Asas, gaya dan struktur perundingan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Dalam kehidupan setiap orang, rundingan memainkan peranan penting. Setiap hari orang perlu bersetuju dengan sesuatu di tempat kerja dan di rumah. Rundingan adalah sangat penting dalam kehidupan ahli perniagaan, kerana kejayaan sesuatu aktiviti, dan seterusnya pendapatan kewangan, bergantung pada komunikasi perniagaan tersebut.

Namun, tidak cukup untuk bertemu seseorang dan memulakan perbualan dengannya. Ahli perniagaan yang berpengalaman mengatakan bahawa adalah perlu untuk mengetahui struktur rundingan perniagaan, gaya mereka dan nuansa lain. Semua ini boleh membantu pada saat-saat apabila terdapat keperluan untuk meyakinkan pasangan atau bersetuju dengan sesuatu.

Selanjutnya dalam artikel, struktur rundingan akan dipertimbangkan secara terperinci, peringkat dan fungsinya akan diterangkan. Selain itu, gaya perundingan dan nuansa komunikasi perniagaan melalui telefon dan dengan rakan kongsi dari negara lain akan diklasifikasikan.

Definisi konsep "rundingan"

Sebelum anda mula mengkaji struktur rundingan, anda perlu memahami apa itu dan peranan yang mereka mainkan secara umum. Jadi, rundingan adalah komunikasi perniagaan, yang bertujuan untuk mencapai keputusan bersama mengenai isu yang dibincangkan. Sebagai peraturan, rundingan bermaknaialah komunikasi orang yang mempunyai pendapat yang sama dan mengejar matlamat yang sama.

Peranan perundingan dalam perniagaan

Adalah perlu untuk membezakan komunikasi sedemikian daripada komunikasi apabila pasangan bersetuju sepenuhnya dengan kepercayaan satu sama lain atau, sebaliknya, adalah kritikal. Sesungguhnya, dalam kes pertama, ini sudah menjadi kerjasama, dan dalam kedua - konfrontasi. Matlamat utama rundingan adalah untuk mencari penyelesaian optimum kepada isu ini untuk kedua-dua pihak dan untuk menentukan pelan tindakan bersama.

Sebagai peraturan, jika pihak bertemu untuk ini, mereka berminat untuk bekerjasama. Oleh itu, peranan rundingan adalah untuk membangunkan hubungan kerja yang membuahkan hasil.

Struktur rundingan

Setiap jenis rundingan mempunyai struktur yang sama. Ahli perniagaan yang berpengalaman cuba membina perbualan mereka dengan mengikuti peringkat tertentu. Pendekatan ini menjimatkan masa dan bertujuan untuk komunikasi yang berjaya. Jadi, struktur perundingan merangkumi empat peringkat utama:

1. Persediaan.
2. Berunding.
3. Tamatkan rundingan.
4. Analisis keputusan.

Setiap peringkat ini adalah sama penting dalam proses komunikasi perniagaan. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa struktur proses menjalankan rundingan antarabangsa sama sekali dengan yang diberikan di atas. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa komunikasi dengan rakan kongsi dari negara lain juga memerlukan persediaan tambahan, kerana terdapat keperluan untuk mengkaji tradisi, norma komunikasi dan butiran lain orang-orang yang anda perlu berunding. Perlu mempertimbangkan setiap daripada mereka dengan lebih terperinci.cara.

Peringkat pertama: penyediaan

Pada tahap yang lebih besar, kejayaan mana-mana komunikasi perniagaan dengan rakan kongsi bergantung pada kualiti persediaan untuk rundingan. Pakar pada peringkat struktur rundingan perniagaan ini mencadangkan menggunakan model penyediaan berikut:

1. Tentukan subjek rundingan. Adalah penting untuk memahami apa yang akan dibincangkan, kerana tanpa masa ini adalah mustahil untuk mendapat manfaat daripada komunikasi. Menurut pengurus yang berpengalaman, inisiatif sentiasa datang daripada seseorang yang lebih arif dalam topik yang dibincangkan.
2. Perlu menyediakan program anggaran untuk rundingan. Senario pelik akan membantu untuk meramalkan hasil komunikasi. Mungkin terdapat beberapa senario bergantung pada kerumitan rundingan.
3. Adalah perlu untuk menentukan saat-saat yang memungkinkan untuk mengalah kepada pasangan, dan saat-saat yang sangat mustahil untuk mengalah. Pada masa yang sama, adalah perlu untuk meramalkan konsesi yang memihak kepada pihak lain dalam rundingan itu.

Model ini sangat serba boleh. Walau bagaimanapun, adalah mustahil untuk melaksanakan pelan tindakan sedemikian sebagai persediaan untuk komunikasi perniagaan jika soalan berikut belum pernah dikaji sebelum ini:

1. Tujuan rundingan.
2. Rakan kongsi (kedudukannya dalam pasaran, keadaan, dll.).
3. Dirundingkan.
4. Orang yang hadir pada ceramah.
5. Syarat dan kemungkinan syarat.

Ramai pakar boleh terlibat dalam proses penyediaan, namun, orang yang akan terlibat secara langsung dalam berkomunikasi dengan pasanganwajib mengkaji setiap butiran maklumat yang telah dikumpul sebelum ini. Perlu diingat bahawa kualiti penyediaan yang menentukan hasil membuat keputusan. Sebagai contoh, peringkat pertama struktur rundingan jualan meneliti perkara yang akan ditawarkan kepada pelanggan, tujuan mesyuarat, keupayaan pelanggan untuk membayar dan butiran lain yang akan membolehkan anda mempromosikan produk dan menutup perjanjian itu.

Peringkat kedua: rundingan

Struktur rundingan merangkumi kaedah pengendalian berikut pada peringkat kedua:

1. Kaedah variasi. Ia dibina berdasarkan fakta bahawa reaksi negatif pasangan terhadap syarat yang dikemukakan diketahui terlebih dahulu. Rundingan sedemikian boleh dipanggil rumit. Oleh itu, semasa perbualan, anda harus berusaha untuk mencari penyelesaian terbaik kepada isu tersebut dengan pendekatan yang berbeza.
2. Kaedah integrasi. Adalah dinasihatkan untuk menggunakan kaedah ini apabila pasangan itu terobsesi dengan kepentingannya sendiri, tetapi tidak mengambil kira nuansa hubungan sosial. Kaedah ini bertujuan untuk meyakinkan pihak lain tentang kesesuaian menganggar kerugian sekiranya mengabaikan hubungan sosial. Tujuan utama menggunakan kaedah ini adalah untuk meyakinkan rakan kongsi bahawa tanggungjawab untuk membuat keputusan mengenai perkara yang dibincangkan terletak pada semua pihak dalam rundingan.
3. Kaedah mengimbangi. Kaedah ini melibatkan pemilihan hujah yang terbaik untuk meyakinkan pasangan. Ini boleh menjadi fakta, statistik, pengiraan, dsb. Adalah penting apabila menggunakan kaedah ini, adalah perlu untuk berdiri di atastempat pasangan dan menilai keadaan dari sisinya. Ini membolehkan anda memilih hujah yang paling betul pada masa yang sesuai.
4. Kaedah kompromi. Kaedah ini membayangkan bahawa rakan kongsi bersedia untuk mendapatkan kompromi terlebih dahulu, dan sekiranya terdapat perbezaan pandangan, secara konsisten mencapai persetujuan. Kaedah kompromi tidak membayangkan penolakan syarat asal, ia bertujuan untuk mempertimbangkan masalah menggunakan semua kemungkinan. Perlu diingat bahawa kaedah kompromi digunakan apabila keengganan untuk berunding dan ketidakupayaan untuk membuat perjanjian tertentu mengancam kedua-dua pihak dengan akibat buruk.

Peringkat rundingan di peringkat kedua

Secara amnya, peringkat rundingan berikut boleh dibezakan, termasuk struktur rundingan pada peringkat kedua:

1. Bertemu dan membuat hubungan. Rundingan bermula dari saat pertemuan dengan pasangan itu berlangsung, walaupun dia terpaksa ditemani dari lapangan terbang dan stesen kereta api. Peringkat ini mungkin tidak begitu penting dari sudut subjek rundingan, tetapi bergantung pada tanggapan yang dibuat oleh pihak mesyuarat terhadap pasangan mereka, hasil rundingan sebahagiannya bergantung.
2. Permulaan bahagian perniagaan. Pada peringkat ini, perhatian pasangan tertarik kepada maklumat dan subjek perbincangan.
3. Penghantaran maklumat. Peringkat ini melibatkan meyakinkan pihak lain bahawa mereka akan bertindak bijak dengan menerima kepercayaan anda.
4. Jusifikasi terperinci. Pada peringkat ini, penghujahan idea dan cadangan sendiri berlaku. Lain-lainDalam erti kata lain, jika rakan kongsi berminat dengan cadangan, tetapi tidak pasti sepenuhnya tentang apa-apa, adalah perlu untuk membantah semua perkara di atas dan menghapuskan semua keraguan.

Peringkat ketiga: penyelesaian rundingan

Peringkat akhir struktur rundingan ialah taklimat wajib. Jika perjalanan komunikasi perniagaan adalah sangat positif, maka penyelesaian rundingan membayangkan ringkasan ringkas. Ini perlu supaya setiap pihak pasti semua memahami antara satu sama lain dengan sempurna. Selepas itu, prospek mesyuarat baharu dibincangkan.

Jika tidak, apabila tiada persetujuan dicapai hasil daripada rundingan, adalah penting untuk mengekalkan hubungan subjektif dengan pasangan. Adalah penting untuk merumuskan perkara yang kami berjaya mencari titik persamaan, dan menyatakan perkara-perkara yang tidak sesuai dengan salah satu pihak. Pada akhir mesyuarat perniagaan yang mempunyai hasil negatif, adalah penting untuk tidak kehilangan muka dan cuba meredakan suasana dengan perpisahan yang santai dan mesra. Tetapi jangan sekali-kali anda bercakap kasar dengan pasangan anda dan secara tiba-tiba mengganggu rundingan dengan pemergian anda. Perlu diingat bahawa adalah lebih baik untuk menawarkan untuk membincangkan isu itu sedikit kemudian, menangguhkan rundingan, mempersiapkannya dengan lebih berhati-hati dan cuba mencari hujah sedemikian yang membolehkan anda meyakinkan pihak lain tentang sesuatu.

Peringkat keempat: analisis rundingan

Walaupun kedua-dua pihak mengucapkan selamat tinggal, rundingan tidak selesai pada peringkat ini. Ini berlaku hanya selepas analisis terperinci dan penyediaan laporan mereka. Secara amnyaanalisis adalah perlu untuk membandingkan matlamat komunikasi perniagaan dan hasil yang dicapai, menentukan tindakan selanjutnya dan menilai keadaan semasa. Semakan boleh ditulis (jika keadaan memerlukan) atau reflektif (jika tidak perlu melaporkan kepada pengurusan yang lebih tinggi).

Memahami struktur rundingan dengan pelanggan dan rakan kongsi, adalah lebih mudah untuk membina komunikasi. Walau bagaimanapun, sebagai tambahan kepada ini, adalah perlu untuk mengetahui gaya perundingan yang boleh dilakukan.

Gaya

Secara umumnya, terdapat gaya rundingan seperti keras, lembut, perdagangan dan koperasi. Gaya keras membayangkan keteguhan dan tumpuan hanya pada keperluan sendiri. Lembut adalah strategi penginapan. Selalunya ia digunakan apabila lebih penting bagi satu pihak untuk mengekalkan hubungan mesra.

Gaya dagangan membayangkan prinsip kompromi, apabila satu pihak membuat konsesi, tetapi pada masa yang sama "menawar" konsesi tertentu untuk dirinya sendiri. Gaya kolaboratif ialah komunikasi yang menjurus ke arah memenuhi kepentingan kedua-dua pihak.

Set pendek peraturan rundingan

Pakar dalam bidang komunikasi perniagaan mengesyorkan agar anda mematuhi set peraturan berikut yang akan membantu mewujudkan bahasa yang sama dengan mana-mana rakan kongsi:

1. Anda tidak boleh bersikap peribadi dan memalukan keperibadian pasangan.
2. Jangan abaikan ketakutan, kenyataan dan perasaan pasangan anda.
3. Bukan sahaja anda perlu bertanya soalan, tetapi juga menerangkan tujuan mendapatkan jawapan.
4. Jikalawan bicara ingin menjelaskan sesuatu atau meminta mengulangi apa yang diperkatakan, jangan marah. Kita mesti cuba menyampaikan maklumat dengan cara yang boleh difahami oleh semua orang.
5. Jangan mudah emosi.

Selain ringkasan ringkas ini, perlu diingat bahawa anda harus bersedia dengan baik, menganalisis struktur rundingan terlebih dahulu dan menguasai gaya mengendalikannya. Ini semua akan membantu untuk menangani tugas dengan lebih baik.

Peraturan pujukan dalam rundingan

Terdapat beberapa petua daripada ahli psikologi dan pengurus berpengalaman yang boleh berguna pada saat-saat apabila terdapat keperluan untuk meyakinkan pasangan tentang sesuatu. Pertama sekali, anda perlu belajar cara mengemukakan hujah. Mula-mula anda perlu membuat hujah yang kuat, kemudian sedikit lemah, dan pada akhirnya mengemukakan yang paling kuat, boleh dikatakan, mengalahkan hujah.

Kedua, anda perlu ingat bahawa anda tidak boleh meletakkan lawan bicara dalam kedudukan yang tidak selesa atau memandu ke sudut. Hormat adalah kunci kepada hubungan baik dan anda boleh meyakinkan sesuatu hanya apabila seseorang itu positif.

Ketiga, adalah penting bahawa hujah yang dicadangkan bersilang dengan kepentingan pasangan. Dalam keadaan sedemikian, terdapat kebarangkalian yang tinggi bahawa pasangan akan menyatakan persetujuan mereka.

Perbualan telefon

Kadangkala anda perlu berunding mengenai cara komunikasi teknikal. Sudah tentu, ini menjadikan komunikasi sedikit lebih sukar, kerana ia menjadi lebih sukar untuk memahami reaksi lawan bicara.

Adalah penting untuk diingat bahawa struktur perbualan telefon adalah mutlaksama seperti mesyuarat perniagaan peribadi:

1. Salam.
2. Mulakan rundingan.
3. Selesai.
4. Analisis.

Peraturan perundingan yang diterima umum digunakan pada perbualan perniagaan melalui telefon. Satu-satunya perkara yang penting untuk diingat ialah anda tidak boleh mengganggu pertuturan seseorang di telefon, walaupun kata-katanya bercanggah dengan sesuatu.

Kesimpulan

Merumuskan, perlu diperhatikan bahawa perundingan adalah satu seni, setelah menguasainya, anda boleh mencapai apa sahaja. Seperti yang diketahui, mengetahui 4 peringkat struktur rundingan, anda boleh meramalkan hasil komunikasi perniagaan dan menyediakan banyak langkah rakan kongsi.

Perkara yang paling penting untuk mencapai keputusan yang baik melalui rundingan ialah mematuhi peraturan di atas dan menghormati mereka yang anda perlu berunding apa-apa.