Nomenklatur hal ehwal organisasi: pengisian sampel. Bagaimana untuk membuat tatanama hal ehwal organisasi?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Setiap organisasi dalam proses kerja berhadapan dengan aliran dokumen yang besar. Kontrak, berkanun, perakaunan, dokumen dalaman… Sebahagian daripadanya mesti disimpan di perusahaan sepanjang tempoh kewujudannya, tetapi kebanyakan sijil boleh dimusnahkan apabila tamat tempoh sahnya. Untuk dapat memahami dengan cepat dokumen yang dikumpul, tatanama urusan organisasi disusun. Contoh dokumen ini dan algoritma untuk pembinaannya akan dibincangkan di bawah.

Tujuan

Beratus-ratus dokumen dibuat dalam setiap organisasi. Setiap hari mereka terkumpul, pekerja secara beransur-ansur menggantikan satu sama lain. Pada satu ketika, ia menjadi sukar untuk mencari pesanan dari dua tahun lalu. Untuk mengelakkan situasi sedemikian, tatanama kes dibuat.

Definisi

Kes ialah dokumen yang berkaitan dengan satuisu, kawasan aktiviti. Nomenklatur kes ialah senarai yang mengandungi senarai kes yang dibuka dengan petunjuk tempoh penyimpanannya. Dengan bantuannya, anda boleh mengatur aliran kerja dengan betul. Tatanama kes organisasi komersial, sampel yang akan dibincangkan di bawah, disusun untuk tujuan berikut:

• mengsistematisasikan pengumpulan dokumen, yang memastikan carian dan keselamatan segera mereka;
• menetapkan nombor pendaftaran mengikut klasifikasi kes;
• merangka inventori dokumen untuk simpanan kekal, jangka panjang dan peribadi (termasuk tindakan pemusnahan).

Nomenklatur kes digunakan semasa memilih dokumen untuk pengarkiban dan pemusnahan. Rujukan pelbagai fungsi ini diperlukan oleh setiap organisasi untuk melicinkan kerja pejabat. Dalam kes ini, bentuk pemilikan organisasi tidak penting. Jika contoh tatanama kes organisasi perubatan boleh didapati dalam peraturan dan resolusi, maka analitik kes yang dibuka bagi organisasi swasta perlu disusun secara bebas.

Diperlukan atau dipaksa?

Kompilasi senarai ini disediakan oleh “Peraturan untuk kerja arkib”. Ia adalah wajib bagi organisasi yang mencipta arkib sebagai perkhidmatan yang berasingan. Senarai ini, sebagai tambahan kepada institusi negeri dan perbandaran, juga termasuk beberapa struktur komersial, seperti pejabat notari.

Semua institusi lain perlu mencipta tatanama kes untuk mensistematikkan kerja dengan dokumen, memandangkan perusahaan dalam semua bentukharta benda wajib memastikan keselamatan rujukan arkib. Ini diperuntukkan oleh Undang-undang Persekutuan No. 125. Senarai tugasan yang terperinci harus dimulakan atau dikemas kini pada suku keempat tahun kalendar.

Struktur

Nomenklatur kes hendaklah mengandungi semua kes yang difailkan, kecuali penerbitan bercetak: penyata pekerja, sijil kerja, majalah, buku perakaunan, semua dokumentasi bahagian struktur, surat-menyurat bahagian struktur, dsb. Dokumentasi akses terhad mesti mengandungi tajuk "Paksa". Direktori harus mengandungi fail komisen sementara, bahagian. Tetapi, sebagai contoh, kesatuan sekerja ialah organisasi bebas. Pekerjanya terlibat secara bebas dalam pembentukan direktori. Arkib itu juga mesti mengandungi tajuk kes belum selesai bagi perusahaan yang dibubarkan, yang pengganti undang-undangnya ialah organisasi sedia ada.

Anda boleh melihat contoh pengisian tatanama hal ehwal organisasi di bawah.

Hari ini, banyak perusahaan mengekalkan dokumentasi dalam bentuk elektronik. Beberapa laporan tidak pun dicetak pada borang kertas. Pada penghujung setiap bahagian, senaraikan rekod yang disimpan secara elektronik, nyatakan bilangan fail dan sebarang kata kunci carian yang diperlukan. Sesetengah institusi mencipta tatanama elektronik yang berasingan bagi kes untuk organisasi komersial. Sampel dan algoritma untuk mengisinya mesti mematuhi sepenuhnya piawaian yang diterima.

Di mana hendak bermula?

Tanggungjawab untuk menyusun direktori di institusi besar terletak pada perkhidmatan dokumentasi(urus setia, pejabat), dan dalam yang kecil - setiausaha, seorang lagi yang dilantik. Dalam organisasi komersial, fungsi ini dilakukan oleh jabatan kakitangan, di mana kebanyakan dokumen dibuat. Memandangkan maklumat mesti datang daripada semua unit struktur, adalah lebih suai manfaat untuk bermula dengan pembangunan perintah mengenai tatanama kes dalam organisasi. Contoh pesanan sedemikian dibentangkan kepada perhatian anda di bawah.

ABC LLC

20.11.2017 Moscow

Untuk tujuan pensisteman, penyimpanan dan perakaunan dokumentasi

PESAN:

• Luluskan dan masukkan ke dalam edaran tatanama fail Syarikat mulai 2018-01-01.
• Ketua bahagian struktur untuk memastikan pembentukan kes dalam borang yang diluluskan.
• Hantar setiausaha ke bahagian struktur cabutan daripada buku rujukan untuk bekerja.

CEO Ivanov N. A.

Bagi institusi dalam beberapa bidang aktiviti, sampel tatanama hal ehwal organisasi telah pun dibangunkan oleh kementerian. Nuansa ini harus dijelaskan sebelum pembentukan direktori. Nomenklatur model hendaklah diisi mengikut ketat dengan tatanama model yang diberikan bagi kes organisasi. Institusi lain boleh menggunakan panduan ini untuk menyusun dokumen individu.

Dokumentasi sokongan

Apabila membangunkan borang direktori, organisasi komersial harus memberi tumpuan kepada:

• "Peraturan Arkib" (keputusan Arkib Persekutuan bertarikh 06.02.02);
• Seksyen 5 Dekri No. 477 pada 2009-06-15 "Mengenai Kelulusan Peraturan Kerja Pejabat".
• Arahan untuk kerja pejabat.
• Senarai dokumen arkib.

Anda juga harus mengkaji jadual kakitangan, piagam, akta tempatan, peraturan mengenai bahagian, peraturan, piawaian, arahan, inventori kes. Ia mengandungi pautan ke dokumen yang berkaitan. Pertama, sampel tatanama hal ehwal organisasi mengikut bahagian disusun, untuk kemudian membentuk direktori umum. Kadangkala prinsip berfungsi dan bukannya prinsip struktur digunakan. Iaitu, pengagihan dijalankan bukan oleh jabatan, tetapi oleh fungsi.

Bagaimana untuk membuat contoh tatanama hal ehwal sesebuah organisasi?

Bentuk direktori dinyatakan dalam Lampiran No. 8 kepada "Peraturan untuk kerja arkib". Buku rujukan disusun pada kepala surat organisasi. Bahagian utama laporan dibentangkan dalam bentuk jadual dan terdiri daripada 5 lajur:

• indeks kes;
• tajuk (jilid, bahagian);
• nombor (isipadu, bahagian);
• jangka hayat, nombor artikel dalam senarai;
• nota.

Indeks

Index ialah sebutan digital bagi unit struktur dalam perusahaan. Contohnya: 04-06, di mana 04 ialah nombor siri jabatan kakitangan, 06 ialah nombor siri kes itu. Indeks boleh terdiri daripada tiga pasang nombor, sebagai contoh: 04-03-08, di mana 04 adalah kod jabatan kewangan dan ekonomi, 03 adalah penunjukan jabatan perakaunan, 08 adalah nombor kes. Indeks boleh dalam bentuk angka, abjad atau campuran.

Tajuk utama

Tajuk diedarkan mengikut kepentingan dokumen. Pertama, organisasidokumentasi pentadbiran (bermula dengan unit yang lebih tinggi dan beralih kepada unit struktur). Kemudian peraturan dan peraturan yang dibangunkan oleh organisasi itu sendiri disenaraikan. Selanjutnya, rancangan dan laporan (tahunan, suku tahunan, bulanan) diambil kira. Draf dokumen pentadbiran diletakkan selepas dokumen utama. Kes jenis yang sama (contohnya, kad peribadi pekerja) diisi mengikut susunan abjad.

Tajuk hendaklah meringkaskan kandungan dokumen. Penggunaan perkataan umum seperti "pelbagai", "surat menyurat", "dokumen masuk / keluar" tidak dibenarkan. Pengepala kes mengandungi elemen berikut:

• nama dokumen atau jenis kes yang difailkan jika dokumen adalah sebahagian daripada jumlah yang besar;
• pengarang dokumen (nama organisasi atau jabatan);
• alamat (daripada siapa dokumen diterima atau kepada siapa dokumen akan dihantar);
• ringkasan/intipati (contohnya, "Soalan pensijilan");
• nama wilayah;
• tarikh/tempoh;
• tanda jika fail mengandungi salinan dokumen lain, bukan dokumen asalnya.

Jumlah setiap kes tidak boleh melebihi 250 helai. Sekiranya diandaikan bahawa kes itu akan menjadi besar, maka ia dibahagikan kepada bahagian dan jilid. Lajur ketiga pada penghujung tahun kalendar menunjukkan bilangan kes yang sebenarnya dibuka.

Lajur keempat menunjukkan syarat penyimpanan dokumen, mengikut Peraturan. Mereka mesti diperhatikan oleh kedua-dua organisasi kerajaan dan komersial. Jika dokumen itu tiada dalam Peraturan, maka tempohnyastoran hendaklah ditentukan berdasarkan Senarai. Kira detik tempoh penyimpanan bermula pada 1 Januari tahun depan selepas penubuhannya. Jika sijil telah dikeluarkan pada tahun 2016, maka kira detik hendaklah bermula dari 2017-01-01.

Mengemas kini senarai

Setiap tahun, apabila fail dipindahkan ke arkib, senarai terperinci diserahkan. Inilah rupa contoh tatanama kes yang dikemas kini untuk cawangan organisasi keselamatan:

Sepanjang tahun, semua dokumen dikumpulkan mengikut borang yang diluluskan. Jika anda perlu menambah laporan yang tidak digunakan sebelum ini, pengepala baharu akan dihasilkan. Dan proses diulang mengikut algoritma yang diterangkan di atas.