Kerani: tugas dan ciri profesion

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Kertas kerja ialah aktiviti ciri kebanyakan perusahaan, organisasi dan syarikat swasta, yang melibatkan pengumpulan, pelaksanaan dan penyimpanan semua dokumentasi. Kecekapan mendapatkan dan memproses maklumat bergantung pada ketepatan dan literasi penyediaan kertas kerja, dan ini membawa kepada pengambilan keputusan yang berkesan tepat pada masanya. Sehubungan itu, dalam kakitangan mana-mana entiti perniagaan terdapat seorang kerani yang tugasnya meliputi pengurusan dokumen. Apakah tugas seorang kerani?

Ciri-ciri profesion

Seorang kerani yang tugasnya boleh berbeza-beza daripada kertas kerja hingga membuat keputusan operasi sentiasa mendapat permintaan dalam pasaran buruh. Dia boleh bekerja di mana-mana syarikat yang ada aliran dokumen. Hari ini, mengikut undang-undang, setiap perusahaan, tanpa mengira skop dan bentuk pemilikan, dikehendaki melaksanakan dokumen sokongan mengenai aktiviti dan kewangan dengan betul, dan penyelenggaraannya adalah tanggungjawab kerani. Mereka datang ke profesion ini dari jawatan yang berkaitan: penghantar-pengendali, setiausaha-rujuk,pengurus pejabat atau pekerja meja bantuan. Seorang pekerja pejabat yang baik adalah pakar yang sangat diperlukan dan pembantu yang boleh dipercayai kepada pengurus. Kerani, yang tugasnya telah lama mengatasi kertas kerja biasa, boleh menjadi pembantu peribadi kepada ketua. Pakar dalam profesion ini terutamanya pekerja yang bertanggungjawab untuk mengatur dan menyimpan rekod syarikat. Selalunya, dia bekerja di pejabat dan dipandu oleh perundangan cukai, sivil, kehakiman. Di firma kecil, kerani, yang tugasnya hanya meliputi mengisi kertas kerja, menjalankan tugasnya seorang diri. Kemungkinan dia dan setiausaha adalah orang yang sama. Dalam syarikat dan syarikat besar di negeri ini terdapat beberapa pekerja dari arah ini yang memproses kertas mengenai pelbagai isu tertentu.

Tugas fungsional seorang kerani

Tugas utamanya ialah mengekalkan aliran dokumen syarikat, dia:

• menerima, sepadan, mengisih, menghantar semua kertas dan surat perniagaan;
• menjalankan surat-menyurat perniagaan;
• menjejaki mereka dalam jurnal khas dan mengawal ketidakdedahan maklumat yang sangat penting, serta mengawal pelaksanaan dokumen yang tepat pada masanya dan betul;
• menyediakan semua bahan yang diperlukan untuk mesyuarat eksekutif dan perniagaan;
• menyusun kerja arkib.

Membuat keperluan

Kerani mesti ada diploma pendidikan tinggi (ekonomi, undang-undang), ada masanya pendidikan menengah sudah memadai. Calon mesti fasih dalam bahasa, mengetahui peraturan utama untuk mengendalikan kertas perniagaan. Profesion ini memerlukan daripada pakar bukan sahaja profesionalisme dan kebolehan intelektual, tetapi juga ciri-ciri peribadi seperti ketepatan, organisasi, ketepatan masa, muhibah. Seseorang yang ingin bekerja sebagai kerani harus dicirikan oleh kebolehan penumpuan jangka panjang, ingatan yang sangat baik, kestabilan psikologi, kemahiran komunikasi dan persepsi yang membina terhadap kritikan. Selalunya, sebagai tambahan kepada kualiti peribadi dan diploma pendidikan, keperluan lain dikenakan kepada calon, sebagai contoh, pengetahuan bahasa asing. Hari ini, banyak syarikat bekerjasama dengan perusahaan asing, dan untuk mengelakkan salah faham, kerani mesti bercakap dalam bahasa asing, selalunya bahasa Inggeris.