Pengurusan dokumen elektronik antara organisasi: bagaimana ia berfungsi?

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 10:36

Pengurusan dokumen elektronik (EDM) ialah cara pantas untuk bertukar maklumat berdasarkan penggunaan dokumen elektronik dengan tandatangan maya. Ia telah lama mendapat pengiktirafan di negara maju di dunia sebagai alat yang berkesan untuk perniagaan operasi.

Esen

Pengurusan dokumen elektronik antara organisasi ialah satu set proses untuk mencipta, memproses, menghantar, memindahkan, menerima, menyimpan, menggunakan dan memusnahkan dokumen. Semua proses ini dilakukan selepas menyemak integriti dan mengesahkan penerimaan dokumen.

Peraturan untuk pelaksanaan aliran dokumen antara entiti undang-undang dijalankan dengan persetujuan para pihak. Pertukaran maklumat dilakukan menggunakan cara telekomunikasi, dan dokumen disimpan di media elektronik. Tempoh penyimpanan maklumat perakaunan tidak boleh melebihi tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang.

Organisasisesama mereka boleh bertukar-tukar dokumen rasmi dan tidak rasmi dengan tandatangan peserta. Dalam bidang aktiviti keusahawanan, ini boleh menjadi: invois, perjanjian, invois, kontrak, perjanjian, pesanan, pemberitahuan, surat kuasa wakil, dsb. Maklumat boleh dihantar dalam bentuk teks, fail jadual dan grafik.

Tujuan pelaksanaan EDI

Prasyarat untuk pengenalan EDI boleh:

• mengurangkan kerja rutin;
• kurangkan kehilangan dokumen;
• kerja "telus" dengan dokumen;
• meningkatkan disiplin prestasi - menyediakan dokumen tepat pada masanya, dsb.

Antara matlamat kuantitatif adalah seperti berikut:

• Kurangkan masa pemprosesan dokumen sebanyak 10 kali ganda.
• Potong perbelanjaan pejabat separuh.

Pengurusan dokumen elektronik antara organisasi: cara ia berfungsi

Selaras dengan perundangan domestik, pengurusan dokumen elektronik antara organisasi dijalankan dengan persetujuan kedua-dua pihak. Untuk menukar data, semua peserta perlu disambungkan ke peralatan satu operator. Seterusnya, pengguna perlu menghantar permintaan untuk ditambahkan ke senarai rakan niaga. Selepas mengesahkan permintaan, peserta sistem boleh bertukar data.

Modul EDI perlu melaksanakan fungsi berikut:

• Jemput rakan niaga untuk bertukar data.
• Buat buku alamat.
• Sepadukan dengan perisian perakaunan,contohnya, 1С.
• Tandatangan dan sulitkan dokumentasi.
• Suruskan surat-menyurat.
• Jejak status e-mel.

Pengurusan dokumen elektronik antara organisasi dijalankan dengan bantuan sijil. Sambungan ke pelayan dan pengesahan dijalankan melalui sijil digital peribadi. EDS dikeluarkan kepada setiap pengguna sistem, disimpan pada pembawa Token elektronik dan dilindungi oleh kod PIN. Pengguna mesti memasukkan log masuknya, kata laluan ke akaun peribadi. Hanya selepas itu dia akan mendapat akses kepada dokumennya.

Mana-mana pekerja organisasi yang disambungkan ke sistem boleh memulakan proses pertukaran. Sebelum menghantar dokumen kepada rakan niaga, ia mesti ditandatangani dalam tandatangan digital. Operasi ini dilakukan menggunakan program Cryptopro. Dokumen dihantar melalui EDI. Seorang pekerja rakan niaga menerima pemberitahuan tentang penerimaan dokumen baharu. Jika dia menerimanya, maka dia juga meletakkan EDS. Jika anda perlu membuat perubahan pada dokumen, maka versi elektronik baharu akan dibuat. Setelah selesai menyunting, anda perlu menyimpan semua perubahan menggunakan EDS. Kemudian dokumen dengan perubahan dihantar kepada rakan niaga. Jika perlu, penyelarasan maklumat elektronik dijalankan.

Jika anda perlu membuat perubahan sekali lagi, maka keseluruhan prosedur diulang semula. Jika tiada aduan mengenai versi baharu, maka dokumen itu dihormati. Sampel akhir dianggap ditandatangani oleh dua tandatangan digital. Semua versi dokumen disimpan pada pelayan dan tersedia untuk dilihat. Sebaik sahaja sampel diberi status sah, pindadokumen tidak akan berfungsi. Kontrak yang terganggu diberi status "Dibatalkan". Beginilah cara pengurusan dokumen elektronik dijalankan antara organisasi.

Peralatan

Apakah yang diperlukan untuk pengurusan dokumen elektronik antara organisasi? Mula-mula, anda perlu memilih operator telekom dan memasang perisian khas untuk pertukaran maklumat. Kedua, dengan setiap rakan niaga yang organisasi berhasrat untuk menjalankan surat-menyurat elektronik, adalah perlu untuk menyimpulkan "Perjanjian mengenai pertukaran dokumen elektronik".

Ia juga perlu memasang pelayan EDI di mana semua dokumen akan disimpan. Ini boleh menjadi kedua-dua peralatan pelanggan dan storan "awan". Akses kepada data sistem dari luar dilakukan melalui aplikasi yang dipasang pada peralatan pekerja organisasi. Interaksi komputer dengan pelayan dijalankan melalui protokol HTTP dengan penyulitan SSL 128 tambahan. Akses kepada dokumen dijalankan hanya melalui antara muka aplikasi dan selepas lulus pengesahan.

Projek EDF

Projek automasi proses boleh mengambil masa dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Istilah ini secara langsung bergantung kepada bilangan proses yang perlu diautomatikkan, sumber dan keupayaan kewangan organisasi. Skim ringkas untuk pengenalan EDI adalah seperti berikut:

• Membuat kumpulan kerja.
• Pembentukan matlamat, tarikh akhir dan belanjawan projek.
• Selidik proses sedia ada.
• Bangunkan tugasan.
• PilihSistem EDI.
• Menandatangani perjanjian mengenai pelaksanaan EDS.
• Kelulusan peraturan kerja.
• Mengisi direktori sistem.
• Latihan kakitangan.
• Ujian awal.
• Pengeluaran pesanan mengenai pengenalan EDS.
• Memurnikan perisian dan prosedur pengendalian.
• Melancarkan projek perintis.
• Peralihan skala penuh kepada EDI.

Ralat dalam pelaksanaan EDI

Dalam proses mengautomasikan dokumen, perhatian khusus harus diberikan kepada proses di mana kehadiran kertas diperlukan oleh undang-undang. Anda tidak boleh menduplikasi dokumen kertas secara elektronik. Ini melambatkan proses kerja dengan ketara dan menyebabkan sikap negatif terhadap proses automasi secara keseluruhan. Tiada siapa yang membayar tambahan untuk melakukan kerja berganda.

Dalam proses pelaksanaan, adalah perlu untuk membangunkan prosedur baharu untuk bekerja dengan dokumen, melatih kakitangan, dan hanya selepas itu terlibat dalam pelaksanaan sepenuhnya. Ini hanya boleh dicapai jika faedah menggunakan teknologi baharu dimaklumkan kepada pekerja.

Satu lagi kesilapan popular ialah kajian lemah tentang keperluan untuk EDMS. Jika pengguna perlu bekerja dalam sistem yang tidak dikonfigurasikan, maka proses EDI berbeza daripada yang diterima pakai dalam organisasi.

Pengurusan dokumen elektronik antara organisasi: kebaikan dan keburukan

Faedah:

• Mengurangkan kos penghantaran dokumen asal melalui pos.
• Menjimatkan ruang storan untuk dokumentasi. Semuanya disimpan secara elektronik.
• Mudah digunakan. Dokumen dihantar dari satu tempat kerja. Carian pantas untuk dokumen dijalankan mengikut status (dihantar, diterima, diterima, dsb.).
• Penghantaran segera. Semua maklumat yang dihantar sampai kepada penerima dalam masa beberapa saat.
• Sesuatu dokumen tidak boleh hilang sehingga tempoh pengekalannya dalam sistem tamat.

Kecacatan:

• Untuk menggunakan peralatan, anda perlu membeli lesen, yang menelan belanja yang banyak.
• Lazimnya, data hanya boleh ditukar antara ahli sistem yang sama.
• Pengurusan dokumen elektronik antara organisasi dalam 1C atau menggunakan mana-mana perisian lain berbeza daripada skim yang digunakan sebelum ini. Dengan pengenalan algoritma baharu, semua pekerja akan mempunyai soalan tentang pengendalian kerja.
• Peralatan teknikal. Sebelum pengenalan EDI, organisasi perlu membeli peralatan dan melatih pekerja untuk menguruskan sistem baharu.
• EDI dijalankan menggunakan EDS, yang tempoh sahnya adalah 1 tahun. Sijil perlu dijejaki dan dikemas kini tepat pada masanya. Anda juga perlu mengawal tempoh sah sijil rakan niaga untuk mengelakkan masalah dengan cukai.

Peraturan undang-undang

Apakah peraturan yang mengawal pengurusan dokumen elektronik antara organisasi? Perundangan Persekutuan Rusia termasuk Undang-undang Persekutuan No. 63 "Pada Tandatangan Elektronik", peraturan untuk menyerahkan dokumen kepada Perkhidmatan Cukai Persekutuan ditetapkan dalam perintah Kementerian Kewangan No. MMV-7-2 / 168. EDOantara organisasi dijalankan berdasarkan perintah Kementerian Kewangan No. 50n. Peraturan untuk pertukaran dokumen perakaunan utama dalam bentuk elektronik ditetapkan mengikut susunan No. Perkhidmatan Cukai Persekutuan ММВ-7-6/36@. Semua pengendali EDI semasa menjalankan aktiviti mereka mesti berpandukan perintah Perkhidmatan Cukai Persekutuan No. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Pengurusan dokumen elektronik antara organisasi SBIS memberi pelanggan faedah berikut:

• Anda boleh menghantar dokumen kepada mana-mana organisasi yang didaftarkan di wilayah Persekutuan Rusia. Jika rakan niaga itu bukan ahli sistem SBIS, maka seorang pekerja syarikat hanya akan menghubungi wakil organisasi dan menghantar jemputan untuk menyertai sistem ke e-melnya. Sejurus selepas pengesahan permintaan, pertukaran maklumat antara peserta akan dilakukan tanpa perantara.
• Anda tidak perlu memasang perisian pada komputer anda. Ia cukup untuk mempunyai versi penyemak imbas yang terkini dan akses kepada Internet.
• Anda tidak memerlukan program khas untuk bekerja dengan data. Jika laporan itu pada mulanya disediakan dalam perisian pihak ketiga, contohnya, 1C, maka anda boleh menyediakan penyepaduan data dengan sistem VLIS.
• Borang dokumen biasa tidak dipasang. Anda boleh menghantar teks, hamparan, imej dan banyak lagi.

SKB "Kontur"

Salah satu pembangun perisian pertama di Rusia turut membekalkan peralatan untuk pengurusan dokumen elektronik antara organisasi. "Kontur" telah membangunkan sistem Diadoc, dengan bantuan yang mana pertukaran dokumen elektronik dijalankan. Satu ciri sistem ialah akses kepada data boleh diperoleh semasa berada di luar negara. Syarikat itu telah membangunkan tarif perayauan terutamanya untuk tujuan ini. Jika anda mahu, anda boleh mengakses data melalui API.

Apa yang anda perlukan?

Untuk menyambungkan EDI, organisasi perlu membeli:

• perisian berlesen;
• pelayan;
• menjalankan peningkatan peralatan;
• melatih kakitangan;
• sediakan dan sepadukan EDMS untuk berfungsi dengan aplikasi dalaman.

Pelaburan sedemikian perlu dibuat untuk menghubungkan pengurusan dokumen elektronik antara organisasi? Penyertaan dalam kos perundingan sokongan teknikal, EDMS dan kemas kini perisian adalah peringkat kedua pelaburan. Kos ini perlu dibayar setiap bulan.

Kesimpulan

Aliran kerja kertas sedang digantikan dengan elektronik. Ia bukan sahaja mengurangkan kos proses organisasi, tetapi juga meningkatkan kecekapan perniagaan secara keseluruhan. Untuk EDI berfungsi dengan jayanya, adalah perlu untuk merumuskan dengan jelas matlamat melaksanakan sistem dan mengkonfigurasi peralatan dengan betul.