Bagaimana untuk membuat laporan awal? Corak dan peraturan

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Laporan perbelanjaan ialah dokumen utama dalam aliran kerja perakaunan. Tujuan utamanya adalah untuk mengesahkan jumlah yang dibelanjakan oleh orang yang bertanggungjawab.

Borang bersatu dua hala No. AO-1 - satu borang untuk setiap entiti undang-undang bagi sebarang bentuk pemilikan. Satu-satunya pengecualian ialah kakitangan negeri yang telah menggunakan borang khas “0504049” sejak 2002.

Laporan perbelanjaan adalah tanggungjawab setiap pekerja yang menerima dana untuk perjalanan perniagaan atau pembelian sebarang bahan atau produk (seperti bekalan pejabat atau makanan).

Laporan perbelanjaan pengembara

Bagaimanakah cara membuat laporan awal dengan betul jika pekerja dihantar oleh organisasi untuk melaksanakan beberapa tugas di bandar lain?

Perjalanan perniagaan ialah perjalanan pekerja untuk melaksanakan tugas kerja mereka di luar lokasi syarikat. Ia tidak pernah tanpa perbelanjaan, yang tertakluk kepada pampasan kepada pekerja mengikut arusperundangan.

Perbelanjaan perjalanan termasuk:

• Perjalanan pergi-balik, tetapi hanya jika pekerja mempunyai tiket.
• Kediaman sewa (cek atau resit diperlukan).
• Perbelanjaan tambahan termasuk dalam setiap diem.
• Panggilan telefon, mel, pertukaran mata wang, bayaran transit dan komisen, tiket bagasi dan sebarang acara lain, tanpanya tujuan utama perjalanan tidak akan tercapai.

Semua perbelanjaan di atas mesti didokumenkan. Jika kita bercakap tentang elaun harian, maka saiznya biasanya dinyatakan dalam susunan atau dalam kedudukan dalam perjalanan perniagaan yang dikeluarkan oleh setiap perusahaan. Amaun mungkin berbeza bergantung pada tempat pekerja pergi: di dalam wilayah, ke subjek Persekutuan Rusia yang lain atau di luar negara.

Perundangan tidak menetapkan elaun harian maksimum, tetapi jika nilainya di dalam negara melebihi 700 rubel, dan di luarnya - 2500 rubel, maka mereka harus dikenakan cukai pendapatan peribadi. Masalah dengan cara membuat laporan awal dengan betul selepas pulang dari perjalanan perniagaan tidak sepatutnya timbul. Tarikh akhir penghantaran dokumen - tidak lebih daripada tiga hari dari tarikh ketibaan. Sekiranya jumlah yang dipertanggungjawabkan tidak dibelanjakan sepenuhnya, maka perbezaan itu mesti dikembalikan kepada juruwang melalui pesanan tunai yang masuk, dan jika, sebaliknya, terdapat lebihan, maka pekerja diberi pampasan untuk segala-galanya menggunakan wang tunai yang keluar. pesanan.

Apakah akibat daripada laporan awal yang salah?

Buat laporan awal dengan betul tentangpekerja mesti melakukan perjalanan perniagaan dalam masa tiga hari, jika tidak, pihak berkuasa penyeliaan boleh menganggap jumlah ini sebagai pendapatan, yang mana cukai pendapatan peribadi dan premium insurans mesti diakru.

Dengan cara ini, penggunaan versi baharu Undang-undang No. 290-FZ pada 03 Julai 2016 memperkenalkan beberapa pelarasan, contohnya, denda yang serius kerana memberikan cek yang tidak wajar. Ia juga merancang untuk mula menggunakan kad bank khas yang mematuhi piawaian antarabangsa Visa dan MasterCard untuk membayar perbelanjaan perjalanan.

Peraturan am

Bagaimana untuk membuat laporan awal? Anda hanya perlu mengikuti setiap perkara berikut:

1. Laporan mesti disediakan tidak lewat daripada tiga hari bekerja dari saat:

• tempoh yang dinyatakan oleh pekerja dalam permohonan pengeluaran dana telah tamat;
• seorang pekerja pergi bekerja jika tamat tempoh pengeluaran wang jatuh semasa bercuti atau sakit;
• pekerja pulang dari perjalanan perniagaan.

2. Untuk membuat laporan, gunakan borang bersatu No. AO-1 atau borang yang diterima pakai oleh perusahaan.

3. Seorang pekerja, bersama-sama dengan akauntan yang tahu cara membuat laporan awal dengan betul (contohnya tersedia dengan jelas dalam program yang digunakan), mesti mengisi dokumen tersebut.

4. Pengurus bertanggungjawab untuk meluluskan kertas pelaporan.

5. Sebarang dokumen pendahuluan mesti disertakan dengan cek, invois,tiket dan kertas lain yang mengesahkan bahawa orang itu benar-benar membelanjakan dana yang dipertanggungjawabkan.

Mengisi pesanan

Bagaimana untuk membuat laporan awal?

Bahagian pertama atau hadapan mesti dilengkapkan oleh akauntan. Tidak mustahil untuk dilakukan tanpa menyatakan butiran dokumen (nombor dan tarikh), maklumat mengenai perusahaan dan orang yang bertanggungjawab, jumlah bayaran pendahuluan yang dikeluarkan, maklumat ringkasan: dana yang dibelanjakan dan akaun perakaunan, berdasarkan mana seseorang boleh menilai pergerakan dan hapus kira. Di samping itu, lebihan perbelanjaan atau bayaran pendahuluan yang tidak digunakan hendaklah dinyatakan di sini.

Bahagian kedua ialah resit lusuh yang menyatakan bahawa laporan awal telah diterima untuk pengesahan. Selepas mengisi, akauntan mesti memotongnya dan memberikannya kepada pekerja yang bertanggungjawab.

Bahagian ketiga (bahagian belakang Borang AO-1) mesti dilengkapkan secara kolektif. Tugas pekerja yang bertanggungjawab adalah untuk menggambarkan butiran dan melampirkan setiap resit jualan yang dilaksanakan dengan betul untuk laporan pendahuluan. Akauntan perlu mengisi amaun dan akaun, yang akan menggambarkan wang yang dibelanjakan.

Dokumen mesti ditandatangani oleh pekerja, akauntan dan ketua akauntan. Hanya selepas itu ia boleh diluluskan oleh ketua.

Perbelanjaan berlebihan yang munasabah

Bagaimana untuk memfailkan lebihan perbelanjaan pada laporan perbelanjaan? Mula-mula anda perlu memastikan ia adalah wajar:

• perbelanjaan lebih tinggidiperuntukkan diperlukan untuk menyelesaikan tugas bagi pihak pihak berkuasa;
• pekerja mempunyai kertas sokongan.

Jika sekurang-kurangnya satu syarat tidak dipenuhi, maka jumlah wang tidak akan dikembalikan.

Prosedur untuk mengimbangi perbelanjaan berlebihan semasa pembayaran

Sekiranya berlaku lebihan perbelanjaan, akauntan menghadapi soalan: bagaimana untuk merangka laporan perbelanjaan dengan betul. Contoh borang waran tunai akaun No. KO-2 boleh didapati dengan mudah di hamparan Internet yang luas. Butiran dokumen ini mesti ditunjukkan dalam laporan - baris "Lampauan dikeluarkan melalui pesanan tunai".

Istilah untuk pampasan dana yang terlebih belanja oleh pekerja tidak ditetapkan oleh undang-undang. Oleh itu, jika akauntan tidak segera menyatakan maklumat tentang perintah keluaran dalam laporan awal, ini tidak akan melibatkan sebarang pen alti.

Syarat pampasan kerana berbelanja berlebihan pada kad gaji

Pada masa ini, hampir semua organisasi memindahkan gaji kepada pekerja pada kad bank. Adakah mungkin untuk memulangkan amaun terlebih belanja mengikut laporan perbelanjaan kepada pekerja dengan cara yang sama?

Perundangan tidak mempunyai jawapan yang jelas. Dokumen itu sendiri mencadangkan hanya satu bentuk pembayaran balik amaun akauntabiliti terlebih belanja - tunai.

Bank Pusat Rusia berkongsi pendapat yang sama pada tahun 2006 dalam suratnya No. 36-3/2408. Pada masa yang sama, suratnya, tetapi bertarikh 24 Disember 2008 No. 14-27 / 513, mengandungi maklumat mengenai soalan: adakah mungkin menggunakan kad bank untuk membayaramaun yang dipertanggungjawabkan tidak berada dalam kecekapan Bank Negara. Perusahaan rangkaian itu harus menangani masalahnya secara bebas dalam kes ini. Dan supaya agensi pengawal tidak mempunyai soalan yang tidak perlu, adalah disyorkan untuk menggunakan meja tunai.

Bagaimana untuk membayar pampasan wang peribadi pekerja?

Seorang pekerja organisasi boleh pergi membeli barang yang diperlukan (kerja, perkhidmatan) dengan perbelanjaannya sendiri. Dalam kes ini, tidak perlu mengisi laporan awal. Bagaimana untuk mengatur langkah di atas?

Permohonan dan dokumen yang mengesahkan pembelian (resit tunai, invois, borang pelaporan yang ketat, dokumen perjalanan, dll.) sudah cukup.

Mengeluarkan laporan awal dalam 1С

Setiap akauntan harus biasa dengan dokumen tersebut sebagai laporan perbelanjaan. Bagaimana untuk mengatur dalam 1C? Lokasi dokumen dalam program ialah bahagian "Bank dan meja tunai".

Dalam tetingkap yang dibuat, anda mesti terlebih dahulu menyatakan maklumat tentang organisasi dan orang yang bertanggungjawab. Butang "Tambah" akan menyediakan jadual yang anda perlukan untuk menggambarkan semua maklumat tentang dana yang dikeluarkan.

Terdapat tiga jenis bayaran pendahuluan:

• Dokumen wang. Ini mengambil kira tiket penerbangan dan kereta api, baucar, setem pos, dsb.
• Tunai. Tujuan utama dokumen adalah untuk menghapus kira tunai.
• Akaun penyelesaian. Dokumen itu perlu untuk mengambil kira hapus kira jumlah bukan tunai daripada penyelesaianakaun syarikat.

Untuk menjana maklumat pengeluaran tunai, anda perlu bermula dengan membuat pesanan tunai keluar baharu. Selepas mengisi, dokumen itu hendaklah dicetak dan diserahkan kepada orang yang bertanggungjawab, supaya yang terakhir mengisi baris pada penerimaan dana dan tanda. Selepas itu barulah anda boleh menyimpan dan menyiarkan dokumen.

Dalam bahagian jadual resit tunai, maklumat tentang barangan dan bahan yang dibeli oleh orang yang bertanggungjawab hendaklah ditunjukkan. Jika pembelian barangan disertakan dengan pengeluaran invois, maka perlu meletakkan bendera SF, pilih Pembekal dan isikan butirannya.

Bahagian "Pembungkusan boleh dipulangkan" memerlukan maklumat mengisi tentang pembungkusan yang Pembekal tunggu untuk kembali.

Bahagian "Pembayaran" merekodkan jumlah yang dibayar kepada pembekal untuk barangan yang dibeli sebelum ini. Bayaran pendahuluan ditunjukkan dalam pengeposan D 60.02 K 71.01.

Tab “Lain-lain” direka bentuk untuk mengambil kira perbelanjaan lain orang yang bertanggungjawab (perjalanan perniagaan, perjalanan, perbelanjaan minyak, dll.).