Apakah dokumentasi utama dalam perakaunan? Definisi, jenis, ciri dan keperluan untuk pengisian

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Perakaunan mana-mana perusahaan berurusan dengan pelaporan utama. Senarai dokumentasi utama dalam perakaunan termasuk beberapa kertas wajib. Setiap daripada mereka adalah berkaitan dengan peringkat proses perniagaan. Jika pekerja organisasi tidak mengekalkan dokumentasi utama dalam "1C: Perakaunan", syarikat akan menghadapi sekatan ketara.

Apakah ini?

Perakaunan untuk dokumentasi utama dalam perakaunan adalah keutamaan. Semua aktiviti yang dijalankan ke arah ini dikawal oleh Undang-undang Persekutuan "Mengenai Perakaunan". Jadi, dalam perenggan pertama bab kesembilan dikatakan bahawa mana-mana kertas kerja yang dilaksanakan dengan betul dan diperakui oleh pihak pengurusan, yang mencerminkan pelbagai episod aktiviti perniagaan syarikat, boleh dirujuk sebagai dokumentasi utama. By the way, episod ini dipanggil:

• menerima wang untuk barangan atau perkhidmatan yang disediakanperusahaan;
• pemindahan dana untuk barangan dan bahan yang diterima.

Oleh itu, sebagai tambahan kepada senarai wajib dokumentasi utama dalam perakaunan, terdapat satu lagi. Ia biasanya disusun atas permintaan pihak pengurusan syarikat. Dan mereka memasukkan borang ke dalamnya yang mempunyai maklumat tentang saling mengimbangi yang tidak mempunyai asas kewangan.

Ciri bekerja dengan dokumentasi utama dalam perakaunan

Perkara pertama yang perlu anda perhatikan ialah semua borang "utama" mesti dikaitkan dengan pemindahan dana. Oleh itu, anda tidak seharusnya memasukkan surat kuasa wakil untuk menerima dokumen dalam senarai ini.

Penyimpanan kertas jenis ini dijalankan sekurang-kurangnya lima tahun dari tarikh ditandatangani. Semasa audit cukai, pemeriksa memerlukan dokumentasi utama untuk tempoh satu hingga tiga tahun. Oleh itu, kertas dengan tempoh yang lebih lama boleh dihantar ke arkib untuk disimpan. Selepas lima tahun, mereka boleh dilupuskan sepenuhnya. Pemusnahan "utama" dilakukan mengikut piagam dalaman syarikat dan perundangan negara. Prosedur ini agak rumit dan memakan masa. Oleh itu, banyak perusahaan mengekalkan "utama" selagi ada tempat dalam jabatan perakaunan. Tempoh penyimpanan kertas dalam arkib di Rusia tidak terhad dalam apa cara sekalipun.

Senarai

Untuk memahami apa itu dokumentasi utama dalam perakaunan, anda perlu mengetahui jenis dokumen yang disertakan. Harus diingat ucapan ituadalah mengenai kertas kerja yang berkaitan dengan pergerakan dana. Berikut ialah senarai perkara yang disertakan dalam dokumentasi utama dalam perakaunan:

1. Kontrak.
2. Invois untuk pembayaran.
3. Tunai dan resit jualan.
4. Borang pelaporan yang ketat.
5. Acts.
6. Invois.

Maklumat lanjut tentang setiap dokumen utama ini disediakan dalam perenggan berikut.

Perjanjian

Item ini menimbulkan banyak kontroversi di kalangan pekerja jabatan perakaunan. Hakikatnya adalah bahawa dokumentasi utama di jabatan perakaunan harus disimpan dalam apa jua keadaan, tetapi kontrak kadang-kadang berakhir dengan peguam atau bahkan di jabatan kakitangan. Tetapi ada sisi lain dari syiling. Lagipun, kontraklah yang menjadi asas untuk urus niaga yang berkaitan dengan pergerakan aliran tunai.

Invois

Borang ini merujuk kepada dokumentasi utama dalam jabatan perakaunan. Apa itu akaun, setiap peserta dalam proses perniagaan tahu. Malah, dokumen ini adalah asas untuk pemindahan dana bagi barangan atau perkhidmatan yang diterima. Jika salah satu pihak menerima akaun tersebut, ini bermakna dia secara diam-diam bersetuju dengan transaksi tersebut. Ia juga mungkin mengandungi maklumat mengenai perjanjian terdahulu. Invois mengandungi bukan sahaja data ini, tetapi juga prosedur untuk pemulangan dana sekiranya keperluan ini.

Nota konsainan

Kertas ini adalah salah satu wakil paling terang bagi dokumentasi utama dalam perakaunan. Intinya ialah dalamia menunjukkan senarai lengkap barangan yang dihantar kepada pembeli. Dalam kes ini, kita bercakap mengenai kedua-dua produk siap dan bahan mentah. Nota konsainan disediakan dalam jumlah salinan yang tidak terhad. Detik ini tidak mempunyai peraturan yang jelas dan sebenarnya hanya berdasarkan kepada berapa banyak pihak yang memerlukan dokumen seperti ini. Iaitu, berapa ramai peserta dalam transaksi, begitu banyak salinan harus disediakan. Perlu diingat bahawa hanya borang di mana tandatangan orang yang bertanggungjawab ditandatangani adalah sah. Meterai atau cop tidak diperlukan dalam situasi ini.

Tindakan penerimaan-pemindahan

Pekerja biasa jabatan ini terlibat dalam pemprosesan dokumentasi utama di jabatan perakaunan. Selalunya, mereka menerima sijil kerja (perkhidmatan) yang dilakukan sebagai dokumen sokongan. Kertas ini, seperti namanya, disediakan selepas penyediaan perkhidmatan atau prestasi kerja. Tindakan penerimaan dan pemindahan, yang ditandatangani secara dua hala, dianggap sah. Ada kalanya salah seorang rakan niaga enggan meluluskan dokumen tersebut. Dalam keadaan ini, borang boleh disahkan oleh satu pihak sahaja, tetapi dengan syarat pemerhati hadir apabila ia ditandatangani. Sebagai tambahan kepada maklumat asas, tindakan penerimaan dan pemindahan mungkin termasuk data yang bersifat menjelaskan atau menjelaskan. Sebagai peraturan, mereka dimasukkan ke dalam jadual yang dibentuk khas. Berkenaan dengan kelulusan setem, ia sentiasa dialu-alukan, tetapi jika tiada cetakan, ini tidak membatalkan kertas tersebut. Perlu diingat bahawa apabila mengekalkan dokumentasi utama dalam perakaunan, tindakan yang mencerminkan pergerakan aset tetapperusahaan juga harus disertakan dalam senarai dokumen utama.

Gaji

Jenis dokumentasi utama ini menggambarkan pergerakan dana antara perusahaan dan pekerjanya. Sebagai tambahan kepada jumlah gaji asas, ia termasuk semua bonus dan pampasan. Dalam situasi ini, ketua akauntan bersama ketua perusahaan bertindak sebagai saksi penyata. Agar dokumen itu sah dan mula berkuat kuasa, ia mesti dicop. Jika ini tidak dilakukan, borang tersebut boleh dianggap tidak sah. Perlu diingat bahawa meterai ini adalah pilihan dalam dua dokumen di atas.

Dokumen tunai

Senarai ini termasuk borang berikut:

• pesanan resit,
• nota pembayaran,
• buku tunai.

Dokumentasi utama ini mengandungi maklumat paling lengkap mengenai pergerakan dana. Waran tunai terbahagi kepada beberapa jenis. Oleh itu, paling kerap dalam kerja perakaunan, KO-1, KO-2 dan KO-4 digunakan. Mereka mencerminkan semua fakta kehidupan ekonomi organisasi. Oleh itu, semasa audit cukai, pemeriksa paling memilih tentang mereka. Sebagai tambahan kepada jenis ini, terdapat bentuk KO-3 dan KO-5. Yang ketiga ialah daftar pesanan tunai, dan yang kelima mengambil kira pergerakan tunai dalam perusahaan. Sebagai peraturan, pemeriksa kurang memberi perhatian kepada jenis dokumentasi utama ini. Bagi penyimpanan dan pendaftaran mereka, proses inidijalankan mengikut prosedur am.

Pemisahan bergantung pada peringkat transaksi

Sebarang transaksi dibahagikan kepada tiga peringkat. Dan setiap daripada mereka mempunyai dokumentasi khusus.

Pertama, pihak-pihak sentiasa bersetuju dengan syarat-syarat transaksi. Pada ketika ini, mereka membuat perjanjian dan mengeluarkan invois untuk pembayaran. Selepas itu, salah satu pihak membuat sumbangan atas permintaan. Dan untuk menyokong ini, pembayar diwajibkan menyediakan kertas sokongan. Jika dana dihantar dari akaun semasa, maka ekstrak mesti dibentangkan. Jika pembayaran dibuat menggunakan wang tunai, pengesahan dilakukan dengan menyediakan cek juruwang, borang pelaporan yang ketat atau resit. Peringkat akhir mana-mana transaksi ialah penyediaan barangan atau perkhidmatan berbayar. Detik ini mesti disahkan oleh tindakan kerja yang dilakukan (perkhidmatan) atau nota konsainan, jika kita bercakap tentang pelbagai jenis produk.

Isi keperluan

Untuk aliran kerja yang betul, tidak cukup untuk mengetahui apa itu dokumentasi utama dalam perakaunan. Adalah penting untuk mempertimbangkan keperluan asas untuk mengisinya. Pertama sekali, setiap borang mesti mempunyai nama sendiri. Juga, penyusun dokumen diwajibkan untuk menunjukkan tarikh pembentukan laporan ini dan nama perusahaan. Perusahaan merujuk kepada pembekal, kontraktor atau pembeli. butiran bank,parap pegawai dan nama operasi juga dipaparkan dalam lajur berasingan dokumentasi utama di jabatan perakaunan. Semua orang tahu apa nama operasi itu, cuma ingat bahawa nilai ini mesti dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Saat terakhir dalam penyediaan kertas jenis ini ialah tandatangan dan meterai orang yang bertanggungjawab.

Mengedit

Dalam berurusan dengan sejumlah besar dokumen, pekerja sering melakukan kesilapan. Mereka mesti diperbetulkan mengikut peraturan yang ditetapkan oleh undang-undang. Terdapat dua jenis suntingan:

1. Untuk akauntabiliti yang ketat. Sekiranya pembetulan kecil perlu dibuat dalam borang, maka orang yang bertanggungjawab diwajibkan untuk memotong garisan yang salah dengan garis nipis dan menunjukkan entri yang betul di atasnya. Untuk mengesahkan ketepatan perubahan yang dibuat di atas kertas, perlu menulis "Percaya diperbetulkan" dan mengesahkan borang dengan tandatangan dan meterai pegawai. Sekiranya dokumen itu tidak dapat dibetulkan mengikut arah mata, maka orang yang bertanggungjawab diwajibkan untuk memotong borang yang disediakan dengan salah dari sudut ke sudut dengan garis merah nipis. Ia juga mesti ditanda "Dibatalkan". Selepas mencipta contoh yang betul, contoh yang salah adalah dilarang untuk dimusnahkan.
2. Untuk dokumentasi yang tidak ketat. Dalam kes ini, borang yang rosak dimusnahkan dan kertas dengan maklumat yang betul dibuat.

Adalah berbaloi untuk mengetahui bahawa coretan hanya perlu dilakukan dengan garisan yang sangat nipis. Jika seorang pekerjamemotong teks sedemikian rupa sehingga ia menjadi tidak boleh dibaca, ini adalah kesilapan yang sangat teruk.