Penerangan kerja: pembantu ketua organisasi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Organisasi besar - kerja besar. Ketua perbadanan tidak akan mempunyai masa di mana-mana, walaupun dengan bantuan timbalan. Untuk merancang hari dengan betul, tidak melupakan apa-apa, untuk mengagihkan dan mengawal kerja, pengurus memerlukan pembantu. Apakah yang dilakukan oleh pekerja dalam jawatan ini, apakah yang perlu dan dia ketahui?

Penolong eksekutif: peranannya dalam organisasi

Mengikut logik pengelas profesion yang diluluskan di peringkat negeri, penolong pengurus tergolong dalam kategori pengurus, kerana dia menyelia hampir semua isu dalam kecekapan orang pertama.

Pada masa yang sama, sesetengah organisasi mentafsirkan jawatan penolong pengurus sebagai pentadbir, pengurus atau setiausaha: dua jawatan pertama membayangkan fungsi organisasi dan pentadbiran, yang ketiga - pembentangan dan sokongan. Pengelas profesion mengklasifikasikan jenis kerja ini ke dalam kategori yang berbeza.- pakar, pekerja teknikal, tetapi hanya pembantu diklasifikasikan sebagai pengurus.

Bagaimana untuk menentukan skop tanggungjawab kerja?

Apabila mengambil penolong pengurus atau setiausaha, organisasi harus memutuskan status, hak dan tanggungjawab pekerja ini, kerana keperluan untuk tahap pendidikan, kelayakan, pengalaman kerja calon bergantung pada perkara ini.

• Cukuplah untuk penyambut tetamu mendapat pendidikan menengah yang lengkap, dan etika serta teknik bekerja dengan peralatan pejabat pemohon diajar terus di tempat kerja.
• Pentadbir mesti mempunyai sekurang-kurangnya ijazah sarjana muda, mempunyai kemahiran organisasi dan perwatakan bertenaga, dan mempunyai sedikit pengalaman kerja, bergantung pada keperluan korporat.
• Seorang pengurus, sebagai wakil profesional, memerlukan sekurang-kurangnya pendidikan tinggi penuh, pengalaman kerja adalah pilihan, tetapi syarikat menetapkan standard ini mengikut budi bicaranya.
• Pembantu kepada kepala. Jawatan ini membayangkan keperluan kelayakan yang sama seperti untuk pengurus: menamatkan pendidikan tinggi, pengalaman kerja dalam kepakaran sekurang-kurangnya 2 tahun. Kemungkinan ciri peribadi khas pemohon juga akan diperlukan, dan mungkin latihan lanjutan.

Mengapa saya memerlukan penerangan kerja?

Seorang penolong pengurus, sebagai seorang pegawai, bertanggungjawab untuk bertindak dalam rangka kerja hak fungsinya dan melaksanakan sepenuhnya fungsi yang ditetapkan. Namun, tidak jugasebagai pengurus, pekerja diwajibkan menunaikan kewajipan buruhnya dengan teliti dan tepat pada masanya.

Arahan pengambilan pekerja tidak mengandungi penyata terperinci tentang kecekapan ini, dan walaupun dalam kes kontrak, senarai fungsi tidak selalu lengkap. Untuk mengelakkan percanggahan dalam menentukan terma rujukan pekerja, huraian kerja pembantu kepada ketua organisasi harus mengandungi tugas terperinci, hak yang dia miliki, serta ukuran tanggungjawab untuk pelanggaran kontrak pekerjaan, dalaman. peraturan buruh, menyebabkan kerosakan kepada majikan, dsb.

Pembantu Peribadi kepada Eksekutif

Penerangan kerja pembantu dimodelkan pada arahan yang sama untuk pengurus atau timbalannya, dengan pengecualian beberapa fungsi keutamaan perancangan dan pengurusan strategik. Mungkin, pembantu itu juga tidak akan diamanahkan dengan pengambilan dan pemecatan pekerja, hak untuk menguruskan sumber kewangan perusahaan, pengeluaran surat kuasa wakil dan kecekapan lain yang dimiliki secara peribadi kepada ketua.

Walau bagaimanapun, perundangan membenarkan untuk mewakilkan sebarang fungsi kepada pekerja yang dipercayai, dengan syarat dia mempunyai kelayakan, pengetahuan, pengalaman dan kuasa yang mencukupi untuk menyelesaikan isu tersebut. Hanya penting untuk mengeluarkan kuasa pekerja dengan betul - melalui perintah atau surat kuasa.

Pada masa yang sama, huraian tugas pembantu kepada ketua perusahaan harus mencerminkan kerja yang sebenarnya dilakukan olehnya.

Bahagian biasa

Struktur huraian kerja ditetapkan dalam direktori kelayakan negeri dan mengandungi semua keperluan asas untuk pekerja dan nuansa jawatan, serta tempatnya dalam struktur organisasi organisasi.

Penerangan kerja "Penolong Pengurus", seperti mana-mana yang lain, hendaklah mengandungi bahagian berikut:

1. Syarat am. Ia menunjukkan prosedur pengambilan dan pemecatan, subordinasi, prosedur untuk menggantikan pekerja.
2. Fungsi buruh. Salah satu bahagian terpenting yang perlu ditunjukkan secara terperinci.
3. Hak diberikan kepada pekerja.
4. Had liabiliti untuk pelanggaran.
5. Kelayakan, pengalaman profesional, tahap pendidikan.
6. Apa yang perlu diketahui oleh pekerja dalam jawatan ini.
7. Hubungan antara dia dan bahagian lain dalam organisasi.

Bahagian yang ditentukan tidak boleh dipotong, tetapi dibenarkan untuk mengembangkannya dan menambah item yang diperlukan.

Contoh Penerangan Kerja Pembantu Eksekutif

Diluluskan:

Pengarah (nama organisasi)

tandatangan

(nama penuh)

tarikh kelulusan

Perihalan Kerja "Penolong Pengurus"

1. Syarat asas

1.1. Kategori profesional "Pemimpin".

1.2. Diterima dan diberhentikan kerja atas arahan pengarah.

1.3. Pelaporan: terus kepada pengarah.

2. Ciri

Penolong Eksekutif:

2.1. Menyelaras kerja jabatan, bahagian dan bahagian lain perusahaan mengikut arahan, resolusi dan perintah pengarah.

2.2. Menyimpan rekod tarikh akhir untuk melaksanakan perintah kawalan pengarah oleh bahagian struktur.

2.3. Merangka pelan kerja untuk pengarah untuk hari bekerja berikutnya dan menyerahkannya kepada pengurus tepat pada masanya.

2.4. Mengatur dan mengawal kerja pejabat di perusahaan, menyemaknya untuk memastikan pematuhan dengan keperluan undang-undang.

2.5. Memastikan perakaunan dan pendaftaran semua surat kuasa wakil yang dikeluarkan oleh pengarah.

2.6. Urus kerani dan kawal hasil aktiviti mereka.

Tambahan bergantung pada keperluan organisasi dan profil kedudukan tertentu.

3. Kuasa

Pembantu Eksekutif berhak untuk:

3.1. Biasakan diri anda dengan keputusan yang dibuat oleh perusahaan.

3.2. Mengambil bahagian dalam mesyuarat kakitangan pengurusan.

Tambahan bergantung pada keperluan organisasi dan profil kedudukan tertentu.

4. Tanggungjawab

Penolong Penyelia Bertanggungjawab:

4.1. Untuk ketidaksempurnaan atau pemenuhan tugas mereka yang tidak wajar di bawah arahan ini, perintah dan perintah pengarah, perundangan semasa yang mengawal aktiviti perusahaan.

4.2. Untuk kawalan yang tidak mencukupi ke atas aktiviti pekerja bawahan.

4.3. Untuk pendedahan maklumat dengan akses terhad.

Suplemen mengikuttentang keperluan organisasi dan profil kedudukan tertentu.

5. Kelayakan

Penolong pengurus mesti mempunyai pendidikan tinggi yang lengkap, pengalaman kerja berprofil sekurang-kurangnya 2 tahun.

6. Mesti tahu

Perundangan semasa, Piagam, Perjanjian kolektif (menunjukkan tindakan dan norma yang perlu diketahui oleh pekerja).

7. Interaksi

Menunjukkan dengan siapa dan tentang isu apa yang diberi kerjasama oleh penolong pengurus.

Setuju:

Ketua Sumber Manusia

Tandatangan

(nama penuh)

Penasihat Undang-undang

Tandatangan

(nama penuh)

Dikenali:

tandatangan

(nama penuh)

Kompetensi Khusus Penolong Pengurus Projek

Adalah diandaikan bahawa pengurusan projek adalah jawatan sementara, masing-masing, dan pembantu memikul kewajipan tertentu sehingga projek selesai. Tanggungjawab fungsinya akan bergantung pada spesifik dan tema projek, serta keperluan organisasi tertentu.

Penerangan kerja penolong pengurus projek untuk fungsi akan menjadi lebih khusus, tetapi dengan pewarnaan pentadbiran dan organisasi. Tanggungjawab biasa untuk jawatan ini boleh didapati dalam Buku Panduan Kelayakan dan kemudian diubah suai agar sesuai dengan situasi.

Adakah tanggungjawab penolong pengurus besar berbeza?

Tanggungjawab pembantuKetua Pegawai Eksekutif dan Penolong Pengarah Hal Ehwal Am akan berbeza. Sudah tentu, dalam kes kedua, kuasa akan lebih tertumpu secara sempit, kerana ketua hal ehwal am tidak bertanggungjawab untuk semua aktiviti organisasi, tetapi hanya untuk sektor yang berasingan.

Keterangan kerja penolong pengurus hal ehwal am disediakan berdasarkan fungsi bos yang "dibantu". Sehubungan itu, skop tanggungjawab dan fungsinya akan menjadi asas.

Perihalan kerja "Penolong Pengurus" dalam kes ini sesuai sebagai asas, anda boleh membinanya apabila membangunkan dokumen baharu untuk jawatan berkaitan.