Pengurusan dokumen elektronik: kelebihan dan kekurangan, intipati sistem, cara pelaksanaan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Semakin banyak syarikat beralih kepada pengurusan dokumen elektronik, yang melibatkan penggunaan program yang berbeza untuk mencipta dan menyimpan dokumen. Pada masa yang sama, organisasi tidak mempunyai arkib yang mengandungi salinan kertas dokumen. Terdapat banyak kelebihan pengurusan dokumen elektronik, yang mana usahawan dengan senang hati menolak penggunaan dokumen kertas. Tetapi untuk beralih kepadanya, anda perlu memasang perisian khusus pada komputer yang berfungsi, serta melantik pekerja yang bertanggungjawab yang akan menangani aliran kerja ini.

Konsep pengurusan dokumen elektronik

Ia diwakili oleh kaedah moden bekerja dengan pelbagai dokumentasi. Semasa menjalankan aktiviti mana-mana organisasi, banyak kertas yang berbeza timbul, yang perlu sentiasa dicetak dan disimpan di dalam bilik yang berasingan untuk jangka masa yang lama.

Jika usahawan atau syarikat telah melaksanakan dengan betultandatangan elektronik, yang dokumennya diperakui dalam bentuk elektronik, maka dokumen ini tidak perlu dicetak di atas kertas.

Kelebihan pengurusan dokumen elektronik

Terdapat banyak kelebihan bertukar kepada dokumentasi elektronik yang diperakui oleh EDS. Ia disebabkan oleh kehadiran banyak parameter positif yang semakin ramai usahawan beralih kepada kaedah dokumentasi ini. Tetapi pertama-tama anda harus menilai kelebihan dan kekurangan pengurusan dokumen elektronik. Faedah utama termasuk:

• segera mencari dokumentasi yang diperlukan kerana penstrukturan yang cekap dan kebolehpercayaan storan;
• struktur aliran kerja terpusat;
• semua dokumen boleh disimpan secara elektronik pada media yang berbeza dan juga pada pelayan jauh, jadi walaupun kebakaran berlaku di pejabat, anda tidak perlu risau bahawa sebarang dokumentasi penting akan musnah;
• semua dokumen mudah didaftarkan dan diluluskan;
• semua kertas ditandatangani berdasarkan penghantarannya melalui saluran komunikasi elektronik, yang menjimatkan banyak masa dan usaha untuk pekerja mana-mana perusahaan;
• jika perlu, anda boleh membuat salinan dokumen yang dikehendaki dalam beberapa saat;
• audit sangat dipermudahkan, kerana ia dijalankan dalam bentuk elektronik, dan anda juga boleh menjemput pakar yang diupah untuk tujuan ini yang menerima dokumentasi melalui saluran elektronik.

Manfaatsistem pengurusan dokumen elektronik adalah penting dan tidak dapat dinafikan, tetapi sebelum beralih kepada mereka, anda harus menilai aspek negatif setiap sistem.

Kecacatan sistem

Faedah melaksanakan sistem pengurusan dokumen elektronik tidak dapat dinafikan, tetapi proses ini mempunyai beberapa kelemahan. Ini termasuk:

• semestinya diperlukan untuk mendaftarkan tandatangan digital elektronik, untuk penciptaan sejumlah besar dana dibayar;
• tiada peluang untuk menggunakan dokumen elektronik jika rakan kongsi belum beralih kepada pengurusan dokumen elektronik;
• banyak wang dan masa dihabiskan untuk memasang perisian tambahan dan mengupah pekerja yang boleh dipercayai yang menyelenggara semua rekod elektronik;
• belum ada format gabungan yang ketat bagi aliran kerja sedemikian;
• ramai kontraktor dan pembeli curiga dengan penggunaan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan EDS.

Oleh itu, setiap usahawan perlu mengkaji terlebih dahulu kebaikan dan keburukan pengurusan dokumen elektronik untuk membuat keputusan yang tepat dan relevan.

Sebab pembangunan

Manfaat pengurusan dokumen elektronik adalah banyak dan ketara. Ini membawa kepada fakta bahawa ia sentiasa membangun dan diperkenalkan ke dalam kerja pelbagai perusahaan, yang bukan sahajakomersial, tetapi juga awam. Prasyarat utama untuk pembangunan yang berkesan dan berterusan termasuk:

• Kemungkinan penggunaannya dalam perundangan cukai dijangka. Jenis penyata cukai tertentu hanya boleh diserahkan secara elektronik. Ini terpakai pada laporan mengenai premium insurans yang disenaraikan dalam PF untuk pekerja, serta pengisytiharan 3-NDFL yang diserahkan kepada Perkhidmatan Cukai Persekutuan untuk setiap pekerja perusahaan. Malah laporan SZV-M untuk semua pekerja syarikat diserahkan secara elektronik jika organisasi menggaji lebih daripada 25 orang. Oleh itu, sesetengah syarikat hanya terpaksa bertukar kepada dokumentasi elektronik, kerana mereka juga perlu mengeluarkan EDS.
• Kelebihan utama pengurusan dokumen elektronik termasuk kemungkinan membetulkannya dalam perakaunan. Berdasarkan Undang-undang Persekutuan No. 402, dokumentasi perakaunan utama boleh dijana bukan sahaja dalam bentuk kertas, tetapi juga dalam bentuk elektronik, jika mungkin untuk mengesahkannya dengan tandatangan elektronik.
• Sejak 2017, pembangunan berkesan aliran dokumen ini dalam prosiding undang-undang telah bermula. Kini setiap keputusan mahkamah mesti diterbitkan dalam sumber terbuka. Di samping itu, semua firma dan individu mempunyai peluang untuk memfailkan tuntutan atau aduan secara elektronik, yang memerlukan EDS. Oleh itu, tandatangan elektronik dikeluarkan bukan sahaja oleh syarikat besar, malah oleh individu.
• Perkembangan teknologi elektronik berlaku dengan pantas, jadi kini hampir semua orang mempunyai akses kepada Internet, yang sangat memudahkan proses berkomunikasi dengan orang lainorang ramai dan pegawai kerajaan.

Oleh itu, boleh dikatakan bahawa penggunaan aliran kerja sedemikian semakin mendapat permintaan.

Satu lagi faedah penting

Selain itu, banyak syarikat bekerjasama dengan perusahaan yang terletak di wilayah atau negara lain, jadi lebih mudah untuk menukar dokumen yang berbeza semasa menjalankan pengurusan dokumen elektronik. Ini membolehkan anda meningkatkan pasaran jualan dengan ketara dan menjalin hubungan dengan pengeluar langsung.

Ini adalah kelebihan penting tambahan dalam pengurusan dokumen elektronik. Peningkatan dalam kualiti pengurusan telah diperhatikan sejak hari pertama pengenalan sistem yang sesuai.

Bagaimana hendak masuk?

Pada mulanya, ketua perusahaan menilai kelebihan dan kekurangan sistem pengurusan dokumen elektronik. Jika keputusan dibuat untuk memperkenalkannya dalam syarikat, maka langkah berikut dilaksanakan untuk ini:

• Mesyuarat pemegang saham diadakan, di mana pengundian dijalankan untuk pelaksanaan sistem ini.
• Jika keputusan itu positif, maka perintah yang sepadan dikeluarkan oleh pengarah syarikat.
• Adalah dinasihatkan untuk membangunkan peraturan dalaman yang mengawal peraturan untuk penggunaan dokumentasi elektronik.
• Pilih tandatangan yang akan digunakan dalam proses menandatangani pelbagai dokumen.
• Jika tandatangan mudah dipilih, maka ia dilekatkan berdasarkan kod dan kata laluan, serta cara lain, dan akses kepadanyaadalah terhad, oleh itu, orang tertentu dilantik yang akan berurusan dengan kelulusan dokumentasi elektronik.
• Penguasa perakuan dipilih. Ia diwakili oleh organisasi khusus yang berurusan dengan pengurusan dokumen elektronik. Adalah penting untuk memilih syarikat yang akan menguntungkan dan selesa untuk bekerjasama. Anda harus menilai terlebih dahulu kos perkhidmatan yang ditawarkan, serta pelbagai fungsi yang boleh digunakan semasa kerjasama. Adalah ditentukan tanggungjawab yang dipikul oleh pusat terpilih untuk pelbagai ralat yang mungkin timbul dalam proses penyelenggaraan pengurusan dokumen elektronik.
• Dokumen sedang disediakan berdasarkan perjanjian yang dibuat dengan pusat yang dipilih.
• Kontrak dengan organisasi yang dipilih sedang dijelaskan. Selepas itu, pusat membuat dan mengeluarkan sijil kunci EDS kepada pelanggannya.
• Terdapat pengenalan langsung pengurusan dokumen elektronik dalam kerja organisasi. Untuk melakukan ini, semua dokumen kertas ditukar kepada bentuk elektronik dan prosedur untuk pertukaran dokumentasi elektronik sedang diwujudkan.

Invois boleh disediakan secara elektronik, tetapi anda harus terlebih dahulu memastikan bahawa penggunaan dokumentasi sedemikian akan memudahkan pihak rakan niaga. Ini disebabkan syarikat mesti mempunyai cara teknikal untuk memproses dokumen ini.

Pilihan EDS

Termasuk walaupun dalam faedah pengurusan dokumen elektronik adalah mengurangkan kos penyediaanbanyak dokumen kertas. Tetapi dalam apa jua keadaan, anda perlu menanggung kos tertentu. Ia berkaitan dengan pelaksanaan tandatangan elektronik yang digunakan dalam proses meluluskan dokumentasi elektronik.

ETS boleh dikemukakan dalam bentuk tidak layak atau layak.

Tidak Layak

Ia dikeluarkan menggunakan transformasi data kriptografi, yang mana kunci khas digunakan, yang tersedia untuk pemilik EDS. Adalah penting untuk memutuskan lebih awal siapa sebenarnya dalam syarikat yang akan menandatangani kertas elektronik.

Dengan bantuan tandatangan sedemikian, anda boleh mengesan pelbagai perubahan yang dibuat pada dokumentasi selepas ia ditandatangani.

Layak

Untuk melakukan ini, syarikat menerima sijil khas yang mengandungi kunci pengesahan EDS. Untuk membuat tandatangan sedemikian, keperluan yang disenaraikan dalam Undang-undang Persekutuan No. 63 diambil kira.

Biasanya EDS sebegini digunakan dalam syarikat besar yang berusaha untuk menyimpan rahsia perdagangan, oleh itu, disebabkan oleh EDS berkelayakan yang dipertingkatkan, keselamatan dokumen elektronik terjamin.

Selepas memilih jenis tandatangan elektronik tertentu, perjanjian dibuat dengan pusat pensijilan yang dipilih.

Peraturan untuk memperkenalkan sistem ke dalam kerja syarikat

Kelebihan pengurusan dokumen elektronik berbanding kertas dianggap tidak dapat dinafikan, tetapi selalunya dalam proses pelaksanaannya ke dalam kerja organisasi, kesukaran tertentu timbul. Oleh itu, peraturan proses ini termasuk:

• pada mulanya seorang pakar dilantik atas perintah ketua, yang akan terlibat dalam penterjemahan dokumen kertas ke dalam bentuk elektronik;
• perisian khas dipasang pada setiap komputer yang berfungsi, yang membolehkan anda menandatangani dokumen dengan EDS yang dikeluarkan sebelum ini;
• apabila menyusun, memproses dan bersetuju dengan pelbagai dokumentasi, peraturan asas kerja pejabat diambil kira, yang juga terpakai pada dokumen kertas;
• dokumen elektronik mesti mempunyai semua butiran, meterai dan EDS yang diperlukan;
• maklumat boleh dimasukkan ke dalam peraturan syarikat mengenai kaedah mengesahkan tindakan dengan dokumen ini yang akan digunakan.

Proses ini tidak dianggap terlalu sukar jika ia difahami dengan baik.

Peraturan kerjasama dengan syarikat lain

Setiap syarikat yang melaksanakan sistem sedemikian dalam kerjanya mahu menggunakan dokumentasi elektronik dengan kerjasama rakan niaga utamanya. Untuk melakukan ini, apabila membuat perjanjian dengan syarikat lain, klausa harus disertakan dalam teks dokumen yang menyatakan bahawa semua kertas akan dihantar melalui saluran komunikasi elektronik. Selepas itu, dokumentasi yang diperlukan disusun dan ditandatangani oleh EDS yang dikeluarkan sebelum ini. Semua alatan EDS mesti diperakui, jika tidak, ia tidak boleh digunakan semasa operasi syarikat.

Adalah lebih mudah untuk mewujudkan aliran kerja sedemikian dengan pelbagai agensi kerajaan, contohnya, dengan Perkhidmatan Cukai Persekutuan atau Kumpulan Wang Pencen. Ini disebabkan oleh fakta bahawa organisasi tersebut sudah mempunyai perisian yang diperlukan untukbekerja dengan dokumentasi elektronik.

Bagaimanakah dokumen disimpan?

Kelebihan utama pengurusan dokumen elektronik ialah tidak diperlukan dalam organisasi untuk memperuntukkan bilik berasingan untuk membuat arkib, kerana semua kertas disimpan pada komputer, pelayan atau pelbagai media elektronik. Namun begitu, setiap syarikat mesti membayar penyimpanan dokumentasi yang sewajarnya supaya ia tidak diakses oleh orang atau organisasi yang tidak dibenarkan.

Semasa penyimpanan dokumen elektronik, peraturan berikut diambil kira:

• tatanama kes semestinya disusun untuk keseluruhan syarikat, dan penampilan serta kandungannya bergantung pada bidang aktiviti di mana syarikat beroperasi;
• pemeriksaan nilai dokumen sedang dijalankan;
• setiap dokumentasi ditandakan dengan penggunaan pengurusan dokumen elektronik;
• semua dokumen mesti diarkibkan.

Apabila peraturan ini diambil kira, tidak sukar untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk elektronik dengan betul.

Kesimpulan

Terdapat banyak faedah pengurusan dokumen elektronik. Meningkatkan kualiti kerja syarikat adalah akibat daripada pelaksanaannya. Untuk melakukan ini, adalah penting untuk membuat keputusan yang sesuai untuk pengurusan perusahaan, memilih pusat pensijilan dan mengeluarkan EDS. Perisian khas dipasang pada komputer dan perubahan yang diperlukan dibuat pada tindakan tempatan kawal selia syarikat.

Dengan bantuan dokumentasi elektronik, ia sangat dipermudahkanoperasi syarikat, serta kemudahan kerjasama dengan firma lain dan organisasi kerajaan.