RACI matriks sebagai alat pengurusan liabiliti. RACI: transkrip

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Salah satu punca paling biasa projek tidak berjaya ialah pengagihan fungsi yang tidak betul antara ahli pasukan. Sudah tentu anda telah menghadapi ini: walaupun sedikit kesukaran, para peserta mula mencari yang bersalah dan melemparkan tanggungjawab kepada satu sama lain dan bukannya menyelesaikan masalah. Dan hanya untuk mengelakkan situasi sedemikian, matriks RACI telah dicipta - alat yang mudah dan berkesan untuk perancangan sumber manusia.

"Di bawah mikroskop": 4 peranan penting dalam setiap projek

Agihan tugas adalah salah satu tanggungjawab utama seorang pengurus. Tetapi dalam amalan, segala-galanya biasanya kelihatan berbeza: pengurus hanya melantik ahli pasukan dengan jangkaan bahawa pakar sendiri akan memutuskan siapa yang harus melakukan apa. Tetapi apa yang berlaku jika tarikh akhir terlepas atau produk berkualiti rendah dikeluarkan? "Saya tidak melakukan ini", "Saya tidak diberitahu"… Dan tiada tindakan yang berguna.

Matriks Tanggungjawab RACI yang direka dengan baik menyelesaikan banyak masalah. Mengikut metodologi ini, tanpa mengira kerumitan dan skop kerja, ahli pasukan mana-mana projek melaksanakan satu daripada empat peranan.

R - Bertanggungjawab

Diterjemah oleh Bertanggungjawabbermaksud "pelaksana". Ini adalah pekerja yang bertanggungjawab secara langsung untuk pelaksanaan bidang kerja tertentu. Pada masa yang sama, dalam kebanyakan kes, dia tidak memilih penyelesaian dan melaporkan kepada pengurus projek.

Pekerja dan pakar yang cekap dilantik ke peranan ini - orang yang tahu cara melakukannya. Dalam RACI, pemain melaksanakan fungsi berikut:

• tentukan perkara yang perlu dilakukan secara khusus untuk melaksanakan projek dan berapa lama masa yang diperlukan (dalam syarat yang ditetapkan "dari atas");
• buat senarai sumber yang diperlukan;
• menyertai penyelarasan dan kelulusan dokumentasi teknikal;
• analisis kemajuan projek dan hasil perantaraan;
• berikan laporan kemajuan kepada pengurus.

Mungkin terdapat beberapa orang seperti itu dalam pasukan. Di samping itu, peranan ini boleh digabungkan dengan orang lain. Gabungan yang paling biasa ialah Akauntabiliti + Resbonsible (diterjemahkan sebagai "bertanggungjawab + pelaksana").

A - Bertanggungjawab

"Bertanggungjawab" atau "bertanggungjawab" ialah pengurus projek utama. Dialah yang bertanggungjawab memastikan tugasan itu siap tepat pada masanya, dengan tahap kualiti yang diperlukan dan mengikut bajet yang diperuntukkan. Juga, A:

• memilih pelaksana dan pasukan pengurusan projek;
• berikan tugas kepada semua peserta;
• mengawal kemajuan kerja;
• mengedarkan sumber di kalangan penghibur;
• menyimpan rekod penggunaan sumber, danjuga akan mewajarkan kepada kurator keperluan untuk memperuntukkan dana tambahan;
• mempertimbangkan idea dan cadangan daripada ahli pasukan lain dan boleh meluluskan atau menolaknya.

Lazimnya, pengurus projek bertindak sebagai "pautan" antara pelanggan atau pengurusan atasan dan pasukan.

C - Dirujuk

Peranan ketiga dalam matriks RACI ialah "perunding" (kadangkala juga dirujuk sebagai "fasilitator"). Bersama pengurus, beliau mengambil bahagian dalam pengurusan projek, tetapi terutamanya menangani isu strategik:

• meluluskan sebarang perubahan dalam skop dan masa kerja;
• memperuntukkan sumber yang diperlukan untuk melaksanakan projek;
• jika perlu, bersetuju dengan pelanggan tentang keperluan untuk meningkatkan belanjawan;
• menerima laporan kemajuan daripada pengurus;
• membuat keputusan dalam sebarang situasi yang tidak dijangka, sekiranya berlaku perubahan kritikal yang boleh menjejaskan masa dan kos projek.

Peranan perunding biasanya diberikan kepada pengurus kanan. Merekalah yang menentukan matlamat global, dan kemudian melantik pengurus projek yang sudah mengagihkan tugas di kalangan ahli pasukan.

Saya - Dimaklumkan

Selain peranan yang disenaraikan, "bermaklum" ("pemerhati") ditunjukkan dalam matriks RACI. Beliau melaksanakan fungsi pentadbir dan terlibat terutamanya dalam organisasi pengurusan dokumen. Pemerhati melaporkan kepada pengurus projek, bagaimanapun, tidak sepertipeserta lain, tidak bertanggungjawab terhadap keputusannya. Sebaliknya dia:

• mengumpul dan menyusun semua maklumat tentang projek, sumber dan rancangan;
• mengambil minit mesyuarat;
• menerima dokumentasi daripada peserta projek untuk kemudian memindahkannya ke struktur yang sesuai;
• memantau tarikh akhir untuk penyerahan dan ketepatan mengisi laporan.

Perhatikan bahawa komunikasi dengan pemerhati kebanyakannya sehala. Fungsi utamanya adalah untuk melegakan pengurus daripada perlu membuang masa pada prosedur birokrasi dan "melepaskan" dia.

Belajar membina matriks RACI menggunakan contoh

Mari kita bercakap tentang bahagian praktikal isu ini. Bagaimana untuk merangka rajah untuk pengagihan kuasa dan tanggungjawab?

1. Menyusun ke senarai tugas

Pertama sekali, anda perlu menulis semua yang perlu dilakukan. Tahap perincian bergantung pada projek tertentu. Kadangkala, untuk memudahkan kawalan dan pengurusan, beberapa matriks dibangunkan. Mula-mula, senaraikan blok kerja utama, dan kemudian pecahkan setiap satu kepada fungsi dan tugas yang berasingan. Senarai kerja ditunjukkan dalam jadual secara menegak.

Langkah
Terma Rujukan
Prototaip
Reka bentuk
Kod program
Laporan ujian
Pembentangan tapak web

2. Memilih ahli pasukan

Di sini anda perlu menjawab soalan: "Siapa yang akan terlibat dalam projek ini?". Secara mendatar, adalah perlu untuk menyenaraikan semua pekerja dan/atau jabatan yang terlibat dalam pelaksanaan di semua peringkat - daripada perancangan hingga pembentangan keputusan dan penyerahan laporan.

Langkah	Penganalisis	Pereka	Sys. arkitek	Pembangun	Penguji	Sys. pentadbir	Pengurus projek
Terma Rujukan
Prototaip
Reka bentuk
Kod program
Laporan ujian
Pembentangan tapak web

3. Mengisi jadual

Selepasmaka anda boleh mula mengedarkan fungsi. Untuk melakukan ini, anda perlu mempunyai pemahaman yang jelas tentang setiap peringkat kerja dan cara kerja bekerja dalam pasukan.

Mari kita ambil contoh kita sebagai asas dan berhenti di peringkat "Reka Bentuk". Dalam kes ini, R - pelaku - hanya satu. Dalam proses kerja, dia memberi tumpuan kepada prototaip tapak yang telah disediakan terlebih dahulu. Oleh itu, arkitek sistem yang membangunkannya, pada peringkat ini, bertindak sebagai perunding C. Selain itu, penganalisis dan pemaju boleh menyatakan kehendak mereka. Reka bentuk siap diluluskan dengan pengurus projek (A). Tetapi penguji dan pentadbir sistem pada peringkat ini tidak membuat sebarang keputusan, tetapi hanya menerima maklumat tentang cara kerja itu berjalan, dan oleh itu mereka diberikan peranan sebagai orang yang dimaklumkan - I.

Langkah	Penganalisis	Pereka	Sys. arkitek	Pembangun	Penguji	Sys. pentadbir	Pengurus projek
Terma Rujukan	R	Saya	C	C	Saya	C	A
Prototaip	C	Saya	R	C	Saya	Saya	A
Reka bentuk	C	R	C	C	Saya	Saya	A
Kod program	C	Saya	C	AR	Saya	Saya	Saya
Laporan ujian	C	C	C	C	AR	Saya	Saya
Pembentangan tapak web	C	Saya	C	C	Saya	AR	Saya

Variasi model

Dalam kebanyakan kes, anda boleh bertahan dengan matriks standard. Walau bagaimanapun, apabila mengerjakan projek yang lebih kompleks, kadangkala terdapat keperluan untuk peranan tambahan. Oleh itu, dalam beberapa tahun kebelakangan ini, 2 versi lanjutan gambar rajah tanggungjawab telah muncul.

RACI-VS

Di sini dua lagi peranan ditambahkan pada peranan standard:

• Sahkan (V) - pekerja atau pasukan khas yang menyemak sama ada hasil pelaksanaan tugas tertentu memenuhi kriteria yang diluluskan.
• Sign off (S) menyelaras penghantaran projek dengan pelanggan, menjalankan pembentangan dan menyediakan laporan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh Akauntable, tetapi RACI-VS mengupah pakar yang berasingan untuk ini.

Dengan peningkatan kawalan dan hubungan yang lebih rapat dengan pelanggan, model ini sesuai untuk projek teknikal yang kompleks atau berskala besar yang melibatkan berpuluh-puluh (atau malah ratusan) orang.

RASCI

Dalam varian ini, satu peranan baharu muncul dalam matriks - Menyokong (S). Fungsi utamanya adalah untuk menyediakan projek dengan sumber tambahan, iaitu sokongan untuk pengurus dan penghibur.

Imbangan sempurna peranan

Matriks RACI disusun bukan sahaja untuk mengetahui siapa yang harus "ditindas" sekiranya berlaku sebarang masalah. Walaupun pada peringkat perancangan, menggunakan jadual ini, anda boleh melihatkelemahan dalam organisasi aliran kerja.

Analisis menegak membolehkan anda melihat tanggungjawab dan kuasa setiap peserta projek, untuk menilai secara objektif tahap beban kerja:

• banyak R - berkemungkinan besar, seseorang perlu dipecahkan antara beberapa tugas, yang akan menjejaskan kelajuan dan hasil kerja secara negatif;
• alot A - pekerja "terkenang" untuk semua orang; adalah disyorkan untuk mengagihkan tanggungjawab dengan lebih sama rata;
• tiada sel R dan A - sebab untuk memikirkan kesesuaian kedudukan ini sedemikian (sebenarnya, anda membayar pakar yang tidak melakukan apa-apa);
• tiada sel kosong - sekali lagi, masalah beban yang berlebihan, bukan semua orang mampu melakukan begitu banyak tugas pada masa yang sama.

Analisis mendatar, seterusnya, menunjukkan kualiti organisasi kerja pada setiap peringkat. Di sini juga, masalah sering timbul:

• banyak R - mungkin terdapat pertindihan fungsi dan salah seorang ahli pasukan sedang melakukan kerja yang tidak perlu;
• banyak A - terdapat "kabur" tanggungjawab dan kekeliruan dalam penyampaian projek;
• banyak C - perbincangan melambatkan aliran kerja dengan ketara (anda perlu menunggu sehingga semua orang membuat pengeditan dan ulasan mereka, mencari kompromi, dsb.);
• tidak saya - boleh menjadi isyarat bahawa terlalu ramai penghibur sedang mengerjakan satu tugas, yang turut melambatkan projek.

Dengan RACI, pengurus boleh mengenal pasti pekerja yang terlalu banyak bekerja atau tidak bekerja, pekerjaan yang tidak berguna dan bidang kerja yang tiada siapa yang bertanggungjawab. Matriks yang direka dengan baik boleh meningkatkan kualiti organisasi dan kawalan ke atas pelaksanaan projek dengan ketara, serta mengurangkan jumlah konflik antara pelaku (“Saya tidak melakukan ini sama sekali …”, “Dia sepatutnya melakukannya. ini …”, dsb.).

Petua berguna

Terdapat beberapa perkara penting yang perlu diingat untuk matriks RACI melaksanakan fungsinya dan memastikan kesinambungan perniagaan yang cekap dalam syarikat.

1. Semasa mengisi jadual, pertimbangkan kelayakan pekerja. Jadi, seorang akauntan tidak sepatutnya dilantik sebagai perunding (C) pada peringkat susun atur tapak, sekurang-kurangnya kerana dia tidak memahami bidang ini.
2. Mesti ada hanya satu Akauntable (A) setiap lot. Jika terdapat lebih daripada satu, sila nyatakan syarat-syaratnya. Contohnya, A1 bertanggungjawab untuk menguji versi desktop tapak dan A2 bertanggungjawab untuk menguji versi mudah alih.
3. Sebarang tugas mesti mempunyai Akauntabiliti dan Bertanggungjawab (dalam terjemahan - "Bertanggungjawab" dan "Pelaksana").
4. Cuba rumuskan setiap tugasan sekhusus mungkin. Gunakan kata kerja - "terbitkan", "sediakan", "tulis", "semak", "kemas kini", dsb. Adalah dinasihatkan untuk segera menunjukkan hasil yang diperlukan - bukan hanya "Semak kelajuan pemuatan tapak", tetapi "Pastikan kelajuan memuatkan adalah tapak tidak lebih daripada 0.8 saat".
5. Tindakan tidak sepatutnya dikenakan kepada pekerja tertentu, tetapi pada jawatan secara keseluruhan.
6. Adalah lebih baik untuk menyusun matriks RACI dalam satu pasukan, berdasarkan analisissituasi kerja sebenar. Adalah penting bahawa setiap peserta sedar tentang peranan mereka dan tugas yang mereka hadapi.