Mengawal dalam perusahaan: alatan, matlamat dan objektif

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Mereka yang pertama kali mendengar perkataan "mengawal" biasanya membayangkan mengawal sesuatu, tetapi sebenarnya ia tidak sama sekali. Kawalan dalam perusahaan adalah sistem yang kompleks yang bertujuan untuk meningkatkan kewangan, kakitangan dan proses teknologi untuk mencapai fungsi berkesan organisasi secara keseluruhan. Tidak seperti kawalan, yang direka untuk mengenal pasti masalah dan kesilapan yang dilakukan pada masa lalu, mengawal bertujuan untuk membina sistem pengurusan proses dalam syarikat yang memberi tumpuan kepada hal ehwal semasa dan masa depan. Mengapa ini sangat penting?

Perkhidmatan mengawal di perusahaan adalah elemen penting, kerana pekerjanya boleh meminimumkan kehilangan sumber, menganalisis rancangan semasa dan masa depan, dan juga mengenal pasti kemungkinan ralat, iaitu, kesilapan yang mungkin dibuat semasa proses aktiviti syarikat. Walau bagaimanapun, untuk memahami jenis aktiviti ini, adalah penting untuk mengkaji ciri dan perkara utamanya dengan lebih terperinci. Artikel ini akan membincangkan konsep asas, matlamat dan objektifmengawal, serta konsep, alatan dan fungsinya.

Konsep dan definisi

Mengawal ialah hala tuju baharu dalam sistem pengurusan, jadi hari ini tiada definisi yang jelas tentang konsep ini. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa takrifan yang paling popular dan mencerminkan intipati istilah ini.

Asalnya disambungkan dengan kata kerja bahasa Inggeris untuk mengawal. Dalam terjemahan, "mengawal" ialah "pengurusan, penyeliaan, kawalan, pengurusan, peraturan." Walau bagaimanapun, penerangan sedemikian tidak mencukupi untuk memahami intipati fenomena ini, oleh itu adalah wajar mempertimbangkan dua takrifan yang lebih tepat berikut.

Mengawal ialah bidang aktiviti yang berasingan dalam organisasi, yang dikaitkan dengan pelaksanaan fungsi ekonomi dan bertujuan untuk membuat keputusan strategik dan operasi yang betul oleh pihak pengurusan.

Mengawal ialah satu set tindakan yang bertujuan untuk menyokong semua proses dengan maklumat yang diperlukan dan sokongan analitikal untuk membuat keputusan pengurusan yang betul. Selalunya ia bertujuan untuk meningkatkan keuntungan dalam organisasi.

Kawalan moden dalam perusahaan mestilah semestinya merangkumi sistem pengurusan kualiti, pengurusan risiko dan sistem penunjuk utama, serta pengurusan proses dalam pelaksanaan sebarang jenis perancangan.

Matlamat dan objektif

Berdasarkan konsep asas, kita boleh membuat kesimpulan bahawa yang utamatujuan mengawal dalam perusahaan adalah orientasi semua proses pengurusan ke arah mencapai matlamat tertentu, yang boleh dinyatakan dalam menambah baik produk, mencapai tahap daya saing yang mencukupi, dan sebagainya. Dengan kata lain, matlamatnya adalah untuk mengekalkan pengurusan organisasi yang berkesan. Apakah tujuannya?

Berdasarkan matlamat, tugas utama berikut untuk mengawal semasa menguruskan syarikat dibezakan:

• pembangunan metodologi perancangan dan organisasinya;
• perakaunan, termasuk pengumpulan maklumat dan pemprosesannya;
• kawalan;
• organisasi acara sistem pemerhatian khas.

Tugas-tugas ini, diringkaskan, mempunyai subtugas pelik yang mesti dilaksanakan oleh perkhidmatan atau jabatan yang diamanahkan dengan fungsi mengawal. Pembangunan metodologi perancangan dan organisasinya termasuk yang berikut:

• memastikan penciptaan rangka kerja kawal selia yang akan membantu melaksanakan ramalan pembangunan syarikat;
• memberi nasihat kepada orang yang membangunkan pelan strategik;
• kerja menyelaras dalam penyediaan pelbagai rancangan, dalam menentukan matlamat utama syarikat dan belanjawan;
• penyertaan dalam perbincangan dan takrifan parameter (kualitatif dan kuantitatif) karya.

Tugas perakaunan termasuk yang berikut:

• pembangunan struktur untuk menghantar dan menerima maklumat;
• mewujudkan sistem sokongan maklumat untuk menyediakan rujukan, maklumat danmelaporkan kepada orang yang bertanggungjawab untuk proses tertentu dalam pengurusan syarikat;
• tentukan keperluan untuk membekalkan maklumat yang diperlukan kepada pengurus atau orang lain yang bertanggungjawab;
• membandingkan rancangan dan laporan serta menyusun dokumentasi pelaporan interim yang menunjukkan kemajuan rancangan;
• analisis penyelewengan daripada rancangan, pengenalpastian kemungkinan punca dan perkembangan cadangan untuk mengelakkan pengaruh faktor negatif yang menyebabkan gangguan dalam kerja.

Tugas kawalan termasuk:

• memantau pelaksanaan rancangan yang bertujuan untuk mencapai matlamat strategik;
• memantau keadaan keadaan persekitaran yang berkaitan dengan pembangunan pelan strategik;
• kelemahan pemantauan yang dikenal pasti semasa perancangan atau semakan kemajuan program.

Tugas menganjurkan acara untuk sistem pemerhatian khas menyediakan perkara berikut:

• pembangunan rangka kerja kawal selia untuk mendapatkan dan menyediakan maklumat dalam organisasi;
• pembangunan aktiviti yang menyediakan maklumat tambahan dan sokongan analisis.

Tempat istimewa dalam sistem mengawal kewangan, kakitangan dan sumber ialah perakaunan. Sebagai peraturan, pelaporan tradisional membayangkan tumpuan pada masa lalu dan pembentangan data fakta tentang proses dan fenomena masa lalu, manakala pelaporan dalam mengawal tertumpu pada masa depan.

Oleh itu, anda dapat melihat bahawa organisasi kawalan dalam perusahaan menyumbang kepada penciptaankawalan semasa ke atas proses untuk menentukan akibat keputusan pengurusan tertentu. Ia juga boleh dikatakan bahawa pengenalan kawalan membolehkan anda menyelamatkan pengurusan syarikat daripada membuat keputusan terburu-buru atau tidak menguntungkan yang melibatkan pembaziran sumber.

Kaedah

Untuk memenuhi semua tugas yang ditetapkan semasa mengurus organisasi, mengawal melibatkan penggunaan kaedah saintifik am berikut:

• analisis;
• potongan;
• induksi;
• spesifikasi;
• abstraksi;
• sintesis;
• analogi;
• simulasi.

Selepas matlamat, objektif dan kaedah bidang aktiviti ini telah dipertimbangkan, adalah amat penting untuk memikirkan fungsinya.

Fungsi

Sistem kawalan di perusahaan termasuk fungsi asas seperti:

• maklumat;
• perakaunan dan kawalan;
• analitik;
• fungsi perancangan.

Dan juga, secara bersyarat, tiga fungsi boleh dibezakan, yang akan menjadi gabungan di atas - perkhidmatan, ulasan dan pengurusan.

Sebab untuk Mengawal

Pada permulaan abad kesembilan belas dan kedua puluh, ramai pemimpin Amerika dalam proses mengurus organisasi menghadapi keperluan mendesak untuk menambah baik kaedah perakaunan ekonomi dan kawalan kewangan. Percubaan pertama untuk menambah baik sistem perakaunan kelihatan seperti inicara - ketua perusahaan yang diberikan kepada ketua pembiaya dan setiausaha syarikat tugas menyediakan maklumat analisis mengenai isu-isu bahagian ekonomi dan ekonomi. Oleh itu, hubungan kerja yang rapat telah dibentuk antara perkhidmatan kewangan dan orang yang membantu ketua eksekutif. Selepas itu, didapati bahawa disebabkan kepelbagaian maklumat dan keperluan untuk perinciannya, adalah lebih sesuai untuk mengamanahkan tugas ini kepada pegawai individu. Oleh itu, pengenalan kawalan dalam perusahaan berlaku.

Prasyarat berikut untuk kemunculan kawalan boleh dibezakan:

• krisis ekonomi global;
• komplikasi dan pengetatan sistem percukaian untuk usahawan;
• komplikasi bentuk pembiayaan.

Perkembangan mengawal sebagai cabang sains ekonomi adalah disebabkan oleh sebab-sebab berikut:

• pengantarabangsaan dan pembezaan syarikat;
• perubahan teknologi yang terlibat dalam kawasan pengeluaran;
• komplikasi sistem pengurusan perusahaan;
• komplikasi persekitaran luaran;
• komplikasi proses komunikasi untuk membuat keputusan pengurusan, yang membawa kepada keperluan mendesak untuk kakitangan yang cekap dalam bidang kejuruteraan sistem dan organisasi.

Hari ini, ramai ketua perusahaan asing menyatakan bahawa selepas penciptaan jabatan mengawal di perusahaan, sebagai contoh, pendapatan syarikat meningkat, penggunaan sumber kewangan, manusia dan lain-lain menjadi lebih betul dan berjaya dalam cara yang ketara.mengurangkan kos.

Perkhidmatan mengawal dalam organisasi menghadapi tugas yang sangat serius - untuk memastikan pengumpulan segera dan penyediaan analisis maklumat terperinci tentang semua kos yang ada untuk mengurus perusahaan. Pengarah perusahaan, ketua perkhidmatan kewangan dan ketua jabatan pengeluaran mesti menerima maklumat tepat pada masanya dan tetap supaya sekiranya berlaku penyelewengan, mereka boleh mengambil langkah yang betul dan membetulkan kerja keseluruhan perusahaan.

Konsep

Hari ini, konsep kawalan Jerman dan Amerika dibezakan dalam kesusasteraan ekonomi. Secara umum, konsep ini sangat serupa antara satu sama lain, tetapi perbezaan utamanya ialah yang pertama lebih tertumpu kepada mempertimbangkan masalah perakaunan dalaman dan analisis persekitaran dalaman organisasi, dan yang kedua lebih tertumpu kepada masalah persekitaran luaran yang mana syarikat saling berkait rapat.

Perlu diingat bahawa konsep Jerman telah mendapat penerimaan yang lebih meluas. Menurut konsep ini, tugas utama ialah menyelesaikan masalah perakaunan dalaman dalam bentuk terancang, kawalan dan dokumentari.

Konsep Amerika juga meletakkan di latar depan penyelesaian isu yang berkaitan dengan bentuk perakaunan dalaman yang dirancang, kawalan dan dokumentari, tetapi di sini tempat utama juga diberikan untuk menyelesaikan masalah menilai persekitaran luaran dan perinciannya. analisis.

Alat

Alat mengawal ialah satu set tindakan yang membolehkan anda melaksanakan fungsi dan tugas tertentu. Alat ini boleh dikelaskan sebagaikriteria:

• tempoh sah (strategik atau operasi);
• skop (bergantung pada tugasan).

Untuk memahami dengan jelas apakah alat utama yang digunakan dalam mengawal dan dalam keadaan apa ia paling sesuai digunakan, pertimbangkan jadual di bawah.

Skop permohonan	kit alatan	Tempoh sah
Perakaunan	Laporan aktiviti perniagaan Rekod Borang Angka perakaunan Kaedah analisis pelaporan	Operasi
Organisasi aliran maklumat	Sistem pengurusan dokumen	Strategik
Perancangan	Bekerja dengan jumlah pesanan Analisis titik putus Analisis ABC Analisis kelemahan kukuh Analisis projek pelaburan Analisis Diskaun Analisis corak jualan dan penggunaan Penilaian keuntungan memulakan pengeluaran bahan mentah untuk pembuatan produk kami sendiri Menganggar keluk pembelajaran Kaedah logistik Petanda aras Menilai potensi firma Analisis SWOT Peta persepsi Pengukuran kualiti perkhidmatan Carta Gantt Pengiraan tahap inventori Perancangan kapasiti Harga Analisis halangan kemasukan Perancangan rangkaian dan banyak lagi	Strategik
Memantau dan mengawal	Sistem amaran awal Analisis kos Analisis korespondensi penunjuk (dirancang dan sebenar) Analisis jurang	Strategik

Persoalan memilih alat dalam mengawal harus didekati dengan sangat berhati-hati. Contohnya, untuk organisasi yang beroperasi dalam pasaran oligopoli atau monopoli, tiada gunanya menggunakan analisis pesaing.

Alat di atas dalam mengawal kewangan boleh memudahkan prosedur untuk pembangunan ekonomi dan penyediaan dokumentasi perancangan dan pelaporan.

Kawalan strategik dan operasi

Terdapat dua jenis kawalan, yang berbeza dalam tempoh tindakannya, serta tugas dan cara untuk menyelesaikannya.

Kawalan strategik bertujuan untuk pelaksanaan program jangka panjang, strategi. Matlamatnya adalah untuk membentuk sistem perancangan yang jelas yang akan membolehkan anda mengurus syarikat dengan pasti, yang akan membawa kepada peningkatan dalam keuntungan.

A. Galweiter (saintis-ekonomi) dalam tulisannya mengenal pasti lapan bidang yang harus meliputi kawalan strategik, iaitu:

1. Menentukan kesempurnaan rancangan syarikat, serta kandungan formal dan kewangan mereka.
2. Kawalan tidak stabilkeadaan dalam organisasi dan dalam persekitaran luaran, yang berkait rapat dengan pelaksanaan pelan strategik syarikat.
3. Kawalan ke atas penerimaan keputusan penting dan pelaksanaannya, berdasarkan aspek pemasaan.
4. Menjejaki pelaksanaan rancangan, terutamanya pada peringkat sukar atau penting dalam pelaksanaannya.
5. Tindak balas tepat pada masanya terhadap keadaan luaran dan dalaman yang buruk yang boleh menyebabkan kemudaratan kewangan kepada organisasi atau memberikan hasil sampingan aktiviti.
6. Menjejaki situasi strategik firma berdasarkan semakan biasa.
7. Menyemak persempadanan unit strategik perusahaan.
8. Memantau pematuhan dengan prinsip penentuan perusahaan, yang telah ditakrifkan sebelum ini.

Tugas berikut bagi jenis kawalan ini boleh dibezakan:

• tentukan matlamat kuantitatif dan kualitatif;
• tanggungjawab untuk merancang;
• mengolah sistem strategi alternatif;
• penentuan titik kritikal dalam persekitaran dalaman dan luaran untuk sistem strategi alternatif;
• mengenal pasti dan mengurus kelemahan organisasi;
• pembentukan kad skor;
• pengurusan sisihan dan penunjuknya;
• pengurusan motivasi dalam institusi;
• mengurus potensi ekonomi.

Kawalan operasi dalam perusahaan berbeza daripada strategik kerana ia bertujuan membantu pengurus mencapai keputusan dalam matlamat jangka pendek. Perlu diingatkan bahawa tugas utamanya adalah untuk mencegah krisisstatus dalam organisasi dan jejaki kemajuan semasa aktiviti yang dirancang.

Untuk memahami perbezaan antara kedua-dua spesies ini, pertimbangkan jadual di bawah.

Tanda	Kawalan strategik	Kawalan operasi
Orientasi	Persekitaran dalaman Persekitaran luaran	Keuntungan Kecekapan kos
Tahap kawalan	Strategik (jangka panjang)	Taktikal dan operasi
Matlamat	Mencipta keadaan untuk terus hidup Menjalankan langkah anti krisis Mengekalkan Potensi Berjaya	Memastikan kecairan dan keuntungan
Tugas Utama	Tentukan matlamat kuantitatif dan kualitatif Tanggungjawab Merancang Membangunkan sistem strategi alternatif Penentuan titik kritikal dalam persekitaran dalaman dan luaran untuk sistem strategi alternatif Pengenalpastian dan pengurusan kelemahan organisasi Analisis keberkesanan kos	Bantuan metodologi dalam pembangunan belanjawan Cari kelemahan untuk kawalan taktikal Penentuan set penunjuk boleh dikawal mengikut arusmatlamat Perbandingan penunjuk yang dirancang dan sebenar Penentuan kesan penyelewengan terhadap pelaksanaan rancangan semasa Motivasi

Hubungan antara kawalan operasi dan strategik

Kedua-dua jenis kawalan ini adalah bahagian penting antara satu sama lain. Tugas kawalan strategik yang paling penting adalah untuk memastikan kewujudan jangka panjang perusahaan tertentu, dan operasi - perancangan semasa dan pelaksanaan rancangan tertentu untuk keuntungan.

Hubungan kedua-dua jenis ini boleh diwakili sebagai pepatah sedemikian:

• "melakukan perkara yang betul" ialah kawalan strategik;
• "melakukan perkara yang betul" adalah beroperasi.

Oleh itu, kita boleh menyimpulkan bahawa kawalan operasi adalah sebahagian daripada pelaksanaan yang strategik.

Pengenalan dan organisasi perkhidmatan

Jika ketua perusahaan telah memutuskan untuk melaksanakan sistem kawalan, maka dia perlu membuat perubahan pada struktur organisasi terlebih dahulu dan mewujudkan perkhidmatan (jabatan), yang mesti berada di bawah langsung kepada pengarah besar atau ketua eksekutif. Perkhidmatan kawalan mungkin termasuk pakar berikut:

• ketua perkhidmatan;
• pengawal-kurator bengkel (bahagian/bahagian/jabatan);
• akaun pengurusan;
• Pakar sistem maklumat.

Jika jumlah pengeluaran atausaiz organisasi adalah kecil, maka anda boleh menggabungkan fungsi kawasan ini dan mengecualikan satu jawatan.

Untuk penyusunan kerja yang betul semasa melaksanakan sistem sedemikian, setiap pakar harus diberi penerangan kerja, yang fungsinya akan ditentukan berdasarkan keperluan perusahaan.

Setiap pemimpin, terutamanya perusahaan yang terletak di wilayah pasca-Soviet, mesti ingat bahawa pengenalan kaedah pengurusan yang inovatif boleh menyebabkan kritikan daripada kakitangan, dan dalam beberapa kes malah penolakan sepenuhnya. Oleh itu, sebelum memulakan kerja perkhidmatan kawalan, adalah perlu untuk mempersembahkan inovasi dan menyampaikan kepada perhatian semua pekerja tugas utama, matlamat dan fungsi utama yang akan dilaksanakan oleh unit struktur ini.

Perlu juga diperhatikan bahawa pelaksanaan perkhidmatan sedemikian harus berperingkat dan termasuk peringkat persediaan di mana keadaan perusahaan dikaji, kemudian pelaksanaan itu sendiri, dan akhirnya peringkat automasi, jika perlu.

Kesimpulan

Secara amnya, mengawal mencerminkan julat besar disiplin ekonomi dan pengurusan saintifik - pengurusan, perancangan strategik, sibernetik, teori ekonomi dan sebagainya. Terima kasih kepada ini, pengurus profesional atau pasukan beberapa pakar yang diamanahkan dengan fungsi mengawal dapat menyelesaikan isu pengeluaran, ekonomi dan kakitangan, dengan mengambil kira kepelbagaian dan pelbagai masalah aktiviti ini. Itulah sebabnya kehadiran sistem kawalan yang mantap di perusahaan membolehkan penyelesaian, dan selalunya meramalkan masalah, yang seterusnya, membawa kepada tindak balas tepat pada masanya dan meminimumkan pelbagai kos dan kerugian kewangan yang serius.