Matlamat dan tanggungjawab jabatan pembelian

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Mengapa kita memerlukan jabatan pembelian? Dalam setiap organisasi, jabatan ini diwakili dalam satu bentuk atau yang lain. Dan kerjanya secara langsung mempengaruhi kecekapan keseluruhan organisasi secara keseluruhan. Mari kita lihat dengan lebih dekat bagaimana kerja jabatan mempengaruhi keputusan organisasi.

Objektif Jabatan

Jabatan Pembelian ialah jabatan yang pakar dalam membeli barangan daripada pembekal mengikut syarat yang paling sesuai untuk syarikat.

Kerja jabatan mempunyai kesan langsung ke atas semua aktiviti syarikat. Untuk pelbagai jenis, untuk jualan, kepenuhan gudang, ketersediaan barang yang diperlukan, penggunaan modal kerja yang berkesan.

Matlamat pembelian boleh disusun berdasarkan matlamat global syarikat, tetapi senarai keseluruhan selalunya kelihatan seperti ini:

• tentukan keperluan syarikat untuk produk tertentu;
• beli barang pada harga yang terbaik;
• menggalakkan pusing ganti yang tinggi;
• buat syarat untuk menerima barang tepat pada masanya;



• nilaikualiti produk dan beli kualiti tertinggi;
• kekalkan hubungan dengan pembekal atau pembekal;
• bekerja secara berkesan dengan seluruh syarikat;
• Jejaki barang yang dibeli dengan berkesan;
• pantau perolehan, dapatkan faedah maksimum untuk syarikat.

Fungsi Utama

Dalam organisasi yang berbeza, fungsi jabatan pembelian boleh berbeza dengan ketara antara satu sama lain. Namun terdapat fungsi dan tanggungjawab yang akan mencirikan jabatan di hampir setiap syarikat:

• Pemantauan pasaran pembekal;
• memantau ketersediaan barang dalam stok;
• pengisian semula yang tepat pada masanya;
• cari pembekal dan harga terbaik;
• rundingan dengan pembekal;
• kawalan penghantaran dan pengangkutan kargo barang;



• penerimaan barang;
• kawalan kualiti barangan yang dibeli;
• aduan, jika perlu.

Fungsi tambahan jabatan pembelian, yang mungkin terdapat atau mungkin tidak ada dalam organisasi - bergantung pada spesifikasi dan strukturnya:

• pengurusan pelbagai;
• mengumpul maklumat tentang pesaing;
• melibatkan pembekal dalam organisasi pemasaran.

Struktur

Struktur jabatan pembelian dibina bergantung pada:

• saiz organisasi;
• industri;
• bilangan unit pelbagai dalam perolehan;
• bilangan pembekal;
• lokasi geografi mereka.

Bergantung pada jenis organisasi, jabatan pembelian boleh diuruskan secara berpusat atau serantau.

Sebagai peraturan, ini ialah struktur matriks yang terdiri daripada ketua (ketua, pengarah) jabatan perolehan dan pengurus (pakar) untuk perolehan.

Purata bilangan item atau kategori bagi setiap pengurus ialah kira-kira 7, tetapi ia mungkin berbeza-beza bergantung pada volum pengeluaran atau perolehan.

Tugas jabatan dan pekerjanya

Untuk kerja berkesan jabatan pembelian, pengagihan tanggungjawab jabatan pembelian yang jelas antara pekerjanya adalah perlu.

Tanggungjawab utama ketua jabatan adalah memastikan kesinambungan dan kestabilan bekalan barangan yang diperlukan dengan mengoptimumkan kerja jabatan dan menyelaras aktiviti pekerja. Selain itu, pengurus pembelian mesti mempunyai idea tentang semua kontrak dan kategori yang telah dimuktamadkan untuk mengatur dan meneruskan kerja jabatan yang berkesan walaupun tanpa kehadiran mana-mana pekerja.

Tugas pengurus pembelian atau pakar biasa jabatan termasuk mengatur bekalan barang, mengesan pengangkutan kargo, mengawal pembayaran untuk lot yang dibeli dan merancang pembelian.

Model yang berkesan ialah apabila setiap pembeli mempunyai bidang tanggungjawab sendiri, yang terdiri daripada senarai artikel atau kategori produk.

Keperluan Pekerja

Memandangkan tanggungjawab pekerja dan fungsi jabatan, anda boleh membuat senarai keperluan untukcalon yang sesuai untuk jawatan pembeli.

Pekerja bahagian pembelian masing-masing harus mempunyai kemahiran, pengetahuan dan kualiti peribadi berikut:

• Keupayaan untuk menganalisis maklumat. Pemilihan pembekal hendaklah berdasarkan banyak kriteria. Ini ialah harga terbaik, dan kelebihan geografi, dan penjajaran logistik syarikat pembekal dan organisasi anda.
• Pengetahuan tentang prinsip penetapan harga.
• Pengetahuan tentang rangka kerja perundangan untuk perolehan.
• Keupayaan untuk membuat dan memuktamadkan kontrak.
• Keupayaan untuk berunding. Kadangkala adalah sangat penting untuk menyediakan syarat individu dengan pembekal untuk syarikat anda. Mengurangkan harga pembekal atau menggunakan sumber pembekal untuk promosi, latihan khusus produk untuk kakitangan mereka, ansuran produk dan sistem pasca pembayaran semuanya boleh menjadi kelebihan daya saing yang baik di kalangan syarikat yang serupa.
• Keupayaan untuk mengekalkan hubungan perniagaan.
• Keupayaan untuk merancang aktiviti anda.

Motivasi pembeli dan pengurus pembelian

Sistem motivasi jabatan pembelian harus dibina sedemikian rupa sehingga pekerja bekerja dengan kecekapan maksimum. Tetapi pada masa yang sama, keperluan dan keperluan yang bercanggah yang melebihi keupayaan pekerja tidak harus dikemukakan.

Untuk melaksanakan sistem motivasi bulanan, anda memerlukan:

• Buat model KPI untuk jabatan. Ini adalah petunjuk seperti pemenuhan rancangan perolehan, nisbah pusing ganti, keuntungan jualanbarang, kehadiran dan ketiadaan barang basi.
• Buat model penunjuk prestasi utama untuk setiap pekerja berdasarkan kriteria seperti delta harga organisasi berbanding pesaing, ketersediaan produk yang diperlukan, kualiti produk yang dibeli, pelancaran jenama baharu, individu syarat pembekal dan banyak lagi.
• Berdasarkan model KPI, premium dikira. Selain itu, adalah berkesan untuk membayar bonus yang terdiri daripada dua bahagian: bonus untuk prestasi jabatan dan bonus untuk memenuhi pelan peribadi.

Pada masa yang sama, setiap kriteria KPI mesti mempunyai sifat seperti:

• kebolehukur;
• transparency;
• kriteria perancangan hendaklah dibuat dengan mengambil kira arah aliran pasaran.

Iaitu, pembeli boleh, jika mahu, mengira secara bebas amaun premiumnya.

Bonus ketua jabatan boleh berdasarkan penunjuk seluruh jabatan, dan juga termasuk penunjuk prestasi setiap pekerja secara individu.

Pada masa yang sama, bahagian bonus pekerja biasa jabatan perolehan hendaklah kira-kira 50% daripada keseluruhan gaji, dan bonus ketua jabatan hendaklah kira-kira 30-40%. Selebihnya adalah gaji, kerana tidak semua penunjuk prestasi jabatan boleh dikaitkan dengan aktiviti pekerja tertentu.

Adakah jualan terletak di bawah tanggungjawab pembeli

Dalam pengiraan KPI jabatan pembelian, anda boleh menggunakan kriteria seperti perolehan barangan yang dibeli - nisbah jualan kepada asetnya.

Nampaknya pembeli sepatutnyaberurusan hanya dengan pembelian barang, tetapi masih kualiti barang yang dibeli, daya tarikan harganya untuk pengguna akhir atau pelanggan syarikat dengan ketara mempengaruhi pelaksanaan rancangan jualan.

Oleh itu, separuh kuantiti dan kualiti jualan bergantung pada pembelian yang dijalankan dengan baik.

Tempat jabatan pembelian dalam struktur organisasi

Tugas yang diselesaikan oleh jabatan pembelian, mengikut arah aliran pemasaran moden, harus diselesaikan dalam susunan ini:

• Pertama, strategi jualan dibina (produk siap atau barangan yang dibeli).
• Kemudian, jika jabatan pembelian berada dalam perusahaan, isu strategi pengeluaran diputuskan.
• Dan barulah strategi perolehan untuk barangan, bahan mentah atau komponen yang diperlukan dibangunkan.

Ketua pembelian sering melaporkan terus kepada CEO syarikat.

Mesti ada komunikasi yang berkesan antara jabatan pembelian dan jabatan pemasaran dan jualan. Tanpa ini, banyak usaha untuk mewujudkan jabatan pembelian, memperbaiki struktur dan motivasinya akan kekal tanpa hasil yang sepatutnya.

Jika sistem pengurusan kategori dilaksanakan dalam induk atau organisasi, maka pembeli mesti bekerjasama dengan pengurus kategori. Pada masa yang sama, adalah perlu untuk mengehadkan bidang tanggungjawab setiap pakar supaya sistem motivasi kekal telus dan mudah difahami oleh semua orang.