Surat perniagaan dalam bahasa Inggeris: contoh penggubalan, frasa biasa

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Surat perniagaan ialah dokumen rasmi ringkas dengan struktur tertentu. Ia mempunyai format tertentu. Keupayaan untuk menulisnya boleh berguna dalam keadaan yang berbeza. Daripada memohon kerja kepada menulis nota terima kasih atau menghantar permohonan maaf. Artikel ini akan menjadi penerangan terperinci tentang cara menulis surat perniagaan + sampel dalam bahasa Inggeris. Adalah penting bahawa reka bentuk dan struktur surat perniagaan bergantung pada jenisnya.

Jenis surat perniagaan utama

Surat jualan, komersial (Surat Jualan). Mel terus, yang digunakan untuk memberitahu bakal pelanggan anda tentang perkara yang ditawarkan kepada mereka, perkhidmatan dan syarat apa. Surat itu mendedahkan faedah kerjasama dan direka bentuk untuk menarik minat pelanggan

Surat Cadangan Perniagaan. Cadangan untuk perjanjian atau perkongsian. Surat itu menyatakan apa yang kedua-dua pihak akan dapat daripada urus niaga itu, apakah faedah dan faedahnya

Membuat Siasatan. Surat tersebut mengandungi permintaan untuk mendapatkan maklumat tambahan tentangproduk atau perkhidmatan dalam bentuk risalah, katalog, kenalan telefon, dsb

Membalas Pertanyaan. Respons yang berjaya untuk pertanyaan boleh membantu anda menyelesaikan jualan atau membawa kepada jualan baharu. Pelanggan yang membuat permintaan berminat dengan maklumat khusus

Tahniah Perniagaan. Jika salah seorang bekas rakan sekerja atau kenalan anda telah membuka perniagaan baharu atau menerima kenaikan pangkat, maka menulis surat adalah peluang yang baik untuk mengucapkan tahniah kepadanya

E-mel Peletakan Jawatan. Kadangkala, secara kebetulan, anda perlu menghantar e-mel dan bukannya panggilan atau mesyuarat peribadi. Surat bertulis secara profesional dan sopan akan membantu anda mengekalkan hubungan baik dengan majikan anda

Surat Terima Kasih. Jika rakan kongsi perniagaan telah membantu anda atau pelanggan telah mengesyorkan perkhidmatan anda kepada seseorang, maka surat sedemikian adalah peluang yang baik untuk mengucapkan terima kasih. Nota terima kasih, selain menunjukkan penghargaan anda, boleh memajukan kerjaya anda, membantu anda mendapat tawaran kerja dan mengeratkan hubungan anda dengan pelanggan atau pembekal

Surat Maaf. Meminta maaf boleh kelihatan seperti langkah yang menakutkan, tetapi sebaik sahaja anda melakukannya, anda pasti akan membuat kesan yang baik. Permohonan maaf boleh dibuat bagi pihak syarikat atau bagi pihak syarikat

Membuat Tuntutan. Surat-surat ini digunakan untuk memfailkan tuntutan untuk prestasi atau produk syarikat yang tidak memuaskan. Sekiranya pelanggantidak berpuas hati dengan kerja kontraktor, dia menulis surat menuntut kerja itu dilakukan dengan lebih baik

Surat Iringan. Mereka amat penting apabila memohon jawatan baru. Mereka harus memasukkan pengenalan ringkas, menyerlahkan maklumat paling penting pada resume anda dan meyakinkan bakal majikan bahawa anda sesuai untuk pekerjaan itu

Peraturan untuk menulis surat perniagaan

1. Teks surat hendaklah langsung dan pendek.
2. Maklumat dalam teks mestilah benar.
3. Penggunaan perkataan yang disingkatkan tidak disyorkan.
4. Tiada pembetulan atau coretan.
5. Maksudnya tidak boleh dua kali ganda.
6. Slanga tidak dibenarkan.
7. Bercerita mestilah sopan.

Juga jika anda menulis e-mel:

1. Beri perhatian kepada pilihan saiz, warna fon. Pastikan surat anda ditulis dalam fon yang ringkas dan profesional. Jika tidak, penerima mungkin tidak meluangkan masa untuk membaca surat sedemikian. Fon yang terlalu kecil atau tidak boleh dibaca boleh menyebabkan e-mel anda tidak dibaca.
2. Fon terbaik ialah Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Saiz fon yang disyorkan ialah 10-12. Saiz bergantung pada berapa lama mesej anda. Cuba muatkan huruf pada satu halaman.
4. Elakkan huruf tebal, garis bawah dan condong. Huruf sedemikian sukar dibaca.

Sebelum inihantar surat, periksa untuk kesalahan literasi dan ejaan, kerana kehadiran mereka boleh menolak penerima. Pastikan semua nama peribadi dan syarikat dieja dengan betul. Untuk kemudahan membaca dan persepsi maklumat, pecahkan teks kepada perenggan.

Struktur huruf

1. Mulakan surat anda dengan ucapan rasmi.
2. Anda boleh menggunakan pautan ke kenalan atau perbualan sebelumnya.
3. Seterusnya, nyatakan sebab surat anda.
4. Di bahagian utama, nyatakan intipati masalah dengan hujah yang diperlukan.
5. Di perenggan akhir, ringkaskan maksud apa yang ditulis dan lengkapkan surat itu.
6. Terima kasih kepada penerima kerana membaca e-mel.
7. Sila tandatangan dan tarikh di bawah.

Bagaimana untuk menangani penerima dalam surat perniagaan dalam bahasa Inggeris? Sampel

Rayuan anda kepada penerima secara langsung bergantung pada hubungan anda dengannya. Sekiranya anda telah mengenali seseorang secara peribadi selama bertahun-tahun, maka adalah sesuai untuk menggunakan namanya sahaja. Jika tidak, gunakan En., Pn. atau Dr.

Tidak digalakkan menggunakan frasa sapaan tidak rasmi seperti Hello atau Hai (hello), Salam (salam), Selamat Pagi (selamat pagi), Selamat Petang (selamat petang). Gunakan sapaan peribadi yang merangkumi nama pertama, nama keluarga atau gelaran penerima. Contohnya: En. Dawson (En. Dawson yang dihormati), Pengurus yang dihormati (Pengurus yang dihormati).

Jika ini bukan kali pertama anda menulis kepada kenalan ini, adalah wajar untuk menambahmana-mana frasa untuk kesopanan. Contohnya, saya harap anda sihat.

Contoh alamat rasmi

1. Nama Pertama Yang Dihormati - cth. Josh Dawson yang dihormati.
2. En. atau Pn. Nama keluarga (nama keluarga En./Cik yang dihormati) - cth. En. Dawson atau Pn. Dawson.
3. En. atau Pn. Nama pertama Nama keluarga (Encik atau Cik. nama pertama dan keluarga yang dihormati). Contohnya, En. Josh Dawson atau Pn. Jane Dawson.
4. Pengurus yang dihormati
5. Tuan atau Puan yang dihormati (Tuan atau Puan yang dihormati). Tulis seperti ini jika anda tidak tahu nama penerima.
6. Kepada Siapa Yang Membimbangkan (untuk orang berkenaan). Sekiranya anda tidak mempunyai maklumat kepada siapa surat ini ditujukan secara khusus.

Bagaimana untuk menandatangani surat perniagaan dalam bahasa Inggeris? Sampel

Sekiranya anda tidak mengenali orang itu secara peribadi, adalah wajar untuk memulakan surat dengan Tuan atau Puan yang dihormati, dan mengakhirinya dengan menandatangani Nama Anda dengan setia Nama pertama Nama keluarga

Frasa Yours sincerely or Yours truly, yang diterjemahkan sebagai "Yours Sincerely", digunakan dalam kes di mana anda sebelum ini memanggil penerima dengan nama atau nama keluarga.

Bagaimanakah saya harus menandatangani surat perniagaan dalam bahasa Inggeris? Satu sampel ditunjukkan di bawah.

Reka bentuk alamat

Alamat dan kenalan anda mesti ditunjukkan di penjuru kanan sebelah atas. Di tempat yang sama, jika dikehendaki, nyatakan nama syarikat anda, alamat, nombor telefon. Jika anda menghantar surat bagi pihak syarikat, anda tidak seharusnya menggunakan nama anda sendiri.

Dari kiripihak, nyatakan alamat penerima. Ia sepatutnya berada di bawah alamat anda.

Contoh surat perniagaan dalam bahasa Inggeris (alamat) adalah seperti berikut.

Hiasan tarikh

Tiada peraturan ketat yang menunjukkan tempat untuk meletakkan tarikh. Biasanya ia ditunjukkan di atas atau di bawah alamat penerima.

Adalah penting untuk mengetahui bahawa tidak semua negara menulis tarikh dengan cara yang sama. Sebagai contoh, di UK, nombor didahulukan, dan kemudian bulan - 26 Julai 2019. Di Amerika, sebaliknya adalah benar. Contoh: 26 Julai 2019.

Kami mengesyorkan menulis nama bulan dalam huruf, kerana ini akan membantu mengelakkan kemungkinan salah faham.

Kandungan surat

Sebarang surat rasmi hendaklah ditulis dengan ringkas dan jelas. Anda tidak sepatutnya melukis semuanya pada beberapa halaman (maksimum 2-3 perenggan). Seperti yang kita tahu, singkatnya adalah adik kepada bakat.

Pertama, fahami tujuan surat anda: terima kasih, rungutan, tawaran kerja, dll.

Terdapat frasa yang sesuai untuk memulakan ayat pertama dengan: Saya menulis…, selepas itu anda boleh menulis tujuan surat itu.

Contoh:

• untuk memberitahu anda tentang - untuk memberitahu anda tentang;
• ipso facto - atas sebab ini sahaja;
• untuk mengesyorkan - mengesyorkan;
• untuk menerangkan - untuk menerangkan;
• untuk meminta - meminta;
• dalam hubungan ini - berkaitan dengan ini;
• dalam rujukan - secara relatif;
• untuk mengingatkan anda - ingatkan;
• untuk tahniah - tahniah.

Dalam perenggan seterusnya, huraikan intipati dan tujuan andasurat. Elakkan menggunakan perkataan dan frasa yang tidak perlu. Luahkan fikiran anda dengan jelas.

Dan dalam perenggan terakhir anda boleh menulis tentang perkara yang kini anda harapkan daripada penerima. Bergantung pada tujuan penulisan, ini mungkin permintaan untuk membuat semula kerja, tawaran untuk membeli produk atau perkhidmatan, menghantar maklumat lanjut dan sebagainya.

Melengkapkan surat

Pastikan anda mengucapkan terima kasih kepada penerima kerana membaca dan beritahu mereka bahawa anda mengharapkan balasan tidak lama lagi.

Frasa Berguna:

1. Terima kasih kerana menarik - terima kasih kerana berminat.
2. Sila, beritahu saya pendapat anda - sila beritahu saya pendapat anda.

Contoh surat

Bagaimana cara menulis surat permintaan? Contoh dalam gaya Inggeris perniagaan kelihatan seperti ini.

Ini ialah contoh surat perniagaan dalam bahasa Inggeris dalam borang permintaan. Ia dihantar kepada syarikat yang mungkin tidak aktif mencari pekerja baharu pada masa ini. Dengan cara ini anda mendapat peluang untuk menunjukkan resume anda kepada pengurus pengambilan pekerja. Melalui surat itu, majikan akan menyedari bahawa anda berminat dengan syarikat dan dalam jawatan tertentu.

Sekiranya mereka tidak merancang untuk mengambil pekerja baharu, surat itu akan membantu anda kekal dalam radar. Apabila keadaan berubah, anda akan dianggap sebagai calon.

Bagaimana hendak menulis e-mel perniagaan?

Mula-mula anda perlu mengetahui beberapa peraturan:

1. Alamat e-mel anda sepatutnya kelihatan profesional dan ringkas. Contohnya, [email protected] atau [email protected]. Pastikan alamat e-mel anda bukan seperti ini - [email protected].
2. Adalah juga penting untuk memastikan huruf pendek. Secara purata, orang ramai tidak menghabiskan lebih daripada seminit membaca satu e-mel. Agar mesej anda menarik minat penerima, dan dia membacanya hingga akhir, tulis hanya pada perniagaan.
3. Gunakan baris subjek untuk meyakinkan pembaca untuk membuka e-mel anda. Jangan membuatnya terlalu panjang, tetapi masukkan lebih banyak kata kunci. Sebagai contoh, jika anda menulis surat meminta pekerjaan, masukkan sahaja jawatan dan nama pertama dan keluarga anda.
4. Lengkapkan surat anda secara profesional. Luangkan masa untuk menandatanganinya dengan betul. Tandatangan anda mesti termasuk nama dan alamat e-mel anda. Anda juga boleh memasukkan nombor telefon anda, jawatan kerja anda atau tapak web peribadi anda.
5. Dan peraturan terakhir - edit. Semak beberapa kali untuk memastikan e-mel ditulis dan diedit dengan jelas. Sebelum menghantar mesej, baca semula dan betulkan sebarang kesilapan ejaan dan tatabahasa.

Apakah yang perlu dikecualikan daripada surat itu?

• emotikon;
• ralat dan kesilapan taip;
• fon mewah atau berwarna;
• maklumat tambahan dan tidak perlu;
• imej;
• slang atau perkataan singkatan.

Contoh menulis pelbagai jenis e-mel

Bagaimana cara menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris? Sampel dan templat membantu anda memformat dan menyusun maklumat dalam e-mel anda. Tetapi walaupun sampel boleh menjadi titik permulaan yang baik, jangan lupa untuk membuat e-mel andadiperibadikan.

Beginilah rupa e-mel perniagaan dalam bahasa Inggeris (contoh dalam gambar):

Surat jenis ini adalah ucapan selamat memulakan perniagaan baharu. Kata-kata sokongan dan pengiktirafan anda akan diingati oleh penerima, dan mungkin juga berguna pada masa hadapan.

Berikut ialah cara menulis surat perniagaan dalam bahasa Inggeris. Sampel foto.

Apabila anda berterima kasih kepada seseorang, nyatakan apa sebenarnya. Beritahu penerima bahawa ini bukan nota terima kasih. Senaraikan cara anda telah dibantu. Sebagai contoh, Suzanne sangat membantu dalam menganjurkan persidangan itu. Sebagai tindak balas, Mary menawarkan perkhidmatannya jika perlu. Ini menunjukkan bahawa kata-katanya tidak kosong dan dia sangat menghargai kerja yang dilakukan, bahawa dia bersedia untuk menawarkan sesuatu sebagai balasan.

Kerjasama

Untuk memulakan kerjasama dan mengembangkan lagi perkongsian, anda perlu menulis surat pertama yang mengandungi tawaran atau maklumat anda tentang perjanjian itu. Surat profesional akan menarik minat firma atau pelanggan dan menggalakkan perkongsian.

Beginilah rupa surat kerjasama perniagaan dalam bahasa Inggeris (sampel).

Dalam surat itu, jangan lupa sertakan kenalan anda: telefon, mel dan alamat, supaya penerima boleh menghubungi anda dalam apa jua cara yang sesuai untuknya.

Menggunakan templat e-mel perniagaan Inggeris, anda boleh menulis sendiri dengan mudah.