Pelan pengurusan projek: penerangan, penyusunan, analisis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Apakah itu pelan pengurusan projek boleh difahami dengan memahami istilah Pengurusan projek. Ia adalah seni dan sains pada masa yang sama, mantap dalam ekonomi pasaran yang berorientasikan pengguna. Ia adalah penghuraian berstruktur rancangan kerja dengan penetapan matlamat perantaraan untuk tarikh tertentu. Sebagai sebahagian daripada pelaksanaannya, projek yang bertanggungjawab dilantik, yang akan melaksanakan kerja, dan badan kawal selia yang akan memantau pematuhan peraturan. Adakah pengurusan projek sentiasa berkesan? Siapa atau apakah yang mempengaruhi keputusan akhir?

Aspek teori

Pelan pengurusan projek sentiasa dikaitkan dengan pelaksanaan yang inovatif dan terdiri daripada elemen analisis produk baharu, pasaran, kategori pengguna. Tujuan utamanya adalah untuk menyelesaikan tugas yang dirancang dalam masa yang sesingkat mungkin dengan penjimatan wang maksimum.sumber.

Dengan reka bentuk, setiap projek mempunyai kesan inovatif yang terhad. Inovasi dimanifestasikan dalam pendekatan individu terhadap penciptaan barangan yang berbeza daripada barangan atau perkhidmatan yang serupa. Keupayaan ini membolehkan anda memperhalusi dan meminda sifat produk atau perkhidmatan secara sistematik.

Parameter ini merupakan bahagian penting dalam pelan pengurusan komunikasi projek, pembangunan produk baharu, pembaikan kerja pembinaan atau kempen pilihan raya, pembentukan sistem maklumat dalam syarikat.

Aspek teori melibatkan gabungan pengetahuan, kemahiran, cara dan cara untuk mencipta produk dan perkhidmatan baharu. Untuk memenuhi keperluan pasaran dan jangkaan pelabur, adalah perlu untuk mencari keseimbangan optimum antara kos, tarikh akhir, matlamat dan kualiti projek yang sedang dijalankan.

Pelan projek harus menghubungkan semua bidang pengetahuan secara logik dengan sumber yang ada dan potensi pelakunya.

Jenis sistem

Sebarang tugas, seperti mencipta produk baharu dan kemudian menjualnya, boleh dilakukan dengan atau tanpa pelan pengurusan projek.

Pilihan pertama akan berdasarkan penggunaan sistem matriks, yang menentukan bertanggungjawab (pengurus) projek. Dia akan melaporkan kepada pengarah, dan kumpulannya akan terdiri daripada pekerja dari pelbagai jabatan yang dilepaskan daripada tugas kerja langsung sepanjang tempoh projek. Perubahan kakitangan sedemikian memerlukan perpaduan pasukan dan pemahaman yang jelas tentang matlamat dan hasil projek.

Pilihan kedua menganggap bahawa salah seorang ketua jabatan akan dilantik bertanggungjawab. Semua tugas projek akan dilaksanakan oleh pekerja unit ini. Tetapi secara umum, pekerja tidak akan mempunyai pemahaman yang lengkap tentang tugas ini dan akan menganggapnya sebagai beban tambahan. Akibatnya, masa dan keputusan mungkin tidak dapat diramalkan.

Pelbagai projek

Syarikat menggunakan projek di tempat kerja sebagai kaedah bukan tradisional untuk mengambil inisiatif yang tidak boleh digunakan dalam operasi harian. Bahagian mereka dalam syarikat semakin meningkat setiap tahun.

Projek sentiasa berbeza, tetapi mereka mempunyai persamaan. Ini adalah syarat masa terhad, mencari penghibur yang cekap dan wang tambahan. Arahan berikut dibezakan:

1. Reka bentuk seni bina. Untuk berjaya dalam perniagaan, penyertaan jurutera, pereka bentuk, pengguna, dan pelabur adalah perlu. Contoh yang menarik ialah pencipta dan arkitek dari Amerika Syarikat, B. Fuller, yang berjaya menarik minat orang ramai dan membangunkan model bilik mandi modular. Bilik ini merupakan pilihan yang menjimatkan dan masih digunakan sehingga kini dalam pembinaan bangunan kediaman.
2. Penglihatan konseptual. Intinya adalah untuk mewujudkan keadaan yang kondusif untuk penciptaan idea-idea baru. Contohnya ialah projek dengan syarikat telefon di AS mencari cara untuk melindungi pondok telefon daripada perompak. Daripada banyak pilihan, kami memilih pembinaan keluli tahan karat. Hari ini elemen ini boleh diperhatikan di pintu depan.dalam banyak bangunan.
3. Perancangan. Adalah sangat penting untuk membina urutan pelaksanaan projek. Sebagai contoh, mengikut kriteria ini, Taman Negara Yellowstone berjaya melaksanakan pelan induk untuk pertukaran dan penyelenggaraannya.
4. Pembinaan objek. Kerja ini memberi tumpuan kepada pematuhan dengan norma dan peraturan pembinaan, serta pada kawalan sistematik setiap peringkat. Ketiadaan badan pengawal boleh menyebabkan kemusnahan objek dengan kerosakan yang tidak dijangka.

Sebelum memutuskan salah satu pendekatan, adalah perlu untuk membangunkan pelan pengurusan kualiti untuk projek itu. Dalam penghasilan peralatan perubatan atau ubat-ubatan, adalah lebih baik fokus kepada kualiti peringkat perancangan. Dalam kes apabila produk siap perlu digunakan semula dari satu kawasan ke kawasan yang lain, contohnya, pemasangan penyaman udara dan sistem pemanasan di bangunan berbilang tingkat, tumpuan diberikan kepada kawalan.

Faktor Kejayaan

Pelan pengurusan projek hari ini merupakan sebahagian daripada hasil yang berjaya. Pada masa lalu, penciptaannya adalah ciri-ciri kawasan pengeluaran tradisional (pertahanan, tenaga, pembinaan). Pada masa ini, pendekatan ini digunakan oleh hampir setiap firma kedua, atau lebih tepat, 45% daripada semua organisasi. Ini termasuk institusi kewangan yang menyediakan perkhidmatan dan barangan kepada syarikat.

Selalunya, firma yang memfokuskan produk merasakan keperluan untuk mengubah suai secara sistematik sebagai tindak balas kepada keperluan pelanggan baharu. Dalam kes ini, menciptarancangan pengurusan projek. Hari ini, kebanyakan organisasi berfungsi melalui pendekatan ini.

Petua untuk membuat rancangan

Dalam amalan, banyak syarikat dalam usaha mereka menghadapi kesukaran dan muflis. Sebagai contoh, Lockheed, yang gagal dengan pesawat L-1011, atau projek Deep Tunnel, bertujuan untuk meningkatkan infrastruktur pembetung di bandar Chicago. Syarikat telah menanggung kos yang besar, cuba mengekalkan apa yang mereka berjaya lakukan dan menjual sedikit sebanyak - produk mereka.

Sebab utama kegagalan adalah kerana pembangunan terperinci pelan pengurusan projek tidak dijalankan, dan pengurusan syarikat tertumpu sepenuhnya pada hasil akhir, dan bukan pada peringkat berturut-turut untuk mencapai matlamat.

Untuk melaksanakan perusahaan yang berjaya, adalah perlu untuk membangunkan konsep dengan urutan tindakan yang jelas, sambil mempertimbangkan petua berikut:

1. Lihat projek daripada pihak ketiga. Teknik ini akan membolehkan anda menilai secara objektif apa yang sedang berlaku, melihat situasi yang baru, menyelesaikan masalah yang timbul dan menyemak kos;
2. Delegasikan membuat keputusan. Pendekatan sedemikian akan memberikan pemahaman tentang matlamat perantaraan projek, meningkatkan keberkesanan beberapa kali;
3. Buat pelan sandaran. Pilihan tambahan untuk menyelesaikan masalah yang timbul akan membantu menjimatkan masa dan wang. Dan membahagikan konsep kepada beberapa bahagian akan membawanya lebih dekat kepada siap.

Bertanggungjawab terhadap pengurusan

Pelan Pengurusan KualitiSesuatu projek kemudiannya berkesan apabila ketuanya memenuhi kriteria tertentu. Memilih seseorang yang mampu menjalankan aktiviti yang diperlukan dan membawa syarikat ke tahap yang baru adalah satu usaha yang berisiko. Walau bagaimanapun, adalah lebih baik untuk tidak menangguhkan penyelesaian isu tersebut.

Atribut utama calon hendaklah tanggungjawab, cita-cita, kebolehan mengurus orang dan tahap kecekapan yang tinggi. Dalam praktiknya, ini tidak mencukupi, kerana dia juga perlu mengetahui kandungan karya itu. Pelan pengurusan skop projek dalam kebanyakan kes terdiri daripada peringkat:

• pembangunan dokumentasi;
• agihan kuasa dan tugas;
• kelulusan pelan kerja;
• membuat senario untuk situasi yang tidak dijangka.

Akhirnya adalah lebih baik untuk memberi keutamaan kepada pemohon yang bermotivasi dan mencalonkan diri. Ini menunjukkan ciri utama seorang pemimpin - keupayaan untuk membuat keputusan yang serius dengan cepat.

Risiko projek

Pelan pengurusan risiko ialah sistem berstruktur untuk mengenal pasti faktor, menilai dan bertindak balas terhadapnya. Ia terdiri daripada norma ramalan yang tersedia dan boleh diterima dari segi akibat senario.

Terdapat beberapa peringkat pengurusan risiko dalam perniagaan:

• mengenal pasti pendekatan dan merangka pelan tindakan;
• cari risiko yang boleh mengubah hasil projek;
• penilaian risiko kualitatif dan kuantitatif;
• pembangunan kaedah dan prosedur untuk mengurangkan kemungkinan ancaman;
• memantau pelaksanaan keseluruhan kitaran projek.

Sumber

Anda boleh mempengaruhi peningkatan dalam hasil akhir konsep, serta mengurangkan kos dan masa kerja, dengan memilih teknologi moden, pekerja yang berkelayakan dan sumber kewangan untuk menyelesaikan tugas. Teknologi yang digunakan dan pelan pengurusan sumber projek dianggap sebagai alat utama untuk kejayaan syarikat.

Bersama kunci, terdapat alatan tambahan yang diperlukan untuk mengurus kunci. Sebagai contoh, mereka boleh membuat kesimpulan kontrak yang membolehkan anda untuk menarik sumber yang diperlukan pada masa yang tepat. Kapal-kapal itu mengaitkan sistem pengurusan kakitangan dan konsep itu sendiri, pembentukan interaksi maklumat semua peserta.

Penilaian

Analisis rancangan pengurusan projek merangkumi dua elemen: penilaian struktur dan pemeriksaan tahap pelaksanaan. Analisis diperlukan untuk memahami sepenuhnya cara konsep itu berkesan dari segi sumber yang dilaburkan.

Elemen pertama termasuk penilaian oleh pekerja terhadap penunjuk, tugas, hasil akhir kerja. Di sini, pelarasan dibuat pada proses kerja masa hadapan. Semua proses selanjutnya akan dikaitkan dengan elemen analisis prestasi, di mana kerja yang dilakukan direkodkan dan ramalan dibangunkan.

Kebanyakan syarikat menggunakan sistem penilaian kriteria konsep, di mana mereka menilai kos, tempoh kerja dan kualitinya. Jika mana-mana kriteria tidak dipenuhi, pelan pengurusan perubahan projek dibentuk. Dalam kes ini, terdapat semakan nilai penunjuk, tugassedang dilaraskan.

Peringkat akhir analisis ialah perbandingan hasil yang dicapai dengan yang dirancang.

Keadaan yang tidak dijangka

Ketenangan pengarah dalam situasi yang tidak dijangka dan penilaiannya yang mencukupi terhadap masalah yang timbul memainkan peranan penting dalam pelaksanaan pelan pengurusan projek.

Kekurangan kualiti ini dalam diri seorang pemimpin dan kekurangan masa untuk mempertimbangkan akibat daripada beberapa keputusan adalah punca utama masalah. Tugasan yang tidak diselesaikan yang muncul pada awal kerja mungkin tidak dapat diselesaikan, yang akan menyebabkan tarikh akhir terlepas atau kos ekonomi yang tidak perlu. Pada masa yang sama, ketakutan dan ketidakpastian dalam tindakan kepimpinan boleh dengan cepat merebak ke seluruh kumpulan kerja. Ini adalah tingkah laku psikologi. Itulah sebabnya sangat penting bagi seorang pemimpin untuk mempunyai penumpuan dan tidak hilang ketenangan dengan menyembunyikan emosi.

Kepelbagaian projek

Mana-mana pelan pengurusan projek memerlukan banyak tugas untuk ditangani serentak. Pada masa yang sama, setiap soalan mesti dijawab dengan tepat dan terperinci. Sebarang nuansa yang muncul menentukan nasib projek itu sendiri. Isu pencegahan risiko terutamanya diselesaikan melalui pendekatan pakar yang cekap.

Untuk melaksanakan projek yang berjaya, anda perlu memerhatikan kelajuan menyiapkan tugasan, menunjukkan perhatian kepada perincian, menyerahkan kerja kepada rakan sekerja dan menilai kualitinya pada semua peringkat pelancaran projek.

Perhatian terhadap perincian

Menjalankan analisis pasaran, analisis SWOT, pengiraan aliran tunai danpenunjuk utama lain menyediakan peningkatan dalam keberkesanan projek. Pelan perniagaan pengurusan projek bukan sahaja mentakrifkan jenis usaha niaga yang dilaksanakan, tetapi juga termasuk unjuran pendapatan dan perbelanjaan. Ia termasuk item berikut:

• huraian perniagaan;
• strategi pemasaran;
• penilaian pesaing;
• prosedur operasi;
• kakitangan.

Rancang secara keseluruhan

Semua pekerja projek bertindak sebagai sebahagian daripada keseluruhan, kerana hasil akhir bergantung pada tindakan mereka.

Setiap peserta, dalam bidang tanggungjawabnya, mempengaruhi semangat kumpulan kerja dan kecekapan kerja secara umum. Dalam pengurusan, adalah penting untuk tidak sentiasa berkempen bagi pelaksanaan tugas yang ditetapkan untuk mencapai petunjuk prestasi yang diperlukan, tetapi untuk memastikan setiap peserta merasakan kepentingan mereka dalam tujuan bersama.