Kandungan dan jenis surat perniagaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Surat perniagaan ialah salah satu cara komunikasi yang paling penting dalam dunia perniagaan antara wakil organisasi yang berbeza. Ia dicirikan oleh gaya yang ketat, tepat dan formal.

Surat perniagaan

Kini, dalam era Internet, kepentingan surat-menyurat perniagaan tidak berkurangan, tetapi hanya menukar media - daripada kertas kepada elektronik - dan telah menjadi lebih pantas. Oleh itu, adalah amat penting bagi setiap pekerja, pencari kerja, serta orang yang berada dalam jawatan kepimpinan, untuk dapat mengarang pelbagai jenis surat perniagaan dengan betul.

Selain itu, ini sebahagiannya mencirikan dia sebagai seorang profesional, mengembangkan peluang kerjayanya. Oleh itu, adalah sangat penting bagi mana-mana orang yang tidak peduli dengan kerjayanya untuk mengetahui peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan dan mengambil kira pelbagai jenisnya. Dan kandungan surat perniagaan, serta kualitinya, akan bergantung pada profesionalisme wartawan.

Dengan bantuan surat-menyurat perniagaan, isu diselesaikan, dibentangkantuntutan, kontrak dibincangkan, barang berharga dan dokumen dikawal.

Gaya perniagaan

Gaya surat perniagaan hendaklah tepat dan tidak membenarkan tafsiran variasi perkataan. Mesti ada subordinasi rasmi yang ketat, walaupun ini adalah surat kepada rakan. Pengulangan (dalam jumlah terhad) setem leksikal dibenarkan, malah dialu-alukan. Sebagai peraturan, pelbagai jenis surat perniagaan merangkumi beberapa isu, terhad kepada topik perniagaan. Nada digunakan hanya neutral, tidak membenarkan penilaian peribadi dan emosi yang tidak sesuai.

Surat-surat perniagaan sentiasa rasmi, selalunya didaftarkan dan direkodkan.

Jenis huruf

Perkembangan perniagaan, teknologi maklumat mempengaruhi penulisan perniagaan dan jenisnya, memaksanya untuk mengambil bentuk baharu. Sehingga kini, jenis huruf berikut dibezakan:

1. Topik komersial dan perniagaan. Dengan bantuan perniagaan menyelesaikan masalah ekonomi, organisasi, undang-undang. Jumlah mesej ini adalah dari beberapa baris ke beberapa halaman. Komersial menyelesaikan masalah menjual perkhidmatan atau barangan dan bekalan. Ini adalah permintaan, tawaran, aduan.
2. Surat yang memerlukan balasan (seperti permintaan, rayuan, permintaan, aduan, cadangan) dan tidak memerlukan (mengandungi peristiwa dan fakta yang telah diterangkan - iringan bersamaan dengan resit, pengesahan).
3. Terdapat d



huruf cemara: biasa dan bulat - mempunyai satu pengirim danbeberapa penerima yang lebih rendah.

4. Surat-menyurat dianggap standard, yang mengandungi bentuk dokumen, sampel yang siap sedia. Jenis surat perniagaan yang dibentangkan dengan cara ini dipanggil dikawal selia. Jika pengirim menulis mesej daripada dirinya sendiri, maka ia tidak dikawal.
5. Apabila surat mendedahkan satu topik, ia dipanggil satu aspek, jika beberapa - berbilang aspek.
6. Letakkan secara berasingan jenis surat perniagaan yang mencerminkan maklumat individu untuk penerima: tahniah, terima kasih, takziah, cadangan, iringan.

Kandungan surat perniagaan

1. Rayuan direka untuk menarik perhatian, minat, mewujudkan tahap hubungan. Rayuan boleh mengikut jawatan, nama keluarga, nama pertama dan patronimik atau umum.
2. Pengenalan intipati surat, menjelaskan tujuan atau sebab surat, terdiri daripada huraian, pautan, terima kasih, tahniah, tuntutan, dan sebagainya.
3. Bahagian utama (mesti mempunyai sebarang surat-menyurat perniagaan). Jenis surat perniagaan untuk pelbagai tujuan mengandungi maklumat utama, cadangan, keperluan, jemputan, permintaan, pesanan. Ia mengandungi rasional, kenyataan kronologi yang ketat, analisis masalah, keuntungan berstruktur atau kemungkinan kerugian.
4. Semua jenis surat perniagaan hendaklah mempunyai kesimpulan, yang terdiri daripada kesimpulan, cadangan, perjanjian, penolakan, amaran. Contohnya, seperti: ingatkan, tawarkan, tanya, amaran.
5. Frasa penutup standard,direka untuk menyediakan kerjasama lanjut, had masa, kemungkinan penolakan. Selain itu, rayuan terakhir tertakluk kepada sistem nilai dan keutamaan sosial.

Cadangan untuk menulis surat

1. Surat itu hendaklah celik huruf dan mudah dibaca, jangan menimbun perkataan dan menggunakan unit leksikal, yang tidak diketahui maksud sebenar.

2. Semua jenis surat perniagaan tidak boleh terlalu besar, adalah lebih baik untuk mengurangkan dan menyusun maklumat sebanyak mungkin.

3. Dalam proses membaca, penerima harus merasa hormat, keperibadian surat, pemilikan topik, penyerapan positif pengarang.

4. Adalah penting dalam proses penulisan untuk mewujudkan perjanjian pada masa, terma, syarat hubungan dan kontrak. Ini boleh dilakukan dalam bentuk senarai pilihan atau soalan utama.

5. Nada surat yang bijaksana dan profesional serta baik hati pasti akan membuatkan penerima mendapat respons yang positif dan pantas.

Salah satu komponen perniagaan yang berjaya ialah pematuhan kepada peraturan surat-menyurat perniagaan, yang membentuk sekurang-kurangnya 80% daripada semua dokumentasi organisasi. Pematuhan ketat kepada semua norma menekankan nilai undang-undang surat perniagaan dan memastikan pencapaian pesat matlamat komersial.