Sistem pengurusan dokumen elektronik (EDMS): apakah itu, ciri dan cadangan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Beberapa tahun lalu, sistem pengurusan dokumen elektronik telah diperkatakan sebagai masa depan yang cerah. Hari ini mereka telah digunakan secara aktif dalam perusahaan swasta dan awam. Tetapi perkara yang paling penting ialah permintaan untuk EDMS sentiasa meningkat. Apakah itu sistem pengurusan dokumen elektronik dan cara ia berfungsi, mari kita pertimbangkan contoh sistem yang beroperasi di Persekutuan Rusia.

Latar Belakang

Untuk lebih memahami cara program EDMS berfungsi, adalah perlu untuk menyemak konsep dan tugas asas. Faktor utama ialah faktor yang menentukan pilihan sistem tertentu.

Jika sesebuah organisasi boleh berfungsi dalam keadaan pengurusan tidak formal, maka pengurusan dokumen tidak diperlukan. Dengan kemunculan proses perniagaan, terdapat keperluan untuk mengurus mekanisme dengan bantuan dokumentasi yang teratur. Jika anda tidak berurusan dengan kertas tepat pada masanya, maka ia akan mula terkumpul dan hilang.

Skim penyimpanan fail khas digunakan sebagai alternatif kepada media kertaspada pelayan. Tetapi ia tidak berfungsi lama juga. Apabila volum syarikat berkembang, keperluan untuk menyimpan dan menyegerakkan maklumat meningkat.

Terdapat dilema: sama ada hendak menggunakan media kertas lama atau EDMS untuk menyimpan maklumat. Apa yang sangat penting yang anda boleh dapatkan terima kasih kepada sistem elektronik? Tingkatkan kecekapan organisasi.

Kesan ekonomi

Kecekapan kerja boleh ditingkatkan dalam dua cara: mengurangkan kos atau meningkatkan hasil. Dokumen EDMS membolehkan anda mencapai dua matlamat sekaligus. Iaitu, pelaksanaan sistem membolehkan organisasi berbelanja lebih sedikit, tetapi memperoleh lebih banyak.

Mengurangkan kos melalui pengurangan kos kertas, membuang masa, mempercepatkan komunikasi, mengubah budaya syarikat.

Untuk menilai keberkesanan program EDMS, anda perlu mengira masa yang dihabiskan untuk kertas kerja. Syarikat perunding menganggarkan bahawa operasi sedemikian mengambil masa 20% daripada masa bekerja. Dalam sistem birokrasi Rusia, ini memerlukan lebih banyak masa - 60% daripada masa. Pengenalan EDMS akan mengurangkan kos ini sekurang-kurangnya 10 kali ganda.

Kerja pejabat dan aliran dokumen

Kedua-dua istilah adalah berkaitan. Penyimpanan rekod ialah istilah yang merujuk kepada satu set peraturan formal untuk bekerja dengan dokumen. Sesetengah sistem EDMS boleh disesuaikan mengikut peraturan kerja pejabat, tetapi terdapat juga sistem tersebut berdasarkan kerja pejabat yang telah dibentuk.

Dokumen ialah unit storan maklumat dalam EDMS. Aliran dokumen terbentuk daripadasumber yang berbeza: sistem lain, aplikasi, e-mel, tetapi di atas semua - daripada media kertas yang diimbas. Oleh itu, pengimbas dan peralatan lain adalah sebahagian daripada EDMS. Sistem ini menyimpan semua dokumen, mengekalkan sejarahnya, memastikan pergerakan melalui organisasi dan melaksanakan proses perniagaan dengannya.

Dalam pangkalan data sedemikian terdapat keputusan, arahan dan perintah SED. Melalui mereka, organisasi diurus. Sebarang dokumen dibekalkan dengan "bantuan". Set medan dalam borang bergantung pada jenis dokumen. Maklumat disimpan dalam sistem dalam bentuk pangkalan data bagi setiap medan kad tersebut.

Fungsi dan tugas EDMS

Program pengurusan dokumen direka bentuk untuk menyelesaikan tugas berikut:

• sistematisasi kerja dengan dokumen.
• membuat dokumen mengikut templat, storan pendaftarannya;
• automasi perakaunan;
• klasifikasi dokumen.

Mari kita lihat dengan lebih dekat fungsi SED. Program aliran kerja digunakan untuk:

• membuat kad.
• membentuk teks dokumen;
• simpan data sebagai pdf atau ms word;
• pengurusan hak akses pengguna;
• membuat laluan;
• kawalan aliran dokumen;
• menghantar pemberitahuan, peringatan;
• jurnal, direktori, pengelas;
• penjanaan pesanan;
• cari dan tandatangani dokumen;
• penjanaan laporan.

Fungsi sistem umum termasuk:

• jauhbekerja dengan dokumen;
• menggunakan DBMS untuk menyimpan data;
• kerja serentak dengan EDMS;
• selamat melalui sijil, kod bar dan pemperibadian.

Kebaikan dan keburukan

Bertukar kepada SED mempunyai lebih banyak kelebihan berbanding keburukan. Walau bagaimanapun, projek yang tidak teratur boleh memusnahkan semua faedah automasi. Objektif pelaksanaan EDMS mesti boleh dicapai. Faedah termasuk:

• storan maklumat berstruktur terpusat;
• pendekatan yang sama untuk pembentukan dan pemprosesan dokumen;
• menggunakan templat;
• cari;
• akses audit.

Kelemahan termasuk kos permulaan yang tinggi dan latihan pengguna yang ketat.

Proses Dokumen

Dalam EDMS, pengurusan dokumen elektronik melalui satu siri peringkat, di mana sifat tertentu ditetapkan pada dokumen. Pemprosesan dijalankan secara manual dan automatik. Dalam kes kedua, tetapkan:

• syarat untuk peralihan antara peringkat;
• pemisahan laluan;
• kitaran pemesinan;
• mulakan subproses, pemasa, prosedur pemprosesan;
• peranan pengguna ditetapkan.

Jenis rawatan:

• Membuat dokumen.
• Mengedit.
• Menamakan semula.
• Bergerak.
• Simpan.
• Mengindeks.
• Pemadaman.

Kos SED

Pengurusan dokumen tidak boleh berfungsi sepenuhnya tanpa lesen, pelayan, persediaan penuh dan latihan semua pengguna. Setiap elemen ini memerlukan perbelanjaan tunai yang besar. Di samping itu, kita tidak seharusnya melupakan penyepaduan EDMS dengan sistem lain, mengemas kini pangkalan data dan perisian, perundingan sokongan teknikal dan kos penyelenggaraan lain.

Pengenalan EDMS

Pelaksanaan projek boleh mengambil masa beberapa bulan. Proses ini bergantung pada kedua-dua bilangan proses dokumentasi dan pada keupayaan kewangan, organisasi dan sumber. Pelaksanaan dijalankan mengikut algoritma berikut:

• pewujudan kumpulan kerja, pengenalan pemimpin;
• tentukan matlamat dan objektif;
• menyemak proses dokumentasi sedia ada;
• pembangunan terma rujukan;
• pilihan SED;
• penyimpulan kontrak untuk pelaksanaan EDS;
• pembangunan dan kelulusan peraturan kerja;
• Menyemak kandungan awal direktori;
• ujian pra EDS;
• melatih kakitangan di tempat kerja;
• ujian pelaksanaan EDMS;
• analisis keputusan ujian;
• pembetulan ralat;
• pelaksanaan penuh EDMS.

Ralat pelaksanaan

Perhatian khusus harus diberikan kepada proses yang memerlukan dokumen kertas. Kesilapan utama ialah penduaan dokumen kertas dengan dokumen elektronik. Ini merumitkan kerja dan menyebabkan sikap negatif terhadap automasi. Tiada siapa yang membayar tambahan untuk melakukan kerja berganda. Ia adalah perlu untuk membina proses automasi tanpapertindihan. Kesilapan kedua ialah ketidaksediaan kakitangan. Selalunya, proses baru dilihat dengan permusuhan. Oleh itu, adalah perlu untuk menerangkan kepada pekerja mengapa EDMS diperkenalkan sama sekali, supaya mereka mendekati proses pembelajaran secara sedar.

Teknologi storan dokumen

Dalam EDMS, pengurusan dokumen elektronik terdiri daripada atribut, berdasarkan carian, pengelasan, pengelompokan dan pelaporan dijalankan. Kadangkala dokumen dicipta mengikut templat, kadangkala dengan memindahkan data daripada pangkalan data. Atribut disimpan dalam jadual. Fail itu sendiri diletakkan dalam folder storan, maklumat daripadanya diletakkan dalam direktori DBMS. Hanya pengguna EDMS boleh mengakses data.

Apakah itu pengimbasan sebaris?

Pemprosesan penuh dokumen dengan penempatan seterusnya sampelnya dalam arkib dijalankan menggunakan pengimbas. Semasa proses pengimbasan, adalah mungkin untuk membuat kod bar secara automatik pada dokumen dan mendaftarkannya dalam pangkalan data dengan arah seterusnya di sepanjang laluan yang ditentukan.

Pengecaman teks optik

Sistem pengurusan dokumen elektronik EDMS ini menukar imej elektronik dokumen dalam format foto atau jpeg ke dalam format teks. Dalam kes ini, perisian khas digunakan dalam bentuk aplikasi yang berdiri sendiri atau bersepadu ESCOM. BPM ke dalam EDMS. Apakah itu ESCOM. BPM? Ini ialah program untuk mengenali dokumen yang ditaip dalam fon yang berbeza. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa aplikasi kendiri mempunyai lebih banyak ciri dan mengecam walaupun teks tulisan tangan.

Barcoding

Teknologi ini menyediakan satu set prosedur untuk mencipta dan menggunakan kod bar grafik pada dokumen. Kod bar unik dijana melalui pelayan sistem. Ia juga menyediakan pengenalan dokumen, carian pantas dalam pangkalan data dan pengedaran di lokasi storan. Semasa mendaftarkan dokumen, kod bar yang sepadan dengan pengecam kad elektronik dicetak pada label. Ia dilekatkan pada versi kertas dokumen.

EDS

Tandatangan digital membolehkan anda mengesahkan ketepatan dokumen dan kebolehubahan data. Penandatanganan dilakukan dengan bantuan penyedia kriptografi dan kunci perisian - sijil. Yang terakhir ialah fail dalam format khas, yang dijana semula dalam pusat pengeluaran lesen. Untuk memastikan keselamatan maklumat, anda harus menyimpan sijil pada kad pintar atau kunci I-Token. Mereka dilindungi oleh PIN. Jika PIN dimasukkan dengan salah beberapa kali, sijil akan disekat secara automatik.

Carian teks dan atribut penuh

Carian atribut dijalankan melalui borang khas menggunakan beberapa nilai daripada medan kad. Contohnya, kriteria "Akaun" mencari data dalam medan "Penerima" atau "Penghantar". Pada masa yang sama, sistem membandingkan kriteria yang dimasukkan dengan data dalam kad dan memasukkan ke dalam keputusan kad yang sepadan. Carian adalah berdasarkan padanan tepat atau separa.

Carian teks penuh dijalankan mengikut data dalamdokumen, termasuk bentuk perkataan melalui alat DBMS terbina dalam seperti MS SQL SERVER, ORACLE. Untuk carian sepenuhnya, fail mesti dimasukkan ke dalam pangkalan data dalam format dokumen (doc), jadual (xls), pembentangan, mesej.