa tindakan wajib dan pilihan dilakukan. Tanpa mengira aktiviti organisasi, ia digunakan dalam proses mewujudkan visi strategik keseluruhan. Proses mandatori termasuk yang berikut:

• Penerangan dan dokumentasi lanjut semua tugas yang dirancang, kandungan projek.
• Takrifan peringkat utama projek, perincian seterusnya.
• Menyediakan anggaran anggaran. Jumlah kos semua sumber yang diperlukan untuk menyiapkan projek dikira.
• Merangka pelan tindakan langkah demi langkah, yang pelaksanaannya akan membawa kepada pencapaian matlamat anda.
• Menerangkan urutan kerja.
• Pergantungan yang bersifat teknikal, serta sekatan terhadap kerja yang dijalankan.
• Pengiraan masa yang diperlukan untukpenyiapan setiap peringkat kerja, menentukan kos buruh dan sumber lain yang akan diperlukan pada setiap peringkat kitaran pengeluaran.
• Menentukan jenis, set sumber, serta volumnya.
• Menunjukkan masa sebenar kerja, jika sumber terhad.
• Buat belanjawan dan pautkan anggaran kos untuk setiap jenis kerja.
• Buat pelan yang telah siap.
• Mengumpul hasil kerja penyelidikan lain semasa reka bentuk, susun atur nilai yang dirancang dalam satu dokumen.

Semasa perancangan dan pembangunan projek, tindakan ini adalah wajib.

Prosedur tambahan

Semasa perancangan pelaksanaan projek, beberapa proses mungkin tidak diperlukan. Hanya apabila keperluan timbul untuk mereka, pengurus memasukkan mereka dalam senarai umum. Proses sokongan ini termasuk yang berikut:

• Merancang standard kualiti, menetapkan julat maksimum yang dibenarkan. Cara untuk mencapai tahap ciri produk siap yang diperlukan juga dibincangkan.
• Perancangan dalam bidang organisasi, yang membayangkan pengagihan kecekapan fungsi, tanggungjawab dan subordinasi di kalangan semua peserta projek.
• Pemilihan kakitangan dengan tahap kelayakan yang sesuai, pengalaman kerja, yang aktivitinya akan membolehkan projek dilaksanakan secepat mungkin. Dalam sesetengah kes, pembentukan kerja berpasukan yang diselaraskan dengan baik diperlukan.
• Mewujudkan komunikasi untuk melindungi ahliprojek dengan maklumat yang anda perlukan.
• Pengenalpastian jenis risiko projek, penilaian dan dokumentasinya. Ini membolehkan anda mengenal pasti dan menghapuskan ketidakpastian walaupun pada peringkat perancangan, untuk menilai tahap kemungkinan kesannya terhadap projek. Pada peringkat ini, kedua-dua senario yang menguntungkan dan tidak menguntungkan untuk perkembangan situasi semasa pelaksanaan strategi yang dipilih dikira.
• Merancang prosedur logistik. Ia ditetapkan dengan tepat bahan mentah, bahan dan sumber lain yang diperlukan yang akan dibeli daripada organisasi luar, dalam kuantiti berapa, dan juga dengan kekerapan penghantaran yang akan dibuat.

Aktiviti lain mungkin diperlukan semasa perancangan proses projek. Ia bergantung pada matlamat yang organisasi kejar semasa menjalankan tugasnya.

Langkah perancangan

Terdapat 4 peringkat utama perancangan projek. Mereka ditawarkan oleh syarikat perunding Booz Allen & Hamilton.

Model perancangan standard adalah seperti berikut:

Peringkat 1. Pembentukan matlamat

Dua jenis matlamat ditetapkan. Mereka boleh menjadi formal atau nyata. Dalam kes pertama, kriteria dikemukakan untuk menentukan kegunaan projek. Matlamat formal muncul daripada motivasi pengurus. Matlamat sebenar ialah cara matlamat formal boleh dicapai.

Langkah 2. Analisis masalah

Semasa peringkat perancangan ini, situasi sebenar organisasi ditentukan. Seterusnya, ramalan dibuat tentang keadaan masa depannya. Selepas itupengenalpastian masalah sedia ada dijalankan, yang mana sistem matlamat bertentangan dengan keputusan analisis ramalan. Ini membolehkan masalah distrukturkan pada akhirnya.

Tahap 3. Cari alternatif

Ini adalah penyelesaian yang saling eksklusif.

Peringkat 4. Penilaian alternatif

Kebolehterimaan setiap senario sedia ada ditentukan. Keberkesanan dan tahap risiko setiap keputusan dinilai, selepas itu keputusan yang sesuai dibuat. Alternatif optimum bukan sahaja boleh dilaksanakan secara praktikal, tetapi juga undang-undang, membolehkan anda mencapai matlamat yang mungkin. Pada masa yang sama, sekatan masa, sumber, dsb. sedia ada diambil kira.

Apabila membuat projek perancangan untuk jenis wilayah, perindustrian atau lain-lain, pastikan anda menggunakannya pada masa hadapan untuk membandingkan hasil sebenar dengan yang dirancang. Ini membolehkan anda mengurus kemajuan ke arah matlamat bersama, membuat pelarasan yang sesuai tepat pada masanya.

Penjadualan

Perlu diperhatikan bahawa penjadualan projek adalah berdasarkan skema yang sedikit berbeza. Ia menyerlahkan 5 peringkat utama:

1. Menentukan pekerjaan dan menulisnya sebagai senarai. Dalam sesetengah kes, pengurus membuat kesilapan dengan tidak menyenaraikan semua proses sekaligus. Untuk mengecualikan fenomena ini, adalah disyorkan untuk menggunakan kaedah penguraian berjujukan semasa menentukan kerja yang akan datang.
2. Untuk setiap kedudukan yang dipilih, susunan dan tempoh ditentukan. Ia bergantung kepadaciri teknologi kerja yang akan datang. Untuk ini, teknik penguraian juga digunakan, yang ditambah dengan penilaian pakar. Ini membolehkan anda menentukan dengan tepat tempoh yang dirancang bagi setiap operasi. Untuk melakukan ini, anda boleh menggunakan teknik sumbang saran, yang membolehkan anda mempertimbangkan ciri teknologi dari sudut pandangan yang berbeza.
3. Menentukan jenis sumber dan ketersediaannya. Ia boleh menjadi kewangan, bahan, buruh, maklumat, dan sebagainya. Jadual kerja yang dilakukan dikaitkan dengan jadual logistik, pembiayaan, dan lain-lain. Semua peringkat mesti saling berkaitan, membentuk proses yang berterusan. Ini mengelakkan gangguan dalam proses pengeluaran. Pada masa yang sama, sumber yang terhad memerlukan pertimbangan yang berasingan. Ia sebahagian besarnya menentukan tempoh dan urutan keseluruhan spektrum kerja yang akan datang.
4. Sekatan ditetapkan dari luar. Ini termasuk pengeluaran bermusim, kebolehkilangan bekalan peralatan dan faktor luaran lain.
5. Sistem sedang dibuat untuk bertindak balas terhadap risiko yang muncul semasa pengurusan projek. Perancangan projek bermula dengan analisis mereka. Untuk ancaman yang paling berkemungkinan dan berbahaya, langkah tindak balas yang sesuai sedang dibangunkan.

Prinsip Perancangan

Dalam perancangan projek perniagaan, seorang pengurus mesti mematuhi prinsip tertentu. Yang utama ialah:

• Bermaksud. Pelaksanaan projek mengejar matlamat yang jelas dan muktamad, tanpa disembur pada tugas yang tidak penting.
• Sistematik. Pengurusan projek masa depan haruslah holistik dan menyeluruh. Pada masa yang sama, ciri pembangunan dan penyusunannya diambil kira. Dalam sesetengah kes, projek boleh dipecahkan kepada subsistem. Mereka juga akan berkaitan. Pada masa yang sama, perubahan dalam satu sistem memerlukan perubahan dalam struktur lain. Memecahkan projek kepada beberapa bahagian membolehkan anda menjejaki sambungan dalaman dan interaksi elemen, memilih struktur yang paling berkesan. Penilaian pelaksanaan projek dalam kes ini boleh diberikan dari segi proses kualitatif dan kuantitatif.
• Kerumitan. Fenomena dianggap dari sudut hubungan dan pergantungan mereka. Untuk ini, kaedah dan pendekatan pengurusan yang berbeza digunakan.
• Keselamatan. Semasa perancangan kerja projek, adalah dijangka semua aktiviti dilengkapi dengan sumber yang diperlukan.
• Keutamaan. Perhatian utama dalam pembangunan projek diberikan kepada tugas utama yang paling penting. Takrifan mereka bergantung pada konsep keseluruhan pembangunan pada masa hadapan.
• Keselamatan ekonomi. Tahap kerugian dan kerugian yang ditanggung oleh organisasi sekiranya tidak memenuhi acara yang dimaksudkan dikira. Risiko tidak boleh dielakkan sama sekali, tetapi ia mesti dinilai dan keputusan yang wajar dibuat ke arah ini.

Penstrukturan projek

Penstrukturan diperlukan dalam perjalanan perancangan kerja projek. Urutan kerja hierarki melibatkan pemecahan keseluruhan projek kepada bahagian yang berasingan. Ini membolehkan anda memperincikan kompleks pada tahap yang berbeza. begitupendekatan memudahkan pengurusan proses.

Penstrukturan membolehkan anda melakukan perkara berikut:

• Tentukan skop kerja untuk mencapai matlamat jenis pertengahan.
• Kawal tahap kemajuan projek, nilaikan kemungkinan mencapai semua matlamatnya.
• Pelaporan dibuat mengikut struktur optimum.
• Milestone ditetapkan untuk mengukur kemajuan projek.
• Tanggungjawab diagihkan dengan betul di kalangan pelakon.
• Semua ahli pasukan menerima maklumat objektif dan boleh difahami tentang matlamat dan objektif projek.

Kesilapan dalam penstrukturan

Sesetengah pengurus membuat kesilapan dalam penstrukturan, yang menjejaskan pencapaian matlamat secara negatif. Yang utama adalah yang berikut:

• Peringkat penstrukturan biasanya dilangkau. Pengurus terus mencari penyelesaian kepada masalah dalam tempoh semasa.
• Hanya unit organisasi digunakan, tiada produk akhir atau sumber digunakan.
• Penstrukturan tidak meliputi keseluruhan projek.
• Elemen struktur diulang.
• Tiada penyepaduan struktur mengikut spesifikasi khusus penyediaan dokumentasi projek dan pelaporan kewangan.
• Struktur berlebihan atau kurang terperinci.
• Elemen individu projek tidak boleh diproses pada komputer.
• Produk akhir tidak ketara (perkhidmatan, perkhidmatan, dll.) tidak diambil kira.

Alasan untuk penstrukturan

Perancangan projek ialah kerja yang bertanggungjawab. Penstrukturan mesti dilakukan dengan betul. Ia dilakukan atas alasan berikut:

• Tempoh kitaran hayat projek yang sedang dibuat.
• Ciri-ciri struktur bahagian.
• Komponen hasil yang akan diperolehi selepas projek siap.
• Proses, elemen fungsian kerja syarikat.
• Lokasi geografi objek.