Peraturan perundingan: prinsip asas, teknik, teknik

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-17 19:02

Setiap orang berhadapan dengan apa yang biasanya dipanggil komunikasi perniagaan. Oleh itu, ramai yang berminat untuk menulis surat rasmi, menerima pasangan dan berunding dengannya, menyelesaikan isu kontroversi dan mewujudkan kerjasama yang saling menguntungkan.

Komunikasi perniagaan adalah amat penting bagi mereka yang menjalankan perniagaan mereka sendiri. Dalam banyak cara, kejayaan aktiviti mereka bergantung pada sejauh mana mereka menguasai sains dan seni komunikasi. Di negara Barat, kursus latihan yang merangkumi isu komunikasi perniagaan diajar di hampir setiap universiti dan kolej. Tidak lama dahulu, peraturan perundingan mula dikaji di institusi pendidikan tinggi domestik. Dan, tidak dinafikan, disiplin sebegitu menimbulkan keupayaan pelajar untuk menjalin hubungan dengan rakan kongsi.

Artikel ini akan membincangkan tentang etika komunikasi perniagaan dan peraturan perundingan. Peringkat utama rundingan, jenis tingkah laku orang dan beberapa prinsip interaksi dengan mereka akan diterangkan. Peraturan untuk berunding mengenai cara komunikasi teknikal juga akan dibentangkan.

Apakah itu rundingan?

Sebelum mempertimbangkan peraturan asas perundingan, anda harus mengetahui apakah peraturan tersebut dan apakah peraturan tersebut. Jadi, rundingan adalah komunikasi antara orang, yang berlaku untuk mencapai matlamat tertentu. Dalam rundingan, setiap pihak yang berkomunikasi mempunyai peluang yang sama untuk mengawal perjalanan situasi dan membuat keputusan.

Rundingan sentiasa menganggap bahawa peserta sebahagiannya mempunyai pendapat yang sama, dan sebahagiannya tidak bersetuju dengan kepercayaan pihak lain. Mereka bertemu untuk mencapai penyebut yang sama. Walau bagaimanapun, jika pihak bersetuju dengan kepercayaan masing-masing atau, sebaliknya, sangat kritikal, ini adalah jenis interaksi yang sama sekali berbeza - kerjasama dan konfrontasi, masing-masing.

Fungsi dan matlamat rundingan

Adalah diterima umum bahawa rundingan wujud untuk mencapai pendapat bersama dan menyetujui sesuatu. Walaupun pendapat ini sangat logik, terdapat beberapa matlamat lagi.

Rundingan diperlukan untuk membincangkan masalah (sedia ada atau mungkin), membuat keputusan bersama, dsb. Di samping itu, rundingan boleh melaksanakan fungsi maklumat apabila orang hanya bertukar pandangan tentang perkara tertentu. Interaksi jenis ini boleh dipanggil pra-rundingan. Pertemuan yang dianjurkan untuk menjalinkan hubungan baharu melibatkan fungsi seperti komunikatif, apabila orang bertemu untuk mengenali antara satu sama lain.

Rundinganmungkin juga mempunyai fungsi seperti kawalan, penyelarasan dan peraturan. Mereka berbeza daripada yang komunikatif kerana ia perlu dalam kes di mana sudah ada perjanjian, dan rundingan sedang dijalankan mengenai pelaksanaan keputusan bersama yang telah dicapai sebelum ini.

Selain daripada perkara di atas, dalam praktiknya, rundingan mungkin tidak dapat diatur untuk membincangkan dan membuat keputusan. Mereka diperlukan sebagai gangguan untuk pesaing atau rakan kongsi. Kadangkala helah sedemikian digunakan oleh syarikat perdagangan yang ingin mendapatkan perhatian rakan kongsi tertentu dengan mengadakan hubungan perniagaan dengan firma lain.

Peringkat rundingan

Peraturan perundingan mewajibkan seseorang untuk mengetahui tahap proses ini wujud. Terima kasih kepada ini, hasil yang hebat boleh dicapai semasa perancangan dan pengendalian komunikasi perniagaan.

Jadi, rundingan terdiri daripada persiapan, proses komunikasi itu sendiri dan mencapai persetujuan. Perlu dipertimbangkan dengan lebih terperinci peringkat rundingan dan peringkatnya dalam jadual di bawah.

Langkah	Peringkat penyediaan	Peringkat penyelenggaraan	Peringkat konsensus
Pertama	Pilihan cara rundingan	Perkongsian maklumat	Pilihan penyelesaian yang dipersetujui
Kedua	Mewujudkan hubungan antara lawan bicara (jemputan atau pengesahanpenyertaan dalam rundingan)	Penggubalan agenda	Perbincangan akhir tentang strategi tindakan yang dipilih
Ketiga	Mengumpul dan menganalisis maklumat yang diperlukan untuk rundingan	Pengenalpastian isu perbalahan	Persetujuan rasmi dicapai
Keempat	Menyediakan pelan rundingan	Pendedahan kepentingan mendalam pihak	-
Kelima	Membina suasana amanah	Membangunkan cadangan untuk penjajaran	-

Secara formal, satu lagi peringkat boleh dibezakan - peringkat terakhir, apabila kedua-dua pihak, selepas rundingan, menganalisis keputusan dan mula melaksanakan perjanjian yang dicapai.

Pendekatan berunding

Perlu diingat salah satu peraturan perundingan yang paling penting - anda sentiasa perlu mengetahui subjek perbincangan dan memiliki pendekatan tertentu. Mengetahui mereka, anda boleh meramalkan tingkah laku lawan bicara. Pendekatan rundingan berikut boleh dibezakan:

1. Musuh. Intipati pendekatan itu terletak pada hakikat bahawa parti-parti itu tampil di hadapan satu sama lain dalam peranan askar yang mesti mempertahankan kepentingan mereka. Dalam erti kata lain, pendekatan ini boleh digambarkan sebagai tarik tali.
2. Kawan. Kedua-dua pihak memihak kepada rundingan mesra. Pendekatan ini menganggap bahawa lebih lemahsisi akan menyesuaikan diri dengan sisi yang kuat. Perlu diingat bahawa pendekatan ini sangat jarang berlaku dalam amalan.
3. Rakan kongsi. Pendekatan ketiga mempunyai asas yang sangat kukuh - tumpuan untuk mencari penyelesaian yang boleh diterima bersama. Adalah penting bahawa pihak-pihak yang mempunyai pendekatan ini cuba mencari jalan keluar daripada situasi yang sesuai dengan sepenuhnya dan sepenuhnya. Pendekatan ini boleh digambarkan sebagai rundingan "tulen".

Walaupun pendekatan mana yang dipilih, harus diingat bahawa lawan bicara boleh menggunakan pelbagai helah yang membantu untuk mendapatkan lebih banyak faedah yang memihak kepada pihak mereka.

Tipuan kotor

Peraturan etika perundingan tidak menyetujui penggunaan pelbagai langkah menipu, namun, ahli perniagaan mungkin sengaja menggunakan helah untuk mendapatkan faedah. Anda harus sentiasa berwaspada dan dapat meneutralkannya dengan betul. Perlu dipertimbangkan helah "kotor" yang paling biasa:

1. Meningkatkan tahap kemasukan. Silap mata ini berdasarkan fakta bahawa pada mulanya pasangan mengemukakan syarat yang terlalu kompleks untuk kerjasama yang bermanfaat baginya, atau yang boleh dikecualikan tanpa rasa sakit, dan semasa perbualan memudahkannya. Oleh itu, pihak yang menggunakan teknik itu juga mesti membuat konsesi di pihaknya. Untuk mengelakkan helah sedemikian, adalah perlu untuk mengkaji isu rundingan dan potensi pasangan sebelum mesyuarat.
2. Aksen palsu. Silap mata ini pada dasarnya serupa dengan yang diterangkan di atas. Satu-satunya perbezaan ialah dalam kes inimenunjukkan minat yang melampau dalam menyelesaikan isu, walaupun sebenarnya isu ini adalah sekunder.
3. Permintaan saat akhir. Helah ini serupa dengan yang di atas, tetapi ia hanya boleh digunakan pada peringkat terakhir rundingan, apabila dinasihatkan untuk menggunakan dua yang pertama pada permulaan. Teknik ini juga dipanggil "peras ugut". Mengemukakan tuntutan pada saat akhir adalah muslihat yang sangat berbahaya, kerana apabila rakan kongsi telah bersetuju dengan segala-galanya dan mencapai kata sepakat, salah satu pihak mengemukakan syarat baharu pada masa yang lain sudah berminat untuk menandatangani kontrak.
4. Mewujudkan situasi yang tiada harapan. Teknik ini sangat menyakitkan untuk bahagian yang digunakan. Apabila menggunakannya, rakan kongsi mewujudkan keadaan sedemikian di mana pihak lain boleh sama ada bersetuju dengan situasi atau membahayakan diri mereka sendiri sekiranya penolakan. Selalunya, taktik tingkah laku sedemikian membawa kepada fakta bahawa kepercayaan pihak yang ditekan boleh hilang tanpa dapat dipulihkan.
5. Ultimatum. Prinsip muslihat ini ialah salah satu pihak menjadi dalam kedudukan "Sama ada anda bersetuju dengan syarat kami, atau kami meninggalkan rundingan!". Bagaimanapun, selepas muslihat sedemikian, rundingan bertukar menjadi penyelesaian unilateral bagi isu itu.
6. Salami. Prinsip muslihat datang kepada pendekatan yang sama seperti dalam kes produk sosej sebenar. Salami adalah produk yang dimakan dalam bahagian kecil, kerana ia tidak boleh dimakan secara keseluruhan dan sekaligus. Satu pihak mula memberikan maklumat tentang penilaian, kepentingan peribadi, dsb. kecilbahagian dengan harapan bahawa kedua akan melakukan perkara yang sama dan mula memberitahu semua rahsia. Bergantung pada apa yang dikatakan oleh rakan kongsi yang menggunakan helah ini, pihak pertama mula berkelakuan sewajarnya. Akibatnya, rundingan mungkin berlarutan dalam masa, dan lawan bicara akan mengetahui sepenuhnya pendapat, minat dan pandangan pihak lain.
7. Bluff. Dari nama helah itu, menjadi jelas bahawa kita bercakap tentang fakta bahawa salah satu pihak memberikan rakan kongsinya maklumat palsu secara sedar. Walau bagaimanapun, dalam beberapa tahun kebelakangan ini, ia telah semakin berkurangan, kerana keadaan moden membolehkan anda menyemak semula semua yang dikatakan oleh lawan bicara secara bebas.
8. Tafsiran berganda. Helah ini berdasarkan fakta bahawa salah satu pihak mengeluarkan kata-kata dengan makna ganda, yang kemudiannya boleh ditafsirkan untuk kepentingan mereka sendiri. Caranya ialah jika mana-mana dokumen dengan kata ganda seperti itu diusahakan atau ditandatangani semasa kontrak, salah satu pihak tidak akan dapat kemudiannya tidak memenuhi syarat. Helah sebegitu sangat berbahaya bagi pihak yang menggunakannya, kerana berkat ini, anda boleh kehilangan reputasi yang baik dengan cepat dan mendapat yang buruk.

Peraturan perundingan mengatakan bahawa jika semasa komunikasi perniagaan diperhatikan bahawa rakan kongsi melakukan helah dan helah, maka anda tidak boleh membalasnya. Anda perlu memahami mengapa ini berlaku dan selepas itu membina talian komunikasi. Walau bagaimanapun, jangan ganggu rundingan secara tiba-tiba, lebih baik anda mendengar semua tuntutan dengan tenang dan beri masa untuk anda berfikir.

Peraturan yang perlu dipatuhi dalam rundingan

Terdapat, boleh dikatakan, norma tingkah laku sejagat dalam rundingan, dan tidak kira sama ada pertemuan itu secara bersemuka atau rundingan dijalankan melalui cara komunikasi teknikal. Peraturan perundingan yang perlu diingat sentiasa seperti berikut:

1. Sentiasa berbudi bahasa dan elakkan frasa dan pembayang yang boleh merendahkan keperibadian pasangan. Etika sekular hendaklah sentiasa dipatuhi.
2. Anda tidak boleh mengabaikan pendapat pasangan anda.
3. Jangan tanya terlalu banyak soalan tanpa menjelaskan sebab ia penting. Dalam erti kata lain, pertanyaan mudah tidak seharusnya dibenarkan.
4. Kita perlu menjawab penjelasan yang secukupnya dan cuba menyampaikan maklumat supaya semua pihak memahami perkara yang dipertaruhkan.
5. Jangan biarkan fikiran anda diuraikan.
6. Jika pemikiran pasangan anda kelihatan tidak terkata, anda boleh meneruskannya, dengan menyatakan sama ada ia tersirat.
7. Ringkaskan hanya boleh dilakukan pada akhir rundingan atau selepas ucapan yang panjang lebar.
8. Jika rundingan adalah berkumpulan, adalah perlu untuk memberi peluang kepada semua orang untuk bercakap, walaupun ia mengambil masa terlalu lama. Tetapi biasanya hanya seorang di pihak bakal pasangan yang menyimpan kata-kata itu.

Bagaimana untuk meyakinkan pasangan?

Dari sudut pandangan peraturan komunikasi dan rundingan perniagaan, ahli psikologi telah membangunkan beberapa set petua yang akan membantu pada saat-saat apabila perlu bukan sahaja untuk menyampaikan maklumat kepada rakan kongsi, tetapi juga untuk meyakinkannya tentangapa sahaja. Jadi, senarai ini patut dipertimbangkan:

1. Jika diputuskan untuk meyakinkan pasangan tentang sesuatu, anda harus bermula dengan hujah yang lemah, beralih kepada hujah sederhana, dan pada akhirnya menyuarakan hujah yang paling kuat, yang dipanggil "trump card".
2. Anda tidak boleh mendorong pasangan ke kedudukan yang tidak menguntungkannya atau memberi tekanan kepadanya. Setiap orang berhak untuk menyelamatkan muka.
3. Jika anda perlu mendapatkan jawapan positif kepada soalan penting, anda harus bertanya dua soalan mudah sebelum itu, yang mana pasangan akan menjawab dengan mudah.
4. Perlu diingat bahawa semakin berpengaruh penceramah, semakin kuat hujahnya.
5. Anda perlu menunjukkan empati.
6. Apabila memujuk, anda perlu bermula dengan perkara yang jelas dan boleh diterima oleh kedua-dua pihak.

Perbualan telefon: peraturan untuk menjalankan perbualan telefon

Ceramah telekomunikasi berbeza daripada perbualan bersemuka. Peraturan perbualan telefon yang paling penting ialah ringkas. Komunikasi perniagaan sedemikian hendaklah ringkas dan tidak berlarutan. Anda perlu bercakap secara eksklusif mengenai merit.

Secara amnya, terdapat beberapa peraturan asas untuk berunding melalui komunikasi:

1. Anda perlu bersikap mesra dan mesra.
2. Perbualan telefon hendaklah dikendalikan oleh orang yang cekap dan memahami agenda.
3. Sebelum bercakap, anda perlu melaraskan suara anda dan, jika boleh, sebut beberapa pelik lidah.
4. Suara semasa perbualan telefon sepatutnyatenang. Jika perlu, anda boleh bermain dengan suara anda apabila anda perlu memberi tumpuan kepada perkara tertentu atau semasa memujuk pasangan.
5. Anda tidak boleh mengganggu lawan bicara. Ini adalah peraturan perbualan telefon yang sangat penting. Walaupun lawan bicara mengatakan perkara yang tidak menyenangkan, mengkritik atau menyatakan ketidakpuasan hati, adalah perlu untuk mendengarnya, dan kemudian mula bercakap.

Selain perkara di atas, perlu diingat bahawa peraturan etika untuk menjalankan perbualan telefon adalah sama seperti yang biasanya diikuti oleh orang secara peribadi. Di samping itu, perlu diperhatikan bahawa jika, disebabkan masalah teknikal, sebahagian daripada perbualan terlepas, yang tidak disedari oleh lawan bicara, anda mesti meminta maaf dan meminta untuk mengulanginya.

Keanehan nasional dalam berunding

Mengetahui asas komunikasi telefon dengan rakan kongsi dan peraturan perundingan kolektif, adalah sentiasa perlu untuk mengambil kira ciri kebangsaan semua pihak. Sebagai contoh, orang Jerman tidak bertolak ansur lewat dan sangat mengarut. Orang Inggeris adalah orang yang sentiasa kelihatan pendiam, jadi jangan anggap ia sebagai dingin. Perlu diingat bahawa jika pasangan sedemikian memberikan ucapan penghormatannya, dia akan menyimpannya.

Orang Itali sangat aktif dan mudah bergaul, dan mereka lebih suka bertemu dalam suasana tidak formal. Ciri penting pasangan sedemikian ialah mereka lebih suka bercakap dengan orang yang sama pangkat. Orang Sepanyol adalah orang yang lebih suka bekerja dalam satu pasukan. Mereka gagah, terbuka, serius, tetapi pada masa yang sama mereka mempunyai perasaan yang indah.humor. Sama seperti orang Itali, orang Sepanyol lebih suka berunding dengan orang yang mempunyai pangkat yang sama.

Bercakap tentang rakan kongsi Cina, anda harus ingat bahawa mereka sangat prihatin terhadap kata-kata. Maklumat yang disuarakan oleh mereka sentiasa difikirkan dan dihalang. Selalunya orang Cina bukanlah orang pertama yang menyatakan fikiran dan cadangan mereka, jadi anda harus mengingati perkara ini semasa berunding.

Kesimpulan

Setelah memahami asas komunikasi perniagaan dan peraturan etika perbualan telefon, adalah lebih mudah untuk membina garis tingkah laku yang betul. Perkara yang paling penting dalam proses ini ialah jujur dengan diri sendiri dan pasangan anda.